Lịch sử và Xu hướng của Báo cáo quản trị
Trước đây, các hệ thống kế thừa được sử dụng để chuẩn bị báo cáo cho ban quản lý - và trong nhiều trường hợp vẫn còn. Những hệ thống này hữu ích hơn nhiều so với báo cáo tài chính nhưng vẫn có những hạn chế của chúng. Các hệ thống cũ thường khá kỹ thuật trong hoạt động và giao diện của chúng, điều này khiến chúng trở thành thách thức đối với hầu hết những người không phải là nhân viên CNTT để sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra một tình huống “trễ thời gian” giữa một thành viên ban quản lý muốn báo cáo và thực sự nhận được báo cáo.
Trong thời hiện đại, với chiều rộng và chiều sâu của dữ liệu có sẵn ngày càng tăng với tốc độ đáng kinh ngạc, những thách thức này ngày càng leo thang. Như Peter Wollmert, một nhà lãnh đạo toàn cầu của EY, đã phát biểu trong một trích dẫn cho một bài báo của Giám đốc tài chính : “Nhiều [CFO] bị cản trở bởi các hệ thống cũ không cho phép các nhóm báo cáo trích xuất thông tin chi tiết về tương lai từ các tập dữ liệu lớn, thay đổi nhanh” .
Ngoài ra, bài báo báo cáo rằng một cuộc khảo sát được thực hiện bởi các dịch vụ tư vấn và kế toán tài chính EY (FAAS) chỉ ra rằng O CFO trên toàn thế giới nói rằng "khối lượng và tốc độ dữ liệu ngày càng tăng đang ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa cho hội đồng quản trị". Rõ ràng, các trang tổng quan kinh doanh hiện đại có rất nhiều thứ để cung cấp cho loại báo cáo này. Hãy đi sâu vào các phương pháp hay nhất để chuẩn bị và trình bày chúng.
Tại sao Viết Báo cáo quản trị lại Quan trọng?
Đối với bất kỳ chức năng nào và trong bất kỳ ngành nào, các báo cáo không chỉ hữu ích mà còn rất quan trọng đối với hoạt động tốt của công ty.
Báo cáo quan trọng hơn trong quản lý vì nó có cổ phần cao hơn và nắm giữ các quyết định lớn hơn, liên ngành. Nói chung, các báo cáo quan trọng đối với ban lãnh đạo vì nhiều lý do: chúng đo lường các chỉ số chiến lược để đánh giá và giám sát hiệu suất, chúng thiết lập điểm chuẩn về hiệu suất đã nói, cho phép doanh nghiệp học hỏi từ hoạt động của mình bằng cách để lại hồ sơ theo dõi và cuối cùng là tăng cường giao tiếp. Dưới đây là danh sách ngắn các lợi ích của báo cáo quản trị:
1) Đặt mục tiêu và mục tiêu chiến lược
Đối với mỗi báo cáo mà bạn sẽ viết, bạn sẽ cần phải bắt đầu với phần cuối. Tại sao bạn cần báo cáo đó ngay từ đầu? Bạn có biết các động lực chính của doanh nghiệp của bạn? Làm thế nào bạn có thể biết giá của bạn là đúng? Bạn định nghĩa thành công như thế nào? Tự hỏi bản thân một số câu hỏi phân tích dữ liệu quan trọng sẽ giúp bạn giải quyết các nhu cầu của báo cáo.
Khi bạn biết mình đang báo cáo về nội dung gì và tại sao, sẽ dễ dàng hơn nhiều để đặt các chỉ số hiệu suất theo dõi từng khía cạnh cụ thể của hiệu suất. Đừng đi xa hơn trong quá trình báo cáo cho đến khi bạn đã đặt ít nhất hai đến ba mục tiêu.
2) Chọn KPI phù hợp cho đối tượng của bạn
OK - vì vậy bạn biết rằng bạn cần tập trung vào một số lượng nhỏ KPI. Bạn nên đặt KPI nào?
Nó thực sự phụ thuộc vào người đọc của bạn - cả về chức năng công việc và mức độ thâm niên của họ. Ví dụ: một giám đốc bán hàng cấp dưới và một giám đốc tiếp thị cấp dưới đều sẽ muốn xem các KPI khác nhau. Và giám đốc tiếp thị cấp dưới sẽ quan tâm đến dữ liệu khác với giám đốc tiếp thị. Quản lý KPI tốt rất quan trọng trong quá trình báo cáo của người quản lý. Một cách tốt để suy nghĩ về thách thức của việc chọn các chỉ số phù hợp là suy nghĩ: những câu hỏi theo hướng dữ liệu nào mà người đọc báo cáo này muốn được trả lời? Người quản lý bán hàng có thể quan tâm đến người bán hàng nào của anh ta đang hoạt động tốt nhất, trong khi người quản lý tiếp thị trong nước có thể muốn biết phần nội dung nào hoạt động tốt nhất về mặt đăng ký email mới. Chỉ sau khi trả lời câu hỏi này, bạn sẽ có thể giải quyết được kỳ vọng của người đọc và hưởng lợi từ việc báo cáo hiệu quả. Dưới đây là một ví dụ báo cáo theo phong cách quản lý dành cho các nhà đầu tư minh họa cho phương pháp hay nhất này. Nó tập trung hoàn toàn vào các biến số mà các nhà đầu tư sẽ quan tâm, bao gồm giá cổ phiếu và tỷ lệ giá trên thu nhập.
3) Xem xét phản hồi của khách hàng trong các báo cáo của bạn
Thực tiễn tốt nhất về báo cáo quản trị bổ sung là phân tích phản hồi của khách hàng trực tuyến. Phản hồi của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện tổng thể của một tổ chức vì nó phục vụ cho khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Phản hồi của khách hàng không chỉ giúp các nhóm đánh giá những gì họ đang làm sai trên các kênh kỹ thuật số của họ mà còn cả những gì họ đang làm đúng .
Báo cáo về thông tin chi tiết từ các cuộc khảo sát phản hồi có thể giúp hình thành chiến lược kỹ thuật số theo hướng dữ liệu hơn. Ví dụ: nó có thể được tận dụng để thông báo lộ trình sản phẩm của bạn, xác định các điểm khó khăn trên trang web (khả năng sử dụng) và tăng cường sự hài lòng tổng thể của người đọc.
Bạn có muốn báo cáo về sự hài lòng chung của khách hàng không? Đi sâu vào các biểu đồ của bạn và hiển thị sự tăng lên (hoặc giảm xuống) của Net Promoter Scor (NPS). Sau đó, tiến thêm một bước nữa và phân tích các nhận xét mở liên quan đến điểm số của bạn để tìm ra nguyên nhân gây ra sự sụt giảm. Từ đây, bạn có thể lập chiến lược để thúc đẩy NPS của tổ chức.
Dưới đây là minh họa về biểu đồ NPS (phản hồi):
4) Kể một câu chuyện bằng dữ liệu của bạn
Các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị thứ ba của chúng tôi thu nhỏ dữ liệu và số liệu cứng để tập trung hơn vào phong cách và cách trình bày nội dung thô của bạn. Con người chủ yếu bị thuyết phục thông qua 3 loại thông tin khác nhau : bối cảnh, nội dung và ý nghĩa. Khi bạn kể một câu chuyện bằng cách sử dụng dữ liệu trên báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng tất cả chúng. Hình thức kể chuyện này là một thử thách, nhưng bạn có một số công cụ để sử dụng và một số mẹo:
Hãy lấy một ví dụ thực tế về cách bạn có thể sử dụng KPI một cách có chọn lọc để kể một câu chuyện cụ thể: bạn là người đứng đầu bộ phận tiếp thị và cần phải trình bày các khoản chi hiện tại của bạn về tiếp thị nội dung với Giám đốc điều hành. Cô ấy không quan tâm đến việc đăng ký email hoặc lượt truy cập trang. Không, CEO của bạn quan tâm đến doanh thu và ROI (một yếu tố cần thiết của bất kỳ báo cáo quản trị tài chính hiệu quả nào). Nhiệm vụ của bạn là kết nối các KPI mà bạn xem xét về doanh thu để CEO của bạn hiểu được tầm quan trọng của việc cấp vốn cho bộ phận của bạn.
