Cách nghe điện thoại khi làm việc

[cayman]

Đừng để người gọi chờ quá ba hồi chuông. Bạn phải ngưng công việc đang làm và nhanh chóng nhấc máy.

Khi nghe điện thoại cần tập trung chú ý, tránh vừa làm việc khác vừa nghe.

Bạn phải thể hiện trạng thái vui vẻ, sẵn sàng giúp đỡ và giọng nói thân thiện.

Nếu nghe không rõ, Bạn đừng ngại khi yêu cầu người gọi nói chậm lại hoặc xin phát âm rõ hơn.

Khi nghe tên người nước ngoài, tốt nhất Bạn nên nhờ họ đánh vần chậm rãi để ghi lại cho chính xác. Ví dụ như:

-“Xin lỗi, tôi không hiểu điều ông nói. Xin làm ơn nói chậm lại.”
-“I’m sorry, I don’t understand what you mean. Could you speak slowly please?”

-“Xin lỗi, Xin ông (bà) làm ơn nói chậm lại.”
-“Excuse me, could you speak slowly please?”
-“I’m sorry. Could you spell in for me please?”
-"Xin lỗi, làm ơn đánh vần giùm tôi!"

Nếu câu nói quá dài hoặc có nhiều ẩn ý khiến Bạn không hiểu rõ, cần yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc nói rõ ý hơn.

Nếu khi đang nói chuyện có những tiếng ồn đột xuất (như tiếng đóng đinh, tiếng động cơ do các bộ phận sửa chữa), Bạn nên xin lỗi và giải thích cho người gọi được rõ.

Khi nghe điện thoại, Bạn cần có một tư thế thoải mái, đừng dùng đầu kẹp vào điện thoại để nói chuyện. Như vậy cổ bị gập xuống, tiếng nói sẽ không được tự nhiên. Người đối thoại biết được họ sẽ không vui vì biết Bạn phải tiếp chuyện họ trong tác phong quá bận rộn. Có người cho rằng nghe điện thoại theo cách này mới là hiện đại, văn minh. Ngược lại khi nói chuyện với người khác, chúng ta tập trung chú ý vào cuộc nói chuyện, như thế mới đúng là người lịch sự - hiện đại – văn minh.

(Sưu tầm)

 

[cayman]

Khi nghe chuông điện thoại reo, bạn nên nhắc máy trả lời ngay, đừng để chuông đổ quá ba hồi. Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên bạn phải nói là thông báo cho người gọi biết nơi đang nhận điện thoại, khách gọi sẽ đỡ mắc công hỏi lại.

Đừng nói cộc lốc “Alô” hoặc im lặng. Hoặc nói “Ai đó”. Hoặc nói nhát gừng “Tôi nghe đây”.

Ví dụ:
(Nhấc điện thoại lên)
- Dạ, Công Ty Sông Mây xin nghe. (Hello, Song May Co. May I help you?)

- Công ty ABC kính chào quý khách. (Good morning, ABC Company! )

Khi nhận điện thoại nội bộ (internal) bạn không phải chú ý nhiều đến nghi thức mà chỉ cần giới thiệu ngắn gọn. Ví dụ như:

“Alô, phòng tiếp tân nghe đây ạ.”

“Alô, phòng giám đốc đây ạ.”

Khi nhận điện thoại từ bên ngoài (external), bạn cần giới thiệu với đủ nghi thức. Ví dụ như :

“Alô, xin chào, phòng tiếp tân của công ty X nghe đây ạ.”

“Alô, xin chào, phòng giám đốc của công ty Y đây ạ.”

“Good (morning, afternoon ,evening), May I help you?”

“Good (morning, afternoon, evening), Operator Z speaking, May I help you?”

Chuyển cuộc gọi (transferring):
Sau khi đã biết chính xác tên của người gọi, tên của người họ cần nói chuyện, bạn có thể chuyển cuộc gọi với câu nói như sau:

“Đường dây đang được chuyển tiếp, xin quý khách vui lòng chờ đợi.”

“Hold line please, I’ll connect for you now”

“Hold line please, I’ll transfer for you now.”

“Xin quý khách vui lòng chờ đợi, trong khi tôi đang nhắn tin.”

“A moment please, I’ll page him (her) for you”

“Just a moment please, I’ll paging him (her) for you now”

“Xin lỗi ông (bà) làm ơn đợi một lát.”

“I’m sorry, sir (madam), just a moment please!.”

“I’m sorry, sir (madam), wait a moment please!.”

 

[cayman]

Kết Thúc Cuộc Gọi

Sau khi đã nói chuyện xong, bạn cần kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, đừng bao giờ cúp máy đột ngột. Các câu kết thúc nên tạo ấn tượng tốt cho người gọi.

Nếu Bạn là người bán hàng của công ty, đừng bao giờ kết thúc cuộc gọi trước người đối diện. Hãy dùng những câu lịch sự để gợi ý:

* Thưa Ông, Ông có cần tôi giúp gì nữa không?
- Whatelse can I do for you, sir?

* Bà có thể gọi lại cho tôi bất cứ lúc nào.
- Please call me anytime for further information.

Hãy sử dụng những câu chào để kết thúc:
“Cám ơn ông (bà) nhiều, xin chào. ”
- Thank you for your time. Bye for now.
* Tạm biệt Ông (Bà). Xin chúc Ông Bà một ngày lành.
-Good - bye! Have a nice day.
* Cảm ơn Quí vị đã gọi cho Công ty chúng tôi. Xin Chào.
-Thank you for your calling. Good – bye!
* Cảm ơn đã gọi cho chúng tôi. Chúc một ngày lành"
-Thank you for your calling. Have a nice day!
Tuyệt đối tránh những thói quen xấu:

- Bình phẩm người đối thoại ngay khi cúp máy. Vừa hạ tay xuống để gác máy, bạn đã vội buông một câu đại loại như: "Thằng cha nhiều chuyện!" "Xì. Thoát nợ con mẹ nói dai" (?).

Bạn nên nhớ rằng, người ở đầu dây bên kia có thể vẫn còn online và vẫn có thể nghe được những câu cuối cùng đó của bạn và Bạn đã làm hỏng nỗ lực trong giao tiếp trước đó. Vả lại nếu Bạn không thực sự yêu mến công việc giao tiếp thì đừng nhận lời công việc tiếp tân, trực điện thoại, thậm chí không nên làm !!! Ngoài ra, cho dù Bạn đã chắc chắn là đã gác máy, những lời bình phẩm của Bạn có thể lọt vào tai các đồng nghiệp, thậm chí những khách đang ngồi chờ trong phòng khách. họ sẽ nghĩ gì về Bạn? Chưa kể, câu chuyện sẽ đến một lúc nào đó đến tai người mà Bạn bình phẩm, nó sẽ gây hại đến con đường công danh của Bạn đấy.