Thủ tục tiêu huỷ các chứng từ kế toán đã trên 10 năm và thủ tục tiêu huỷ .

[Trần Văn Minh Khang]

Có được phép tiêu huỷ các chứng từ kế toán là các hóa đơn và các tài liệu liên quan đến việc xác định các yếu tố làm căn cứ tính thuế đã trên 10 năm hay không. Nếu được thủ tục tiêu huỷ như thế nào? Đây là băn khoăn không ít đối với các anh chị kế toán. Các ban tham khảo nội dung bên dưới nha.

Căn cứ vào Điều 17 Luật Quản lý thuế năm 2019, quy định về trách nhiệm của người nộp thuế:

“Điều 17. Trách nhiệm của người nộp thuế

1. Thực hiện đăng ký thuế và sử dụng mã số thuế theo quy định của pháp luật.
2. Khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của hồ sơ thuế.
3. Nộp đầy đủ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đúng hạn và tại địa điểm quy định.
4. Chấp hành chế độ kế toán, thống kê và quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ vào Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/10/2015, quy định về lưu trữ tài liệu kế toán:

• Điều 20. Hóa đơn:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.”

• Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán:

“Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo các thời hạn sau:

a) Ít nhất 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, bao gồm chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;​

b) Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;​

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.”​

Căn cứ vào khoản 2, khoản 3 Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ:
“Điều 29. Hủy hóa đơn
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án sẽ không hủy mà xử lý theo quy định của pháp luật.
Thủ tục hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh:a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trong đó có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán.c) Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.d) Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh);
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy chi tiết tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số lượng hóa đơn hủy;
• Biên bản hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung chi tiết về loại, số lượng hóa đơn hủy, lý do hủy và phương pháp hủy.”

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ:

“Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán.Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử và phải sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.”

Căn cứ vào Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ về tiêu hủy tài liệu kế toán:

“Tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ, nếu không có chỉ định khác từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, có thể được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Việc tiêu hủy có thể thực hiện theo hình thức như đốt cháy, cắt nhỏ, xé hoặc các phương thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu đã tiêu hủy không thể sử dụng lại.”

Căn cứ các quy định nêu trên, các anh chị xem xét lại và căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị thực hiện theo đúng quy định.