Hiện chỉ có các công ty kiểm toán Big Four và một số công ty kiểm toán là thành viên của các hãng kiểm toán quốc tế đã sử dụng phần mềm kiểm toán chuyên nghiệp, trong lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục kiểm toán. Các công ty kiểm toán còn lại chủ yếu sử dụng các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word và Excel, để lập giấy tờ kiểm toán và sử dụng các công cụ trong Excel thực hiện các thủ tục phân tích.
Nhiều công ty kiểm toán chưa sử dụng các phần mềm chuyên dụng để lập HSKT và thực hiện thủ tục kiểm toán. Vì vậy, hiệu quả công việc chưa cao, đặc biệt là khi kiểm toán các khách hàng lớn có hệ thống CNTT phức tạp như các ngân hàng, công ty bảo hiểm,… Việc ứng dụng CNTT và các kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính chưa được áp dụng một cách rộng rãi, dẫn tới các hạn chế trong việc phân tích, xử lý các thông tin, giao dịch của khách hàng.
Ứng dụng CNTT trong kiểm toán BCTC
1. Ứng dụng CNTT trong lập hồ sơ kiểm toán
HSKT đóng vai trò quan trọng, trong việc quản lý và đảm bảo chất lượng kiểm toán. HSKT cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, làm cơ sở cho các phát hiện, ý kiến và đề xuất của KTV.
Ở các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay, HSKT thường được ghi chép thủ công hoặc lập trên các phần mềm văn phòng và lưu giữ trên mạng máy tính nội bộ của công ty.
Khi khối lượng công việc tăng lên, đặc biệt là với các cuộc kiểm toán lớn, thì việc lập giấy tờ kiểm toán truyền thống như vậy khiến cho việc ghi chép các hồ sơ còn khá rời rạc, khó quản lý và ảnh hưởng nhất định tới chất lượng kiểm toán.
Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ việc lập HSKT mà còn trợ giúp cho việc quản lý công việc kiểm toán. Các phần mềm này có thể tích hợp các bước và các thủ tục kiểm toán cần thực hiện và được xây dựng phù hợp với từng ngành nghề khác nhau như sản xuất, thương mại, ngân hàng,… Ví dụ, khi thực hiện kiểm toán ngân hàng thương mại, trong mục lựa chọn ngành nghề, KTV lựa chọn ngành ngân hàng thì phần mềm sẽ tạo ra các mẫu biểu giấy tờ theo các bước trong qui trình kiểm toán phù hợp với ngân hàng.
Các biểu mẫu được tự động tham chiếu lẫn nhau và được xây dựng tương ứng với từng giai đoạn của cuộc kiểm toán, như lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Các mẫu biểu cũng được tích hợp nội dung của các chuẩn mực kiểm toán. Nếu KTV thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán theo nội dung các mẫu hồ sơ thì điều này có thể đảm bảo là, KTV đã tuân thủ đầy đủ các quy định của hệ thống chuẩn mực kiểm toán.
2. Sử dụng công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính
Các công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính (CAATs) là các chương trình máy tính và dữ liệu được KTV sử dụng như là một phần của các thủ tục kiểm toán, để xử lý dữ liệu và thực hiện các thử nghiệm kiểm toán.
Các CAATTs có thể được sử dụng để thực hiện nhiều thủ tục kiểm toán khác nhau như:
– Thực hiện kiểm tra chi tiết nhóm giao dịch và số dư, ví dụ sử dụng phần mềm kiểm toán để tính lại lãi suất, hoặc lựa chọn ra các hoá đơn từ một mức giá trị nào đó trở lên từ hệ thống máy tính;
– Thực hiện các thủ tục phân tích, để xác định các điểm không nhất quán hoặc các mức biến động lớn;
– Thực hiện thử nghiệm kiểm toán đối với các kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng liên quan đến hệ thống CNTT của khách hàng;
– Hỗ trợ chọn mẫu kiểm toán bằng cách khai thác các dữ liệu để chọn mẫu kiểm tra;
– Tính toán lại sự chính xác của các dữ liệu,…
Một số CAATTs thường được sử dụng, bao gồm dữ liệu thử nghiệm và phần mềm kiểm toán.