Bạn có thể cho cô ấy xem các biến sau để kể một câu chuyện:
Đây là loại câu chuyện có thể thực hiện hoặc phá vỡ việc phân bổ tài trợ cho một bộ phận.
5) Làm cho báo cáo của bạn dễ chịu về mặt hình ảnh thông qua tiêu điểm
Trí óc con người không thể xử lý quá nhiều dữ liệu cùng một lúc mà không bị quá tải. Quá tải dẫn đến mệt mỏi khi quyết định - điều này khiến đội ngũ quản lý của bạn khó suy nghĩ chiến lược hơn. Đó là lý do tại sao khi nói đến cấp độ báo cáo này, bạn nên nhớ câu thần chú “ít hơn là nhiều hơn”. Theo nguyên tắc chung, hiển thị ba đến sáu KPI trên một báo cáo là một phạm vi tốt và vượt quá mức này không phải là ý tưởng tốt nhất.
Điều đó không có nghĩa là bạn không thể trình bày các dữ liệu khác - nhưng bạn phải có thứ bậc rõ ràng về tầm quan trọng trực quan trên báo cáo của mình và chỉ đưa ra những điểm quan trọng nhất cho KPI của bạn. Các chỉ số khác nên chiếm vị trí cấp hai hoặc cấp ba. Phần mềm trang tổng quan trực tuyến hiện đại cho phép bạn dễ dàng tạo các trang tổng quan tương tác ngay lập tức, điều này sẽ trở thành tài sản tốt nhất của bạn khi bạn cần truyền tải thông tin của mình.
Báo cáo doanh thu sau đây là một ví dụ báo cáo tốt về phương pháp hay nhất này:
Bốn KPI trong mẫu báo cáo này được hiển thị nổi bật:
6) Làm cho báo cáo của bạn thật rõ ràng
Trong văn bản kinh doanh và trong báo cáo quản trị, mục tiêu chính là sự rõ ràng. Điều này có một số ý nghĩa đối với thiết kế báo cáo của bạn:
7) Dùngkỹ thuật số!
Một thực tiễn tốt nhất quan trọng cho báo cáo quản trị là loại bỏ các báo cáo dựa trên giấy và chuyển sang kỹ thuật số. Phần mềm báo cáo KPI trực tuyến là một tài sản tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn, vì chúng cung cấp khả năng cập nhật theo thời gian thực, tiết kiệm tiền và giảm lãng phí.
Các báo cáo kỹ thuật số này có thể được thực hiện để tương tác, cho phép bạn xem chi tiết hơn hoặc thu nhỏ tùy ý. Hơn nữa, chúng là những công cụ cộng tác cho phép nhóm của bạn tham gia chương trình phân tích đào tạo và làm việc đồng thời trên cùng một báo cáo. Một ví dụ khác mà chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn là báo cáo KPI tiếp thị sau :
Đây là loại báo cáo hoàn hảo mà nhóm quản lý cần để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu có thể hành động: một cái nhìn tổng quan cấp cao về hiệu suất tiếp thị được cung cấp. Thật vậy, tập trung vào tỷ lệ nhấp chuột, sự tiến triển của lưu lượng truy cập trang web hoặc số lượt xem trang sẽ không có ý nghĩa. Mặt khác, bức tranh toàn cảnh về cách thức hoạt động của bộ phận tiếp thị nói chung sẽ được đánh giá cao hơn: tổng doanh thu được tạo ra bên cạnh tổng chi tiêu, lợi nhuận thu được, lợi tức đầu tư, v.v.
8) Tạo sự cân bằng với hình ảnh hóa dữ liệu của bạn
Chúng tôi đã thiết lập rằng việc làm cho báo cáo của bạn rõ ràng là điều quan trọng để thành công. Một cách khác để đảm bảo rằng định dạng báo cáo quản trị của bạn dễ tiêu hóa là đảm bảo rằng các hình ảnh trực quan khác nhau của bạn được cân bằng trên trang. Bảng điều hành SaaS của chúng tôi là một ví dụ tuyệt vời về định dạng báo cáo quản trị cân bằng trực quan:
Trọng tâm chính của ví dụ báo cáo cụ thể này là cung cấp quan điểm tập trung vào khách hàng về chi phí, doanh thu và sự ổn định về hiệu suất của các hoạt động dựa trên SaaS của bạn từ quan điểm cấp cao.
Như bạn có thể thấy, bảng điều hành SaaS của chúng tôi phục vụ 4 KPI (Chi phí mua lại của khách hàng, Giá trị lâu dài của khách hàng, ARPU và MRR) để cung cấp ảnh chụp nhanh ngắn gọn cho những người ra quyết định cấp cao, với mỗi hình ảnh hóa dữ liệu được chọn dựa trên khả năng cung cấp của họ tại - thông tin nhanh chóng mà không xung đột hoặc tạo ra sự nhầm lẫn.
Khi chọn kiểu trực quan hóa dữ liệu , điều quan trọng là phải xem xét các nguyên tắc thiết kế cơ bản đồng thời cân nhắc xem mỗi biểu đồ, đồ thị hoặc màn hình có hoạt động gắn kết với nhau để cung cấp thông tin cần thiết mà không gây ra xung đột hoặc tiêu tốn quá nhiều thời gian hay không.
Bằng cách xem xét các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị trước đây, thử nghiệm các lựa chọn trực quan hóa dữ liệu và xem xét xuyên suốt các mục tiêu cốt lõi, bạn sẽ tạo báo cáo quản trị thu được kết quả thực tế.
9) Làm cho báo cáo của bạn có thể quét và đọc được
Rõ ràng là chuyển sang kỹ thuật số với hệ thống báo cáo quản trị của bạn là điều cần thiết trong thời đại công nghệ của chúng ta. Và, như chúng ta đã đề cập trước đó, hai trong số những lợi thế đáng kể của hệ thống báo cáo quản trị kỹ thuật số là chức năng tương tác và các tính năng có thể tùy chỉnh.
Bằng cách có thể tùy chỉnh các báo cáo của bạn một cách dễ dàng trong khi tận dụng các tính năng tương tác, bạn có thể xây dựng dựa trên lựa chọn trực quan hóa dữ liệu của mình và thiết kế các phương pháp hay nhất để làm cho mẫu báo cáo quản trị của bạn có thể quét và đọc được.
Lấy ví dụ về báo cáo quản trị dự án CNTT động này:
Bằng cách thực hiện các tùy chỉnh và sử dụng các chức năng tương tác để đi sâu hơn vào các nhóm thông tin cụ thể, mẫu báo cáo CNTT này có hiệu quả để truy cập nhanh vào thông tin hiệu suất dự án theo thời gian thực cũng như dữ liệu toàn diện theo xu hướng.
Làm việc từ trên cùng bên trái sang trên cùng bên phải và xuống bảng điều khiển dự án theo định dạng hợp lý, bạn có thể thấy bảng điều khiển hoàn toàn có thể quét được, được tùy chỉnh để chọn các chỉ số và tập dữ liệu quan trọng. Tại đây, bạn có thể nhận được một thước đo rõ ràng về tiến độ dự án, thời hạn sắp tới, ngân sách và khối lượng công việc chỉ bằng cách quét trang.
Ngoài ra, bằng cách tận dụng các tính năng dữ liệu tương tác và các hộp xem chi tiết, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu của mình theo yêu cầu. Bằng cách áp dụng các tính năng của bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và tương tác, bạn có thể làm cho các sáng tạo của mình linh hoạt, hoạt động trong thời gian thực hoặc với các công cụ báo cáo quản trị hàng tháng. Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của mình theo một định dạng khác, bạn có thể xem bài viết về thẻ điểm KPI của chúng tôi và sắp xếp các cột mốc quan trọng của bạn theo cách khác nhau.
10) Cung cấp dữ liệu thời gian thực phù hợp với mục tiêu của bạn
Về các loại báo cáo quản trị chính, điều quan trọng là phải hiểu khi nào nên dựa vào thông tin chi tiết theo thời gian thực, biết khi nào nên biến loại dữ liệu động này thành tính năng nổi bật nhất trên trang tổng quan của bạn.
