Để cải thiện trải nghiệm của khách hàng thì việc triển khai phần mềm ERP là cần thiết.
Mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng tốt đẹp là kết quả của các hành động chiến lược ở một số giai đoạn. Mỗi quy trình này có thể và nên được quản lý bởi một hệ thống phần mềm ERP. Tiến hành đánh giá công nghệ có thể giúp bạn ghi lại các vấn đề tồn đọng của mình và xác định các quy trình mà phần mềm ERP có thể tạo ra sự khác biệt.
1. Quản lý khách hàng
Ứng dụng CRM của phần mềm ERP cho phép nhân viên bán hàng theo dõi các tương tác của khách hàng và khách hàng tiềm năng để xác định các cơ hội. Đối với các tổ chức có nhiều hơn một số khách hàng, việc theo dõi thủ công mọi tương tác là gần như không thể. Chỉ có ứng dụng CRM của phần mềm ERP mới có thể hợp nhất xu hướng, cơ hội, sở thích và dữ liệu tài chính. Điều này cho phép các tổ chức lập kế hoạch dự báo doanh thu và ngân sách tốt hơn.
2. Quản lý đơn hàng và thực hiện
Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) cho phép các công ty theo dõi trạng thái của đơn đặt hàng ở mọi giai đoạn. Bằng cách hiểu khi nào đơn hàng được nhập cũng như cách thức vận chuyển thì một tổ chức có thể quản lý tốt hơn các mối quan hệ khách hàng. Một OMS cũng có thể giúp một tổ chức quản lý các tùy chọn vận chuyển, kho bãi và nhiều loại tiền tệ khác nhau:
Việc tích hợp ứng dụng có thể quản lý tín dụng vào hệ thống phần mềm ERP cho phép gia tăng tính minh bạch, giúp tổ chức tuân thủ một bộ điều khoản được phê duyệt cho mỗi khách hàng. Nếu không có chính sách quản lý tín dụng thì các tổ chức sẽ gặp rủi ro lớn hơn khi có thể phải mở rộng các điều khoản tín dụng cho những khách hàng không có khả năng thanh toán.
4. Hóa đơn và khoản phải thu
Khi gửi hóa đơn cho khách hàng, việc tận dụng công nghệ với hình thức tự động hóa được ưu tiên hơn so với gửi thủ công. Tự động hóa cho phép theo dõi quá trình này tốt hơn. Điều này giúp loại bỏ lỗi và thanh toán chậm. Giải pháp ERP có thể cung cấp báo cáo khoản phải thu, theo dõi tiến trình gửi hóa đơn và thanh toán. Khả năng này có thể giúp các tổ chức xác định và loại bỏ các lỗi lập hóa đơn có thể xảy ra trước khi họ đến với khách hàng.
5. Ứng dụng thanh toán và tiền mặt
Quy trình đặt hàng bằng tiền mặt đòi hỏi sự chú ý nhiều hơn thanh toán của khách hàng và ứng dụng tiền mặt. Hai quy trình này rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Và phần mềm ERP hoàn toàn có thể quản lý hai lĩnh vực này, giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn cho khách hàng và áp dụng chính xác khoản thanh toán đó vào tài khoản khách hàng. Tuy vậy, quy trình thanh toán lại là một thách thức đối với nhiều tổ chức. Ngay cả sau khi một hệ thống mới được triển khai, các quy trình được tối ưu hóa có thể khó duy trì. Điều này là do nhân viên thường không đồng thuận với các quy trình mới và bám vào cách làm việc cũ. Để giảm thiểu vấn đề này, doanh nghiệp cần áp dụng các kỹ thuật quản lý thay đôi.
6. Sự tham gia của khách hàng ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức
Trong khi phần mềm ERP có thể quản lý hiệu quả nhiều lĩnh vực hoạt động trong một công ty và một hệ thống ERP phù hợp là một vũ khí bí mật của tổ chức, giúp cung cấp trải nghiệm khách hàng như mong muốn. Nếu bạn đang xem xét triển khai ERP, hãy chắc chắn về tất cả những lợi ích bạn mong muốn đạt được, đặc biệt là những lợi ích liên quan đến trải nghiệm của khách hàng.
Mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng tốt đẹp là kết quả của các hành động chiến lược ở một số giai đoạn. Mỗi quy trình này có thể và nên được quản lý bởi một hệ thống phần mềm ERP. Tiến hành đánh giá công nghệ có thể giúp bạn ghi lại các vấn đề tồn đọng của mình và xác định các quy trình mà phần mềm ERP có thể tạo ra sự khác biệt.
1. Quản lý khách hàng
Ứng dụng CRM của phần mềm ERP cho phép nhân viên bán hàng theo dõi các tương tác của khách hàng và khách hàng tiềm năng để xác định các cơ hội. Đối với các tổ chức có nhiều hơn một số khách hàng, việc theo dõi thủ công mọi tương tác là gần như không thể. Chỉ có ứng dụng CRM của phần mềm ERP mới có thể hợp nhất xu hướng, cơ hội, sở thích và dữ liệu tài chính. Điều này cho phép các tổ chức lập kế hoạch dự báo doanh thu và ngân sách tốt hơn.
