Trong công tác kế toán, rất nhiều trường hợp doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn do nhiều lý do khác nhau. Vậy khi nào cần hủy hóa đơn và việc hủy hóa đơn tiến hành như thế nào. Công ty in V&L Hà Nội với tư cách là công ty chuyên in hóa đơn GTGT sẽ hướng dẫn các bạn như sau:
A.Các trường hợp hủy hóa đơn được quy định rõ tại điều 29 của thông tư 39/2014/TT-BTC cụ thể như sau:
“Điều 29. Hủy hoá đơn
1. Hóa đơn được xác định đã hủy
– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hoá đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hoá đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
– Hoá đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hoá đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hoá đơn.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
3. a) Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
4. b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
5. c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
6. d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
7. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
8. a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
9. b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.
1. c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
2. d) Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.
4. Hủy hoá đơn của cơ quan thuế
Cơ quan thuế thực hiện hủy hoá đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình huỷ hoá đơn do Cục thuế đặt in.”
B. Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn
1. Quyết định thành lập hội đồng thanh hủy hóa đơn
2. Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
3. Biên bản hủy hóa đơn
4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn
A.Các trường hợp hủy hóa đơn được quy định rõ tại điều 29 của thông tư 39/2014/TT-BTC cụ thể như sau:
“Điều 29. Hủy hoá đơn
1. Hóa đơn được xác định đã hủy
– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hoá đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hoá đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
– Hoá đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hoá đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hoá đơn.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
3. a) Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
4. b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
5. c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
6. d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
7. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
8. a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
9. b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.
1. c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
2. d) Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);
– Biên bản hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.
4. Hủy hoá đơn của cơ quan thuế
Cơ quan thuế thực hiện hủy hoá đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình huỷ hoá đơn do Cục thuế đặt in.”
B. Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn
1. Quyết định thành lập hội đồng thanh hủy hóa đơn
2. Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
3. Biên bản hủy hóa đơn
4. Thông báo kết quả hủy hóa đơn
