Quản lý chi phí bằng việc áp dụng tính giá thành theo phương pháp chi phí dựa trên hoạt động - activity-based costing (ABC).

[Son.Tran]

Activity-Based Costing (ABC) là một phương pháp tính giá thành trong quản lý chi phí. Nó tập trung vào việc phân tích các hoạt động và quy trình trong doanh nghiệp để phân bổ chi phí một cách chính xác hơn so với các phương pháp truyền thống. ABC giúp xác định chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ bằng cách theo dõi và phân tích các hoạt động cụ thể mà các sản phẩm hoặc dịch vụ sử dụng. Phương pháp này cho phép các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu trúc chi phí của họ và quyết định chiến lược kinh doanh dựa trên thông tin này.

1. Quy trình áp dụng Activity-Based Costing (ABC)
Dưới đây là quy trình cơ bản để áp dụng phương pháp Activity-Based Costing (ABC):

• Xác định các hoạt động (Activities): Đầu tiên, bạn cần xác định tất cả các hoạt động cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của bạn. Các hoạt động này có thể bao gồm thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng, giao hàng, dịch vụ khách hàng, và nhiều hoạt động khác.
• Phân loại chi phí: Tiếp theo, hãy phân loại tất cả các chi phí liên quan đến mỗi hoạt động đã xác định. Chi phí này có thể được phân thành hai loại: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp là các chi phí có thể được gán trực tiếp cho một hoạt động cụ thể, trong khi chi phí gián tiếp là các chi phí không thể gán trực tiếp một cách rõ ràng và cần phải được phân bổ dựa trên một phương pháp hợp lý.
• Xác định chỉ số hoạt động (Activity Drivers): Chọn các chỉ số hoạt động (activity drivers) thích hợp để phản ánh mức độ tiêu tốn các hoạt động. Ví dụ, số lượng giờ máy sản xuất, số lượng đơn hàng, số lần thiết kế lại sản phẩm, hoặc số lượng lô hàng giao hàng có thể là các chỉ số hoạt động phù hợp.
• Phân bổ chi phí: Sử dụng các chỉ số hoạt động đã xác định, phân bổ chi phí gián tiếp cho mỗi hoạt động. Điều này giúp xác định chi phí của mỗi hoạt động theo cách có liên quan nhất đến mức độ tiêu tốn tài nguyên.
• Phân bổ chi phí từ các hoạt động sang sản phẩm hoặc dịch vụ: Cuối cùng, sử dụng thông tin đã thu thập để phân bổ chi phí từ các hoạt động sang các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Điều này giúp hiểu rõ hơn về chi phí thực sự của mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ và có thể hỗ trợ quyết định về giá cả, lợi nhuận và chiến lược kinh doanh.

Quy trình này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu trúc chi phí của mình và có thể tối ưu hóa quản lý chi phí để tăng cường hiệu quả kinh doanh.

2. Activity-Based Costing (ABC) phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào

Phương pháp Activity-Based Costing (ABC) thường phù hợp và hữu ích đối với các loại hình doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp nhiều dịch vụ: Trong các môi trường đa dạng như vậy, việc theo dõi và phân tích chi phí theo từng hoạt động cụ thể sẽ giúp hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Sản phẩm hoặc dịch vụ đa dạng về tính chất và yêu cầu sản xuất phức tạp: Khi mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ yêu cầu các loại hoạt động khác nhau để sản xuất hoặc cung cấp, ABC có thể giúp phân tích chi phí một cách chính xác hơn dựa trên sự khác biệt này.
• Sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ có mức độ phức tạp cao và đòi hỏi nhiều quy trình công việc: Trong các ngành công nghiệp như sản xuất ô tô, dược phẩm, hoặc trong lĩnh vực dịch vụ như y tế, ABC có thể là công cụ hữu ích để phân tích và quản lý chi phí hiệu quả.
• Sự biến động lớn trong chi phí giữa các sản phẩm hoặc dịch vụ: Nếu một doanh nghiệp gặp phải sự biến động lớn trong cấu trúc chi phí giữa các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, ABC có thể giúp xác định nguyên nhân của sự chênh lệch này và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Tóm lại, ABC thường phù hợp với các doanh nghiệp có cấu trúc hoạt động phức tạp và đòi hỏi sự chi tiết và phân tích chi phí chi tiết để quản lý hiệu quả.

3. Ví dụ áp dụng Activity-Based Costing (ABC)

Dưới đây là một ví dụ minh họa về cách áp dụng Activity-Based Costing (ABC) trong một doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm:
Ví dụ: Công ty ABC sản xuất đồ chơi trẻ em: Công ty ABC sản xuất một loạt các đồ chơi trẻ em, bao gồm búp bê, ô tô đồ chơi và khối xây dựng. Công ty muốn áp dụng phương pháp ABC để hiểu rõ hơn về cấu trúc chi phí của từng sản phẩm.

Xác định các hoạt động (Activities):

• Thiết kế sản phẩm
• Chuẩn bị và cài đặt dây chuyền sản xuất
• Sản xuất
• Kiểm tra chất lượng
• Đóng gói và vận chuyển
• Dịch vụ khách hàng

Phân loại chi phí:

• Chi phí trực tiếp: Tiền lương của nhân viên sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp.
• Chi phí gián tiếp: Chi phí như tiền thuê nhà xưởng, chi phí vận hành xưởng.

