PHẦN MỀM BRAVO 8R3 ERP-VN

[Phần mềm BRAVO]

Nhiều điểm mới trên module Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) của BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

10 Tháng Tám, 2022

Bắt kịp xu hướng mới trong vấn đề Quản lý quan hệ khách hàng tại các Doanh nghiệp hiện nay, BRAVO đã nhanh chóng nghiên cứu và phát triển thêm trên phiên bản BRAVO 8R3 (ERP-VN). So với phiên bản cũ, phân hệ hệ Quản lý Quan hệ khách hàng (CRM) trên phiên bản mới được xem như là một sự “lột xác” toàn diện, hỗ trợ quản lý chuyên sâu và chi tiết hơn gấp nhiều lần.
Các tính năng mới của phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng trên phiên bản BRAVO 8R3 được thiết kế bám sát theo các bài toán quản lý thực tế tại khách hàng. Thực tế yêu cầu về việc quản lý quan hệ khách hàng tại hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần phải giải quyết được các bài toán sau:
Bài toán Quản lý công việc Marketing:

• Thu thập dữ liệu đầu mối, khách hàng tiềm năng từ các kênh triển khai chiến dịch Marketing như: Facebook, ****, Website, các kênh khác…
• Quản lý, thực hiện chiến dịch gửi Email Marketing, Chiến dịch gửi tin nhắn SMS Brandname
• Quản lý chiến dịch Marketing
• Thiết kế, lập chiến dịch khảo sát khách hàng (Web Survey)

Bài toán Quản lý công việc bán hàng

• Quản lý thông tin khách hàng chính thức
• Quản lý cơ hội bán hàng và các đối thủ cạnh tranh

Bài toán Quản lý công việc chăm sóc khách hàng

• Lập chiến dịch chăm sóc khách hàng
• Ghi nhận và xử lý giao dịch chăm sóc khách hàng, khiếu nại
• Gửi email/tin nhắn chăm sóc khách hàng
• Tích hợp tổng đài IP hoặc các hệ thống/phần mềm bổ trợ khác.

Bài toán Đáp ứng nhu cầu Quản lý cho các nhà quản trị

• Việc truy xuất báo cáo đảm bảo thời gian nhanh chóng, mức độ chính xác cao
• Hệ thống báo cáo đáp ứng cho yêu cầu quản trị phải được thiết lập đầy đủ và toàn diện.
• Dòng dữ liệu đảm bảo lưu chuyển chính xác tới các bộ phận phòng ban liên quan khác.

1. Giới thiệu chung về Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng trên BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

Mặc dù chỉ là một phân hệ (module) nằm trong cả hệ thống phần mềm tổng thể BRAVO 8R3 (ERP-VN), nhưng phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng trên phiên bản mới hoàn toàn đáp ứng tính năng một cách toàn diện tương tự như những phần mềm CRM chuyên sâu tại thị trường hiện nay. Phần mềm là công cụ đắc lực trong việc trợ giúp nhân viên các bộ phận Marketing, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng. Ngoài ra với hệ thống báo cáo chuyên sâu, phần mềm cung cấp các dữ liệu cần thiết và quan trọng tới bộ phận Ban lãnh đạo, cũng như nhà quản lý một cách nhanh chóng và kịp thời; giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định và chiến lược đúng đắn liên quan đến hoạt động quản lý quan hệ khách hàng.

Tổng quan giao diện Phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Trên thực tế hệ thống “Quản lý quan hệ khách hàng” hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận, quản lý và mở rộng tập khách hàng dễ dàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng từ đó cắt giảm được chi phí bán hàng và gia tăng doanh thu, lợi nhuận của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phân hệ Quản lý Quan hệ Khách hàng cũng có khả năng kết nối tới các phân hệ khác trong hệ thống quản lý tổng như: “Quản lý Bán hàng”, “Tài chính Kế toán”.