Chúng tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của việc kể chuyện bằng dữ liệu và lựa chọn sự kết hợp cân bằng giữa các KPI (cho các thông tin chi tiết trong quá khứ, dự đoán và thời gian thực). Nhưng điều quan trọng cần xem xét với bất kỳ mẫu báo cáo quản trị nào là đảm bảo thông tin chi tiết theo thời gian thực hoàn toàn phù hợp với mục tiêu của bạn.
Các ví dụ tiếp theo về báo cáo quản trị của chúng tôi có dạng bảng điều khiển năng lượng của chúng tôi - một đại diện chính của thông tin chi tiết theo thời gian thực được đặt tốt:
Quản lý năng lượng là một thách thức vì nó đòi hỏi phản ứng nhanh chóng với các vấn đề tiềm ẩn hoặc sự kém hiệu quả để ngăn ngừa tổn thất lớn hoặc sự gia tăng vấn đề bằng cách sử dụng các giải pháp phân tích năng lượng hiện đại . Như đã trình bày trong các ví dụ báo cáo chi tiết nhất này, mặc dù bạn có thể thấy hỗn hợp các loại dữ liệu, nhưng các chỉ số thời gian thực phản ánh mục đích cốt lõi của việc theo dõi mức tiêu thụ năng lượng và cải thiện quản lý cắt điện.
Khi tạo báo cáo, đây là những gì bạn nên làm để đảm bảo dữ liệu thời gian thực phù hợp với các mục tiêu chính của bạn:
Mở rộng về điểm trước đó: dù là báo cáo quản trị tài chính, báo cáo quản trị hàng tháng hay bất kỳ loại trang tổng quan cấp cao nào khác, các cải tiến liên tục sẽ đảm bảo các dịch vụ của bạn vẫn phù hợp và có thể thay đổi.
Thế giới kỹ thuật số không ngừng phát triển, và do đó, các mục tiêu, mục tiêu, chiến lược và sáng kiến kinh doanh luôn thay đổi để thích ứng với bối cảnh xung quanh. Để đảm bảo báo cáo hoạt động bền vững cho bạn, bạn nên kiểm tra định kỳ từng báo cáo để kiểm tra bất kỳ dữ liệu hoặc KPI không liên quan nào trong khi tìm kiếm bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào của báo cáo. Điều này có thể được thực hiện đơn giản bằng cách sử dụng các công cụ phân tích trực quan sử dụng sức mạnh của trực quan để đảm bảo báo cáo của bạn luôn đúng quy trình và cải thiện lợi nhuận kinh doanh của bạn.
Tại thời điểm này, bạn sẽ đưa ra khuôn khổ cho các báo cáo của mình và bằng cách dành nhiều thời gian để cập nhật cũng như cải tiến, bạn sẽ luôn đi trước đối thủ một bước. Nhận thử nghiệm!
12) Phát triển các báo cáo của bạn một cách cộng tác
Hệ thống báo cáo quản trị được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng và định hướng.
Mở rộng hơn quan điểm trước đây của chúng tôi, để tận dụng từng giọt giá trị cuối cùng từ các báo cáo quản trị của bạn, bạn phải cam kết phát triển các báo cáo của mình theo bối cảnh xung quanh bạn — và cách tốt nhất để làm như vậy là với tư cách là một nhóm.
Bằng cách áp dụng phương pháp cộng tác đối với các sáng kiến báo cáo quản trị công ty, bạn sẽ tăng cơ hội thực hiện các chỉnh sửa hoặc cải tiến mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp của mình.
Ví dụ: giả sử bạn phụ trách báo cáo quản trị tài chính. Trong trường hợp đó, bạn nên tạo một nhóm làm việc chặt chẽ gồm các chuyên gia có liên quan trong tổ chức của mình để tập hợp thường xuyên và đánh giá mức độ phù hợp của các KPI hoặc chỉ số của bạn.
Với sự kết hợp các quan điểm chuyên môn này, bạn sẽ có được sức mạnh để phát hiện bất kỳ điểm yếu nào của hệ thống quản lý báo cáo hiện có (hình ảnh hóa lỗi thời, bố cục báo cáo kém hiệu quả, dữ liệu không cần thiết, v.v.) để đảm bảo rằng báo cáo quản trị kế toán của bạn không chỉ nắm bắt mọi thông tin chi tiết có giá trị về tài chính mà còn hoạt động theo cách cung cấp cho mọi người dùng công cụ để thực hiện hết khả năng của họ.
Vì các mẫu báo cáo quản trị hiện đại cung cấp khả năng truy cập linh hoạt 24/7 trên nhiều thiết bị, nên bạn có thể hợp tác phát triển hoặc phát triển các hình ảnh và thông tin chi tiết của mình từ xa, nếu cần.
13) Tạo cảm giác gắn kết và nhất quán
Liên quan đến các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị tài chính, bảng điều khiển tài chính động của chúng tôi cũng tốt như nó có được. Với sự kết hợp cân bằng giữa các hình ảnh và KPI có thể quét được thiết kế để đi sâu vào bốn lĩnh vực chính của quản lý CFO, công cụ cụ thể này thể hiện giá trị vô song của báo cáo quản trị nội bộ.
Ở đây, mọi thứ đều hướng tới sự cân bằng giữa giá trị kinh tế, cải thiện hiệu suất tài chính và sự hài lòng liên tục của nhân viên, được trình bày dưới dạng logic và dễ hiểu để đưa ra quyết định nhanh chóng ngay cả khi chịu áp lực.
Một trong những lý do chính khiến mẫu báo cáo giám đốc tài chính này hoạt động rất tốt là do tính nhất quán và tính nhất quán về chức năng cũng như hình ảnh. Mọi yếu tố chính được phân đoạn gọn gàng trên màn hình, với các biểu đồ cung cấp nhiều thông tin liên quan trong nháy mắt.
Như bạn có thể thấy, mọi thứ đều trôi chảy, từng yếu tố phù hợp vào đúng vị trí, màu sắc và tông màu gắn kết với nhau và rõ ràng nơi bạn cần tìm khi bạn cần những thông tin cụ thể vào thời điểm này.
Sử dụng mẫu này làm ví dụ hoạt động, bạn cũng có thể điều chỉnh mẫu này dưới dạng bảng điều khiển CEO , bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo khác nhau trong quản lý với sự nhất quán và gắn kết trực quan và thực tế. Nếu có điều gì đó không ổn hoặc tạo ra xích mích, hãy quay lại bàn vẽ và bắt đầu lại cho đến khi mọi thứ hài hòa và mang lại giá trị đích thực.
14) Phân chia dữ liệu của bạn một cách hiệu quả
Một báo cáo quản trị mẫu nổi bật, bảng điều khiển CNTT tương tác của chúng tôi là một bộ công cụ thông tin động cho bất kỳ ai dẫn đầu sự đổi mới và tiến bộ kỹ thuật của công ty.
Cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn (và bất kể lĩnh vực của bạn là gì), mẫu báo cáo quản trị tập trung vào CTO của chúng tôi tập trung vào việc giảm thiểu các vấn đề kỹ thuật, hợp lý hóa các quy trình dựa trên công nghệ, cải thiện tỷ lệ tiêu hao của nhóm, quản lý các phát triển mới và hơn thế nữa .
Ngoài chức năng được sắp xếp hợp lý và sức mạnh báo cáo tuyệt đối, một trong những lý do chính khiến ví dụ báo cáo quản trị này trở nên mạnh mẽ là khả năng phân chia hiệu quả của nó. Mở rộng trong chuyến đi cuối cùng của chúng tôi, bằng cách tập trung vào sự gắn kết trước khi xem xét cách bạn sẽ phân chia thông tin chi tiết của mình, bạn sẽ luôn tận dụng tối đa các nỗ lực báo cáo quản trị của mình.
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trước đây, nhưng đó là một thành phần quan trọng của báo cáo, vì vậy cần đề cập chi tiết hơn: khi bạn đã cam kết với dữ liệu và KPI trực quan của mình, hãy kiểm tra xem từng yếu tố chính phù hợp với báo cáo của bạn như thế nào và đặt nó vào 'bên phải ngăn 'trên trang.