3. Sử dụng dữ liệu thử nghiệm (test data)
Đây là kỹ thuật kiểm toán, trong đó KTV nhập một mẫu dữ liệu thử nghiệm vào hệ thống máy tính của đơn vị, để kiểm tra xem các hoạt động kiểm soát tự động có xử lý đúng các dữ liệu hay không. Dữ liệu thử nghiệm cũng có thể được sử dụng trong các thử nghiệm cơ bản, để kiểm tra xem hệ thống máy tính của khách hàng có tạo ra kết quả số liệu như dự kiến hay không.
Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV cần lưu ý để dữ liệu bao quát tất cả các nội dung mà KTV cần kiểm tra. KTV nên thiết kế các dữ liệu thử nghiệm, để có thể kiểm tra tất cả các hoạt động kiểm soát do hệ thống máy tính thực hiện, bao gồm các dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ. Ví dụ, KTV có thể sử dụng các mật khẩu không hợp lệ, các mã khách hàng không có thật, các giao dịch vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng,… để kiểm tra xem hệ thống có nhận diện và không chấp nhận các giao dịch đó hay không.
Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV phải chú ý, để dữ liệu thử nghiệm không bị trộn lẫn vào các tập tin thật của khách hàng. KTV có thể làm điều này bằng cách, tạo ra các dữ liệu có ảnh hưởng ngược lại tới các dữ liệu thử nghiệm đã được đưa vào trước đó. Do sự phức tạp trong hệ thống phần mềm của khách hàng, KTV có thể cần đến sự trợ giúp của các chuyên gia CNTT trong quá trình sử dụng dữ liệu thử nghiệm.
4. Sử dụng phần mềm kiểm toán
Phần mềm kiểm toán là chương trình máy tính được thiết kế, để xử lý các số liệu trong hệ thống kế toán của khách hàng. Các phần mềm kiểm toán cho phép KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm toán trên các tập dữ liệu. KTV có thể thu thập bản sao một số cơ sở dữ liệu của khách hàng và sử dụng phần mềm kiểm toán, để thực hiện một số thủ tục kiểm toán trên cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, đọc và chiết xuất dữ liệu, lựa chọn dữ liệu đáp ứng những yêu cầu nhất định, kiểm tra tính toán trên dữ liệu, hỗ trợ việc chọn mẫu và lập các báo cáo. Một số phần mềm thông dụng là các phần mềm ACL hoặc IDEA.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm để kiểm tra cơ sở dữ liệu, KTV có thể cài các chương trình kiểm toán vào hệ thống máy tính của khách hàng để kiểm tra trực tiếp các giao dịch đang được xử lý trên hệ thống. Phần mềm có thể xác định các giao dịch bất thường, ví dụ các giao dịch có giá trị từ một mức nào đó trở lên, từ đó thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Nhờ đó, KTV có thể kiểm tra các dữ liệu thực đang được xử lý một cách liên tục. Cách thức áp dụng này thường rất hữu dụng cho các KTV nội bộ.
Một số ví dụ ứng dụng phần mềm kiểm toán trong kiểm toán BCTC của các ngân hàng:
+ Kiểm tra việc phân loại khoản vay, ví dụ kiểm tra xem có các khoản vay của cùng một khách hàng được phân loại thành các nhóm nợ khác nhau hay không;
+ Kiểm tra có các nghiệp vụ, khoản mục bất thường như các khách hàng có cùng thông tin giống nhau nhưng có số tài khoản hay mã khách hàng khác nhau;
+ Kiểm tra xem có các khách hàng được cho vay vượt hạn mức tín dụng bằng cách thu thập tập tin về hạn mức tín dụng của khách hàng và thông tin về số dư các khoản cho vay, yêu cầu phần mềm lọc các giao dịch vượt quá hạn mức;
+ Kiểm tra các giao dịch có mức lãi suất không bình thường, khác với mức lãi suất ngân hàng công bố,…
Nguồn tham khảo:
- Tạp chí tài chính.