2. Điểm mới của phân hệ Quản lý Quan hệ khách hàng trên phiên bản BRAVO 8R3​

Trên phiên bản BRAVO 8R2 trước đây, phân hệ CRM chỉ chủ yếu đáp ứng xoay quanh bài toán quản lý bán hàng với một số chức năng cơ bản như Nhu cầu khách hàng, Phân loại khách hàng, Báo giá, chào hàng, Chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên đến phiên bản BRAVO 8R3, dựa trên những xu hướng tính năng của các phần mềm CRM hiện nay cùng với những bài toán thực tế tại Khách hàng, Phân hệ CRM hiện tại cải tiến những tính năng mới liên quan đến 3 bài toán chính: Quản lý công việc Marketing, Quản lý công việc bán hàng và Quản lý công việc Chăm sóc khách hàng.

2.1. Tính năng hỗ trợ quản lý công việc Marketing​

• Tích hợp đa kênh tiếp thị bán hàng hiện đại nhằm tạo phễu thu nhập thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng như Facebook, Email, SMS Brandname, **** hay các giải pháp Chatbot, Landing Page trên Website của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ khai báo Email mẫu, tin nhắn mẫu (SMS), bộ câu hỏi chăm sóc/khảo sát khách hàng để sử dụng theo từng chiến dịch Marketing hoặc chiến dịch chăm sóc, khảo sát khách hàng.
• Lập, theo dõi, đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, kênh tiếp thị Marketing và thống kê, đánh giá số lượng khách hàng, cơ hội bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng chính thức. Thống kê, phân tích để đưa ra các giải pháp thực hiện hiệu quả hơn.

2.2. Tính năng hỗ trợ quản lý công việc Bán hàng​

• Thu thập dữ liệu tự động từ các kênh tiếp thị hoặc cập nhật, quản lý thông tin khách hàng (Tên, Địa chỉ, Email, Điện thoại, Kênh tiếp thị, Chiến dịch Marketing...), cơ hội bán hàng (Khách hàng, nhu cầu sản phẩm...). Tự động kiểm tra và đình chỉ khi có sự trùng lặp khách hàng hoặc cơ hội bán hàng thu thập được từ nhiều kênh tiếp thị khác nhau. Chuyển thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng cho nhân viên kinh doanh xúc tiến, theo dõi bán hàng.
• Lập, theo dõi, đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, kênh tiếp thị Marketing và thống kê, đánh giá số lượng khách hàng, cơ hội bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng chính thức. Thống kê, phân tích để đưa ra các giải pháp thực hiện hiệu quả hơn.

2.3. Tính năng hỗ trợ quản lý công việc Chăm sóc Khách hàng​

• Lập, theo dõi, đánh giá kết quả các chiến dịch chăm sóc hoặc khảo sát khách hàng. Triển khai chiến dịch chăm sóc, khảo sát khách hàng thông qua tích hợp Email Marketing, SMS BrandName,... Cập nhật giao dịch chăm sóc, khảo sát khách hàng theo từng chiến dịch.

Giao diện cập nhật giao dịch chăm sóc khách hàng

• Cập nhật yêu cầu/khiếu nại của khách hàng. Theo dõi trạng thái, kết quả xử lý yêu cầu/khiếu nại khách hàng. Chăm sóc và ghi nhận kết quả, mức độ hải lòng của khách hàng.
• Có khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như Tổng đài VoIP.

3. Hệ thống Báo cáo đáp ứng bài toán quản trị​

Các báo cáo quan trọng được thiết lập trên phân hệ Quản lý quan hệ Khách hàng gồm có:

• Báo cáo tổng hợp chiến dịch Marketing: Cho phép doanh nghiệp theo dõi được các chiến dịch marketing đã phát sinh trong khoảng thời gian chạy báo cáo về doanh thu kỳ vọng, ngân sách, số lượng đầu mối thu được, số lượng email/tin nhắn đã gửi,…
• Báo cáo tăng trưởng khách hàng theo chiến dịch: Cung cấp góc nhìn tổng quan về sự tăng trưởng khách hàng qua các chiến dịch marketing, từ đó có thể đưa ra các phán đoán, quyết định hợp lý hơn.
• Báo cáo thống kê số lượng khảo sát: Giúp theo dõi số lượng đối tượng tham gia khảo sát theo từng chiến dịch khảo sát khách hàng.
• Báo cáo Phân tích kết quả khảo sát: theo dõi số lượng, tỷ lệ các câu trả lời của đối tượng tham gia khảo sát theo từng câu hỏi của bộ câu hỏi khảo sát.
• Báo cáo tổng hợp cơ hội bán hàng: theo dõi thông tin về cơ hội bán hàng đã phát sinh trong một khoảng thời gian như trạng thái của cơ hội, tỷ lệ thành công, giá trị của cơ hội,…