Nhìn vào bảng điều khiển CTO, mỗi nhánh thông tin cốt lõi được chia thành một hộp dưới tiêu đề phụ rõ ràng. Trong mỗi phân vùng này, có dữ liệu, thông tin chi tiết và hình ảnh hóa được dán nhãn rõ ràng.
Bằng cách đi sâu hơn vào cách bạn phân chia các báo cáo của mình, bạn sẽ có cho mình khả năng phân tích một vùng thông tin hoặc lấy toàn bộ ảnh chụp nhanh trong nháy mắt đơn giản. Kết quả là, bạn sẽ cải thiện hiệu suất kinh doanh và hợp lý hóa quá trình ra quyết định của mình.
15) Tạo dòng thời gian có thể lựa chọn
Báo cáo hiệu suất giúp người quản lý thực hiện các cải tiến quan trọng đối với các chức năng cụ thể của doanh nghiệp với định hướng rõ ràng và hoàn toàn tự tin.
Bảng điều khiển nhân sự của chúng tôi - điều bắt buộc đối với bất kỳ bộ phận nhân sự hiện đại nào - tồn tại để giúp các nhà quản lý dựa trên nhân sự giữ cho nhân viên của họ vui vẻ, gắn bó và có động lực. Những nhân viên cảm thấy có giá trị và gắn bó với công việc kinh doanh thường làm việc hiệu quả hơn và sáng tạo hơn, vì vậy việc chăm sóc tài năng của bạn đúng cách nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty bạn - không có ngoại lệ.
Khi nói đến báo cáo thông tin quản lý từ bất kỳ góc độ nào của nhân viên, bảng điều khiển Quản lý tài năng của chúng tôi phục vụ một cơn bão hoàn hảo về thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu bao gồm việc thay đổi nhân viên, sa thải, tăng nhân tài và mức độ hài lòng tổng thể. Ví dụ: KPI về mức độ hài lòng của nhân tài dành cho giám đốc nhân sự cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc liệu công ty của bạn có đưa ra đủ ưu đãi để đáp ứng lực lượng lao động hiện tại của bạn hay không.
Nhưng không chỉ như ở đây, bạn sẽ có được một cái nhìn sâu sắc về nơi bạn có thể sai trong khi tận dụng điểm mạnh của mình và cuối cùng, đưa ra phần thưởng phù hợp, sự công nhận, đào tạo và hỗ trợ nếu cần.
Điều làm nên thành công của trang tổng quan này là nó cung cấp một dòng thông tin thời gian chắc chắn. Bằng cách giảm bớt hoặc toàn bộ, bạn có thể truy cập một cách dễ dàng sự cân bằng tuyệt vời của dữ liệu lịch sử, thời gian thực và dự đoán.
Do đó, báo cáo này vẽ một dòng thời gian tập trung vào dữ liệu sẽ trao quyền cho bất kỳ giám đốc nhân sự nào để kiểm tra xu hướng, hiểu những biến động trong tỷ lệ gắn kết của nhân viên và tạo ra các chiến lược khả thi để tăng khả năng giữ chân đồng thời thúc đẩy năng suất.
Bài học ở đây? Khi xem xét nội dung của một báo cáo quản trị tốt, điều quan trọng là phải xem cách hình dung và bố cục thiết kế của bạn tạo ra một dòng thời gian hoặc cho phép bạn hình thành các sáng kiến có lợi cho doanh nghiệp cả trong thời điểm hiện tại và trong tương lai.
16) Khuyến khích văn hóa hướng dữ liệu
Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém trong danh sách các ví dụ về báo cáo quản trị của chúng tôi, chúng tôi đi đến khái niệm văn hóa công ty. Văn hóa công ty của bạn là bản thiết kế cho cách doanh nghiệp của bạn hoạt động cũng như cách mọi người trong doanh nghiệp của bạn tương tác hoặc hoạt động nội bộ. Đương nhiên, văn hóa nội bộ của bạn sẽ có tác động đáng kể đến cách khách hàng, khách hàng và các chi nhánh của bạn nhìn nhận doanh nghiệp của bạn.
78% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu tin rằng văn hóa công ty là một trong năm điều hàng đầu làm tăng giá trị cho công ty của họ. Điều đó nói lên rằng, nếu bạn muốn tối đa hóa sức mạnh và các giá trị tổ chức rộng lớn hơn của các nỗ lực báo cáo theo hướng dữ liệu của mình, bạn nên biến nó thành một thành phần quan trọng trong văn hóa công ty của bạn.
Nếu bạn đặt giá trị của dữ liệu và sử dụng nó ở khả năng tối đa của nó vào trung tâm của văn hóa công ty, bạn sẽ trao quyền cho mọi người nắm bắt và sử dụng các công cụ báo cáo sẽ cải thiện hiệu suất của họ đồng thời thực hiện vai trò của họ dễ dàng hơn (do đó , sẽ thúc đẩy mức độ hài lòng của nhân viên).
Để làm như vậy, bạn nên tổ chức các cuộc họp dữ liệu thường xuyên để giải thích cách báo cáo dữ liệu có thể mang lại lợi ích cho mọi bộ phận trong tổ chức của bạn trong khi tổ chức các hội thảo giáo dục nơi mọi người trong doanh nghiệp có thể học cách sử dụng các công cụ.
Nguồn: https://www.datapine.com
Trước đây, các hệ thống kế thừa được sử dụng để chuẩn bị báo cáo cho ban quản lý - và trong nhiều trường hợp vẫn còn. Những hệ thống này hữu ích hơn nhiều so với báo cáo tài chính nhưng vẫn có những hạn chế của chúng. Các hệ thống cũ thường khá kỹ thuật trong hoạt động và giao diện của chúng, điều này khiến chúng trở thành thách thức đối với hầu hết những người không phải là nhân viên CNTT để sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra một tình huống “trễ thời gian” giữa một thành viên ban quản lý muốn báo cáo và thực sự nhận được báo cáo.
Trong thời hiện đại, với chiều rộng và chiều sâu của dữ liệu có sẵn ngày càng tăng với tốc độ đáng kinh ngạc, những thách thức này ngày càng leo thang. Như Peter Wollmert, một nhà lãnh đạo toàn cầu của EY, đã phát biểu trong một trích dẫn cho một bài báo của Giám đốc tài chính : “Nhiều [CFO] bị cản trở bởi các hệ thống cũ không cho phép các nhóm báo cáo trích xuất thông tin chi tiết về tương lai từ các tập dữ liệu lớn, thay đổi nhanh” .
Ngoài ra, bài báo báo cáo rằng một cuộc khảo sát được thực hiện bởi các dịch vụ tư vấn và kế toán tài chính EY (FAAS) chỉ ra rằng O CFO trên toàn thế giới nói rằng "khối lượng và tốc độ dữ liệu ngày càng tăng đang ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa cho hội đồng quản trị". Rõ ràng, các trang tổng quan kinh doanh hiện đại có rất nhiều thứ để cung cấp cho loại báo cáo này. Hãy đi sâu vào các phương pháp hay nhất để chuẩn bị và trình bày chúng.
Tại sao Viết Báo cáo quản trị lại Quan trọng?
Đối với bất kỳ chức năng nào và trong bất kỳ ngành nào, các báo cáo không chỉ hữu ích mà còn rất quan trọng đối với hoạt động tốt của công ty.
Báo cáo quan trọng hơn trong quản lý vì nó có cổ phần cao hơn và nắm giữ các quyết định lớn hơn, liên ngành. Nói chung, các báo cáo quan trọng đối với ban lãnh đạo vì nhiều lý do: chúng đo lường các chỉ số chiến lược để đánh giá và giám sát hiệu suất, chúng thiết lập điểm chuẩn về hiệu suất đã nói, cho phép doanh nghiệp học hỏi từ hoạt động của mình bằng cách để lại hồ sơ theo dõi và cuối cùng là tăng cường giao tiếp. Dưới đây là danh sách ngắn các lợi ích của báo cáo quản trị:
- Đo lường các chỉ số chiến lược để đánh giá và giám sát hiệu suất: đến nay, chúng tôi đã hiểu rằng nếu các doanh nghiệp muốn phát triển, họ sẽ cần phải thực hiện một cách để đo lường hiệu suất của họ so với đối thủ cạnh tranh - nhưng cũng chống lại chính họ
- Giúp bạn hiểu rõ vị trí của mình: báo cáo kiểu quản lý cung cấp cho bạn các chỉ số phù hợp để có được cái nhìn tổng thể về tình trạng và sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể so sánh nó với các đối thủ cạnh tranh để tập trung hoặc thiết kế lại chiến lược của mình.
