Phần 3: Kỹ thuật phân tích rủi ro định tính: Phân tích Structured What-If Technique ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.

[Son.Tran]

1. Quy trình phân tích Structured What-If Technique ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.
Quy trình phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) trong doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng có thể được thực hiện theo các bước sau:

• Xác Định Mục Tiêu Phân Tích: Xác định mục tiêu chính của phân tích SWIFT trong ngữ cảnh sản xuất theo đơn đặt hàng. Có thể là tối ưu hóa thời gian sản xuất, quản lý chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm, hoặc tối ưu hóa linh hoạt sản xuất.
• Xác Định Các Yếu Tố Rủi Ro và Biến Đổi: Xác định các yếu tố rủi ro và biến đổi có thể xảy ra trong quá trình sản xuất theo đơn đặt hàng. Điều này có thể bao gồm biến động trong số lượng đơn đặt hàng, thay đổi trong quy trình sản xuất, hay sự biến động trong nguồn cung ứng.
• Xây Dựng Câu Hỏi "What-If": Phát triển các câu hỏi "What if" cụ thể liên quan đến sản xuất theo đơn đặt hàng. Câu hỏi có thể xoay quanh thời gian sản xuất, nguồn cung ứng, chất lượng sản phẩm, và chi phí.
• Tổ Chức Phiên Thảo Luận: Tổ chức phiên thảo luận với các bên liên quan, bao gồm quản lý sản xuất, kế toán, quản lý chuỗi cung ứng, và bất kỳ bộ phận nào có liên quan. Đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội để đưa ra ý kiến và câu hỏi.
• Đánh Giá Tác Động và Rủi Ro: Đánh giá tác động của các biến đổi giả định đối với quá trình sản xuất theo đơn đặt hàng. Đồng thời, xác định rủi ro và cơ hội có thể xuất hiện trong quá trình sản xuất.
• Ghi Chép và Phân Loại Kết Quả: Ghi chép kết quả của quá trình phân tích và phân loại chúng dựa trên mức độ ảnh hưởng và mức độ quan trọng đối với mục tiêu sản xuất theo đơn đặt hàng.
• Đề Xuất Biện Pháp Phòng Ngừa và Quản Lý Rủi Ro: Dựa trên đánh giá, đề xuất các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng cơ hội tích cực trong sản xuất theo đơn đặt hàng.
• Đánh Giá Tính Khả Thi và Chi Phí: Đánh giá tính khả thi của các biện pháp đề xuất, bao gồm cả chi phí triển khai và lợi ích dự kiến. Điều này giúp quyết định xem liệu các biện pháp đó có thực sự hữu ích hay không.
• Liên Tục Cập Nhật và Theo Dõi: Liên tục cập nhật quá trình phân tích để đảm bảo nó vẫn phản ánh sự biến động trong môi trường sản xuất theo đơn đặt hàng. Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các biện pháp phòng ngừa.

2. Ví dụ phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.
Để minh họa cách phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) có thể được sử dụng trong doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, chúng ta sẽ xem xét một ví dụ với số liệu giả định. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ đánh giá ảnh hưởng của việc thay đổi thời gian sản xuất trên hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ví dụ: Thay Đổi Thời Gian Sản Xuất Trong Doanh Nghiệp Sản Xuất Theo Đơn Đặt Hàng