Giao diện theo dõi tổng hợp các báo cáo hoạt động Xúc tiến bán hàng

• Báo cáo Phân tích cơ hội bán hàng giữa các kỳ: phân tích số lượng cơ hội bán hàng, tỷ lệ tăng trưởng giữa kỳ này và kỳ trước, có thể lựa chọn nhóm theo các loại: Theo loại khách hàng, theo trạng thái cơ hội và theo nhân viên quản lý.
• Báo cáo tổng hợp giao dịch chăm sóc khách hàng: cho phép theo dõi tổng hợp số lượng giao dịch chăm sóc khách hàng theo từng loại như: Giải quyết khiếu nại, Chăm sóc khách hàng định kỳ, Chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm,…
• Báo cáo phân tích kết quả chăm sóc khách hàng: Phân tích chất lượng các giao dịch chăm sóc khách hàng theo từng tiêu chí đánh giá như: Thái độ của khách hàng sau khi được chăm sóc, chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, chất lượng công việc của nhân viên.

Thực tế trong quá trình triển khai, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt nhờ kiến trúc 3 lớp của phần mềm, cán bộ kỹ thuật của BRAVO có thể dễ dàng đáp ứng mọi yêu cầu đặc thù về bài toán quản trị trong mỗi doanh nghiệp.
Chi tiết các tính năng mới trên BRAVO 8R3 (ERP-VN), cập nhật TẠI ĐÂY.

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Nâng cấp Công cụ quản trị dữ liệu đa chiều BI Dashboard trên BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

Giao diện Dashboard là một yếu tố quan trọng mà các User dùng để đánh giá chất lượng của một phần mềm sử dụng. Đây được xem là điểm chạm đầu tiên giữa người dùng và phần mềm trong việc tạo ra ấn tượng tốt hoặc xấu. Vì vậy một cảm quan tốt sẽ giúp phần mềm ghi điểm cao trong sự đánh giá của khách hàng. Thấu hiểu vấn đề này, trên phiên bản BRAVO 8R3, BRAVO đã thực hiện cải tiến thiết kế giao diện Business Intelligence Dashboard (BI Dashboard) để tối ưu những trải nghiệm của người dùng và đáp ứng nhu cầu quản trị.
BI Dashboard là một công cụ quản lý dữ liệu thông qua hình thức trực quan hóa dữ liệu. KPIs được hiển thị trong các BI Dashboard sinh động và trực quan bằng các biểu đồ đa dạng để người sử dụng có thể nhìn thấu được insights từ số liệu. Các Dashboard trực quan đều được sử dụng công nghệ để cấu trúc thành các biểu đồ hoàn chỉnh và số liệu được cập nhật realtime. Các biểu đồ trong Dashboard được cấu thành từ sự kết hợp giữa các trường (dimension) và chỉ số (metric) tương thích với nhau để phục vụ cho từng ngành hàng, nhu cầu của từng doanh nghiệp

1. Mục đích và nguyên lý hoạt động của công cụ BI Dashboard​

• Xây dựng Dashboard, widget linh hoạt và trực quan với người sử dụng. Các dạng biểu đồ được sử dụng đa dạng: cột, tròn, đường, kết hợp, WarterFall, Tornado, TreeMap,…)
• Công cụ tập trung vào tính chất phân tích dữ liệu của các báo cáo Widget trên Dashboard (BI). Đảm bảo với một lượng dữ liệu thô ban đầu sẽ có thể khai thác, hiển thị dữ liệu theo nhiều chiều hướng khác nhau và được sắp xếp có chủ đích phục vụ cho các nhu cầu quản trị.
• Nhấn mạnh vào các tính năng liên kết dữ liệu giữa các widget (relation), hiển thị độc lập các tham số .