- Đặt điểm chuẩn hiệu suất rõ ràng: nhờ hồ sơ theo dõi đó, bạn có điểm chuẩn thường xuyên về cách bạn hoạt động cả về hoạt động và tài chính.
- Học hỏi và tái tạo - hoặc không: điểm chuẩn là một hướng dẫn để cho bạn biết điều gì hiệu quả và điều gì không. Từ đó, bạn có thể học các phương pháp hay nhất và tệ nhất để phát triển hoặc tránh.
- Tăng cường giao tiếp: giữa các đối tác, nhà đầu tư, khách hàng và đồng nghiệp. Báo cáo kiểu quản lý phát triển khả năng hiển thị của các hoạt động khác nhau giữa các phòng ban và cải thiện giao tiếp trong công ty.
- Cải thiện sự hợp tác: là kết quả trực tiếp của việc cải thiện giao tiếp nội bộ, các báo cáo cấp cao tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận. Với việc mọi người làm việc gắn kết hướng tới một mục tiêu chung, các bộ phận có thể sử dụng khám phá dữ liệu báo cáo quản trị để cộng tác trong các dự án hoặc sáng kiến cụ thể, thúc đẩy thành công trong một số lĩnh vực chính.
- Thúc đẩy sự tham gia và động lực: một báo cáo cấp người quản lý được xây dựng kỹ lưỡng giúp tất cả mọi người đều có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng của công ty, giúp cải thiện hiệu suất của từng cá nhân. Khi mọi người đang hoạt động ở mức tối ưu và được công nhận cho công việc của họ, họ sẽ trở nên gắn bó, có cảm hứng và động lực hơn. Điều này sẽ giúp tăng năng suất trong toàn tổ chức.
- Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh liên tục: báo cáo vững chắc trong quản lý thực sự cải thiện năng suất và việc ra quyết định, thúc đẩy sự nhất quán cũng như tăng trưởng kinh doanh liên tục. Nếu bạn đang phát triển ổn định theo thời gian, bạn sẽ đảm bảo thành công lâu dài - lợi ích mạnh mẽ nhất của việc báo cáo trong quản lý.
1) Đặt mục tiêu và mục tiêu chiến lược
Đối với mỗi báo cáo mà bạn sẽ viết, bạn sẽ cần phải bắt đầu với phần cuối. Tại sao bạn cần báo cáo đó ngay từ đầu? Bạn có biết các động lực chính của doanh nghiệp của bạn? Làm thế nào bạn có thể biết giá của bạn là đúng? Bạn định nghĩa thành công như thế nào? Tự hỏi bản thân một số câu hỏi phân tích dữ liệu quan trọng sẽ giúp bạn giải quyết các nhu cầu của báo cáo.
Khi bạn biết mình đang báo cáo về nội dung gì và tại sao, sẽ dễ dàng hơn nhiều để đặt các chỉ số hiệu suất theo dõi từng khía cạnh cụ thể của hiệu suất. Đừng đi xa hơn trong quá trình báo cáo cho đến khi bạn đã đặt ít nhất hai đến ba mục tiêu.
2) Chọn KPI phù hợp cho đối tượng của bạn
OK - vì vậy bạn biết rằng bạn cần tập trung vào một số lượng nhỏ KPI. Bạn nên đặt KPI nào?
Nó thực sự phụ thuộc vào người đọc của bạn - cả về chức năng công việc và mức độ thâm niên của họ. Ví dụ: một giám đốc bán hàng cấp dưới và một giám đốc tiếp thị cấp dưới đều sẽ muốn xem các KPI khác nhau. Và giám đốc tiếp thị cấp dưới sẽ quan tâm đến dữ liệu khác với giám đốc tiếp thị. Quản lý KPI tốt rất quan trọng trong quá trình báo cáo của người quản lý. Một cách tốt để suy nghĩ về thách thức của việc chọn các chỉ số phù hợp là suy nghĩ: những câu hỏi theo hướng dữ liệu nào mà người đọc báo cáo này muốn được trả lời? Người quản lý bán hàng có thể quan tâm đến người bán hàng nào của anh ta đang hoạt động tốt nhất, trong khi người quản lý tiếp thị trong nước có thể muốn biết phần nội dung nào hoạt động tốt nhất về mặt đăng ký email mới. Chỉ sau khi trả lời câu hỏi này, bạn sẽ có thể giải quyết được kỳ vọng của người đọc và hưởng lợi từ việc báo cáo hiệu quả. Dưới đây là một ví dụ báo cáo theo phong cách quản lý dành cho các nhà đầu tư minh họa cho phương pháp hay nhất này. Nó tập trung hoàn toàn vào các biến số mà các nhà đầu tư sẽ quan tâm, bao gồm giá cổ phiếu và tỷ lệ giá trên thu nhập.
3) Xem xét phản hồi của khách hàng trong các báo cáo của bạn
Thực tiễn tốt nhất về báo cáo quản trị bổ sung là phân tích phản hồi của khách hàng trực tuyến. Phản hồi của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện tổng thể của một tổ chức vì nó phục vụ cho khả năng của tổ chức trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Phản hồi của khách hàng không chỉ giúp các nhóm đánh giá những gì họ đang làm sai trên các kênh kỹ thuật số của họ mà còn cả những gì họ đang làm đúng .
Báo cáo về thông tin chi tiết từ các cuộc khảo sát phản hồi có thể giúp hình thành chiến lược kỹ thuật số theo hướng dữ liệu hơn. Ví dụ: nó có thể được tận dụng để thông báo lộ trình sản phẩm của bạn, xác định các điểm khó khăn trên trang web (khả năng sử dụng) và tăng cường sự hài lòng tổng thể của người đọc.
Bạn có muốn báo cáo về sự hài lòng chung của khách hàng không? Đi sâu vào các biểu đồ của bạn và hiển thị sự tăng lên (hoặc giảm xuống) của Net Promoter Scor (NPS). Sau đó, tiến thêm một bước nữa và phân tích các nhận xét mở liên quan đến điểm số của bạn để tìm ra nguyên nhân gây ra sự sụt giảm. Từ đây, bạn có thể lập chiến lược để thúc đẩy NPS của tổ chức.
Dưới đây là minh họa về biểu đồ NPS (phản hồi):
4) Kể một câu chuyện bằng dữ liệu của bạn
Các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị thứ ba của chúng tôi thu nhỏ dữ liệu và số liệu cứng để tập trung hơn vào phong cách và cách trình bày nội dung thô của bạn. Con người chủ yếu bị thuyết phục thông qua 3 loại thông tin khác nhau : bối cảnh, nội dung và ý nghĩa. Khi bạn kể một câu chuyện bằng cách sử dụng dữ liệu trên báo cáo của mình, bạn có thể sử dụng tất cả chúng. Hình thức kể chuyện này là một thử thách, nhưng bạn có một số công cụ để sử dụng và một số mẹo:
- Sử dụng khoảng thời gian và dữ liệu lịch sử. Các câu chuyện tuân theo mô hình bắt đầu, giữa, kết thúc và thông qua việc sử dụng hiển thị xu hướng dữ liệu theo thời gian, bạn có thể đạt được điều gì đó tương tự. Ví dụ: bạn có thể so sánh doanh thu trong Quý 1 năm nay với doanh thu Quý 1 năm ngoái.
- Tương phản các KPI và chỉ số khác nhau với nhau. Ví dụ: hiển thị số doanh thu mục tiêu so với số thực tế trong quý này.
