in thư mời bằng Microsoft Word

hangnghiem · 3/3/10

Ðề: in thư mời bằng Microsoft Word

littlemouse nói:
Các bác ơi, em muốn in thư mời khách hàng bằng Microsoft Word, nội dung giống nhau, chỉ khác mỗi tên khách hàng.
Các bác chỉ giúp em chức năng nào trong Microsoft Word có thể làm được điều này, cảm ơn các bác nhiều.

Bài viết này mô tả cách sử dụng tính năng Trộn Thư để tạo thư mẫu trong Microsoft Word.

Để biết thêm thông tin về việc thực hiện các kiểu trộn thư khác, về việc trộn thư với các kiểu dữ liệu khác, và về việc giải quyết vấn đề, hãy xem danh sách các bài viết trong phần Tham khảo.

Về phần mô tả các điều khoản sử dụng trong bài viết này, hãy xem phần Thuật ngữ.

Quy trình sau mô tả cách tạo thư mẫu, đính kèm thư vào nguồn dữ liệu, định dạng thư, và trộn tài liệu.
http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Khởi động trộn thư

Khởi động trộn thư. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau, sao cho phù hợp với phiên bản Word mà bạn đang chạy.
Microsoft Word 2002

Trên menu Công cụ, bấm Các chức năng thư tín, rồi bấm Thuật sĩ Trộn Thư.
Microsoft Office Word 2003

Trên menu Công cụ, bấm Các chức năng thư tín, rồi bấm Trộn Thư.
Microsoft Office Word 2007

Trên tab Thư tín, bấm Bắt đầu Trộn Thư, rồi bấm Thuật sĩ Trộn Thư Từng bước.
http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Chọn loại tài liệu

Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Thư. Thao tác này sẽ cho phép bạn gửi thư đến một nhóm người và cá nhân hoá thư mà mỗi người sẽ nhận.
Bấm Tiếp theo: Khởi động tài liệu.

http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Chọn tài liệu khởi động

Bấm một trong các tuỳ chọn sau:
- Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng tài liệu hiện tại đang mở làm tài liệu chính của bạn.
- Bắt đầu từ một khuôn mẫu: Chọn một trong các mẫu trộn thư sẵn dùng.
- Bắt đầu từ tài liệu hiện hành: Mở một tài liệu hiện hành để sử dụng làm tài liệu trộn thư chính.
Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Tiếp tục: Chọn người nhận.

http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Chọn người nhận

Khi bạn mở hoặc tạo một nguồn dữ liệu bằng cách sử dụng Thuật sĩ Trộn Thư, bạn đang yêu cầu Word sử dụng một tập thông tin khác nhau cụ thể cho phần thư trộn của bạn. Sử dụng một trong những phương pháp sau để đính tài liệu chính vào nguồn dữ liệu.
Phương pháp 1: Sử dụng nguồn dữ liệu hiện hành

Để sử dụng nguồn dữ liệu hiện hành, hãy làm theo các bước sau:

Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Sử dụng danh sách hiện hành.
Trong phần Sử dụng danh sách hiện hành, bấm Duyệt.
Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, chọn tệp có chứa thông tin khác nhau mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm Mở.

Chú ý Nếu nguồn dữ liệu đó không được liệt kê trong danh sách các tệp, hãy chọn ổ đĩa và cặp phù hợp. Nếu cần, hãy chọn tuỳ chọn phù hợp trong danh sách Tất cả các Nguồn Dữ liệu. Chọn tệp, rồi bấm Mở.

Word sẽ hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn. Bạn có thể sắp xếp và sửa đổi dữ liệu nếu bạn muốn.
Bấm OK để trở lại tài liệu chính.
Lưu tài liệu chính.

Khi bạn lưu tài liệu chính ở thời điểm này, bạn cũng sẽ lưu nguồn dữ liệu và đính kèm nguồn dữ liệu vào tài liệu chính.
Gõ tên mà bạn muốn cho tài liệu chính của bạn, rồi bấm Lưu.

