Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

[KeToanIDOL]

Bạn đang quản lý hay sở hữu một chuỗi cửa hàng? Bạn đang muốn mở rộng thêm nhiều địa điểm kinh doanh mới cho hệ thống của hàng của bạn? Bạn nhận thấy việc quản lý hệ thống chuỗi của hàng không hề đơn giản? Bạn đang cần một công cụ là những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng để giúp bạn? Nhưng bạn cần lưu ý, hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, nhưng không phải phần mềm nào cũng có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại của bạn và giúp bạn yên tâm. Bạn cần phải chú ý khi lựa chọn.
- Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phải giúp giám sát việc bán hàng của nhân viên bán hàng ?
Trước tiên, phần mềm cần đáp ứng được yêu cầu quản lý tại mỗi cửa hàng và tại trung tâm quản lý (Văn phòng trung tâm). Phần mềm tại các chi nhánh và văn phòng trung tâm phải được kết nối với nhau thông qua mạng Internet. (Về yêu cầu đường truyền Internet thì tùy thuộc vào yêu cầu của đơn vị cung cấp phần mềm).
Việc giao tiếp giữa phần mềm tại các cửa hàng và văn phòng trung tâm được xuyên suốt, bạn có thể giám sát việc bán hàng của các nhân viên tại các cửa hàng một cách dễ dàng. Khi một nhân viên bán hàng tất cả dữ liệu về hóa đơn bán hàng như khách mua hàng, tên hàng, số lượng hàng bán, đơn giá, tổng tiền thu, ... được cập nhật ngay lập tức về văn phòng trung tâm. Có thể xem được và dễ dàng phát hiện sai sót của nhân viên.

- Quản lý doanh thu hàng bán ra trong ngày?
Hệ thống phần mềm phải cung cấp các báo cáo về doanh thu bán hàng trong ngày của từng chi nhánh. Ngoài ra, hệ thống cần cho bạn biết doanh thu của từng nhân viên tại từng cửa hàng và tự động tính hoa hồng cho mỗi nhân viên. Mức hoa hồng của từng nhân viên bạn có thể khai báo trước trong hệ thống.

- Thống nhất giá bán giữa các cửa hàng hoặc có thể có chênh lệch giá giữa các cửa hàng?
Thống nhất giá bán trong toàn hệ thống là một vấn đề hết sức quan trọng. Bạn phải có phương pháp để đảm bảo mức giá giữa các cửa hàng được đồng bộ và phổ biến kịp thời đến các cửa hàng khi mức giá một mặt hàng thay đổi để các cửa hàng điều chỉnh giá bán.Nếu doanh nghiệp của bạn có trang bị hệ thống phần mềm, nó phải giúp bạn truyền tải lập tức những thông tin về giá thay đổi đến các chi nhánh. Như vậy các cửa hàng của bạn có thể đảm bảo luôn bán đúng giá.

- Có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi đồng bộ và hiệu quả trên toàn hệ thống?
Khuyến mãi là hình thức doanh nghiệp đưa ra để kích thích tiêu dùng và là một cách để thu hút lượng khách hàng đến với mình nhiều hơn. Tuy nhiên, nếu áp dụng chính sách khuyến mãi không đồng bộ cho cùng một sản phẩm trong cùng hệ thống sẽ khiến cho khách hàng của bạn cảm thấy hoài nghi về những chính sách doanh nghiệp bạn đưa ra.
Hệ thống phần mềm bán hàng phải giúp bạn thiết lập chương trình khuyến mãi và tự động áp dụng cho toàn hệ thống. Từ các chương trình khuyến mãi phổ biến như giảm giá, tặng quà, tặng thẻ mua hàng đến các chương trình khuyến mãi cộng điểm thưởng, các chương trình tặng quà sinh nhật đều được quản lý một cách chặt chẽ.
Hệ thống cung cấp các báo cáo về tình hình chiết khấu, khuyến mãi, doanh số trong thời gian khuyến mãi của từng chi nhánh giúp nhà quản lý có được các số liệu chính xác để đánh giá hiệu quả của các chương trình khuyến mãi đã đưa ra. Đồng thời, đây cũng là tiêu chí để lập kế hoạch phát triển tiếp theo.