2. Các giao diện điển hình sử dụng BI Dashboard trên phần mềm​

Ví dụ trên phân hệ Quản lý mua hàng, BI Dashboard được ứng dụng trên các tab:

• Tab “Tổng quan”: Phân tích các thông tin tổng hợp của phân hệ mua hàng.

• Tab “Nhà cung cấp”: Phân tích các chỉ tiêu đánh giá theo nhà cung cấp.

• Tab “Đơn hàng, công nợ”: Phân tích các chỉ tiêu đánh giá về công nợ và đơn hàng.

3. Các tính năng nổi bật của công cụ BI Dashboard​

Tham số dạng ngày tháng năm hoặc số:
Thông tin điều kiện lọc dữ liệu theo thời gian hoặc số. Người dùng có thể tự gõ lại các tham số này hoặc lựa chọn giá trị từ màn hình lịch (đối với kiểu thời gian). Ngoài ra chức năng còn hỗ trợ chúng ta có thể thay đổi các tham số này bằng cách kéo thanh trượt.

Các tham số dạng lựa chọn giá trị
Thông tin điều kiện lọc dữ liệu dạng danh sách. Chức năng cho phép người dùng có thể tìm kiếm các giá trị, tích chọn các giá trị tìm kiếm, chỉ hiển thị các giá trị đã chọn, thống kê số lượng bản ghi đã chọn, bỏ tích toàn bộ các giá trị đã chọn,…
Thời gian làm mới
Thống kê thông tin về thời gian gần nhất chương trình cập nhật dữ liệu mới nhất lên màn hình Dashboard.

Tính năng đóng mở panel tham số
Tính năng giúp người dùng dễ dàng thu nhỏ phần hiển thị điều kiện lọc để tăng phần diện tích hiển thị các biểu đồ. Tính năng này được thực hiện bằng cách đơn giản là click chuột vào biểu tượng > ở phần panel tham số.

Tính năng phóng to báo cáo
Tính năng này giúp người dùng có thể mở tràn màn hình với phần hiển thị của báo cáo được chọn. Để thực hiện được tính năng này, chỉ cần thực hiện thao tác nhấp chuột vào biểu tượng phóng to. Để trở lại trạng thái ban đầu, chúng ta có thể ấn ESC hoặc click lại vào biểu tượng phóng to ban đầu.

Tùy chọn loại biểu đồ
Một số báo cáo hỗ trợ tính năng cho phép chúng ta lựa chọn loại biểu đồ hiển thị cho báo cáo. Để sử dụng tính năng này người dùng nhấp chuột vào biểu tượng < >

Tính năng lọc
Tính năng hỗ trợ lọc các giá trị mong muốn trên các dữ liệu của báo cáo biểu đồ. Cách sử dụng đơn giản thông qua thao tác nhấp chuột vào biểu tượng phễu trên màn hình

Tính năng liên kết dữ liệu giữa các báo cáo
Tính năng này cho phép người dùng khi nhấp chuột vào một vùng dữ liệu của báo cáo mẹ thì các báo cáo con sẽ hiển thị dữ liệu theo vùng dữ liệu của báo cáo mẹ.
Ví dụ: Trong phân hệ bán hàng – Tab “Doanh thu”.
Khi nhấp chuột vào phần biểu đồ của báo cáo mẹ “10 khu vực có doanh số lớn nhất” thì các báo cáo còn lại trên màn hình sẽ hiển thị kết quả theo vùng mà con trỏ đang chọn.

Màn hình Giao diện báo cáo khi con trỏ chuột chọn khu vực Đống Đa
Tính năng kéo thả và tự điều chỉnh kích cỡ các báo cáo
Tính năng kéo thả các báo cáo cho phép người dùng có thể thay đổi vị trí hiển thị các đối tượng trên Dashboard (phần tham số, các khối thông tin nhanh, các báo cáo nhanh). Để thực hiện tính năng này, chúng ta có thể đặt con trỏ vào vị trí tiêu đề báo cáo và thực hiện kéo thả đến vị trí mong muốn.
Tính năng thay đổi kích thước các đối tượng trên Dashboard cho phép kéo rộng hoặc thu nhỏ kích thước hiển thị của các đối tượng này. Để sử dụng chức năng này, người dùng di chuyển con trỏ đến viền của các khối, khi con trỏ xuất hiện biểu tượng kéo thả thì thực hiện kéo con chuột theo hướng cần điều chỉnh.
Để khôi phục lại kích thước/vị trí mặc định có thể ấn chuột phải và chọn “Khôi phục kích thước và vị trí mặc định”.

