Khi thực hiện các công tác về hóa đơn chứng từ không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng hiểu đúng, hiểu đủ, phận biệt sao cho chính xác thế nào là hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Phần mềm kế toán Link Q xin chia sẻ định nghĩa cũng như cách phân biệt 3 loại hóa đơn chứng từ này.
1) Hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì được coi là hợp pháp
Đó là:
- Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do Doanh nghiệp tự tạo theo quy định của Chỉnh phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn.
- Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành.
Hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành, …
Tuy nhiêu, nhiều kế toán các doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau, các tình huống này xảy ra tương đối nhiều trong các năm gần đây:
- DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp của bên bạn nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó. Ví dụ: doanh nghiệp A ký hợp đồng với doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ làm sổ sách kế toán và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp B. Tuy nhiên doanh nghiệp A không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này và không có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ này (dịch vụ kế toán cần chứng chỉ hành nghề). Do vậy hóa đơn của bên A là bất hợp pháp, và đương nhiên hóa đơn đầu vào cho bên B cũng là bất hợp pháp.
- Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.
2) Khi nói đến hoá đơn, chứng từ hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý.
Chi phí có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.
Ví dụ: hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không ? Nếu hóa đơn ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ... không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh thì cho dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không được hạch toán vào chi phí, giá thành.
Hay như doanh nghiệp không có phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không hợp lý.
3) Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.
Để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn. Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:
- Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
- Ghi hoặc in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.
- Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
- Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua. Lưu ý là các trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp phải ghi hình thức mua hàng trên hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, chứ tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống.
- Hóa đơn không có dấu của đơn vị bán trên hóa đơn. Quy định này sẽ loại trừ một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp bán sử dụng các hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn. Thông thường những hóa đơn này nằm ở các mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay…
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...), không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, ... không vượt quá % trên tổng chi phí). Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần,...
1) Hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì được coi là hợp pháp
Đó là:
- Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn do Doanh nghiệp tự tạo theo quy định của Chỉnh phủ và Bộ Tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn.
- Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành.
Hoá đơn không hợp pháp là các hoá đơn giả, hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành, …
Tuy nhiêu, nhiều kế toán các doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau, các tình huống này xảy ra tương đối nhiều trong các năm gần đây:
- DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp của bên bạn nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó. Ví dụ: doanh nghiệp A ký hợp đồng với doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ làm sổ sách kế toán và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp B. Tuy nhiên doanh nghiệp A không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này và không có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ này (dịch vụ kế toán cần chứng chỉ hành nghề). Do vậy hóa đơn của bên A là bất hợp pháp, và đương nhiên hóa đơn đầu vào cho bên B cũng là bất hợp pháp.
- Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các doanh nghiệp đang nằm trong danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.
2) Khi nói đến hoá đơn, chứng từ hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý.
Chi phí có hoá đơn hợp pháp vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý, nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp.
Ví dụ: hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không ? Nếu hóa đơn ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ... không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh thì cho dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không được hạch toán vào chi phí, giá thành.
Hay như doanh nghiệp không có phương tiện vận tải mà lại có hóa đơn mua nhiên liệu phục vụ vận tải để kê khai thuế GTGT và hạch toán chi phí là không hợp lý.
3) Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.
Để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn. Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:
- Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
- Ghi hoặc in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.
- Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …
- Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua. Lưu ý là các trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp phải ghi hình thức mua hàng trên hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, chứ tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống.
- Hóa đơn không có dấu của đơn vị bán trên hóa đơn. Quy định này sẽ loại trừ một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp bán sử dụng các hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn. Thông thường những hóa đơn này nằm ở các mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay…
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới đáp ứng 03 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...), không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, ... không vượt quá % trên tổng chi phí). Nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần,...
