Định dạng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT.
Hỏi: Cách lưu trữ hoá đơn đầu vào, đầu ra? Lưu bằng file tải về máy được không? file hình ảnh (PDF)
Trả lời: Việc lưu trữ dữ liệu HĐĐT được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Về định dạng HĐĐT được quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 12. Định dạng HĐĐT. 1. Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”.
Theo quy định trên thì file dữ liệu hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng XML và lưu trữ dưới dạng XML.
Hỏi: Năm 2021, doanh nghiệp có dùng dải ký hiệu hóa đơn C21TDC (có 231 số, đã dùng 25 số, còn 206 số chuyển sang năm 2022). Sang năm 2022 chuyển 206 số còn lại sang dùng dải ký hiệu hóa đơn C22TDC. Theo tra cứu hiện tại thì trạng thái sử dụng của dải hóa đơn C21TDC vẫn đang là “đang sử dụng”. Như vậy là doanh nghiệp đã sai khi chưa hủy dải hóa đơn không còn dùng C21TDC đúng không? Doanh nghiệp có phải hủy dải ký hiệu hóa đơn C21TDC trong thời gian bao lâu kể từ ngày chuyển các số hóa đơn còn lại sang dải ký hiệu C22TDC?
Trả lời: Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC: “Ký hiệu HĐĐT là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu HĐĐT để phản ánh các thông tin về loại HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (6) ký tự này được quy định như sau: - Hai ký tự tiếp theo là hai (2) chữ số Ả rập thể hiện năm lập HĐĐT được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập HĐĐT là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập HĐĐT là năm 2023 thì thể hiện là số 23;...”.
Như vậy khi chuyển sang năm 2022 sẽ chuyển dải ký hiệu mới, không dùng lại ký hiệu của năm 2021. Bên cạnh đó cũng không có quy định về việc đăng ký và hủy ký hiệu HĐĐT áp dụng theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Hỏi: Cách lưu trữ hoá đơn đầu vào, đầu ra? Lưu bằng file tải về máy được không? file hình ảnh (PDF)
Trả lời: Việc lưu trữ dữ liệu HĐĐT được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Về định dạng HĐĐT được quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 12. Định dạng HĐĐT. 1. Định dạng HĐĐT là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Định dạng HĐĐT sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Extensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)”.
Theo quy định trên thì file dữ liệu hóa đơn phải được thể hiện dưới dạng XML và lưu trữ dưới dạng XML.
Hỏi: Năm 2021, doanh nghiệp có dùng dải ký hiệu hóa đơn C21TDC (có 231 số, đã dùng 25 số, còn 206 số chuyển sang năm 2022). Sang năm 2022 chuyển 206 số còn lại sang dùng dải ký hiệu hóa đơn C22TDC. Theo tra cứu hiện tại thì trạng thái sử dụng của dải hóa đơn C21TDC vẫn đang là “đang sử dụng”. Như vậy là doanh nghiệp đã sai khi chưa hủy dải hóa đơn không còn dùng C21TDC đúng không? Doanh nghiệp có phải hủy dải ký hiệu hóa đơn C21TDC trong thời gian bao lâu kể từ ngày chuyển các số hóa đơn còn lại sang dải ký hiệu C22TDC?
Trả lời: Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC: “Ký hiệu HĐĐT là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu HĐĐT để phản ánh các thông tin về loại HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (6) ký tự này được quy định như sau: - Hai ký tự tiếp theo là hai (2) chữ số Ả rập thể hiện năm lập HĐĐT được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập HĐĐT là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập HĐĐT là năm 2023 thì thể hiện là số 23;...”.
Như vậy khi chuyển sang năm 2022 sẽ chuyển dải ký hiệu mới, không dùng lại ký hiệu của năm 2021. Bên cạnh đó cũng không có quy định về việc đăng ký và hủy ký hiệu HĐĐT áp dụng theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Tra cứu hóa đơn không có mã
Một số tổ chức, doanh nghiệp như: Bảo hiểm, ngân hàng,… sử dụng HĐĐT không mã của cơ quan thuế, thuộc trường hợp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý gửi cơ quan thuế theo quy định tại điểm 3 điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Hỏi: Trên website https://************.gdt.gov.vn/tra-cuu/tra-cuu-hoa-don có thể tra cứu được hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 78 nhưng lại không tra cứu được hóa đơn không có mã (ví dụ như bên bảo hiểm, ngân hàng,...), vậy làm cách nào để tra cứu được những hóa đơn này để quản lý được ngoài website tra cứu của bên nhà cung cấp gửi cho khách hàng?
Trả lời: Một số tổ chức, doanh nghiệp như: Bảo hiểm, ngân hàng,… sử dụng HĐĐT không mã của cơ quan thuế, thuộc trường hợp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý gửi cơ quan thuế theo quy định tại điểm 3 điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế GTGT theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành”. Khi đó tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sẽ tra cứu được thông tin hóa đơn thuộc bảng tổng hợp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sau thời điểm tổ chức, doanh nghiệp đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế.
Một số tổ chức, doanh nghiệp như: Bảo hiểm, ngân hàng,… sử dụng HĐĐT không mã của cơ quan thuế, thuộc trường hợp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý gửi cơ quan thuế theo quy định tại điểm 3 điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Hỏi: Trên website https://************.gdt.gov.vn/tra-cuu/tra-cuu-hoa-don có thể tra cứu được hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 78 nhưng lại không tra cứu được hóa đơn không có mã (ví dụ như bên bảo hiểm, ngân hàng,...), vậy làm cách nào để tra cứu được những hóa đơn này để quản lý được ngoài website tra cứu của bên nhà cung cấp gửi cho khách hàng?
Trả lời: Một số tổ chức, doanh nghiệp như: Bảo hiểm, ngân hàng,… sử dụng HĐĐT không mã của cơ quan thuế, thuộc trường hợp gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý gửi cơ quan thuế theo quy định tại điểm 3 điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: “Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế GTGT theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành”. Khi đó tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sẽ tra cứu được thông tin hóa đơn thuộc bảng tổng hợp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sau thời điểm tổ chức, doanh nghiệp đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế.
Nguồn: Thời báo tài chính Việt Nam