Xem thêm: Phần mềm kế toán phù hợp của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Bổ sung phân hệ Quản lý Kiểm soát Chất lượng (QC) trên BRAVO 8R3 (ERP-VN)​

Tại bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì bài toán thường thấy là tất cả các nguyên vật liệu đầu vào đều phải trải qua quá trình kiểm định chất lượng trước khi nhập kho. Tất cả các sản phẩm sản xuất ra hoặc sản phẩm trước khi được xuất bán ra thị trường cũng đều phải trải qua quá trình kiểm tra, đánh giá chất lượng nghiêm ngặt.
Nhận thấy rằng việc bổ sung phân hệ Quản lý Kiểm soát chất lượng trên hệ thống giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp là một yêu cầu cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. BRAVO đã tập trung nghiên cứu, phân tích, thiết kế và từ đó xây dựng thêm phân hệ Quản lý Kiểm soát Chất lượng (QC) trên phiên bản BRAVO 8R3 (ERP-VN). Đây là một module hoàn toàn mới, hứa hẹn sẽ đem tới cho Quý khách hàng một trải nghiệm toàn diện trong quy trình quản lý và vận hành của doanh nghiệp.

1. Đặc điểm chung của phân hệ Quản lý Kiểm soát chất lượng (QC)​

• Phân hệ giúp cho bộ phận QC của công ty có thể kiểm soát và quản lý quá trình kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp
• Bản chuẩn được thiết kế dựa trên việc xây dựng bài toán chung áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp nên với các bài toán cụ thể đặc thù trên từng sản phẩm sẽ được BRAVO Customize theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Các tính năng tự động tạo phiếu có thể kế thừa dữ liệu từ kết quả kiểm tra chất lượng, hỗ trợ nhân viên bộ phận kho nhiều thao tác thủ công.
• Hỗ trợ tác nghiệp đến các bộ phận: Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Kho, Ban lãnh đạo

2. Tính năng quản lý nổi bật trên phân hệ Quản lý Kiểm soát chất lượng​

2.1. Quản lý IQC​

IQC là viết tắt của Input Quality Control, có nghĩa là kiểm soát chất lượng đầu vào. Mục đích của IQC là kiểm soát chất lượng đầu vào sao cho đảm bảo đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn và quy định về số lượng và chất lượng. Tính năng quản lý IQC được kiểm soát thông qua:

• Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu vào:

Trước khi cho nhập kho nguyên vật liệu đầu vào, bộ phận mua hàng hoặc bộ phận kho lập phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu vào để bộ phận QC tiến hành kiểm tra chất lượng.

• Phiếu Kiểm tra chất lượng đầu vào:

Sau khi nhận được Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu vào, bộ phận QC tiến hành thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào bằng các phương pháp kiểm đếm, đo đạc, thử mẫu,… để xác định được các thông số thực tế và ghi nhận kết quả kiểm tra trên phiếu kiểm tra chất lượng.

Giao diện Phiếu kiểm tra chất lượng đầu vào

• Nguyên vật liệu không phù hợp:

Trên thực tế, sau khi nguyên vật liệu được kiểm tra xong và nhập kho vẫn phát hiện ra các nguyên vật liệu còn lỗi, các lỗi này chủ yếu được ghi nhận từ phản ánh của các bộ phận sản xuất. Từ đó phần mềm cung cấp phiếu Nguyên vật liệu không phù hợp để thống kê, ghi nhận các lỗi còn phát sinh này, đồng thời xác định loại lỗi và phương án xử lý, từ đó làm cơ sở để lên các báo cáo đánh giá chất lượng kiểm tra đầu vào.

Giao diện Phiếu Nguyên vật liệu không phù hợp

2.2. Quản lý PQC​

PQC là viết tắt của Process Quality Control, nghĩa là kiểm soát chất lượng quá trình sản xuất. Mục đích chính của PQC là kiểm soát quy trình sản xuất theo các tiêu chuẩn, quy định đã đặt ra. Tính năng quản lý PQC được kiểm soát thông qua:

• Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất:

Trước khi cho nhập kho sản phẩm hoàn thành, bán thành phẩm sản xuất trên dây chuyền, bộ phận sản xuất lập phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất để bộ phận QC tiến hành kiểm tra chất lượng.