Hãy lấy một ví dụ thực tế về cách bạn có thể sử dụng KPI một cách có chọn lọc để kể một câu chuyện cụ thể: bạn là người đứng đầu bộ phận tiếp thị và cần phải trình bày các khoản chi hiện tại của bạn về tiếp thị nội dung với Giám đốc điều hành. Cô ấy không quan tâm đến việc đăng ký email hoặc lượt truy cập trang. Không, CEO của bạn quan tâm đến doanh thu và ROI (một yếu tố cần thiết của bất kỳ báo cáo quản trị tài chính hiệu quả nào). Nhiệm vụ của bạn là kết nối các KPI mà bạn xem xét về doanh thu để CEO của bạn hiểu được tầm quan trọng của việc cấp vốn cho bộ phận của bạn.
Bạn có thể cho cô ấy xem các biến sau để kể một câu chuyện:
- Số danh sách email hiện tại so với quý trước
- Trung bình bạn hiện nhận được bao nhiêu lượt đăng ký danh sách email mới mỗi tuần
- Số lần đăng ký danh sách email trung bình mà bạn nhận được mỗi tuần trong quý trước
- Trung bình bạn kiếm được bao nhiêu tiền cho mỗi người đăng ký email mới và tính ROI dự kiến
Đây là loại câu chuyện có thể thực hiện hoặc phá vỡ việc phân bổ tài trợ cho một bộ phận.
5) Làm cho báo cáo của bạn dễ chịu về mặt hình ảnh thông qua tiêu điểm
Trí óc con người không thể xử lý quá nhiều dữ liệu cùng một lúc mà không bị quá tải. Quá tải dẫn đến mệt mỏi khi quyết định - điều này khiến đội ngũ quản lý của bạn khó suy nghĩ chiến lược hơn. Đó là lý do tại sao khi nói đến cấp độ báo cáo này, bạn nên nhớ câu thần chú “ít hơn là nhiều hơn”. Theo nguyên tắc chung, hiển thị ba đến sáu KPI trên một báo cáo là một phạm vi tốt và vượt quá mức này không phải là ý tưởng tốt nhất.
Điều đó không có nghĩa là bạn không thể trình bày các dữ liệu khác - nhưng bạn phải có thứ bậc rõ ràng về tầm quan trọng trực quan trên báo cáo của mình và chỉ đưa ra những điểm quan trọng nhất cho KPI của bạn. Các chỉ số khác nên chiếm vị trí cấp hai hoặc cấp ba. Phần mềm trang tổng quan trực tuyến hiện đại cho phép bạn dễ dàng tạo các trang tổng quan tương tác ngay lập tức, điều này sẽ trở thành tài sản tốt nhất của bạn khi bạn cần truyền tải thông tin của mình.
Báo cáo doanh thu sau đây là một ví dụ báo cáo tốt về phương pháp hay nhất này:
Bốn KPI trong mẫu báo cáo này được hiển thị nổi bật:
- Doanh thu
- Số lượng khách hàng mới
- Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng
- Chi phí chuyển đổi khách hàng
6) Làm cho báo cáo của bạn thật rõ ràng
Trong văn bản kinh doanh và trong báo cáo quản trị, mục tiêu chính là sự rõ ràng. Điều này có một số ý nghĩa đối với thiết kế báo cáo của bạn:
- Tuân theo các nguyên tắc thiết kế bảng điều khiển đã thiết lập - cung cấp nhiều khoảng trắng, đảm bảo các màu của bạn nổi bật với nhau và chọn màu cẩn thận.
- Đừng quên những điều nhỏ nhặt - có một phạm vi ngày hiển thị bên cạnh dữ liệu và đảm bảo rằng một KPI nhất định là tốt, xấu hay trung tính. Một cách tốt để làm điều này là so sánh giá trị kỳ vọng với giá trị thực, chẳng hạn như doanh thu dự kiến trong một quý với doanh thu thực tế của chính quý này.
- Sử dụng các số liệu phổ biến mà tất cả những người sẽ đọc báo cáo có thể hiểu và có kinh nghiệm sử dụng.
7) Dùngkỹ thuật số!
Một thực tiễn tốt nhất quan trọng cho báo cáo quản trị là loại bỏ các báo cáo dựa trên giấy và chuyển sang kỹ thuật số. Phần mềm báo cáo KPI trực tuyến là một tài sản tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn, vì chúng cung cấp khả năng cập nhật theo thời gian thực, tiết kiệm tiền và giảm lãng phí.
Các báo cáo kỹ thuật số này có thể được thực hiện để tương tác, cho phép bạn xem chi tiết hơn hoặc thu nhỏ tùy ý. Hơn nữa, chúng là những công cụ cộng tác cho phép nhóm của bạn tham gia chương trình phân tích đào tạo và làm việc đồng thời trên cùng một báo cáo. Một ví dụ khác mà chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn là báo cáo KPI tiếp thị sau :
Đây là loại báo cáo hoàn hảo mà nhóm quản lý cần để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu có thể hành động: một cái nhìn tổng quan cấp cao về hiệu suất tiếp thị được cung cấp. Thật vậy, tập trung vào tỷ lệ nhấp chuột, sự tiến triển của lưu lượng truy cập trang web hoặc số lượt xem trang sẽ không có ý nghĩa. Mặt khác, bức tranh toàn cảnh về cách thức hoạt động của bộ phận tiếp thị nói chung sẽ được đánh giá cao hơn: tổng doanh thu được tạo ra bên cạnh tổng chi tiêu, lợi nhuận thu được, lợi tức đầu tư, v.v.
8) Tạo sự cân bằng với hình ảnh hóa dữ liệu của bạn
Chúng tôi đã thiết lập rằng việc làm cho báo cáo của bạn rõ ràng là điều quan trọng để thành công. Một cách khác để đảm bảo rằng định dạng báo cáo quản trị của bạn dễ tiêu hóa là đảm bảo rằng các hình ảnh trực quan khác nhau của bạn được cân bằng trên trang. Bảng điều hành SaaS của chúng tôi là một ví dụ tuyệt vời về định dạng báo cáo quản trị cân bằng trực quan:
Trọng tâm chính của ví dụ báo cáo cụ thể này là cung cấp quan điểm tập trung vào khách hàng về chi phí, doanh thu và sự ổn định về hiệu suất của các hoạt động dựa trên SaaS của bạn từ quan điểm cấp cao.
Như bạn có thể thấy, bảng điều hành SaaS của chúng tôi phục vụ 4 KPI (Chi phí mua lại của khách hàng, Giá trị lâu dài của khách hàng, ARPU và MRR) để cung cấp ảnh chụp nhanh ngắn gọn cho những người ra quyết định cấp cao, với mỗi hình ảnh hóa dữ liệu được chọn dựa trên khả năng cung cấp của họ tại - thông tin nhanh chóng mà không xung đột hoặc tạo ra sự nhầm lẫn.
Khi chọn kiểu trực quan hóa dữ liệu , điều quan trọng là phải xem xét các nguyên tắc thiết kế cơ bản đồng thời cân nhắc xem mỗi biểu đồ, đồ thị hoặc màn hình có hoạt động gắn kết với nhau để cung cấp thông tin cần thiết mà không gây ra xung đột hoặc tiêu tốn quá nhiều thời gian hay không.
Bằng cách xem xét các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị trước đây, thử nghiệm các lựa chọn trực quan hóa dữ liệu và xem xét xuyên suốt các mục tiêu cốt lõi, bạn sẽ tạo báo cáo quản trị thu được kết quả thực tế.
9) Làm cho báo cáo của bạn có thể quét và đọc được
Rõ ràng là chuyển sang kỹ thuật số với hệ thống báo cáo quản trị của bạn là điều cần thiết trong thời đại công nghệ của chúng ta. Và, như chúng ta đã đề cập trước đó, hai trong số những lợi thế đáng kể của hệ thống báo cáo quản trị kỹ thuật số là chức năng tương tác và các tính năng có thể tùy chỉnh.
Bằng cách có thể tùy chỉnh các báo cáo của bạn một cách dễ dàng trong khi tận dụng các tính năng tương tác, bạn có thể xây dựng dựa trên lựa chọn trực quan hóa dữ liệu của mình và thiết kế các phương pháp hay nhất để làm cho mẫu báo cáo quản trị của bạn có thể quét và đọc được.
