Kiểm toán các giai đoạn của dự án xây dựng công trình của công cộng
Giai đoạn lập kế hoạch của dự án
Do việc xây dựng các công trình công cộng cần phải đượ thực hiện trên cơ sở một kế hoạch thích hợp nên kiểm toán viên trước hết phải tập trung vào khâu lập kế hoạch của dự án. Các vấn đề cần kiểm toán trong giai đoạn này bao gồm:
- Xem xét dự án có cần phải được kiểm toán không
- Xem xét quy mô, địa điểm và thời gian của dự án đã hợp lý chưa?
Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải kiểm tra tính khả thi, tính kinh tế và các phương án tốt hơn có thể thay thế.
Việc xây dựng kế hoạch dự án các công trình công cộng thường dựa trên cơ sở sau:
- Các cuộc khảo sát khác nhau
- Các chính sách của chính phủ
- Các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
Các cơ sở trên còn gọi là các điều kiện để xác định kế hoạch của dự án. Nhiệm vụ của kiểm toán viên khi kiểm toán kế hoạch cua rdự án la fphải xác nhận sự phù hợp giữa các điều kiện trên với khuôn khổ lập kế hoạch và tính thích hợp của các số liệu khảo sát thu thập được
Khi thời hạn của các dự án được mở rộng thì các điều kiện làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dự án có thể cũng thay đổi theo, ví dụ như sự thay đổi trong môi trường kinh tế - xã hội… Trong trường hợp này, kiểm toán viên cần phải xem xét lại kế hoạch của dự án và xác định xem kế hoạch này có cần phải thay đổi không.
Giai đoạn thiết kế các công trình công cộng
Việc xây dựng một tuyến đường cao tốc, đường xe lửa… hay thiết kế lại một công trình công cộng nào đó đều thuộc về lĩnh vực của các chuyên gia kỹ thuật, nhiệm vụ khó khăn đối với kiểm toán viên là phải xác định xem việc thiết kế các công trình này có hợp lý không. Kinh nghiệm của Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản cho thấy trong giai đoạn kiểm toán, việc thiết kế các công trình công cộng kiểm toán viên cần phải thực hiện một số công việc sau:
- Thứ nhất, xem xét các điều kiện tiên quyết đối với công việc thiết kế
- Thứ hai, nghiên cứu so sánh kỹ lưỡng các trường hợp có thiết kế tương tự
- Thứ ba, kiểm tra dữ liệu đầu vào khi sử dụng máy tính để thiết kế
- Thứ tư, so sánh các kết quả thiết kế với kế hoạch cũng như các điều kiện của việc thiết kế.
Giai đoạn ước tính kinh phí
Kinh phí của một dự án xây dựng công trình công cộng thường được ấn định trước dựa trên cơ sở tổng hợp tất cả các chi phí cho việc xây dựng theo tiêu chuẩn ước tính chi phí thích hợp do đơn vị quyết định.
Kiểm toán việc ước tính kinh phí dự án về cơ bản là nhằm xác nhận tính thích hợp của tiêu chuẩn ước tính kinh phí và việc áp dụng tiêu chuẩn này của đơn vị được kiểm toán. Khi một đơn vị không có nhân viên thực hiện việc ươớctính kinh phí và tiêu chuẩn áp dụng cho việc ước tính kinhphí được thực hiện dựa trên cơ sở xem xét các mức giá do các nhà thầu ước tính.
