Hầu hết các CPO, CFO và các trưởng bộ phận đồng ý rằng việc tìm kiếm mô hình mua hàng phù hợp luôn là một thách thức. Mô hình mua hàng kém là một trong những lý do chính khiến nhiều công ty không thể kiểm soát chi phí của mình - điều này làm tăng thêm áp lực lên các bên liên quan trong việc lập kế hoạch và cấu trúc mô hình phù hợp. Trước khi bạn quyết định thực hiện mua sắm tập trung hay phi tập trung , điều quan trọng là phải hiểu cả hai mô hình, ưu điểm và nhược điểm của chúng. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá chúng để lựa chọn phù hợp với tổ chức của bạn.
Các tổ chức có thể sử dụng mô hình mua hàng phi tập trung cho phép từng nhóm hoặc bộ phận quản lý việc mua sắm của mình hoặc mô hình mua hàng tập trung xử lý việc mua hàng cho toàn bộ công ty. Có một số yếu tố ảnh hưởng xác định xem mô hình có phù hợp với một công ty hay không - lĩnh vực hoạt động (nhà nước hay tư nhân), loại hình ngành và thậm chí cả khu vực mà công ty đặt trụ sở. mô hình mua sắm đòi hỏi phân tích sâu rộng về môi trường xung quanh công ty, hậu cần chuỗi cung ứng, mối quan hệ với nhà cung cấp và yêu cầu của các bộ phận riêng lẻ.
I. MUA HÀNG TẬP TRUNG LÀ GÌ?
Mua hàng hoặc mua sắm tập trung là một hệ thống trong đó một bộ phận quản lý việc mua hàng hóa và dịch vụ cho toàn bộ tổ chức. Bộ phận mua hàng thường được đặt tại trụ sở chính của tổ chức, nơi nó xử lý việc mua hàng cho tất cả các chi nhánh của công ty. Bộ phận này do một trưởng phòng mua hàng đứng đầu, người quản lý và theo dõi các nguyên vật liệu cần thu mua và số lượng của chúng. Mua hàng tập trung là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp không quá phân tán về mặt địa lý.
1. Ưu điểm của mua hàng tập trung
Với việc mua hàng tập trung, các tổ chức có thể tiết kiệm tiền, hoạt động hiệu quả hơn trong toàn công ty và cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên. Hãy cùng xem xét chi tiết một số lợi thế của mua hàng tập trung:
a. Giảm đáng kể chi phí chung
Tiền lương là chi phí kinh doanh lớn nhất, chiếm 68% tổng chi phí hoạt động của một công ty . Với phương thức mua hàng tập trung, không cần tuyển dụng các giám đốc mua hàng riêng lẻ cho từng vị trí hoặc bộ phận và việc loại bỏ các vị trí nhân viên trùng lặp này sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể đi kèm với từng vị trí. Nếu mỗi bộ phận giám sát việc mua hàng của mình một cách riêng lẻ, thì bộ phận đó cũng sẽ đòi hỏi nhiều cơ sở vật chất, thiết bị, tiền gửi tiện ích, chính sách bảo hiểm — nói chung là đầu tư nhiều hơn. Mua hàng tập trung loại bỏ tất cả các yêu cầu này, giảm chi phí chung đáng kể.
b. Tăng khả năng hiển thị và kiểm soát
Với cái nhìn tổng quan về tài chính của toàn tổ chức, các nhóm mua hàng có khả năng tiến hành phân tích chi tiêu toàn diện. Với lượng dữ liệu dồi dào có sẵn, các nhóm mua hàng trung tâm có thể theo dõi cách chi tiêu tiền, hợp nhất các hồ sơ mua hàng mà lẽ ra sẽ nằm rải rác trên nhiều địa điểm, theo dõi nguồn cung cấp sẽ đi đến đâu và ai đang đặt hàng và xác định các cơ hội tiết kiệm – tất cả từ một vị trí trung tâm. Điều này cũng giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, đồng thời tối ưu hóa mức độ tồn kho.
c. Nâng cao sức mua và tiết kiệm chi phí
Với việc mua hàng tập trung, các công ty có thể tiết kiệm chi phí hơn vì họ có thông tin để đánh giá nhu cầu của công ty và mua nguyên vật liệu với số lượng lớn. Bằng cách loại bỏ chi tiêu của từng nhân viên, có thể hạn chế các đơn đặt hàng trùng lặp và chi tiêu lãng phí.