Lấy ví dụ về báo cáo quản trị dự án CNTT động này:
Bằng cách thực hiện các tùy chỉnh và sử dụng các chức năng tương tác để đi sâu hơn vào các nhóm thông tin cụ thể, mẫu báo cáo CNTT này có hiệu quả để truy cập nhanh vào thông tin hiệu suất dự án theo thời gian thực cũng như dữ liệu toàn diện theo xu hướng.
Làm việc từ trên cùng bên trái sang trên cùng bên phải và xuống bảng điều khiển dự án theo định dạng hợp lý, bạn có thể thấy bảng điều khiển hoàn toàn có thể quét được, được tùy chỉnh để chọn các chỉ số và tập dữ liệu quan trọng. Tại đây, bạn có thể nhận được một thước đo rõ ràng về tiến độ dự án, thời hạn sắp tới, ngân sách và khối lượng công việc chỉ bằng cách quét trang.
Ngoài ra, bằng cách tận dụng các tính năng dữ liệu tương tác và các hộp xem chi tiết, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu của mình theo yêu cầu. Bằng cách áp dụng các tính năng của bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và tương tác, bạn có thể làm cho các sáng tạo của mình linh hoạt, hoạt động trong thời gian thực hoặc với các công cụ báo cáo quản trị hàng tháng. Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của mình theo một định dạng khác, bạn có thể xem bài viết về thẻ điểm KPI của chúng tôi và sắp xếp các cột mốc quan trọng của bạn theo cách khác nhau.
10) Cung cấp dữ liệu thời gian thực phù hợp với mục tiêu của bạn
Về các loại báo cáo quản trị chính, điều quan trọng là phải hiểu khi nào nên dựa vào thông tin chi tiết theo thời gian thực, biết khi nào nên biến loại dữ liệu động này thành tính năng nổi bật nhất trên trang tổng quan của bạn.
Chúng tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của việc kể chuyện bằng dữ liệu và lựa chọn sự kết hợp cân bằng giữa các KPI (cho các thông tin chi tiết trong quá khứ, dự đoán và thời gian thực). Nhưng điều quan trọng cần xem xét với bất kỳ mẫu báo cáo quản trị nào là đảm bảo thông tin chi tiết theo thời gian thực hoàn toàn phù hợp với mục tiêu của bạn.
Các ví dụ tiếp theo về báo cáo quản trị của chúng tôi có dạng bảng điều khiển năng lượng của chúng tôi - một đại diện chính của thông tin chi tiết theo thời gian thực được đặt tốt:
Quản lý năng lượng là một thách thức vì nó đòi hỏi phản ứng nhanh chóng với các vấn đề tiềm ẩn hoặc sự kém hiệu quả để ngăn ngừa tổn thất lớn hoặc sự gia tăng vấn đề bằng cách sử dụng các giải pháp phân tích năng lượng hiện đại . Như đã trình bày trong các ví dụ báo cáo chi tiết nhất này, mặc dù bạn có thể thấy hỗn hợp các loại dữ liệu, nhưng các chỉ số thời gian thực phản ánh mục đích cốt lõi của việc theo dõi mức tiêu thụ năng lượng và cải thiện quản lý cắt điện.
Khi tạo báo cáo, đây là những gì bạn nên làm để đảm bảo dữ liệu thời gian thực phù hợp với các mục tiêu chính của bạn:
- Xem lại các mục tiêu chính và lựa chọn KPI của bạn, nghiên cứu chúng chi tiết hơn để xem liệu các chỉ số thời gian thực của bạn 'kể một câu chuyện' hay 'vẽ một bức tranh' mà người đọc của bạn sẽ được hưởng lợi.
- Chạy báo cáo của bạn trong một tuần, tự mình kiểm tra báo cáo để kiểm tra xem thông tin chi tiết theo thời gian thực có giúp bạn đạt được mục tiêu và giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt hay không.
- Yêu cầu các bên liên quan quan trọng khác trong tổ chức kiểm tra báo cáo của bạn và đưa ra phản hồi của họ. Dựa trên khám phá của họ (và của bạn), hãy thực hiện các chỉnh sửa, thay đổi hoặc tùy chỉnh cho phù hợp.
Mở rộng về điểm trước đó: dù là báo cáo quản trị tài chính, báo cáo quản trị hàng tháng hay bất kỳ loại trang tổng quan cấp cao nào khác, các cải tiến liên tục sẽ đảm bảo các dịch vụ của bạn vẫn phù hợp và có thể thay đổi.
Thế giới kỹ thuật số không ngừng phát triển, và do đó, các mục tiêu, mục tiêu, chiến lược và sáng kiến kinh doanh luôn thay đổi để thích ứng với bối cảnh xung quanh. Để đảm bảo báo cáo hoạt động bền vững cho bạn, bạn nên kiểm tra định kỳ từng báo cáo để kiểm tra bất kỳ dữ liệu hoặc KPI không liên quan nào trong khi tìm kiếm bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào của báo cáo. Điều này có thể được thực hiện đơn giản bằng cách sử dụng các công cụ phân tích trực quan sử dụng sức mạnh của trực quan để đảm bảo báo cáo của bạn luôn đúng quy trình và cải thiện lợi nhuận kinh doanh của bạn.
Tại thời điểm này, bạn sẽ đưa ra khuôn khổ cho các báo cáo của mình và bằng cách dành nhiều thời gian để cập nhật cũng như cải tiến, bạn sẽ luôn đi trước đối thủ một bước. Nhận thử nghiệm!
12) Phát triển các báo cáo của bạn một cách cộng tác
Hệ thống báo cáo quản trị được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng và định hướng.
Mở rộng hơn quan điểm trước đây của chúng tôi, để tận dụng từng giọt giá trị cuối cùng từ các báo cáo quản trị của bạn, bạn phải cam kết phát triển các báo cáo của mình theo bối cảnh xung quanh bạn — và cách tốt nhất để làm như vậy là với tư cách là một nhóm.
Bằng cách áp dụng phương pháp cộng tác đối với các sáng kiến báo cáo quản trị công ty, bạn sẽ tăng cơ hội thực hiện các chỉnh sửa hoặc cải tiến mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp của mình.
Ví dụ: giả sử bạn phụ trách báo cáo quản trị tài chính. Trong trường hợp đó, bạn nên tạo một nhóm làm việc chặt chẽ gồm các chuyên gia có liên quan trong tổ chức của mình để tập hợp thường xuyên và đánh giá mức độ phù hợp của các KPI hoặc chỉ số của bạn.
Với sự kết hợp các quan điểm chuyên môn này, bạn sẽ có được sức mạnh để phát hiện bất kỳ điểm yếu nào của hệ thống quản lý báo cáo hiện có (hình ảnh hóa lỗi thời, bố cục báo cáo kém hiệu quả, dữ liệu không cần thiết, v.v.) để đảm bảo rằng báo cáo quản trị kế toán của bạn không chỉ nắm bắt mọi thông tin chi tiết có giá trị về tài chính mà còn hoạt động theo cách cung cấp cho mọi người dùng công cụ để thực hiện hết khả năng của họ.
Vì các mẫu báo cáo quản trị hiện đại cung cấp khả năng truy cập linh hoạt 24/7 trên nhiều thiết bị, nên bạn có thể hợp tác phát triển hoặc phát triển các hình ảnh và thông tin chi tiết của mình từ xa, nếu cần.
13) Tạo cảm giác gắn kết và nhất quán
Liên quan đến các phương pháp hay nhất về báo cáo quản trị tài chính, bảng điều khiển tài chính động của chúng tôi cũng tốt như nó có được. Với sự kết hợp cân bằng giữa các hình ảnh và KPI có thể quét được thiết kế để đi sâu vào bốn lĩnh vực chính của quản lý CFO, công cụ cụ thể này thể hiện giá trị vô song của báo cáo quản trị nội bộ.
Ở đây, mọi thứ đều hướng tới sự cân bằng giữa giá trị kinh tế, cải thiện hiệu suất tài chính và sự hài lòng liên tục của nhân viên, được trình bày dưới dạng logic và dễ hiểu để đưa ra quyết định nhanh chóng ngay cả khi chịu áp lực.