Trong những trường hợp này, để xác nhận tính thích hợp của mức kinh phí được ấn định trước, kiểm toán viên cần phải được kiểm tra sự ước tính của các nguyên vật liệu sẵn có hoặc thông qua việc so sánh với các trường hợp xây dựng tương tự.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng cần nghiên cứu điều kiện thực tế của các công trình xây dựng khác. Các điều kiện này bao gồm cách thức xây dựng, trang thiết bị sử dụng, chất lượng của vật liệu sử dụng, việc bố trí lực lượng lao động và thời gian xây dựng…
Khi xác định tiêu chuẩn để ước tính kinh phí, kiểm toán viêcn cũng cần xem xét điều kiện tại hiện trường thực hiện dự án xem ở đó có đảm bảo an toàn lao động không… Ngoài ra, do quá trình ước tính kinh phí bao gồm hàng loạt các công thức tính toán phức tạp, nên trong nhiều trường hợp kiểm toán viên phải kiểm tra các kết quả tính toán có đáng tin cậy không để đảm bảo rằng không xảy ra sự sai sót nào trong việc tính toán.
Giai đoạn đấu thầu và ký kết hợp đồng
+ Tính cạnh tranh trong công tác đấu thầu
Ngoài các công trình yêu cầu năng lực chuyên môn đặc biệt - việc đấu thầu có thể hạn chế sự cạnh tranh – thì phần lớn các hợp đồng xây dựng công trình công cộng đều cần phải đảm bảo tính cạnh tranh. Do vậy, khi kiểm toán các công trình công cộng, kiểm toán viên phải xác nhận xem đơn vị được kiểm toán có thực hiện tốt công tác đấu thầu để đạt được lợi ích đầy đủ của công tác này không.
+ Kiểm tra năng lực nhà thầu.
Trong quá trình xác định các bên tham gia ký kết hợp đồng, kiểm toán viên cầ nxem xét không chỉ giá bỏ thầu của nhà thầu mà còn phải xem xét năng lực kỹ thuật, tình hình kinh doanh trước đó, uy tín và danh tiếng… của họ. Ví dụ ở Nhật Bản, chỉ những nhà thầu được đăng ký với đơn vị giao thầu mới có thể được mời để đầu thầu. Việc tuyển chọn từng nhà thầu được thực hiện ngay tại thời điểm đăng ký. Do vậy, việc kiểm tra năng lực của các nhà thầu tại từng giai đoạn trong quá trình đấu thầu là không cần thiết. Theo đó, kiểm toán viên cần xác nhận tính hợp lý của các thủ tục cũng như thông lệ mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để lựa chọn danh sách các nhà thầu và kiểm tra năng lực của họ.
+ Hợpđồng và các tài liệu kèm theo
Hợp đồng là hình thức văn bản được chuẩn hoá, bao gồm tất cả các nội dung chính cần thiết cho việc cam kết thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng. Do vậy, trong quá trình kỉem toán, kiểm toán viên cần tập trung kiểm toán tính hợp lý của các nội dung trong bản hợp đồng cũng như những tài liệu đi kèm với bản hợp đồng như: Các bản vẽ thiết kế, các đặc điểm kỹ thuật, các phụ lục… Kiểm toán viên cũng cần xác nhận xem hợp đồng và các tài liệu kèm theo có thể hiện đâầ đủ các nội dung để đảm bảo rằng việc xây dựng các công trình công cộng được thực hiện theo đúng yêu cầu của đơn vị được kiểm toán hay không.
+ Giai đoạn tiến hành xây dựng
Kiểm toán việc thực hiện dự án xây dựng các công trình công cộng là việc xác nhận xem dự án xây dựng có được thực hiện trên thực tế hay không và kết cấu của công trình có tuân thủ theo đúng thiết kế không (các bản vẽ thiết kế và các tiêu chuẩn kỹ thuật…) Đối với các công trình đã hoàn thành, kiểm toán viên cũng phải xác nhận về vị trí, hình dạng, kích thước cũng như độ bền vững của chúng. Giả định các vấn đề này đã được đơn vị xác nhận trước khi quyết toán hợp đồng thì kiểm toán viên vẫn phải xem xét lại một cách cẩn thận bởi vì việc xác nhận của đơn vị đôi khi có thể mắc sai sót do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (do đơn vị thiếu năng lực, thông đồng với nhà thầu…)
Giai đoạn lập kế hoạch của dự án
Do việc xây dựng các công trình công cộng cần phải đượ thực hiện trên cơ sở một kế hoạch thích hợp nên kiểm toán viên trước hết phải tập trung vào khâu lập kế hoạch của dự án. Các vấn đề cần kiểm toán trong giai đoạn này bao gồm:
- Xem xét dự án có cần phải được kiểm toán không
- Xem xét quy mô, địa điểm và thời gian của dự án đã hợp lý chưa?
Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải kiểm tra tính khả thi, tính kinh tế và các phương án tốt hơn có thể thay thế.
Việc xây dựng kế hoạch dự án các công trình công cộng thường dựa trên cơ sở sau:
- Các cuộc khảo sát khác nhau
- Các chính sách của chính phủ
- Các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
Các cơ sở trên còn gọi là các điều kiện để xác định kế hoạch của dự án. Nhiệm vụ của kiểm toán viên khi kiểm toán kế hoạch cua rdự án la fphải xác nhận sự phù hợp giữa các điều kiện trên với khuôn khổ lập kế hoạch và tính thích hợp của các số liệu khảo sát thu thập được
Khi thời hạn của các dự án được mở rộng thì các điều kiện làm cơ sở cho việc lập kế hoạch dự án có thể cũng thay đổi theo, ví dụ như sự thay đổi trong môi trường kinh tế - xã hội… Trong trường hợp này, kiểm toán viên cần phải xem xét lại kế hoạch của dự án và xác định xem kế hoạch này có cần phải thay đổi không.
Giai đoạn thiết kế các công trình công cộng
Việc xây dựng một tuyến đường cao tốc, đường xe lửa… hay thiết kế lại một công trình công cộng nào đó đều thuộc về lĩnh vực của các chuyên gia kỹ thuật, nhiệm vụ khó khăn đối với kiểm toán viên là phải xác định xem việc thiết kế các công trình này có hợp lý không. Kinh nghiệm của Uỷ ban Kiểm toán Nhật Bản cho thấy trong giai đoạn kiểm toán, việc thiết kế các công trình công cộng kiểm toán viên cần phải thực hiện một số công việc sau:
- Thứ nhất, xem xét các điều kiện tiên quyết đối với công việc thiết kế
- Thứ hai, nghiên cứu so sánh kỹ lưỡng các trường hợp có thiết kế tương tự
- Thứ ba, kiểm tra dữ liệu đầu vào khi sử dụng máy tính để thiết kế
- Thứ tư, so sánh các kết quả thiết kế với kế hoạch cũng như các điều kiện của việc thiết kế.
Giai đoạn ước tính kinh phí
Kinh phí của một dự án xây dựng công trình công cộng thường được ấn định trước dựa trên cơ sở tổng hợp tất cả các chi phí cho việc xây dựng theo tiêu chuẩn ước tính chi phí thích hợp do đơn vị quyết định.
Kiểm toán việc ước tính kinh phí dự án về cơ bản là nhằm xác nhận tính thích hợp của tiêu chuẩn ước tính kinh phí và việc áp dụng tiêu chuẩn này của đơn vị được kiểm toán. Khi một đơn vị không có nhân viên thực hiện việc ươớctính kinh phí và tiêu chuẩn áp dụng cho việc ước tính kinhphí được thực hiện dựa trên cơ sở xem xét các mức giá do các nhà thầu ước tính.