• Dữ Liệu Ban Đầu:
  • Doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng với thời gian sản xuất mỗi đơn đặt hàng là 10 giờ.
  • Chi phí sản xuất mỗi đơn đặt hàng là 200 đơn vị tiền tệ (VND).
• Các Biến Quan Trọng:
  • Thời gian sản xuất (giờ).
  • Chi phí sản xuất (VND).
• Kịch Bản What-If:
  • Kịch Bản 1: Giảm thời gian sản xuất từ 10 giờ xuống 8 giờ.
  • Kịch Bản 2: Tăng thời gian sản xuất từ 10 giờ lên 12 giờ.
• Tiêu Chí Đánh Giá:
  • Tiêu Chí 1: Hiệu suất (số lượng đơn đặt hàng hoàn thành trên giờ).
  • Tiêu Chí 2: Lợi nhuận (doanh thu từ bán hàng trừ chi phí sản xuất).
• Tính Toán và Phân Tích:
  • Kịch Bản 1:
    • Số lượng đơn đặt hàng hoàn thành trên giờ: 1 / (10/8) = 0.8 đơn/giờ.
    • Lợi nhuận: (0.8 * 200) VND = 160 VND/giờ.
  • Kịch Bản 2:
    • Số lượng đơn đặt hàng hoàn thành trên giờ: 1 / (10/12) = 1.2 đơn/giờ.
    • Lợi nhuận: (1.2 * 200) VND = 240 VND/giờ.
• Đánh Giá Nhóm:
  • Tổ chức phiên gặp nhóm để thảo luận về các kịch bản và đánh giá ảnh hưởng của chúng.
  • Nhận xét: Kịch Bản 1 giúp tăng hiệu suất nhưng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Kịch Bản 2 có thể tăng lợi nhuận nhưng có thể làm giảm khả năng đáp ứng đúng hạn.
• Phản Hồi và Điều Chỉnh: Dựa trên phản hồi từ nhóm, điều chỉnh các kịch bản và xem xét các yếu tố khác như chất lượng sản phẩm, chiến lược giá cả và khả năng đáp ứng.
• Theo Dõi và Đánh Giá Hiệu Suất Thực Tế: Triển khai các thay đổi dựa trên quyết định của nhóm và theo dõi hiệu suất thực tế theo thời gian.

Bằng cách thực hiện phân tích SWIFT trong ví dụ này, doanh nghiệp có thể đánh giá và tối ưu hóa thời gian sản xuất để đạt được một sự cân bằng giữa hiệu suất và lợi nhuận.

3. Một số tình huồng và giải pháp khi phân tích tích Structured What-If Technique ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.
Structured What-If Technique (SWIFT) là một phương pháp phân tích có cấu trúc được sử dụng để đánh giá các tác động của các quyết định và biến đổi trong môi trường doanh nghiệp. Trong ngữ cảnh của doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, SWIFT có thể được áp dụng để dự đoán và đánh giá các tình huống khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

3.1. Tình huống 1: Thay đổi công nghệ sản xuất:

• What-If: Nếu chúng ta áp dụng một công nghệ mới vào quy trình sản xuất, liệu có ảnh hưởng đến tăng cường hiệu suất và giảm chi phí không?
• Kết quả dự kiến: Có thể sẽ có sự giảm thiểu thời gian sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm.
• Hướng xử lý: Triển khai một kế hoạch thử nghiệm nhỏ để đánh giá hiệu suất thực tế của công nghệ mới. Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ và có sự hỗ trợ cần thiết.

3.2. Tình huống 2: Thời gian giao hàng:

• What-If: Nếu chúng ta cải thiện quy trình vận chuyển và giao hàng, liệu có thể cung cấp hàng hóa đặt hàng một cách nhanh chóng hơn không?
• Kết quả dự kiến: Có thể giảm thời gian giao hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Hướng xử lý: Tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao hàng, có thể bao gồm việc đầu tư vào hệ thống theo dõi và quản lý kho hiệu quả, cũng như cải thiện liên lạc với đối tác vận chuyển.

3.3. Tình huống 3: Quy trình đặt hàng và sản xuất linh hoạt:

• What-If: Nếu chúng ta áp dụng một hệ thống quản lý đặt hàng và sản xuất linh hoạt, liệu có thể giảm thời gian đáp ứng đơn đặt hàng khẩn cấp không?
• Kết quả dự kiến: Có thể cải thiện khả năng đáp ứng linh hoạt đối với các yêu cầu đặt hàng đột ngột.
• Hướng xử lý: Thực hiện hệ thống quản lý đặt hàng linh hoạt và đào tạo nhân viên về cách quản lý đơn đặt hàng ưu tiên và đột ngột.