2. Quản lý đơn hàng và thực hiện
Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) cho phép các công ty theo dõi trạng thái của đơn đặt hàng ở mọi giai đoạn. Bằng cách hiểu khi nào đơn hàng được nhập cũng như cách thức vận chuyển thì một tổ chức có thể quản lý tốt hơn các mối quan hệ khách hàng. Một OMS cũng có thể giúp một tổ chức quản lý các tùy chọn vận chuyển, kho bãi và nhiều loại tiền tệ khác nhau:
- Cải thiện mối quan hệ khách hàng - Trải nghiệm của khách hàng có thể được cải thiện đáng kể khi quy trình đặt hàng tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và lập hóa đơn chính xác hơn. Trải nghiệm càng được nâng cao, khách hàng sẽ càng yêu thích sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu xảy ra sự cố với đơn đặt hàng, OMS cho phép nhân viên nhanh chóng xác định và khắc phục sự cố.
- Tối đa hóa vốn lưu động và dòng tiền - Một hệ thống quản lý đơn hàng giảm lỗi, tăng tốc độ thực hiện đơn hàng và cho phép thanh toán chính xác hơn sẽ khiến công ty có thể trải nghiệm dòng tiền được cải thiện và vốn lưu động lớn hơn.
- Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng – Hệ thống phần mềm ERP có thể cung cấp đánh giá về hàng tồn kho, quy trình làm việc, giá cả và xu hướng thị trường. Điều này có thể dẫn đến hiệu quả tổ chức lớn hơn và tạo điều kiện cho việc ra quyết định chủ động. Từ góc độ chuỗi cung ứng, một OMS có thể giúp giảm chi phí do hàng tồn kho gọn hơn và hiểu rằng các sản phẩm và nguyên liệu luôn có thể được lấy từ các nhà cung cấp đáng tin cậy khác.
- Cải thiện quản lý nhân viên – Phần mềm ERP cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến và điều này có thể giúp quản lý nhân viên tốt hơn. Xử lý đơn đặt hàng theo cách này cho phép các tổ chức đáp ứng tốt hơn mong đợi của khách hàng.
Việc tích hợp ứng dụng có thể quản lý tín dụng vào hệ thống phần mềm ERP cho phép gia tăng tính minh bạch, giúp tổ chức tuân thủ một bộ điều khoản được phê duyệt cho mỗi khách hàng. Nếu không có chính sách quản lý tín dụng thì các tổ chức sẽ gặp rủi ro lớn hơn khi có thể phải mở rộng các điều khoản tín dụng cho những khách hàng không có khả năng thanh toán.
4. Hóa đơn và khoản phải thu
Khi gửi hóa đơn cho khách hàng, việc tận dụng công nghệ với hình thức tự động hóa được ưu tiên hơn so với gửi thủ công. Tự động hóa cho phép theo dõi quá trình này tốt hơn. Điều này giúp loại bỏ lỗi và thanh toán chậm. Giải pháp ERP có thể cung cấp báo cáo khoản phải thu, theo dõi tiến trình gửi hóa đơn và thanh toán. Khả năng này có thể giúp các tổ chức xác định và loại bỏ các lỗi lập hóa đơn có thể xảy ra trước khi họ đến với khách hàng.
5. Ứng dụng thanh toán và tiền mặt
Quy trình đặt hàng bằng tiền mặt đòi hỏi sự chú ý nhiều hơn thanh toán của khách hàng và ứng dụng tiền mặt. Hai quy trình này rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Và phần mềm ERP hoàn toàn có thể quản lý hai lĩnh vực này, giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn cho khách hàng và áp dụng chính xác khoản thanh toán đó vào tài khoản khách hàng. Tuy vậy, quy trình thanh toán lại là một thách thức đối với nhiều tổ chức. Ngay cả sau khi một hệ thống mới được triển khai, các quy trình được tối ưu hóa có thể khó duy trì. Điều này là do nhân viên thường không đồng thuận với các quy trình mới và bám vào cách làm việc cũ. Để giảm thiểu vấn đề này, doanh nghiệp cần áp dụng các kỹ thuật quản lý thay đôi.
6. Sự tham gia của khách hàng ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức
Trong khi phần mềm ERP có thể quản lý hiệu quả nhiều lĩnh vực hoạt động trong một công ty và một hệ thống ERP phù hợp là một vũ khí bí mật của tổ chức, giúp cung cấp trải nghiệm khách hàng như mong muốn. Nếu bạn đang xem xét triển khai ERP, hãy chắc chắn về tất cả những lợi ích bạn mong muốn đạt được, đặc biệt là những lợi ích liên quan đến trải nghiệm của khách hàng.
