1. Biên bản thu hồi hóa đơn viết sai
Khi kế toán lập hóa đơn nhưng phát hiện sai sót cần tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai để xuất lại hóa đơn đúng. Biên bản thu hồi hóa đơn này chỉ đươc phép sử dụng khi hóa đơn đã lập sai trước đó chưa kê khai thuế, còn nếu đã kê khai thuế kế toán chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh, không được hủy hóa đơn.
2. Xử lý hóa đơn bị mất - biên bản mất hóa đơn
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo Mẫu số: BC21/AC về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Ghi chú: (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/3/2014 chính thức có hiệu lực ngày 1/6/2014) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Mất hóa đơn liên 2 giao cho người mua
Theo điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì tiến hành xử lý như sau:
- Bên nào làm mất thì bên đó làm thông báo BC21/AC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
- Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
- Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hoá đơn
Các mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT.
- Do bên bán làm mất: Liên 1 hoặc liên 2 hoặc liên 3: Phạt tiền từ 10 - 20 triệu (dù là đã lập hay chưa lập) - Theo khoản 4 điều 11 thông tư 10/TT-BTC
- Do bên mua làm mất: bên mua thì chỉ có thể làm mất liên 2 - Đầu vào : Phạt từ 2 - 4 triệu (theo điều 12 thông tư 10/TT-BTC)
3. Biên bản điều chỉnh hóa đơn
Căn cứ Khoản 3, Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2014):
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.
Theo hướng dẫn tại công văn 4099/CT-TTHT ngày 02/06/2014 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh, trường hợp người bán lập hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ.
Các bạn tải 3 mẫu biên bản này về trong file đính kèm nhé
Nguồn: DKT tổng hợp