- Quản lý thông tin khách hàng, và các chương trình khuyến mãi cho khách hàng?
Ngoài các chính sách về giá, các chương trình khuyến mãi có thể được áp dụng đồng bộ tại các cửa hàng. Bí quyết để giữ chân các khách hàng là bạn phải cho khách hàng có được cảm giác họ mua hàng ở bất kỳ cửa hàng nào của bạn cũng đều như nhau. Trong khi đi du lịch xa một khách hàng mua sản phẩm tại một cửa hàng trong hệ thống của bạn, nhưng sau chuyến đi họ lại có mong muốn đổi lại món hàng khác. Ở gần nhà người khách ấy có một cửa hàng của bạn, hãy cho người khách hàng đổi lại món hàng ngay tại cửa hàng gần nhà họ. Họ sẽ rất vui và nhất định quay trở lại mua những món hàng khác.
Nhưng làm thế nào để biết có đúng người khách hàng ấy đã mua sản phẩm của hệ thống mình không?
Khi khách đến mua hàng tại cửa hàng bất kỳ, nhân viên tại cửa hàng đó cần cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống phần mềm. Thông tin này sẽ được chia sẻ trên toàn hệ thống, tại bất kỳ cửa hàng nào cũng có thể thấy được thông tin này. Khi khách đến mua hàng tại cửa hàng bất kỳ, hệ thống tự nhận dạng khách hàng và cho biết nhật ký mua hàng của khách. Từ đó, dễ dàng để thực hiện các thao tác đổi, trả, tặng quà cho khách.

- Quản lý và điều phối lượng hàng nhập - xuất - tồn kho tại các cửa hàng?
Một vấn đề cũng hết sức quan trọng là số liệu về nhập - xuất - tồn kho tại từng cửa hàng. Nhà quản lý cần biết chính xác số lượng hàng tồn tại từng kho để có kế hoạch bổ sung hàng, điều chuyển hàng hóa đến các cửa hàng khác tránh tình trạng tồn kho quá nhiều tại một cửa hàng nhưng lại cháy hàng ở cửa hàng khác.
Hệ thống phần mềm phải cung cấp cho nhà quản lý các số liệu nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực của từng cửa hàng. Từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng điều phối hàng hóa giữa các cửa hàng.

 

[hocnv_1vs]

Ðề: Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Thị trường bán lẻ Việt Nam có thể tạm phân thành 6 kênh phân phối theo đặc điểm cụ thể, bao gồm: Siêu thị lớn, Siêu thị, Trung tâm thương mại, Trung tâm mua sắm, Chuỗi cửa hàng tiện lợi và các Cửa hàng chuyên biệt.
Siêu thị lớn (đại siêu thị) là địa điểm bán lẻ mở rất lớn về diện tích kinh doanh lẫn số lượng các loại sản phẩm (thực phẩm & phi thực phẩm). Một vài ví dụ về đại siêu thị là: Loblaw and Superstore (Canada), Fred Meyer, Meijer and Super Kmart (US), Asda and Tesco (UK), Carrefour and NTUC Fairprice (Singapore), v.v...
Ở Việt Nam, Big C là thương hiệu đại siêu thị duy nhất. Chuỗi siêu thị Metro Cash & Carry làm cho chúng ta nghĩ nó là đại siêu thị, nhưng thực ra không phải thế. Khách hàng của Metro hầu hết là nhà xưởng công nghiệp và những đối tượng mua bán sỉ, trong khi khách hàng của đại siêu thị là người tiêu dùng. Tin buồn cho người yêu thích đại siêu thị: Big C hiện nay chỉ có ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ... Các siêu thị Big C thường được đặt ở vùng ngoại ô thành phố do qui mô rộng lớn.
Cũng vì tập trung lượng lớn hàng hoá giá thành thấp nên hầu hết các siêu thị Big C đều chật chội đông đúc. Nếu bạn muốn đi mua sắm ở đây, tốt nhất là tránh đi vào buổi tối và dịp cuối tuần.
Siêu thị: với giá bán lẻ cao hơn một chút so với đại siêu thị, là nơi thích hợp cho việc mua sắm hàng tuần. Các siêu thị nổi tiếng nhất ở Việt Nam phải nhắc đến là Intimex, Co.opmart, Fivimart và Citimart. Siêu thị ở Việt Nam cung cấp những mặt hàng và dịch vụ tương đương nhau. Có nơi cấp thẻ khách hàng thân thiết để bạn tích điểm và được giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo.
Trung tâm thương mại: bán những món đắt tiền nhưng quần áo hiệu, giày hiệu và thiết bị điện tử cao cấp. Parkson và Diamond Plaza, Vincom là những nơi được ưa chuộng nhất ở TPHCM. Còn ở Hà Nội là Vincom, Tràng Tiền Plaza, Grand Plaza, The Manor và Parkson.
Trung tâm mua sắm: là một khái niệm mới ở Việt Nam, nơi bao hàm cả đại siêu thị, siêu thị, cửa hàng bách hoá, rạp chiếu phim và cửa hàng chuyên biệt. Lotte Mart & The Crescent Mall ở quận 7, TPHCM có thể được xem là Trung tâm mua sắm “đúng chuẩn”.
Hệ thống chuỗi cửa hàng tiện ích: phục vụ nhu cầu hàng ngày về những món đồ lặt vặt, và có thể được tìm thấy trên mọi con phố. Bạn có thể dễ dàng mua một chai nước hay giấy vệ sinh, dầu gội, khăn giấy và nhiều món khác. Các chuỗi cửa hàng tiện ích ở Việt Nam đang cạnh tranh với các quầy sạp bán hàng bên đường và các chợ truyền thống; Chuỗi cửa hàng Co.opFood, trực thuộc hệ thống cửa hàng của Saigon Co.op, G7 Mart và Shop & Go có thể được kể như là những chuỗi cửa hàng tiện ích. Tuy nhiên, chính những cửa hàng tiện ích vô danh mới là thành phần đại diện cho đa số thị trường bán lẻ tiện dụng ở Việt Nam.
Cửa hàng chuyên biệt: là các cửa hàng chuyên bán 1 loại hoặc 1 nhóm sản phẩm nào đó. Các cửa hàng này có thể nằm rải rác khắp nơi trong thành phố, hoặc tỉnh lỵ nhưng thường là tập trung theo khu. Ví dụ như những cửa hàng bán quần áo thời trang trên đường Nguyễn Trãi khoặc khu bán vật liệu xây dựng, trang trí nội thất trên đường Tô Hiến Thành, Tp. Hồ Chí Minh. Và cũng chính các cửa hàng mới là nguồn cung cấp và trung gian trao đổi hàng hóa lớn nhất trên thị trường bán lẻ từ nước hoa, điện thoại di động, nước giải khát cho đến ô tô và cả vật liệu xây dựng (trừ phân khúc tiện dụng và thực phẩm).