3.4. Tình huống 4: Đào tạo nhân sự:

• What-If: Nếu chúng ta đào tạo nhân viên về các kỹ năng mới và cải thiện hiệu suất làm việc, liệu có thể giảm sai sót và tăng năng suất không?
• Kết quả dự kiến: Có thể giảm lỗi sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm.
• Hướng xử lý: Xác định các kỹ năng cần thiết và triển khai chương trình đào tạo định kỳ. Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào các khóa học và chia sẻ kiến thức.

3.5. Tình huống 5: Biến động trong nguồn cung:

• What-If: Nếu có biến động trong nguồn cung nguyên liệu, liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất và giao hàng không?
• Kết quả dự kiến: Có thể xác định các nguy cơ và phát triển kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực.
• Hướng xử lý: Xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp và xác định các nguồn cung phụ thay thế. Phát triển kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của sự biến động.

3.6. Tình huống 6: Thay đổi trong chiến lược giá cả:

• What-If: Nếu chúng ta thay đổi chiến lược giá cả, liệu có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và doanh số bán hàng không?
• Kết quả dự kiến: Có thể dự đoán tác động của sự thay đổi giá cả đối với doanh thu và lợi nhuận.
• Hướng xử lý: Thực hiện một phân tích chiến lược giá cả để đảm bảo rằng thay đổi không ảnh hưởng quá mức đến cạnh tranh và giá trị cung cấp.

3.7. Tình huống 7: Mở rộng quy mô sản xuất:

• What-If: Nếu chúng ta mở rộng quy mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng cao, liệu có đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý tình huống này không?
• Kết quả dự kiến: Có thể xác định khả năng mở rộng và cần thiết để duy trì chất lượng và hiệu suất.
• Hướng xử lý: Đánh giá khả năng mở rộng cùng với các yếu tố như nhân sự, nguyên liệu, và công nghệ. Phát triển kế hoạch dự phòng để giữ cho chất lượng và hiệu suất không bị ảnh hưởng.

Mỗi hướng xử lý đều cần được đánh giá một cách chi tiết, và có thể yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Các quyết định cuối cùng nên dựa trên sự phân tích cẩn thận và có sự hỗ trợ từ các bên liên quan. Qua việc áp dụng SWIFT trong những tình huống như trên, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định thông minh và đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý sản xuất theo đơn đặt hàng.

4. Một số bài tập phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng.
Dưới đây là một số bài tập phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) áp dụng vào doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng:

• Bài tập 1: Quy trình sản xuất và thời gian đáp ứng:
  • What-If: Nếu thời gian sản xuất mỗi đơn đặt hàng giảm xuống 20%, liệu có thể đáp ứng được nhiều đơn đặt hàng hơn không?
  • Kết quả dự kiến: Đánh giá khả năng tăng cường quy trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng cường.
• Bài tập 2: Nguồn cung nguyên liệu:
  • What-If: Nếu có sự biến động lớn trong nguồn cung nguyên liệu chính, liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất và thời gian giao hàng không?
  • Kết quả dự kiến: Xác định nguy cơ và phát triển kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động.
• Bài tập 3: Đào tạo nhân sự:
  • What-If: Nếu đầu tư vào đào tạo nhân sự để nâng cao kỹ năng làm việc và hiểu biết về các công nghệ mới, liệu có thể giảm lỗi sản xuất không?
  • Kết quả dự kiến: Xác định tác động của đào tạo nhân sự đối với chất lượng và hiệu suất.
• Bài tập 4: Chiến lược giá cả:
  • What-If: Nếu điều chỉnh chiến lược giá cả để tăng khả năng cạnh tranh, liệu có thể tăng doanh số bán hàng không?
  • Kết quả dự kiến: Phân tích tác động của thay đổi giá cả đối với doanh thu và lợi nhuận.
• Bài tập 5: Mở rộng quy mô sản xuất:
  • What-If: Nếu mở rộng quy mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng cao, liệu có đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý tình huống này không?
  • Kết quả dự kiến: Xác định khả năng mở rộng và cần thiết để duy trì chất lượng và hiệu suất.
• Bài tập 6: Đổi mới công nghệ:
  • What-If: Nếu triển khai một công nghệ mới vào quy trình sản xuất, liệu có thể giảm chi phí và tăng hiệu suất không?
  • Kết quả dự kiến: Đánh giá tác động của công nghệ mới đối với chi phí và hiệu suất.
• Bài tập 7: Quy trình đặt hàng linh hoạt:
  • What-If: Nếu cải thiện quy trình đặt hàng và sản xuất để đáp ứng các yêu cầu đặt hàng đột ngột, liệu có thể tăng khả năng đáp ứng không?
  • Kết quả dự kiến: Phân tích cách cải thiện quy trình để đảm bảo sự linh hoạt trong đáp ứng đơn đặt hàng.

