Lập và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cho CQT là bước bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Tuy nhiên, nhiều bạn kế toán thường hay quên gửi mẫu thông báo này. Vậy trường hợp này có bị xử phạt không?
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT quy định ở đâu?
Mẫu 04/SS-HĐĐT - Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Trường hợp nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT?
Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng trong trường hợp sau: theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020:
- Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót (khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020)
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế cũng như các nội dung khác (khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020)
- Hóa đơn đã lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phải hủy hóa đơn do phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ (điểm b điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC)
- Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CPcó sai sót (khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)
(được hướng dẫn cụ thể Công văn 1647/TCT-CS năm 2023)
Lưu ý:
- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể dùng để thông báo lỗi sai của 01 hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.
3. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Tùy từng trường hợp, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
- Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo:
Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
- Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế:
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn. Doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.
4. Phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bao nhiêu?
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định, trường hợp chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt như sau:
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.
7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều này.
Đây sẽ là mức phạt cho tình huống nêu ra ở đề bài. Và các bạn có thể xem quyết định xử phạt của Chi cục thuế Biên Hòa – Vĩnh Cữu về hành vi này tại file đính kèm.
Trên quyết định phạt các bạn có thể thấy, hành vi này vi phạm vào kỳ kê khai quý 4/2022, nhưng tới thời điểm hiện tại Chi cục thuế đã phát hiện và ra quyết định xử phạt. Do đó, các bạn kế toán cần hết sức cẩn trọng đối với các tình huống xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT quy định ở đâu?
Mẫu 04/SS-HĐĐT - Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Trường hợp nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT?
Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng trong trường hợp sau: theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020:
- Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót (khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020)
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế cũng như các nội dung khác (khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020)
- Hóa đơn đã lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phải hủy hóa đơn do phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ (điểm b điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC)
- Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CPcó sai sót (khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)
(được hướng dẫn cụ thể Công văn 1647/TCT-CS năm 2023)
Lưu ý:
- Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể dùng để thông báo lỗi sai của 01 hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.
3. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Tùy từng trường hợp, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
- Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo:
Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
- Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế:
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn. Doanh nghiệp phải kiểm tra lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.
4. Phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bao nhiêu?
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định, trường hợp chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt như sau:
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
5. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;
b) Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
6. Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định này thì không áp dụng Điều này khi xử phạt vi phạm hành chính.
7. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 5 Điều này.
Đây sẽ là mức phạt cho tình huống nêu ra ở đề bài. Và các bạn có thể xem quyết định xử phạt của Chi cục thuế Biên Hòa – Vĩnh Cữu về hành vi này tại file đính kèm.
Trên quyết định phạt các bạn có thể thấy, hành vi này vi phạm vào kỳ kê khai quý 4/2022, nhưng tới thời điểm hiện tại Chi cục thuế đã phát hiện và ra quyết định xử phạt. Do đó, các bạn kế toán cần hết sức cẩn trọng đối với các tình huống xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Các bạn có thể tham khảo dịch vụ của VinaTas – Đại lý Thuế theo đường link sau:
https://vinatas.com.vn/tu-van-thue/
Hoặc các khóa học của CleverCFO theo đường link sau:
https://clevercfo.com/