Một chuỗi cửa hàng là hệ thống bán hàng gồm nhiều cửa hàng khác nhau, nên việc quản lý về thông tin mặt hàng, thẻ thông tin khách hàng,… yêu cầu cũng phải được đồng nhất; số liệu bán hàng và hàng tồn kho được cập nhật thường xuyên giúp cho việc ra quyết định các chương trình marketing được nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Bởi vậy muốn quản lý tốt nhất thiết cần phải có công cụ để quản lý, đó chính là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng. Một phần mềm đáp ứng những yêu cầu đặt ra của một chuỗi cửa hàng:
- Quản lý được doanh thu bán hàng cửa các cửa hàng, chi tiết từng nhân viên bán hàng. Đánh giá được hiệu quả bán hàng của các cửa hàng, đưa ra các chương trình khuyến mại phù hợp để kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng
- Quản lý nhập xuất tồn cửa các cửa hàng, chi tiết ra từng kho nhập xuất. Dựa vào tình hình tồn kho tại các cửa hàng có thể biết được phần nào đó tình hình bán hàng tại các cửa hàng mà lên kế hoạch bổ sung hàng hóa bằng việc đặt hàng nhà cung cấp hoặc điều chuyển hàng tại các cửa hàng với nhau
- Mỗi cửa hàng thường đặt tại các địa điểm khác nhau, các điểm này có thể có sự khác biệt về quy mô dân số cũng như sở thích tiêu dùng và mức thu nhập. Chính vì vậy việc quản lý giá tại các cửa hàng cũng khác nhau, yêu cầu đặt ra cần quản lý được giá cho từng cửa hàng và sự biến động giá từng thời điểm. Từ việc quản lý giá vậy, yêu cầu đặt ra cũng phải quản lý được các chương trình marketing cho từng cửa hàng hoặc cho toàn bộ hệ thống chuỗi. Cuối cũng có thể đánh giá được các chương trình marketing nào phù hợp với các cửa hàng nào để thúc đẩy việc bán hàng nâng cao doanh thu
- Việc đồng bộ hóa dữ liệu tại các cửa hàng về văn phòng trung tâm đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, số liệu chính xác không bị gián đoạn, đồng nhất toàn bộ danh mục của cả hệ thống chuỗi.
Ví dụ: một chuỗi bán hàng gồm 3 cửa hàng đặt tại 3 điểm khác nhau. Khi khách hàng A đến mua hàng tại cửa hàng thứ nhất được phát hành thẻ ưu đãi và sử dụng khi thanh toán. Tiếp theo khách hàng A đi đến cửa hàng thứ hai mua hàng và sử dụng khi thanh toán thì yêu cầu tại cửa hàng thứ hai phải có thông tin về khách hàng A rồi. Đây chính là việc đồng bộ hóa thông tin dữ liệu khách hàng toàn hệ thông phải thống nhất