Nhiều công ty kiểm toán chưa sử dụng các phần mềm chuyên dụng để lập HSKT và thực hiện thủ tục kiểm toán. Vì vậy, hiệu quả công việc chưa cao, đặc biệt là khi kiểm toán các khách hàng lớn có hệ thống CNTT phức tạp như các ngân hàng, công ty bảo hiểm,… Việc ứng dụng CNTT và các kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính chưa được áp dụng một cách rộng rãi, dẫn tới các hạn chế trong việc phân tích, xử lý các thông tin, giao dịch của khách hàng.
Ứng dụng CNTT trong kiểm toán BCTC
1. Ứng dụng CNTT trong lập hồ sơ kiểm toán
HSKT đóng vai trò quan trọng, trong việc quản lý và đảm bảo chất lượng kiểm toán. HSKT cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, làm cơ sở cho các phát hiện, ý kiến và đề xuất của KTV.
Ở các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay, HSKT thường được ghi chép thủ công hoặc lập trên các phần mềm văn phòng và lưu giữ trên mạng máy tính nội bộ của công ty.
Khi khối lượng công việc tăng lên, đặc biệt là với các cuộc kiểm toán lớn, thì việc lập giấy tờ kiểm toán truyền thống như vậy khiến cho việc ghi chép các hồ sơ còn khá rời rạc, khó quản lý và ảnh hưởng nhất định tới chất lượng kiểm toán.
Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ việc lập HSKT mà còn trợ giúp cho việc quản lý công việc kiểm toán. Các phần mềm này có thể tích hợp các bước và các thủ tục kiểm toán cần thực hiện và được xây dựng phù hợp với từng ngành nghề khác nhau như sản xuất, thương mại, ngân hàng,… Ví dụ, khi thực hiện kiểm toán ngân hàng thương mại, trong mục lựa chọn ngành nghề, KTV lựa chọn ngành ngân hàng thì phần mềm sẽ tạo ra các mẫu biểu giấy tờ theo các bước trong qui trình kiểm toán phù hợp với ngân hàng.
Các biểu mẫu được tự động tham chiếu lẫn nhau và được xây dựng tương ứng với từng giai đoạn của cuộc kiểm toán, như lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Các mẫu biểu cũng được tích hợp nội dung của các chuẩn mực kiểm toán. Nếu KTV thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán theo nội dung các mẫu hồ sơ thì điều này có thể đảm bảo là, KTV đã tuân thủ đầy đủ các quy định của hệ thống chuẩn mực kiểm toán.
2. Sử dụng công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính
Các công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính (CAATs) là các chương trình máy tính và dữ liệu được KTV sử dụng như là một phần của các thủ tục kiểm toán, để xử lý dữ liệu và thực hiện các thử nghiệm kiểm toán.
Các CAATTs có thể được sử dụng để thực hiện nhiều thủ tục kiểm toán khác nhau như:
– Thực hiện kiểm tra chi tiết nhóm giao dịch và số dư, ví dụ sử dụng phần mềm kiểm toán để tính lại lãi suất, hoặc lựa chọn ra các hoá đơn từ một mức giá trị nào đó trở lên từ hệ thống máy tính;
– Thực hiện các thủ tục phân tích, để xác định các điểm không nhất quán hoặc các mức biến động lớn;
– Thực hiện thử nghiệm kiểm toán đối với các kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng liên quan đến hệ thống CNTT của khách hàng;
– Hỗ trợ chọn mẫu kiểm toán bằng cách khai thác các dữ liệu để chọn mẫu kiểm tra;
– Tính toán lại sự chính xác của các dữ liệu,…
Một số CAATTs thường được sử dụng, bao gồm dữ liệu thử nghiệm và phần mềm kiểm toán.