Mỗi bài tập đều tập trung vào một khía cạnh cụ thể của quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng và có thể giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thông minh và linh hoạt.

5. Một số kinh nghiệm khi phân tích Structured What-If Technique ở doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng
Khi thực hiện phân tích Structured What-If Technique (SWIFT) trong môi trường doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, có một số kinh nghiệm quan trọng có thể giúp đảm bảo tính hiệu quả và đáng tin cậy của phân tích. Dưới đây là một số kinh nghiệm cần xem xét:

• Tìm Hiểu Rõ Quy Trình Sản Xuất: Hiểu rõ quy trình sản xuất đặc biệt của doanh nghiệp là quan trọng để xác định các yếu tố cụ thể có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và lợi nhuận.
• Xác Định Rõ Mục Tiêu Phân Tích: Xác định mục tiêu cụ thể của phân tích SWIFT trong ngữ cảnh sản xuất theo đơn đặt hàng, ví dụ như tối ưu hóa thời gian sản xuất, tăng hiệu suất, hoặc cải thiện khả năng đáp ứng.
• Liệt Kê Các Biến Quan Trọng: Xác định và liệt kê các biến quan trọng như thời gian sản xuất, chi phí, chất lượng sản phẩm, và khả năng đáp ứng đúng hạn.
• Mô Hình Hóa Sự Tương Tác: Sử dụng mô hình hóa để minh họa sự tương tác giữa các biến quan trọng và thể hiện tác động của các thay đổi đối với quy trình sản xuất.
• Tính Đến Yếu Tố Chất Lượng: Trong môi trường sản xuất theo đơn đặt hàng, chất lượng sản phẩm thường là yếu tố quyết định. Đảm bảo rằng phân tích cũng xem xét tác động của thay đổi lên chất lượng.
• Đánh Giá Khả Năng Đáp Ứng Đúng Hạn: Xem xét khả năng đáp ứng đúng hạn của doanh nghiệp khi xem xét các thay đổi. Cân nhắc về sự linh hoạt của quy trình sản xuất.
• Thực Hiện Phản Hồi Từ Nhiều Bên: Tổ chức phiên gặp nhóm với sự tham gia của các bên liên quan như nhóm sản xuất, kế toán, và quản lý chất lượng để đảm bảo tính toàn diện của phân tích.
• Ưu Tiên và Chọn Lọc Kịch Bản: Ưu tiên và chọn lọc kịch bản "what-if" dựa trên ưu tiên của doanh nghiệp và khả năng thực hiện.
• Theo Dõi Chi Phí và Lợi Nhuận: Đảm bảo rằng phân tích đánh giá chi phí và lợi nhuận của các thay đổi để có cái nhìn tổng thể về tác động kinh tế.
• Kiểm Soát Rủi Ro và Phản Đối Phương Pháp Phân Tích: Đánh giá rủi ro liên quan đến các thay đổi đề xuất và không ngần ngại phản đối hoặc đặt câu hỏi về phương pháp phân tích để đảm bảo tính toàn vẹn.
• Liên Tục Cập Nhật Phân Tích: Theo dõi các biến số kinh tế, thị trường, và môi trường làm ảnh hưởng đến kết quả của phân tích. Cập nhật phân tích khi cần thiết để đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng với biến động thị trường.

Bằng cách áp dụng những kinh nghiệm này, doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng có thể thực hiện phân tích SWIFT một cách có hệ thống và hiệu quả để đưa ra quyết định chiến lược.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online