Các nhóm mua hàng trung tâm có thể sử dụng dữ liệu của họ về lịch sử đặt hàng và các nhà cung cấp cạnh tranh để tìm giá tốt nhất và thương lượng các giao dịch dựa trên khối lượng. Mua hợp nhất có nghĩa là đơn đặt hàng lớn hơn, đồng nghĩa với chiết khấu cao hơn, phí giao hàng thấp hơn và sử dụng hiệu quả hơn thời gian và không gian lưu trữ của nhân viên.
d. Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp
Các mối quan hệ mạnh mẽ với nhà cung cấp là sản phẩm phụ của việc có các nhóm mua hàng tập trung thành công. Nhân viên trong các nhóm này học cách xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp và giao tiếp hiệu quả. Các nhà cung cấp được hưởng lợi từ mối quan hệ này bằng cách hiểu rõ hơn về các yêu cầu kinh doanh của công ty và một đầu mối liên hệ cố định để giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này dẫn đến việc giao hàng đúng hạn, ít thiếu hàng hơn, sản phẩm chất lượng, chi phí vận chuyển thấp hơn và tiết kiệm đáng kể.
e. Làm việc theo nhóm và cộng tác hiệu quả
Các nhóm thu mua chuyên biệt hoạt động hiệu quả hơn các nhân viên thu mua phân tán và được hưởng lợi từ việc xác định rõ ràng hơn các vai trò và giao tiếp tốt hơn. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng vì các nhóm này làm việc theo các chính sách và hướng dẫn được thiết lập thống nhất liên quan đến việc mua sắm, phát triển kinh doanh và các mối quan hệ với nhà cung cấp. Nó cũng đảm bảo rằng chất lượng tiêu chuẩn của các tài liệu được duy trì và cải thiện trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong chi tiêu.
2. Hạn chế của mua tập trung
Mua hàng tập trung mang lại những lợi thế đáng kể, nhưng khi sử dụng không đúng cách, nó cũng có thể đi kèm với một số nhược điểm:
a. Không phù hợp với các tổ chức có chi nhánh trên toàn thế giới
Định tuyến tất cả các quyết định mua hàng thông qua nhóm trung tâm dẫn đến quá trình xử lý chậm hơn. Điều này một phần là do quá trình phê duyệt các biểu mẫu trưng cầu và đơn đặt hàng, và một phần là do nhóm các giao dịch mua lại với nhau để được chiết khấu số lượng lớn. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong thời gian giao hàng cho các văn phòng chi nhánh..
ii. MUA HÀNG PHI TẬP TRUNG LÀ GÌ?
Với mô hình này, quyền kiểm soát mua hàng được cấp cho các chi nhánh hoặc địa điểm địa phương thay vì được quản lý bởi một đơn vị tập trung. Người quản lý chi nhánh / địa điểm có quyền mua các mặt hàng dựa trên yêu cầu của chi nhánh của họ. Mô hình mua hàng phi tập trung thường được các doanh nghiệp đa dạng về địa lý áp dụng vì nó có thể có lợi cho sự phát triển lâu dài của công ty.
