Nhật ký chung là ghi theo ngày tháng phát sinh nghiêp vụ, nhưng ví dụcũng có trường hợp mua hàng bên bán họ ghi là ngày 10/05/2010 mà đến 20/06/2010 hoá đơn mới về thì mình ghi cột ngày tháng ghi sổ là ngày 20/06/2010, còn cột ngày tháng chứng từ là ngày 10/05/2010
Bạn nên sắp xếp theo ngày tháng phát sinh là tốt nhất. NẾu mua hàng mà HĐ chưa về thì bạn vào sổ theo phiếu nhập kho và giá hạch toán, khinào HĐ về hạch toán theo giá thực tế.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán, cập nhật dữ liệu vào sổ NKC; Sau đó tổng hợp dữ liệu để ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết kế toán có liên quan;
Nếu Doanh nghiệp dùng số Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi NV phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan; Vào cuối mỗi ngày (hoặc cuối tuần, cuối tháng) tổng hợp dữ liệu và ghi vào sổ cái.
Vào cuối tháng (quý) Tổng hợp số liệu trên Sổ cái để lập nên Bảng cân đối số phát sinh;
Bắt buộc: tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của Bảng cân đối số phát sinh phải = với tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của sổ NKC;