Xử lý các tình huống viết sai hóa đơn
– Các lỗi kế toán vẫn thường hay mắc phải lỗi khi xuất hóa đơn như sau: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng, sai đọc chữ, sai tổng cộng tiền hàng, sai tiền thuế…
– Hóa đơn viết sai phải xử lý ra sao? Phải làm những thủ tục gì? Chứng từ gì và khai báo thuế ra sao?
– Cách xử lý hóa đơn viết sai cụ thể ra sao?
*Căn cứ pháp lý theo:
– Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn 51/2010/NĐ-CP 04/2014/NĐ-CP hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ
– Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC) về thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn
*Trường hợp hóa đơn đã lập sai nhưng chưa xé khỏi cuống hay đã xé khỏi cuống giao cho khách hàng phát hiện sai sót mà hai bên chưa khai báo thuế
+ Căn cứ: Khoản 1 và 2 Điều 20. Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
*Trường hợp 01: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 01: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai hóa đơn chưa xé ra khỏi cuống: ghi chú sai sót lý do gì? Hoặc chỉ gạch chéo là xong
+ Bước 02: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
– Hai bên mua và bán không cần phải lâp biên bản thu hồi
– Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn BC26/AC kê vào mục Xóa bỏ [15]
*Trường hợp 02: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 01: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 02: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
+ Bước 03: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn lấy bằng keo trong dán phía sau hóa đơn lại với gáy hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
*Chú ý: Thông thường xé ra khỏi cuống là phải lập biên bản thu hồi dù giao khách hàng rùi hay chưa giao. Nhưng thường cán bộ thuế sẽ du di nếu xem trên báo cáo thuế GTGT không kê khai + báo cáo Sử dụng Hóa đơn BC26 ghi mục Xóa bỏ cột chỉ tiêu [15] nếu không làm biên bản thu hồi có phạt thì cũng chỉ phạt vi phạm hành chính
*Trường hợp 03: Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
+ Bước 01: Hai Bên lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).
+ Bước 02: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.lấy ghim bấm kẹp ngay tại cuốg 3 liên viết sai+ Bước 03: Xuất lại hóa đơn mới đúng (theo đúng quy định ).
*Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
*Trường hợp hóa đơn đã lập sai hai bên đã khai báo thuế
+ Căn cứ: Khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập
–Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
–Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
–Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."
*Trường Hợp 04:
+Căn cứ: Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
*Theo đó:
–Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua và các chỉ tiêu khác đúng: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá , thành tiền và thuế suất + tiền thuế …. thì các bên: Lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
+ Bước 01: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơnsai sót. (lập 02 bản - mỗi bên giữ 01 bản)
+ Bước 02: biên bản điều chỉnh kẹp cùng hóa đơn điều chỉnh để làm căn cứ giải trình thuế sau này.
*Trường Hợp 05: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT, nội dung hàng hóa (đã kê khai thuế):
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
+ Bước 01: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơnsai sót. (lập 02 bản - mỗi bên giữ 01 bản)
+ Bước 02: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó. Những phần đúng gạch chéo không ghi nguyên tắc sai đâu sửa đấy, không ghi lại những chỉ tiêu đã đúng
– Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các không ghi âm số âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm hoặc dấu ngoặc số tiền bằng số).
– Khi kê khai thuế kê khai âm trên phụ lục bên Bán phục lục 01 bán ra, bên mua là phụ lục 02 mua vào.
= > Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
*Chi tiết tại:
– Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014
– Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015
– Các lỗi kế toán vẫn thường hay mắc phải lỗi khi xuất hóa đơn như sau: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng, sai đọc chữ, sai tổng cộng tiền hàng, sai tiền thuế…
– Hóa đơn viết sai phải xử lý ra sao? Phải làm những thủ tục gì? Chứng từ gì và khai báo thuế ra sao?
– Cách xử lý hóa đơn viết sai cụ thể ra sao?
*Căn cứ pháp lý theo:
– Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn 51/2010/NĐ-CP 04/2014/NĐ-CP hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ
– Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC) về thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn
*Trường hợp hóa đơn đã lập sai nhưng chưa xé khỏi cuống hay đã xé khỏi cuống giao cho khách hàng phát hiện sai sót mà hai bên chưa khai báo thuế
+ Căn cứ: Khoản 1 và 2 Điều 20. Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
*Trường hợp 01: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 01: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai hóa đơn chưa xé ra khỏi cuống: ghi chú sai sót lý do gì? Hoặc chỉ gạch chéo là xong
+ Bước 02: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
– Hai bên mua và bán không cần phải lâp biên bản thu hồi
– Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn BC26/AC kê vào mục Xóa bỏ [15]
*Trường hợp 02: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 01: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 02: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
+ Bước 03: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn lấy bằng keo trong dán phía sau hóa đơn lại với gáy hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
*Chú ý: Thông thường xé ra khỏi cuống là phải lập biên bản thu hồi dù giao khách hàng rùi hay chưa giao. Nhưng thường cán bộ thuế sẽ du di nếu xem trên báo cáo thuế GTGT không kê khai + báo cáo Sử dụng Hóa đơn BC26 ghi mục Xóa bỏ cột chỉ tiêu [15] nếu không làm biên bản thu hồi có phạt thì cũng chỉ phạt vi phạm hành chính
*Trường hợp 03: Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
+ Bước 01: Hai Bên lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).
+ Bước 02: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.lấy ghim bấm kẹp ngay tại cuốg 3 liên viết sai+ Bước 03: Xuất lại hóa đơn mới đúng (theo đúng quy định ).
*Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
*Trường hợp hóa đơn đã lập sai hai bên đã khai báo thuế
+ Căn cứ: Khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập
–Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
–Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
–Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."
*Trường Hợp 04:
+Căn cứ: Tại điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
*Theo đó:
–Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua và các chỉ tiêu khác đúng: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá , thành tiền và thuế suất + tiền thuế …. thì các bên: Lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
+ Bước 01: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơnsai sót. (lập 02 bản - mỗi bên giữ 01 bản)
+ Bước 02: biên bản điều chỉnh kẹp cùng hóa đơn điều chỉnh để làm căn cứ giải trình thuế sau này.
*Trường Hợp 05: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT, nội dung hàng hóa (đã kê khai thuế):
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
+ Bước 01: Người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơnsai sót. (lập 02 bản - mỗi bên giữ 01 bản)
+ Bước 02: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó. Những phần đúng gạch chéo không ghi nguyên tắc sai đâu sửa đấy, không ghi lại những chỉ tiêu đã đúng
– Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các không ghi âm số âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm hoặc dấu ngoặc số tiền bằng số).
– Khi kê khai thuế kê khai âm trên phụ lục bên Bán phục lục 01 bán ra, bên mua là phụ lục 02 mua vào.
= > Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
*Chi tiết tại:
– Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014
– Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015