1. Ưu điểm của mua hàng phi tập trung
a. Giảm quan liêu
Tương đối ít quan liêu hơn trong việc mua hàng phi tập trung vì giám đốc chi nhánh được trao toàn quyền đối với các khoản chi tiêu của chi nhánh và quy trình mua sắm của chi nhánh cũng như giám sát hoạt động và hiệu suất của chi nhánh.
b. Cộng tác dễ dàng
Một trong những lợi thế tốt nhất của việc bố trí phi tập trung là đơn vị mua sắm được đặt tại địa điểm điều hành và có thể điều phối các hoạt động mua sắm ở cấp khu vực. Mỗi bộ phận có thể dễ dàng mua các mặt hàng theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn và dài hạn. Với một nhóm văn phòng hoặc phòng ban nhỏ hơn để phục vụ, nhóm mua hàng gần gũi hơn với người yêu cầu — điều này giúp nhóm hiểu rõ hơn các yêu cầu và mua các mặt hàng với giá tốt hơn theo yêu cầu của họ.
c. Nguồn địa phương và nhà cung cấp
Đối với các công ty có sự hiện diện toàn cầu với các chi nhánh trên toàn thế giới, rất khó để một nhóm trung tâm xác định được các nhà cung cấp địa phương cho từng chi nhánh. Điều này cuối cùng làm mất đi lợi ích của công ty khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp địa phương. Mua hàng phi tập trung giúp mở ra các mối quan hệ được cá nhân hóa giữa nhân viên địa điểm và nhà cung cấp, dẫn đến nhiều cơ hội hơn để giảm giá, thưởng cho khách hàng có giá trị và giảm chi phí vận chuyển.
d. Quy trình mua hàng cấp tốc
Kịp thời là một yếu tố quan trọng trong quá trình mua hàng. Do mô hình này có các đơn vị thu mua có mặt tại mỗi chi nhánh nên nhóm có thể nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của người yêu cầu. Trong trường hợp khẩn cấp ảnh hưởng đến một chi nhánh riêng lẻ, nhóm mua hàng nhận thức được tình hình và có thể nhanh chóng giúp giảm thiểu các vấn đề.
Việc ra quyết định cũng nhanh hơn trong mô hình phi tập trung, vì quy trình phê duyệt ngắn hơn và thời gian xoay vòng trong giao tiếp giữa người yêu cầu và nhóm mua hàng giảm đáng kể. Đơn đặt hàng có thể được xử lý nhanh chóng vì vật liệu có thể được cung cấp và đáp ứng ngay lập tức. Ngoài ra, yêu cầu thay thế cho các mặt hàng bị lỗi có thể được thực hiện ngay lập tức mà không cần sự tham gia của nhóm thu mua trung tâm.
2. Hạn chế của mua hàng phi tập trung
a. Sức mua giảm sút
Trong mô hình mua hàng phi tập trung, việc mua hàng được quản lý địa điểm và quản trị viên quản lý thay vì một nhóm mua sắm tập trung được đào tạo. Điều này khó đảm bảo rằng nhân viên mua hàng đang đánh giá nhà cung cấp một cách cẩn thận, tổng hợp các đơn đặt hàng để mua hàng loạt và thương lượng các giao dịch tốt nhất. Sự vắng mặt của các chuyên gia mua sắm cũng có thể khiến việc kiểm soát gian lận chi phí, mua hàng trùng lặp và chi tiêu không kiểm soát trở nên khó khăn hơn.
b. Khả năng hiển thị và kiểm soát không đầy đủ
Vì mỗi trang web có quy trình mua hàng riêng nên số lượng hợp đồng, hình thức trưng cầu, đơn đặt hàng, nhà cung cấp và thỏa thuận giá cả trong toàn bộ tổ chức có thể rất lớn. Tất cả dữ liệu quan trọng này không được chuẩn hóa nếu tổ chức có một số lượng lớn các địa điểm hoặc chi nhánh. Cuối cùng, dữ liệu vô tổ chức này có thể ảnh hưởng đến việc tuân thủ chính sách và gây khó khăn trong việc thực hiện phân tích chi tiêu.
Hiểu giúp chúng ta tạo sự khác biệt và làm tốt hơn.
Nguồn: Dịch từ zoho.com.