Phương pháp 2: Sử dụng tên từ một Danh sách Liên hệ Microsoft Outlook

Để sử dụng Danh sách Liên hệ Outlook, hãy làm theo các bước sau:

Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Tiếp tục: Chọn người nhận.
Bấm Chọn từ các liên hệ Outlook.
Trong phần Chọn từ các liên hệ Outlook, bấm Chọn Cặp Liên hệ.
Trong hộp thoại Chọn Cặp Danh sách Liên hệ, chọn cặp liên hệ Outlook mà bạn muốn, rồi bấm OK.

Word sẽ hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn. Bạn có thể sắp xếp và sửa đổi dữ liệu nếu bạn muốn.
Bấm OK để trở lại tài liệu chính.

Phương pháp 3: Tạo cơ sở dữ liệu cho tên và địa chỉ

Để tạo cơ sở dữ liệu mới, hãy làm theo các bước sau:

Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bấm Tiếp tục: Chọn Người nhận.
Bấm Gõ danh sách mới.
Bấm Tạo.

Hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại này, nhập thông tin địa chỉ cho mỗi hồ sơ. Nếu không có thông tin cho một trường cụ thể, hãy bỏ trống ô này.

Theo mặc định, Word sẽ bỏ qua những trường trống. Vì vậy, trộn thư sẽ không bị ảnh hưởng nếu các mục nhập trống nằm trong mẫu dữ liệu. Những thông tin trong mỗi mẫu sẽ tạo nên một bản ghi dữ liệu.
Sau khi bạn gõ thông tin cho một bản ghi, bấm Mục nhập Mới để di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

Để xoá một bản ghi, bấm Xoá Mục nhập. Để tìm kiếm một bản ghi cụ thể, hãy bấm Tìm Mục nhập. Để tuỳ chỉnh danh sách của bạn, hãy bấm Tuỳ chỉnh. Trong hộp thoại Tuỳ chỉnh Danh sách Địa chỉ, bạn có thể thêm, xoá, đổi tên, và sắp xếp lại các trường trộn.
Trong hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới, bấm OK. Trong hộp thoại Lưu Danh sách Địa chỉ, gõ tên mà bạn muốn cho nguồn dữ liệu trong hộp tên Tệp, rồi bấm Lưu.
Trong hộp thoại Người nhận Thư Trộn, thực hiện bất kỳ thay đổi mà bạn muốn, rồi bấm OK.
Bấm Tiếp tục: Viết thư để hoàn thành thiết lập thư của bạn.
Lưu tài liệu chính.

Khi bạn lưu tài liệu chính ở thời điểm này, bạn cũng sẽ lưu nguồn dữ liệu và đính kèm nguồn dữ liệu vào tài liệu chính.
Gõ tên mà bạn muốn cho tài liệu chính của bạn, rồi bấm Lưu.

Để thực hiện bước tiếp theo, hãy bấm Tiếp theo: Viết thư.
http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Viết thư

Trong bước này, bạn thiết lập tài liệu chính.

Gõ hoặc thêm bất kỳ văn bản và đồ hoạ nào mà bạn muốn để đưa vào thư của bạn.
Thêm mã trường mà bạn muốn thông tin khác nhau xuất hiện. Trong ngăn tác vụ Trộn Thư, bạn có bốn tuỳ chọn:
- Khối địa chỉ: Sử dụng tuỳ chọn này để chèn một địa chỉ đã được định dạng.
- Dòng chào mừng: Sử dụng tuỳ chọn này để chèn một lời chào đã được định dạng.
- Bưu phí điện tử: Sử dụng tuỳ chọn này để chèn bưu phí điện tử.
  
  Chú ý Tuỳ chọn này yêu cầu bạn phải cài đặt chương trình phần mềm bưu phí trên máy tính của bạn.
- Thêm mục: Sử dụng tuỳ chọn này để chèn các trường trộn thư riêng lẻ. Khi bạn bấm Thêm mục, hộp thoại Chèn Trường Trộn thư sẽ xuất hiện.
  
  Chú ý Đảm bảo rằng con trỏ ở vị trí mà bạn muốn chèn thông tin từ nguồn dữ liệu của bạn trước khi bạn bấm Thêm mục.
  
  Trong hộp thoại Chèn Trường Trộn thư, bấm trường trộn mà bạn muốn sử dụng, rồi bấm Chèn.
  