Trong những trường hợp này, để xác nhận tính thích hợp của mức kinh phí được ấn định trước, kiểm toán viên cần phải được kiểm tra sự ước tính của các nguyên vật liệu sẵn có hoặc thông qua việc so sánh với các trường hợp xây dựng tương tự.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng cần nghiên cứu điều kiện thực tế của các công trình xây dựng khác. Các điều kiện này bao gồm cách thức xây dựng, trang thiết bị sử dụng, chất lượng của vật liệu sử dụng, việc bố trí lực lượng lao động và thời gian xây dựng…
Khi xác định tiêu chuẩn để ước tính kinh phí, kiểm toán viêcn cũng cần xem xét điều kiện tại hiện trường thực hiện dự án xem ở đó có đảm bảo an toàn lao động không… Ngoài ra, do quá trình ước tính kinh phí bao gồm hàng loạt các công thức tính toán phức tạp, nên trong nhiều trường hợp kiểm toán viên phải kiểm tra các kết quả tính toán có đáng tin cậy không để đảm bảo rằng không xảy ra sự sai sót nào trong việc tính toán.
Giai đoạn đấu thầu và ký kết hợp đồng
+ Tính cạnh tranh trong công tác đấu thầu
Ngoài các công trình yêu cầu năng lực chuyên môn đặc biệt - việc đấu thầu có thể hạn chế sự cạnh tranh – thì phần lớn các hợp đồng xây dựng công trình công cộng đều cần phải đảm bảo tính cạnh tranh. Do vậy, khi kiểm toán các công trình công cộng, kiểm toán viên phải xác nhận xem đơn vị được kiểm toán có thực hiện tốt công tác đấu thầu để đạt được lợi ích đầy đủ của công tác này không.
+ Kiểm tra năng lực nhà thầu.
Trong quá trình xác định các bên tham gia ký kết hợp đồng, kiểm toán viên cầ nxem xét không chỉ giá bỏ thầu của nhà thầu mà còn phải xem xét năng lực kỹ thuật, tình hình kinh doanh trước đó, uy tín và danh tiếng… của họ. Ví dụ ở Nhật Bản, chỉ những nhà thầu được đăng ký với đơn vị giao thầu mới có thể được mời để đầu thầu. Việc tuyển chọn từng nhà thầu được thực hiện ngay tại thời điểm đăng ký. Do vậy, việc kiểm tra năng lực của các nhà thầu tại từng giai đoạn trong quá trình đấu thầu là không cần thiết. Theo đó, kiểm toán viên cần xác nhận tính hợp lý của các thủ tục cũng như thông lệ mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để lựa chọn danh sách các nhà thầu và kiểm tra năng lực của họ.
+ Hợpđồng và các tài liệu kèm theo
Hợp đồng là hình thức văn bản được chuẩn hoá, bao gồm tất cả các nội dung chính cần thiết cho việc cam kết thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng. Do vậy, trong quá trình kỉem toán, kiểm toán viên cần tập trung kiểm toán tính hợp lý của các nội dung trong bản hợp đồng cũng như những tài liệu đi kèm với bản hợp đồng như: Các bản vẽ thiết kế, các đặc điểm kỹ thuật, các phụ lục… Kiểm toán viên cũng cần xác nhận xem hợp đồng và các tài liệu kèm theo có thể hiện đâầ đủ các nội dung để đảm bảo rằng việc xây dựng các công trình công cộng được thực hiện theo đúng yêu cầu của đơn vị được kiểm toán hay không.
+ Giai đoạn tiến hành xây dựng
Kiểm toán việc thực hiện dự án xây dựng các công trình công cộng là việc xác nhận xem dự án xây dựng có được thực hiện trên thực tế hay không và kết cấu của công trình có tuân thủ theo đúng thiết kế không (các bản vẽ thiết kế và các tiêu chuẩn kỹ thuật…) Đối với các công trình đã hoàn thành, kiểm toán viên cũng phải xác nhận về vị trí, hình dạng, kích thước cũng như độ bền vững của chúng. Giả định các vấn đề này đã được đơn vị xác nhận trước khi quyết toán hợp đồng thì kiểm toán viên vẫn phải xem xét lại một cách cẩn thận bởi vì việc xác nhận của đơn vị đôi khi có thể mắc sai sót do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (do đơn vị thiếu năng lực, thông đồng với nhà thầu…)