Các tổ chức có thể sử dụng mô hình mua hàng phi tập trung cho phép từng nhóm hoặc bộ phận quản lý việc mua sắm của mình hoặc mô hình mua hàng tập trung xử lý việc mua hàng cho toàn bộ công ty. Có một số yếu tố ảnh hưởng xác định xem mô hình có phù hợp với một công ty hay không - lĩnh vực hoạt động (nhà nước hay tư nhân), loại hình ngành và thậm chí cả khu vực mà công ty đặt trụ sở. mô hình mua sắm đòi hỏi phân tích sâu rộng về môi trường xung quanh công ty, hậu cần chuỗi cung ứng, mối quan hệ với nhà cung cấp và yêu cầu của các bộ phận riêng lẻ.
I. MUA HÀNG TẬP TRUNG LÀ GÌ?
Mua hàng hoặc mua sắm tập trung là một hệ thống trong đó một bộ phận quản lý việc mua hàng hóa và dịch vụ cho toàn bộ tổ chức. Bộ phận mua hàng thường được đặt tại trụ sở chính của tổ chức, nơi nó xử lý việc mua hàng cho tất cả các chi nhánh của công ty. Bộ phận này do một trưởng phòng mua hàng đứng đầu, người quản lý và theo dõi các nguyên vật liệu cần thu mua và số lượng của chúng. Mua hàng tập trung là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp không quá phân tán về mặt địa lý.
1. Ưu điểm của mua hàng tập trung
Với việc mua hàng tập trung, các tổ chức có thể tiết kiệm tiền, hoạt động hiệu quả hơn trong toàn công ty và cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên. Hãy cùng xem xét chi tiết một số lợi thế của mua hàng tập trung:
a. Giảm đáng kể chi phí chung
Tiền lương là chi phí kinh doanh lớn nhất, chiếm 68% tổng chi phí hoạt động của một công ty . Với phương thức mua hàng tập trung, không cần tuyển dụng các giám đốc mua hàng riêng lẻ cho từng vị trí hoặc bộ phận và việc loại bỏ các vị trí nhân viên trùng lặp này sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể đi kèm với từng vị trí. Nếu mỗi bộ phận giám sát việc mua hàng của mình một cách riêng lẻ, thì bộ phận đó cũng sẽ đòi hỏi nhiều cơ sở vật chất, thiết bị, tiền gửi tiện ích, chính sách bảo hiểm — nói chung là đầu tư nhiều hơn. Mua hàng tập trung loại bỏ tất cả các yêu cầu này, giảm chi phí chung đáng kể.
b. Tăng khả năng hiển thị và kiểm soát
Với cái nhìn tổng quan về tài chính của toàn tổ chức, các nhóm mua hàng có khả năng tiến hành phân tích chi tiêu toàn diện. Với lượng dữ liệu dồi dào có sẵn, các nhóm mua hàng trung tâm có thể theo dõi cách chi tiêu tiền, hợp nhất các hồ sơ mua hàng mà lẽ ra sẽ nằm rải rác trên nhiều địa điểm, theo dõi nguồn cung cấp sẽ đi đến đâu và ai đang đặt hàng và xác định các cơ hội tiết kiệm – tất cả từ một vị trí trung tâm. Điều này cũng giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, đồng thời tối ưu hóa mức độ tồn kho.
c. Nâng cao sức mua và tiết kiệm chi phí
Với việc mua hàng tập trung, các công ty có thể tiết kiệm chi phí hơn vì họ có thông tin để đánh giá nhu cầu của công ty và mua nguyên vật liệu với số lượng lớn. Bằng cách loại bỏ chi tiêu của từng nhân viên, có thể hạn chế các đơn đặt hàng trùng lặp và chi tiêu lãng phí.
