Để có thể soạn thảo văn bản được tốt, bạn cần phải nắm vững các điều cơ bản như sau:
Khái niệm hệ thống văn bản Nhà nước:
Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan quản lý hành chính ban hành.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Hình thức văn bản pháp quy:
Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành.
Nghị Quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác.
Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc Hội Đồng nhân dân các cấp ban hành. Quyết định để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền.
Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
Hình thức văn bản hành chính
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là 2mm.
* Một mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 35mm
Cách mép phải trang giấy: 15mm
* Hai mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 15mm
Cách mép phải trang giấy: 35mm
Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).
Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.
Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên vận dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.
Khái niệm hệ thống văn bản Nhà nước:
Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan quản lý hành chính ban hành.
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Hình thức văn bản pháp quy:
Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và nghĩa vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành.
Nghị Quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành về các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác.
Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc Hội Đồng nhân dân các cấp ban hành. Quyết định để điều hành các công việc cụ thể trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dưới quyền.
Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
Hình thức văn bản hành chính
Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.
Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản.
Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép là 2mm.
* Một mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 35mm
Cách mép phải trang giấy: 15mm
* Hai mặt:
Cách mép trên trang giấy: 25mm
Cách mép dưới trang giấy: 25mm
Cách mép trái trang giấy: 15mm
Cách mép phải trang giấy: 35mm
Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số La Mã cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).
Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã.
Khi dùng máy vi tính để chế bản văn bản thì nên vận dụng kiểu chữ và cỡ chữ theo mẫu số 3.