Xác định chỉ số hoạt động (Activity Drivers):

• Số giờ thiết kế cho mỗi sản phẩm
• Số lượng sản phẩm hoặc đơn hàng
• Số lần kiểm tra chất lượng cho mỗi lô sản phẩm

Phân bổ chi phí:

• Chi phí nhân viên thiết kế sẽ được phân bổ dựa trên số giờ thiết kế cho mỗi sản phẩm.
• Chi phí sản xuất sẽ được phân bổ dựa trên số lượng sản phẩm hoặc đơn hàng.
• Chi phí kiểm tra chất lượng sẽ được phân bổ dựa trên số lần kiểm tra cho mỗi lô sản phẩm.

Phân bổ chi phí từ các hoạt động sang sản phẩm:

• Chi phí được phân bổ từ mỗi hoạt động cho mỗi sản phẩm, dựa trên việc sử dụng chỉ số hoạt động tương ứng.

Kết quả của quy trình ABC này sẽ cung cấp cho Công ty ABC cái nhìn rõ ràng hơn về cấu trúc chi phí của từng sản phẩm, giúp họ đưa ra quyết định về giá cả, quản lý sản xuất và phát triển sản phẩm một cách hiệu quả hơn.

4. Một số tình huống khi áp dụng Activity-Based Costing (ABC)

Dưới đây là một số tình huống cụ thể khi áp dụng Activity-Based Costing (ABC):
4.1. Quyết định giá cả sản phẩm:

• Tình huống: Một công ty sản xuất các sản phẩm khác nhau với cấu trúc chi phí phức tạp. Công ty muốn xác định giá cả cho từng sản phẩm một cách chính xác để đảm bảo lợi nhuận hợp lý và cạnh tranh trên thị trường.
• Áp dụng ABC: Sử dụng ABC để phân tích chi phí từng hoạt động cho từng sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định về giá cả dựa trên chi phí thực tế và mức độ tiêu tốn tài nguyên.

4.2. Quyết định về việc hợp nhất hoặc loại bỏ sản phẩm:

• Tình huống: Một doanh nghiệp có một số lượng lớn sản phẩm trong danh mục của mình và muốn đánh giá hiệu quả của từng sản phẩm để quyết định liệu nên tiếp tục sản xuất, hợp nhất hoặc loại bỏ.
• Áp dụng ABC: Sử dụng ABC để phân tích chi phí cho từng sản phẩm và xác định sản phẩm nào đóng góp ít chi phí và có lợi nhuận cao nhất. Các sản phẩm có chi phí cao hơn có thể được xem xét hợp nhất hoặc loại bỏ.

4.3. Quản lý chi phí dự án:

• Tình huống: Một công ty xây dựng muốn quản lý chi phí của các dự án xây dựng một cách hiệu quả để đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách.
• Áp dụng ABC: Sử dụng ABC để phân tích chi phí các hoạt động như chuẩn bị mặt bằng, thi công, quản lý dự án và kiểm tra chất lượng. Điều này giúp xác định các yếu tố gây ra chi phí cao và tìm cách tối ưu hóa quản lý chi phí.

4.4. Đánh giá hiệu quả của các bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh:

• Tình huống: Một tập đoàn có nhiều bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh và muốn đánh giá hiệu quả của từng bộ phận để tối ưu hóa phân bổ tài nguyên và chi phí.
• Áp dụng ABC: Sử dụng ABC để phân tích chi phí từng hoạt động của mỗi bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh. Điều này giúp xác định bộ phận nào đang tiêu tốn nhiều chi phí và tìm cách cải thiện hiệu quả hoạt động.

Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, ABC có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau để quản lý chi phí một cách hiệu quả và đưa ra quyết định chiến lược.

5. Một số kinh nghiệm áp dụng Activity-Based Costing (ABC)
Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng khi áp dụng phương pháp Activity-Based Costing (ABC):

• Xác định đúng các hoạt động quan trọng: Điều quan trọng nhất là xác định và định rõ các hoạt động chính trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Cần phải tạo ra một danh sách đầy đủ và chính xác các hoạt động liên quan đến việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Thu thập dữ liệu chính xác: Việc thu thập dữ liệu về chi phí và các chỉ số hoạt động là cực kỳ quan trọng. Dữ liệu cần phải được thu thập một cách chính xác và đủ chi tiết để đảm bảo sự đáng tin cậy của kết quả ABC.
• Sử dụng các chỉ số hoạt động thích hợp: Chọn các chỉ số hoạt động phù hợp và có ý nghĩa để phân bổ chi phí một cách chính xác. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
• Liên kết chi phí với hoạt động một cách chặt chẽ: Khi phân bổ chi phí cho từng hoạt động, cần phải đảm bảo rằng mối liên kết giữa chi phí và hoạt động là chặt chẽ và logic. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của kết quả ABC.
• Phân tích kết quả một cách cẩn thận: Khi đã có kết quả ABC, cần phải dành thời gian để phân tích và hiểu rõ ý nghĩa của nó. Điều này giúp xác định các cơ hội tối ưu hóa chi phí và cải thiện hiệu suất kinh doanh.
• Cập nhật và điều chỉnh liên tục: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, do đó quy trình ABC cũng cần phải được cập nhật và điều chỉnh liên tục để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.

Tóm lại, việc áp dụng Activity-Based Costing đòi hỏi sự cẩn trọng, chi tiết và liên tục để đảm bảo rằng phương pháp này mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online