Các nhóm mua hàng trung tâm có thể sử dụng dữ liệu của họ về lịch sử đặt hàng và các nhà cung cấp cạnh tranh để tìm giá tốt nhất và thương lượng các giao dịch dựa trên khối lượng. Mua hợp nhất có nghĩa là đơn đặt hàng lớn hơn, đồng nghĩa với chiết khấu cao hơn, phí giao hàng thấp hơn và sử dụng hiệu quả hơn thời gian và không gian lưu trữ của nhân viên.
d. Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp
Các mối quan hệ mạnh mẽ với nhà cung cấp là sản phẩm phụ của việc có các nhóm mua hàng tập trung thành công. Nhân viên trong các nhóm này học cách xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp và giao tiếp hiệu quả. Các nhà cung cấp được hưởng lợi từ mối quan hệ này bằng cách hiểu rõ hơn về các yêu cầu kinh doanh của công ty và một đầu mối liên hệ cố định để giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này dẫn đến việc giao hàng đúng hạn, ít thiếu hàng hơn, sản phẩm chất lượng, chi phí vận chuyển thấp hơn và tiết kiệm đáng kể.
e. Làm việc theo nhóm và cộng tác hiệu quả
Các nhóm thu mua chuyên biệt hoạt động hiệu quả hơn các nhân viên thu mua phân tán và được hưởng lợi từ việc xác định rõ ràng hơn các vai trò và giao tiếp tốt hơn. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng vì các nhóm này làm việc theo các chính sách và hướng dẫn được thiết lập thống nhất liên quan đến việc mua sắm, phát triển kinh doanh và các mối quan hệ với nhà cung cấp. Nó cũng đảm bảo rằng chất lượng tiêu chuẩn của các tài liệu được duy trì và cải thiện trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong chi tiêu.
2. Hạn chế của mua tập trung
Mua hàng tập trung mang lại những lợi thế đáng kể, nhưng khi sử dụng không đúng cách, nó cũng có thể đi kèm với một số nhược điểm:
a. Không phù hợp với các tổ chức có chi nhánh trên toàn thế giới
- Mua hàng tập trung có thể không phù hợp với các công ty có chi nhánh trải dài ở nhiều vị trí địa lý. Đây là lý do tại sao:
- Thật tẻ nhạt khi quản lý các yêu cầu riêng của từng địa điểm - với các địa điểm khác nhau có luật và quy định thuế khác nhau, việc cố gắng mua hàng tập trung cho tất cả các chi nhánh có thể có nguy cơ vi phạm đắt đỏ
- Thu mua tập trung khiến các công ty khó tận dụng chiết khấu nội địa.
- Mở rộng nhóm mua hàng để quản lý nhiều chi nhánh là phản tác dụng — nó làm tăng chi phí và nhóm có thể trở nên quá lớn để xử lý.
- Nó loại bỏ quyền tự quyết quyết định từ các nhà quản lý địa phương / khu vực, điều này có thể dẫn đến sự hài lòng trong công việc kém.
- Trong các tình huống khẩn cấp tại các văn phòng chi nhánh, các quyết định mua hàng chiến lược của trung tâm có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc nhận các mặt hàng thiết yếu, so với việc mua chúng tại địa phương.
Định tuyến tất cả các quyết định mua hàng thông qua nhóm trung tâm dẫn đến quá trình xử lý chậm hơn. Điều này một phần là do quá trình phê duyệt các biểu mẫu trưng cầu và đơn đặt hàng, và một phần là do nhóm các giao dịch mua lại với nhau để được chiết khấu số lượng lớn. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong thời gian giao hàng cho các văn phòng chi nhánh..
ii. MUA HÀNG PHI TẬP TRUNG LÀ GÌ?
Với mô hình này, quyền kiểm soát mua hàng được cấp cho các chi nhánh hoặc địa điểm địa phương thay vì được quản lý bởi một đơn vị tập trung. Người quản lý chi nhánh / địa điểm có quyền mua các mặt hàng dựa trên yêu cầu của chi nhánh của họ. Mô hình mua hàng phi tập trung thường được các doanh nghiệp đa dạng về địa lý áp dụng vì nó có thể có lợi cho sự phát triển lâu dài của công ty.