  Chú ý Bạn có thể chèn tất cả các trường rồi trở lại và thêm bất kỳ dấu cách hoặc dấu chấm câu nào. Hoặc, bạn có thể chèn mỗi lần một trường, đóng hộp thoại Chèn Trường Trộn thư, thêm bất kỳ dấu cách hoặc dấu chấm cau nào mà bạn muốn, rồi lặp lại bước này cho mỗi trường trộn bổ sung nào mà bạn muốn. Bạn cũng có thể định dạng (áp dụng định dạng bôi đậm hoặc in nghiêng đối với) các trường trộn thư, giống như văn bản thông thường.
Khi bạn hoàn thành chỉnh sửa tài liệu chính, hãy bấm Lưu hoặc Lưu với tên trên menu Tệp.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Nút Microsoft Office, rồi bấm Lưu hoặc Lưu với tên.

Đặt tên tệp, rồi bấm Lưu. Để thực hiện bước tiếp theo, hãy bấm Tiếp theo: Xem trước thư.

http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Xem trước thư

Tuỳ chọn này cho phép bạn xem trước dữ liệu đã trộn, xem mỗi lần một thư. Bạn cũng có thể thực hiện những thay đổi cho danh sách người nhận hoặc cá nhân hoá những thư riêng.

Để thực hiện bước tiếp theo, hãy bấm Tiếp theo: Hoàn thành trộn thư.
http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top
Hoàn thành trộn thư

Bước này sẽ trộn những thông tin khác nhau với thư mẫu. Bạn có thể đưa kết quả trộn thư ra bằng cách sử dụng một trong hai tuỳ chọn sau:

In: Chọn tuỳ chọn này để gửi tài liệu đã trộn trực tiếp từ máy in. Bạn sẽ không thể xem tài liệu này trên màn hình của mình.

Khi bạn bấm In, hộp thoại Đưa kết quả trộn ra Máy In sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại Đưa kết quả trộn ra Máy in, bạn có thể chọn bản ghi để trộn. Khi bạn bấm OK, hộp thoại In sẽ xuất hiện. Bấm In để in tài liệu trộn.
Chỉnh sửa thư riêng: Chọn tuỳ chọn này để hiển thị tài liệu đã được trộn trên màn hình của bạn.

Khi bạn bấm Chỉnh sửa thư riêng, hộp thoại Trộn sang Tài liệu Mới sẽ xuất hiện. Trong hộp thoại Trộn sang Tài liệu Mới, bạn có thể chọn bản ghi để trộn. Khi bạn bấm OK, các tài liệu sẽ được trộn thành tài liệu Word.

Để in tệp này, trên menu Tệp, bấm In.

Chú ý Trong Word 2007, bấm Nút Microsoft Office, rồi bấm In.

http://support.microsoft.com/kb/294683/vi-vn#top

littlemouse · 3/3/10

Ðề: in thư mời bằng Microsoft Word

em xin cảm ơn bác hangnghiem da cứu bồ em.

sinhvienpy89 · 3/3/10

Ðề: in thư mời bằng Microsoft Word

littlemouse nói:
Các bác ơi, em muốn in thư mời khách hàng bằng Microsoft Word, nội dung giống nhau, chỉ khác mỗi tên khách hàng.
Các bác chỉ giúp em chức năng nào trong Microsoft Word có thể làm được điều này, cảm ơn các bác nhiều.

Nếu bạn làm theo cấu trúc như sau thì bạn có thể tham khảo tài liệu sau đây:
Cái mà bạn nói liên quan đến Mail Merge:
http://download284.mediafire.com/pb4ynbe2z9ng/wm5wddikity/MailMerge.rar
:tinhtuong:

huong son · 3/3/10

Ðề: in thư mời bằng Microsoft Word

trong mailmare có rất nhiều sự chọn lựa nữa nha bạn hãy lựa chọn cách làm tốt nhất nhé :tinhtuong:

littlemouse

New Member

hangnghiem

Khỉ vàng đáng iu ^_*

littlemouse

New Member

sinhvienpy89

Mỗi ngày 1 điều mới

huong son

notime - nothing

in thư mời bằng Microsoft Word

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG

KÊNH YOUTUBE DKT

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