Kế toán công nợ là một phần hành trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản phải thu phải trả của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có nhiều đối tác và khách hàng thì cần phải có kế toán công nợ theo dõi các khoản thanh toán cho các đối tác và các khoản phải thu của khách hàng. Khi làm kế toán công nợ thì các bạn kế toán, nhất là kế toán mới ra trường thường kho tránh khỏi việc gặp các lỗi sai sót. Những lỗi này dù rất nhỏ nhưng sẽ ảnh hưởng rất lớn đế doanh nghiệp. Dưới đây Phần mềm kế toán Link Q xin chia sẻ những sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ.
1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t*ượng rõ ràng;
2. Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết
+ Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khó đòi
+ Chứng từ - tạm ứng không ghi lý do, mục đích chi tạm ứng. Trên đề nghị tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền là người khác
+ Giấy đề nghị tạm ứng không ghi họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.
3. Hạch toán chưa đúng quy định
- Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí treo
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đi vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án
- Chưa hạch toán lãi phải thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phải thu phải trả không cùng một đối tượng
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
- Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
- Một số khoản tạm ứng không phục vụ mục đích kinh doanh
- Một số đối tượng tạm ứng, chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo
- Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như Đối tượng: Công trình A, thực thực chất là số dư tạm ứng của ông A… cán bộ theo dõi công trình A
- Quy trình hạch toán tạm ứng chưa đúng quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt.
4. Công tác đôn đốc thu hồi công nợ còn lỏng lẻo chưa chặt chẽ
- Công tác quản lý công nợ lỏng lẻo (chưa tuân thủ về thanh toán trong hợp đồng kinh tế) đã ký kết dẫn tới việc Công ty không đủ cơ sở để ràng buộc trách nhiệm vật chất với khách hàng đối với khoản nợ (mặc dù khách hàng đã có cam kết nhận nợ và trả nợ) dẫn đếnphát sinh nợ khó đòi
- Việc thanh quyết toán, đối chiếu công nợ với khách hàng không được thực hiện thường xuyên vì vậy gây khó khăn cho công tác thu nợ
- Việc đôn đốc công tác thu hồi nợ chưa được tiến hành triệt để
- Nhiều khoản công nợ tại doanh nghiệp không xác định được đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
- Tồn tại nhiều khoản công nợ khó đòi chưa xử lý (khi làm trợ lý kiểm toán phảI thu thập hồ sơ diễn biến khoản nợ)
5. Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ
- Lập dự phòng theo theo quy định tại Nghị định 109 mà chưa có đủ hồ sơ theo quy định tại TT 107
- Nhiều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã đã được trích lập dự phòng nhưng chưa được xử lý
- Một số khoản công nợ phải thu có số dư từ những năm trước chuyển sang, đơn vị vẫn chưa có biện pháp đôn đốc thu hồi công nợ.
- Công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát các nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúg theo quy định.
- Riêng đối với công nợ phải thu nội bộ: Chưa bù trừ hết các công nợ nội bộ do để không đúng tính chất tài khoản (Ví dụ trong trường hợp đơn vị cấp dưới có tổ chức công tác kế toán riêng mới hạch toán qua TK 136, 336)
1. Việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ:
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhân
Riêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối t*ượng rõ ràng;
2. Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
+ Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ.
+ Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
+ Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết
+ Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khó đòi
+ Chứng từ - tạm ứng không ghi lý do, mục đích chi tạm ứng. Trên đề nghị tạm ứng là tên một người, nhưng nhận tiền là người khác
+ Giấy đề nghị tạm ứng không ghi họ tên người tạm ứng, bộ phận làm việc, lý do tạm ứng và thời gian hoàn ứng.
3. Hạch toán chưa đúng quy định
- Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí treo
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đi vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án
- Chưa hạch toán lãi phải thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phải thu phải trả không cùng một đối tượng
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một khách hàng, cùng một nội dung công việc
- Hạch toán trên khoản mục tạm ứng một số khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp
- Một số khoản tạm ứng không phục vụ mục đích kinh doanh
- Một số đối tượng tạm ứng, chưa tiến hành hoàn ứng đã tạm ứng lần tiếp theo
- Đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết trên sổ kế toán chưa đúng đối tượng trên chứng từ kế toán như Đối tượng: Công trình A, thực thực chất là số dư tạm ứng của ông A… cán bộ theo dõi công trình A
- Quy trình hạch toán tạm ứng chưa đúng quy trình, làm đội số phát sinh tiền mặt.
4. Công tác đôn đốc thu hồi công nợ còn lỏng lẻo chưa chặt chẽ
- Công tác quản lý công nợ lỏng lẻo (chưa tuân thủ về thanh toán trong hợp đồng kinh tế) đã ký kết dẫn tới việc Công ty không đủ cơ sở để ràng buộc trách nhiệm vật chất với khách hàng đối với khoản nợ (mặc dù khách hàng đã có cam kết nhận nợ và trả nợ) dẫn đếnphát sinh nợ khó đòi
- Việc thanh quyết toán, đối chiếu công nợ với khách hàng không được thực hiện thường xuyên vì vậy gây khó khăn cho công tác thu nợ
- Việc đôn đốc công tác thu hồi nợ chưa được tiến hành triệt để
- Nhiều khoản công nợ tại doanh nghiệp không xác định được đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
- Tồn tại nhiều khoản công nợ khó đòi chưa xử lý (khi làm trợ lý kiểm toán phảI thu thập hồ sơ diễn biến khoản nợ)
5. Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ chưa được thực hiện đúng và đầy đủ
- Lập dự phòng theo theo quy định tại Nghị định 109 mà chưa có đủ hồ sơ theo quy định tại TT 107
- Nhiều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã đã được trích lập dự phòng nhưng chưa được xử lý
- Một số khoản công nợ phải thu có số dư từ những năm trước chuyển sang, đơn vị vẫn chưa có biện pháp đôn đốc thu hồi công nợ.
- Công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát các nguyên nhân và có hướng xử lý kịp thời.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúg theo quy định.
- Riêng đối với công nợ phải thu nội bộ: Chưa bù trừ hết các công nợ nội bộ do để không đúng tính chất tài khoản (Ví dụ trong trường hợp đơn vị cấp dưới có tổ chức công tác kế toán riêng mới hạch toán qua TK 136, 336)