• Phiếu Kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất:

Sau khi nhận được Yêu cầu kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất, bộ phận QC tiến hành thực hiện kiểm tra chất lượng các sản phẩm hoàn thành, bán thành phẩm trên dây chuyền bằng các phương pháp kiểm đếm, đo đạc, kiểm thử,… để xác định được các thông số thực tế và ghi nhận kết quả kiểm tra trên phiếu kiểm tra chất lượng.

Giao diện Phiếu Kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất

• Biên bản hủy sản phẩm lỗi:

Sau khi kiểm tra chất lượng, các thành phẩm, bán thành phẩm không đạt yêu cầu và không thể sửa chữa hay tái sử dụng thì không thể nhập kho, khi đó cần lập Biên bản hủy sản phẩm sản xuất để ghi nhận. Biên bản hủy sản phẩm lỗi trợ giúp lưu trữ và hiển thị các thông tin liên quan đến hủy sản phẩm. Hỗ trợ lấy dữ liệu từ Thống kê sản xuất: lấy các dòng vật tư có dữ liệu cột Phế phẩm.

Giao diện Biên bản hủy sản phẩm lỗi

2.3. Quản lý OQC​

OQC là viết tắt của Output Quality Control, nghĩa là kiểm soát chất lượng đầu ra. Mục đích của OQC là xác định các sản phẩm làm ra đạt yêu cầu chất lượng trước khi được giao cho khách hàng. Tính năng quản lý OQC được kiểm soát thông qua:

• Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu ra:

Trước khi cho xuất kho hàng hóa, thành phẩm bán ra, bộ phận bán hàng hoặc bộ phận kho lập phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu ra để bộ phận QC tiến hành kiểm tra chất lượng.

Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu ra

• Phiếu Kiểm tra chất lượng đầu ra:

Sau khi nhận được Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu ra, bộ phận QC tiến hành thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa, thành phẩm bằng các phương pháp kiểm đếm, đo đạc, kiểm thử,… để xác định được các thông số thực tế và ghi nhận kết quả kiểm tra trên phiếu kiểm tra chất lượng.

Phiếu Kiểm tra chất lượng đầu ra

• Biên bản hủy sản phẩm lỗi:

Sau khi kiểm tra chất lượng, các hàng hóa không đạt yêu cầu xuất bán và không thể sửa chữa hay thanh lý cần lập Biên bản hủy sản phẩm bán để ghi nhận, lưu trữ và hiển thị các thông tin liên quan đến hủy sản phẩm.

Biên bản hủy sản phẩm lỗi

• Sản phẩm không phù hợp:

Ghi nhận lọt lỗi được phản hồi từ các bộ phận/ khách hàng sau quá trinh OQC
Trên thực tế, dù trước khi xuất bán hàng hóa đã được kiểm tra chất lượng cũng không tránh khỏi tới tay khách hàng vẫn có lỗi có thể do kiểm tra lọt lỗi hoặc do quá trình vận chuyển, lưu trữ tại kho khách hàng. Các phản ánh thường thông qua ghi nhận từ bộ phận bán hàng, khi này bộ phận kho thống kê các sản phẩm không phù hợp, từ đó tìm nguyên nhân và tìm phương án khắc phục để tránh lặp lại các lỗi.

Phiếu ghi nhận Sản phẩm không phù hợp
Với việc bổ sung Phân hệ Quản lý Kiểm soát chất lượng (QC) sẽ trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… ngăn ngừa việc sản xuất những sản phẩm và cấu kiện có phẩm chất kém. Đồng thời sẽ tiết kiệm thời gian, công sức trong việc sản xuất, lưu thông hàng hóa và giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Nhiệt điện Quảng Ninh ứng dụng thành công phần mềm BRAVO trong công tác quản lý​

