1. Mục tiêu: Bảo đảm báo cáo tài chính được chuẩn bị kịp thời để trình lên Ban giám đốc và các bên có liên quan, Báo cáo tài chính không còn tồn tại sai sót.
2. Mô tả nghiệp vụ
B.1. Dữ liệu đầu vào
Mục đích: Nhằm đảm bảo các phân bổ kế toán đều được xem xét và ghi nhận trên cơ sở hàng tháng
B.4. Lập bảng tính giá thành/giá vốn hàng bán
B.5. In bảng cân đối tài khoản
Nguồn: ICTROI
2. Mô tả nghiệp vụ
B.1. Dữ liệu đầu vào
- Nhân viên thực hiện: Nhân viên bán hàng, nhân viên kho, thủ quỹ, kế toán thanh toán, kế toán Hàng hóa.
- Công việc: Nhập dữ liệu hàng ngày vào hệ thống kế toán từ các nguồn thông tin tài liệu khác nhau như: hóa đơn, đơn hàng, số lượng hàng mua, tồn kho, sổ phụ ngân hàng, sổ thu chi…
- Khi nào: Khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Các nghiệp vụ này được ghi nhận hàng ngày hoặc hàng tháng tùy thuộc vào thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đủ điều kiện ghi nhận
- Cách thức thực hiện: Tùy thuộc vào từng quy trình như quy trình bán hàng hay quy trình hàng tồn kho, thu chi tiền.
- Mục đích: Để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng đều được ghi nhận vào hệ thống kế toán, sẵn sàng cho việc lập bảng cân đối thử.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán các phần hành.
- Công việc: Cập nhật dữ liệu của các phần hành trên hệ thống kế toán.
- Khi nào: Vào ngày 7 của tháng sau tháng báo cáo.
- Cách thức thực hiện: Cập nhật dữ liệu của các phần hành trên hệ thống kế toán như: tiền mặt, bán hàng, Hàng hóa, nợ phải trả, nợ phải thu, tiền gửi ngân hàng.
- Mục đích: Nhằm đảm bảo dữ liệu của tất cả các phân hệ được cập nhật để lên bảng cân đối kế toán.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán tổng hợp.
- Công việc: Chuẩn bị các bảng kê, mẫu biểu nhằm phục vụ cho việc thực hiện các bút toán tổng hợp vào cuối tháng. Và ghi nhận các bút toán tổng hợp vào hệ thống.
- Khi nào: Vào ngày đầu tháng của tháng sau tháng báo cáo.
- Cách thức thực hiện: Lập các bảng kê, mẫu biểu chi tiết làm cơ sở để ghi nhận các bút toán tổng hợp. Các khoản mục được điều chỉnh hàng tháng là:
- Chi phí trả trước (TK 142, TK 242)
- Chi phí khấu hao (TK 214)
- Chi phí phải trả (TK 335) được dùng để ghi nhận các chi phí đã thực sự phát sinh nhưng chưa trả. Các chi phí này bao gồm:
- Chi phí mua hàng hóa và dịch vụ sử dụng trong tháng nhưng chưa có hoá đơn…
- Tiền lương phải trả
- Tiền lãi phải trả
- Thu nhập tiền lãi (TK 515)
- Phân bổ chi phí cho các loại hàng hóa mua
B.4. Lập bảng tính giá thành/giá vốn hàng bán
- Nhân viên thực hiện: Kế toán tổng hợp.
- Công việc: Lập Bảng tổng hợp giá thành cho từng phân xưởng (cty Sản xuất) hoặc giá Vốn đối với công ty thương mại dựa trên các báo cáo chi tiết được lấy từ hệ thống kế toán.
- Khi nào: Sau khi dữ liệu của tất cả phân hệ kế toán đã được cập nhật.
- Cách thức thực hiện: Lập Bảng tổng hợp giá thành đối doanh nghiệp sản xuất/ giá vốn doanh nghiệp thương mại.
- Mục đích:
- Nhằm đảm bảo việc xem xét, tính toán, theo dõi hoạt động sản xuất của từng phân xưởng được thực hiện trên cơ sở hàng tháng.
- Đối với cty thương mại tính đúng giá vốn hàng bán.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán tổng hợp
- Công việc: In bảng cân đối số phát sinh từ hệ thống kế toán.
- Khi nào: Sau khi dữ liệu của các phần hành và các bút toán tổng tổng hợp đã được cập nhật.
- Cách thức thực hiện: In bảng cân đối số phát sinh từ hệ thống kế toán.
- Mục đích: Nhằm đảm bảo bảng cân đối số phát sinh được lập sau khi các nghiệp vụ kế toán cần thiết phát sinh trong kỳ đã đựơc ghi nhận.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán phần hành.
- Công việc: Tiến hành đối chiếu số liệu với các phần hành, bộ phận liên quan.
- Khi nào: Sau khi nhận được bảng cân đối tài khoản.
- Cách thức thực hiện: Tiến hành kiểm tra lại số liệu và đối chiếu với các phần hành, bộ phận liên quan cũng như các tài liệu độc lập khác, và đưa ra những bút toán điều chỉnh (nếu có) cần thiết.
- Mục đích: Nhằm đảm bảo bảng cân đối tài khoản được các kế toán phần hành xem xét và có những bút toán điều chỉnh thích hợp trước khi báo cáo tài chính được lập chính thức.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán tổng hợp.
- Công việc: Cập nhật lại dữ liệu các phân hệ (nếu có) lần cuối và in báo cáo tài chính từ hệ thống kế toán.
- Khi nào: Sau khi bảng cân đối thử được các phần hành xem xét và xác nhận.
- Cách thức thực hiện: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, sẽ được in ra từ hệ thống kế toán.
- Mục đích: Kỳ kế toán chỉ được hoàn tất khi báo cáo tài chính được phát hành.
- Nhân viên thực hiện: Kế toán trưởng.
- Công việc: Kiểm tra, phê duyệt và khóa sổ kỳ kế toán.
- Khi nào: Kế toán tổng hợp chuyển báo cáo tài chính cho Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt.
- Cách thức thực hiện: Kế toán trưởng sẽ kiểm tra Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các sổ sách, tài liệu cho việc đối chiếu, kiểm tra. Nếu không phát hiện lỗi, kế toán trưởng sẽ ký xác nhận báo cáo tài chính. Sau đó, kỳ kế toán hiện tại sẽ được khoá tránh việc sửa đổi thông tin trên báo cáo tài chính.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc, Cơ quan thẩm quyền liên quan và bên thứ 3 về tính xác thực của Báo cáo tài chính.
- Các bút toán xảy ra sau khi khóa sổ kỳ kế toán sẽ được ghi nhận vào kỳ kế toán tiếp theo, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt như bút toán điều chỉnh của kiểm toán. Kế toán trưởng là người duy nhất có quyền mở hoặc khóa sổ kỳ kế toán.
