Để việc triển khai ERP không kéo dài hoặc thậm chí thất bại, điều quan trọng là phải xây dựng một nhóm triển khai ERP tốt. Dưới đây là năm điều cần chú ý khi xây dựng một nhóm triển khai ERP để đảm bảo một dự án thành công:
Những người dùng cuối được bao gồm trong nhóm triển khai ERP sẽ nêu lên những mối lo ngại mà bộ phận của họ gặp phải về việc thiết lập hệ thống. Thông thường, họ cũng sẽ khuyến khích áp dụng những tính năng cần thiết vào bộ phận của mình và họ trả lời các câu hỏi phi kỹ thuật từ những người dùng khác về cách sử dụng hệ thống khi nó đi vào hoạt động. Người dùng cuối cần phải có kỹ năng lãnh đạo để hoàn thành tốt dự án với các đồng nghiệp khác, cũng như kỹ năng kỹ thuật tốt. Họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để đưa ra các mối quan tâm của các bộ phận trong quá trình triển khai và giúp những người dùng khác hiểu hệ thống mới.
Người dùng đa chức năng là các chuyên gia kỹ thuật từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm sản xuất (nếu có liên quan), CNTT và tài chính. Các thành viên trong nhóm này có trách nhiệm giúp thiết kế và cấu hình phần mềm trực tiếp để hỗ trợ các quy trình kinh doanh và xác định các cách để cải thiện các quy trình với hệ thống mới. Họ thường cần tìm hiểu một số khía cạnh kỹ thuật của phần mềm ERP để hiểu rõ hơn về cách nó có thể giải quyết các nhu cầu kinh doanh khác nhau và giúp người dùng giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
- Thiết lập nhà tài trợ điều hành. Một người nào đó ở hoặc gần cấp cao nhất của tổ chức, người sẽ chỉ đạo và định hướng chiến lược triển khai. Nhà tài trợ điều hành giúp đánh giá rủi ro và đưa ra kế hoạch hành động, và thường đóng vai trò là người cổ vũ cho công ty và bộ mặt nội bộ của dự án. Trong quá trình thực hiện, nhà tài trợ điều hành nhận được thông tin cập nhật từ người quản lý dự án và đôi khi từ các thành viên cốt lõi trong nhóm. Nhà tài trợ điều hành thường đưa ra quyết định cuối cùng về dự án, một phần dựa trên thông tin đầu vào từ nhóm thực hiện trong khi vẫn tiếp tục điều chỉnh các nhu cầu kinh doanh của khách hàng. Những quyết định này có thể bao gồm việc có tăng ngân sách dự án hay không, quy trình kinh doanh nào sẽ tự động hóa và có nên thêm hay bớt nhân sự hay không.
- Team bao gồm cả người dùng cuối và người dùng đa chức năng trong suốt quá trình triển khai. Điều này sẽ giúp đảm bảo các mối quan tâm của từng bộ phận được giải quyết sớm trong dự án.
Những người dùng cuối được bao gồm trong nhóm triển khai ERP sẽ nêu lên những mối lo ngại mà bộ phận của họ gặp phải về việc thiết lập hệ thống. Thông thường, họ cũng sẽ khuyến khích áp dụng những tính năng cần thiết vào bộ phận của mình và họ trả lời các câu hỏi phi kỹ thuật từ những người dùng khác về cách sử dụng hệ thống khi nó đi vào hoạt động. Người dùng cuối cần phải có kỹ năng lãnh đạo để hoàn thành tốt dự án với các đồng nghiệp khác, cũng như kỹ năng kỹ thuật tốt. Họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để đưa ra các mối quan tâm của các bộ phận trong quá trình triển khai và giúp những người dùng khác hiểu hệ thống mới.
Người dùng đa chức năng là các chuyên gia kỹ thuật từ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm sản xuất (nếu có liên quan), CNTT và tài chính. Các thành viên trong nhóm này có trách nhiệm giúp thiết kế và cấu hình phần mềm trực tiếp để hỗ trợ các quy trình kinh doanh và xác định các cách để cải thiện các quy trình với hệ thống mới. Họ thường cần tìm hiểu một số khía cạnh kỹ thuật của phần mềm ERP để hiểu rõ hơn về cách nó có thể giải quyết các nhu cầu kinh doanh khác nhau và giúp người dùng giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
- Đảm bảo các thành viên trong nhóm có thời gian để dành cho việc thực hiện. Dự án này sẽ chiếm một khoảng thời gian đáng kể của một số nhân viên, có nghĩa là một số nhiệm vụ khác của họ có thể cần được giao lại.
- Chọn các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và năng lực của họ, không phải chức danh của họ. Thật dễ dàng để chọn các thành viên trong nhóm với các vai trò cấp cao, nhưng nếu một nhân viên cấp dưới hơn có kiến thức và kỹ năng để đóng góp có ý nghĩa vào việc triển khai, họ có thể sẽ phù hợp hơn.
- Xác định rõ ràng các vai trò và trách nhiệm triển khai ERP ngay từ đầu. Bạn sẽ cần thông tin này để chọn các thành viên trong nhóm có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.