Với mục tiêu tận dụng sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số để gia tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí, Công ty cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh đã và đang triển khai nhiều giải pháp để xây dựng mô hình số hóa và chuyển đổi số trong hoạt động SXKD. Riêng đối với công tác quản lý vật tư, việc ứng dụng thành công phần mềm BRAVO đã giúp đơn vị nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát vật tư nhập – xuất – tồn kho, điều hành hiệu quả trong sử dụng nguồn vốn.
Là nhà máy sản xuất điện có quy mô lớn, Công ty cổ phần Nhiệt điện Quảng Ninh (QTP) có hơn 26.500 mã vật tư phục vụ hoạt động sản xuất. Mỗi mã vật tư lại cần kèm theo nhiều thông tin để quản lý như: chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, thời gian nhập kho, xuất kho …
Cách quản lý vật tư theo phương pháp thủ công (nhập, xuất và xử lý dữ liệu hoàn toàn trên bảng exel) gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, từ truy xuất thông tin, tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng, đặc biệt là người thủ kho này nghỉ người thủ kho kia khó làm thay. Các công tác kiểm kê định kỳ của Công ty thường thực hiện rất vất vả, cần nhiều nhân lực và thời gian để xử lý khối lượng lớn công việc, các bộ phận hoàn toàn phụ thuộc vào bảng excel mà định kỳ hàng tháng bộ phận thống kê gửi đến. Các bộ phận liên quan như thủ kho, chuyên viên kỹ thuật, kỹ thuật viên phân xưởng,.. không cập nhật được tồn kho chính xác tại thời điểm cần.
Hơn nữa, Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh có 1 lượng hàng dự án hơn 3.500 mã do các nhà thầu SEC giao lại, gần như chỉ có tên danh mục thông số kỹ thuật chi tiết không đầy đủ, nếu chỉ tra cứu trên file dữ liệu trên thì không thể xác định được vật tư cần thay thế. Bởi vậy, khi có yêu cầu thay thế vật tư phục vụ công tác sửa chữa, các chuyên viên phụ trách phòng Kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng mình cần thay thế có hay không, việc này rất tốn thời gian và ảnh hưởng đến tính kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.

Hệ thống kho vật tư của Công ty Nhiệt điện Quảng Ninh
Để giải quyết những tồn tại này, QTP đã từng bước triển khai việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý vật tư. Nhiều năm qua, Công ty đưa vào Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp BRAVO, trong đó tích hợp phân hệ quản lý về mua sắm, tổng hợp nhu cầu vật tư. Việc xây dựng hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của phần mềm BRAVO đã góp phần giúp quá trình thực hiện các công việc liên quan về mua sắm vật tư được khoa học và hiệu quả.

Phần mềm BRAVO giúp truy cập, quản lý toàn bộ dữ liệu về vật tư
Để đồng bộ và nâng cao hiệu quả quản lý bằng chuyển đổi số, từ đầu năm 2022, QTP tiếp tục triển khai chương trình “Áp dụng mã số – mã vạch trong công tác quản lý vật tư” bằng phần mềm QR code. QR code viết tắt của Quick Response Code (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh), đây là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc ipad, điện thoại thông minh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch. Khi quản lý kho bằng QR Code thì các thông tin vật tư sẽ được tự động mã hóa, người phụ trách sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi nhập kho.

Cán bộ quản lý kho quản lý vật tư theo mã QR

Giao diện BRAVO app dùng trên smartphone để truy xuất thông tin vật tư
Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Nhờ đó, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giúp các bộ phận liên quan chủ động trong việc theo dõi hàng tồn kho trên hệ thống; Giảm chi phí tồn kho do luôn kiểm soát được tồn kho tổi thiểu và trợ giúp quyết định mua mới vật tư, góp phần tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp.
Để đưa vào quản lý kho bằng hệ thống QR code, Công ty đã phải tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khổng lồ cho toàn bộ danh mục Vật tư. Đến nay, Công ty đã số hóa được 100% danh mục mã vật tư và cung cấp gần 27.000 ảnh vật tư lên hệ thống phần mềm quản lý mã vạch.
Với việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực hoạt động, QTP thể hiện quyết tâm không ở lại phía sau trên lộ trình chuyển đổi số./.

Xem thêm: Phần mềm kế toán phù hợp với các doanh nghiệp của BRAVO.