3. Sử dụng dữ liệu thử nghiệm (test data)
Đây là kỹ thuật kiểm toán, trong đó KTV nhập một mẫu dữ liệu thử nghiệm vào hệ thống máy tính của đơn vị, để kiểm tra xem các hoạt động kiểm soát tự động có xử lý đúng các dữ liệu hay không. Dữ liệu thử nghiệm cũng có thể được sử dụng trong các thử nghiệm cơ bản, để kiểm tra xem hệ thống máy tính của khách hàng có tạo ra kết quả số liệu như dự kiến hay không.
Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV cần lưu ý để dữ liệu bao quát tất cả các nội dung mà KTV cần kiểm tra. KTV nên thiết kế các dữ liệu thử nghiệm, để có thể kiểm tra tất cả các hoạt động kiểm soát do hệ thống máy tính thực hiện, bao gồm các dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ. Ví dụ, KTV có thể sử dụng các mật khẩu không hợp lệ, các mã khách hàng không có thật, các giao dịch vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng,… để kiểm tra xem hệ thống có nhận diện và không chấp nhận các giao dịch đó hay không.
Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV phải chú ý, để dữ liệu thử nghiệm không bị trộn lẫn vào các tập tin thật của khách hàng. KTV có thể làm điều này bằng cách, tạo ra các dữ liệu có ảnh hưởng ngược lại tới các dữ liệu thử nghiệm đã được đưa vào trước đó. Do sự phức tạp trong hệ thống phần mềm của khách hàng, KTV có thể cần đến sự trợ giúp của các chuyên gia CNTT trong quá trình sử dụng dữ liệu thử nghiệm.
4. Sử dụng phần mềm kiểm toán
Phần mềm kiểm toán là chương trình máy tính được thiết kế, để xử lý các số liệu trong hệ thống kế toán của khách hàng. Các phần mềm kiểm toán cho phép KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm toán trên các tập dữ liệu. KTV có thể thu thập bản sao một số cơ sở dữ liệu của khách hàng và sử dụng phần mềm kiểm toán, để thực hiện một số thủ tục kiểm toán trên cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, đọc và chiết xuất dữ liệu, lựa chọn dữ liệu đáp ứng những yêu cầu nhất định, kiểm tra tính toán trên dữ liệu, hỗ trợ việc chọn mẫu và lập các báo cáo. Một số phần mềm thông dụng là các phần mềm ACL hoặc IDEA.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm để kiểm tra cơ sở dữ liệu, KTV có thể cài các chương trình kiểm toán vào hệ thống máy tính của khách hàng để kiểm tra trực tiếp các giao dịch đang được xử lý trên hệ thống. Phần mềm có thể xác định các giao dịch bất thường, ví dụ các giao dịch có giá trị từ một mức nào đó trở lên, từ đó thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Nhờ đó, KTV có thể kiểm tra các dữ liệu thực đang được xử lý một cách liên tục. Cách thức áp dụng này thường rất hữu dụng cho các KTV nội bộ.
Một số ví dụ ứng dụng phần mềm kiểm toán trong kiểm toán BCTC của các ngân hàng:
+ Kiểm tra việc phân loại khoản vay, ví dụ kiểm tra xem có các khoản vay của cùng một khách hàng được phân loại thành các nhóm nợ khác nhau hay không;
+ Kiểm tra có các nghiệp vụ, khoản mục bất thường như các khách hàng có cùng thông tin giống nhau nhưng có số tài khoản hay mã khách hàng khác nhau;
+ Kiểm tra xem có các khách hàng được cho vay vượt hạn mức tín dụng bằng cách thu thập tập tin về hạn mức tín dụng của khách hàng và thông tin về số dư các khoản cho vay, yêu cầu phần mềm lọc các giao dịch vượt quá hạn mức;
+ Kiểm tra các giao dịch có mức lãi suất không bình thường, khác với mức lãi suất ngân hàng công bố,…
Nguồn tham khảo:
- Tạp chí tài chính.