Một trong những lý do chính khiến mẫu báo cáo giám đốc tài chính này hoạt động rất tốt là do tính nhất quán và tính nhất quán về chức năng cũng như hình ảnh. Mọi yếu tố chính được phân đoạn gọn gàng trên màn hình, với các biểu đồ cung cấp nhiều thông tin liên quan trong nháy mắt.
Như bạn có thể thấy, mọi thứ đều trôi chảy, từng yếu tố phù hợp vào đúng vị trí, màu sắc và tông màu gắn kết với nhau và rõ ràng nơi bạn cần tìm khi bạn cần những thông tin cụ thể vào thời điểm này.
Sử dụng mẫu này làm ví dụ hoạt động, bạn cũng có thể điều chỉnh mẫu này dưới dạng bảng điều khiển CEO , bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo khác nhau trong quản lý với sự nhất quán và gắn kết trực quan và thực tế. Nếu có điều gì đó không ổn hoặc tạo ra xích mích, hãy quay lại bàn vẽ và bắt đầu lại cho đến khi mọi thứ hài hòa và mang lại giá trị đích thực.
14) Phân chia dữ liệu của bạn một cách hiệu quả
Một báo cáo quản trị mẫu nổi bật, bảng điều khiển CNTT tương tác của chúng tôi là một bộ công cụ thông tin động cho bất kỳ ai dẫn đầu sự đổi mới và tiến bộ kỹ thuật của công ty.
Cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn (và bất kể lĩnh vực của bạn là gì), mẫu báo cáo quản trị tập trung vào CTO của chúng tôi tập trung vào việc giảm thiểu các vấn đề kỹ thuật, hợp lý hóa các quy trình dựa trên công nghệ, cải thiện tỷ lệ tiêu hao của nhóm, quản lý các phát triển mới và hơn thế nữa .
Ngoài chức năng được sắp xếp hợp lý và sức mạnh báo cáo tuyệt đối, một trong những lý do chính khiến ví dụ báo cáo quản trị này trở nên mạnh mẽ là khả năng phân chia hiệu quả của nó. Mở rộng trong chuyến đi cuối cùng của chúng tôi, bằng cách tập trung vào sự gắn kết trước khi xem xét cách bạn sẽ phân chia thông tin chi tiết của mình, bạn sẽ luôn tận dụng tối đa các nỗ lực báo cáo quản trị của mình.
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trước đây, nhưng đó là một thành phần quan trọng của báo cáo, vì vậy cần đề cập chi tiết hơn: khi bạn đã cam kết với dữ liệu và KPI trực quan của mình, hãy kiểm tra xem từng yếu tố chính phù hợp với báo cáo của bạn như thế nào và đặt nó vào 'bên phải ngăn 'trên trang.
Nhìn vào bảng điều khiển CTO, mỗi nhánh thông tin cốt lõi được chia thành một hộp dưới tiêu đề phụ rõ ràng. Trong mỗi phân vùng này, có dữ liệu, thông tin chi tiết và hình ảnh hóa được dán nhãn rõ ràng.
Bằng cách đi sâu hơn vào cách bạn phân chia các báo cáo của mình, bạn sẽ có cho mình khả năng phân tích một vùng thông tin hoặc lấy toàn bộ ảnh chụp nhanh trong nháy mắt đơn giản. Kết quả là, bạn sẽ cải thiện hiệu suất kinh doanh và hợp lý hóa quá trình ra quyết định của mình.
15) Tạo dòng thời gian có thể lựa chọn
Báo cáo hiệu suất giúp người quản lý thực hiện các cải tiến quan trọng đối với các chức năng cụ thể của doanh nghiệp với định hướng rõ ràng và hoàn toàn tự tin.
Bảng điều khiển nhân sự của chúng tôi - điều bắt buộc đối với bất kỳ bộ phận nhân sự hiện đại nào - tồn tại để giúp các nhà quản lý dựa trên nhân sự giữ cho nhân viên của họ vui vẻ, gắn bó và có động lực. Những nhân viên cảm thấy có giá trị và gắn bó với công việc kinh doanh thường làm việc hiệu quả hơn và sáng tạo hơn, vì vậy việc chăm sóc tài năng của bạn đúng cách nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty bạn - không có ngoại lệ.
Khi nói đến báo cáo thông tin quản lý từ bất kỳ góc độ nào của nhân viên, bảng điều khiển Quản lý tài năng của chúng tôi phục vụ một cơn bão hoàn hảo về thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu bao gồm việc thay đổi nhân viên, sa thải, tăng nhân tài và mức độ hài lòng tổng thể. Ví dụ: KPI về mức độ hài lòng của nhân tài dành cho giám đốc nhân sự cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc liệu công ty của bạn có đưa ra đủ ưu đãi để đáp ứng lực lượng lao động hiện tại của bạn hay không.
Nhưng không chỉ như ở đây, bạn sẽ có được một cái nhìn sâu sắc về nơi bạn có thể sai trong khi tận dụng điểm mạnh của mình và cuối cùng, đưa ra phần thưởng phù hợp, sự công nhận, đào tạo và hỗ trợ nếu cần.
Điều làm nên thành công của trang tổng quan này là nó cung cấp một dòng thông tin thời gian chắc chắn. Bằng cách giảm bớt hoặc toàn bộ, bạn có thể truy cập một cách dễ dàng sự cân bằng tuyệt vời của dữ liệu lịch sử, thời gian thực và dự đoán.
Do đó, báo cáo này vẽ một dòng thời gian tập trung vào dữ liệu sẽ trao quyền cho bất kỳ giám đốc nhân sự nào để kiểm tra xu hướng, hiểu những biến động trong tỷ lệ gắn kết của nhân viên và tạo ra các chiến lược khả thi để tăng khả năng giữ chân đồng thời thúc đẩy năng suất.
Bài học ở đây? Khi xem xét nội dung của một báo cáo quản trị tốt, điều quan trọng là phải xem cách hình dung và bố cục thiết kế của bạn tạo ra một dòng thời gian hoặc cho phép bạn hình thành các sáng kiến có lợi cho doanh nghiệp cả trong thời điểm hiện tại và trong tương lai.
16) Khuyến khích văn hóa hướng dữ liệu
Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém trong danh sách các ví dụ về báo cáo quản trị của chúng tôi, chúng tôi đi đến khái niệm văn hóa công ty. Văn hóa công ty của bạn là bản thiết kế cho cách doanh nghiệp của bạn hoạt động cũng như cách mọi người trong doanh nghiệp của bạn tương tác hoặc hoạt động nội bộ. Đương nhiên, văn hóa nội bộ của bạn sẽ có tác động đáng kể đến cách khách hàng, khách hàng và các chi nhánh của bạn nhìn nhận doanh nghiệp của bạn.
78% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu tin rằng văn hóa công ty là một trong năm điều hàng đầu làm tăng giá trị cho công ty của họ. Điều đó nói lên rằng, nếu bạn muốn tối đa hóa sức mạnh và các giá trị tổ chức rộng lớn hơn của các nỗ lực báo cáo theo hướng dữ liệu của mình, bạn nên biến nó thành một thành phần quan trọng trong văn hóa công ty của bạn.
Nếu bạn đặt giá trị của dữ liệu và sử dụng nó ở khả năng tối đa của nó vào trung tâm của văn hóa công ty, bạn sẽ trao quyền cho mọi người nắm bắt và sử dụng các công cụ báo cáo sẽ cải thiện hiệu suất của họ đồng thời thực hiện vai trò của họ dễ dàng hơn (do đó , sẽ thúc đẩy mức độ hài lòng của nhân viên).
Để làm như vậy, bạn nên tổ chức các cuộc họp dữ liệu thường xuyên để giải thích cách báo cáo dữ liệu có thể mang lại lợi ích cho mọi bộ phận trong tổ chức của bạn trong khi tổ chức các hội thảo giáo dục nơi mọi người trong doanh nghiệp có thể học cách sử dụng các công cụ.
Nguồn: https://www.datapine.com