1. Ưu điểm của mua hàng phi tập trung
a. Giảm quan liêu
Tương đối ít quan liêu hơn trong việc mua hàng phi tập trung vì giám đốc chi nhánh được trao toàn quyền đối với các khoản chi tiêu của chi nhánh và quy trình mua sắm của chi nhánh cũng như giám sát hoạt động và hiệu suất của chi nhánh.
b. Cộng tác dễ dàng
Một trong những lợi thế tốt nhất của việc bố trí phi tập trung là đơn vị mua sắm được đặt tại địa điểm điều hành và có thể điều phối các hoạt động mua sắm ở cấp khu vực. Mỗi bộ phận có thể dễ dàng mua các mặt hàng theo yêu cầu để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn và dài hạn. Với một nhóm văn phòng hoặc phòng ban nhỏ hơn để phục vụ, nhóm mua hàng gần gũi hơn với người yêu cầu — điều này giúp nhóm hiểu rõ hơn các yêu cầu và mua các mặt hàng với giá tốt hơn theo yêu cầu của họ.
c. Nguồn địa phương và nhà cung cấp
Đối với các công ty có sự hiện diện toàn cầu với các chi nhánh trên toàn thế giới, rất khó để một nhóm trung tâm xác định được các nhà cung cấp địa phương cho từng chi nhánh. Điều này cuối cùng làm mất đi lợi ích của công ty khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp địa phương. Mua hàng phi tập trung giúp mở ra các mối quan hệ được cá nhân hóa giữa nhân viên địa điểm và nhà cung cấp, dẫn đến nhiều cơ hội hơn để giảm giá, thưởng cho khách hàng có giá trị và giảm chi phí vận chuyển.
d. Quy trình mua hàng cấp tốc
Kịp thời là một yếu tố quan trọng trong quá trình mua hàng. Do mô hình này có các đơn vị thu mua có mặt tại mỗi chi nhánh nên nhóm có thể nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của người yêu cầu. Trong trường hợp khẩn cấp ảnh hưởng đến một chi nhánh riêng lẻ, nhóm mua hàng nhận thức được tình hình và có thể nhanh chóng giúp giảm thiểu các vấn đề.
Việc ra quyết định cũng nhanh hơn trong mô hình phi tập trung, vì quy trình phê duyệt ngắn hơn và thời gian xoay vòng trong giao tiếp giữa người yêu cầu và nhóm mua hàng giảm đáng kể. Đơn đặt hàng có thể được xử lý nhanh chóng vì vật liệu có thể được cung cấp và đáp ứng ngay lập tức. Ngoài ra, yêu cầu thay thế cho các mặt hàng bị lỗi có thể được thực hiện ngay lập tức mà không cần sự tham gia của nhóm thu mua trung tâm.
2. Hạn chế của mua hàng phi tập trung
a. Sức mua giảm sút
Trong mô hình mua hàng phi tập trung, việc mua hàng được quản lý địa điểm và quản trị viên quản lý thay vì một nhóm mua sắm tập trung được đào tạo. Điều này khó đảm bảo rằng nhân viên mua hàng đang đánh giá nhà cung cấp một cách cẩn thận, tổng hợp các đơn đặt hàng để mua hàng loạt và thương lượng các giao dịch tốt nhất. Sự vắng mặt của các chuyên gia mua sắm cũng có thể khiến việc kiểm soát gian lận chi phí, mua hàng trùng lặp và chi tiêu không kiểm soát trở nên khó khăn hơn.
b. Khả năng hiển thị và kiểm soát không đầy đủ
Vì mỗi trang web có quy trình mua hàng riêng nên số lượng hợp đồng, hình thức trưng cầu, đơn đặt hàng, nhà cung cấp và thỏa thuận giá cả trong toàn bộ tổ chức có thể rất lớn. Tất cả dữ liệu quan trọng này không được chuẩn hóa nếu tổ chức có một số lượng lớn các địa điểm hoặc chi nhánh. Cuối cùng, dữ liệu vô tổ chức này có thể ảnh hưởng đến việc tuân thủ chính sách và gây khó khăn trong việc thực hiện phân tích chi tiêu.
Hiểu giúp chúng ta tạo sự khác biệt và làm tốt hơn.
Nguồn: Dịch từ zoho.com.
