Những điều cần biết về ERP (Phần 1)

Thảo luận trong 'BRAVO' bắt đầu bởi Phần mềm BRAVO, 5/7/17.

  1. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Phần mềm ERP và các tính năng thiết yếu
    ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là giải pháp tích hợp toàn bộ các chức năng và hoạt động của Công ty nhằm cung cấp thông tin kịp thời, hiệu quả thông qua một kho lưu trữ toàn bộ dữ liệu. Tất cả dữ liệu này được chia sẻ trong nội bộ Công ty.

    Một gói phần mềm ERP luôn được xem là “cánh tay phải” đắc lực cho các Công ty vì nhiều ưu điểm như:

    · Sắp xếp hợp lý các luồng công việc (work-flows)

    · Cung cấp các số liệu thống kê theo thời gian thực

    · Đảm bảo việc xử lý nhanh chóng các thông tin, do đó làm giảm rất nhiều các thủ tục giấy tờ.

    · Phối hợp với các công ty có quy mô hoạt động rộng khắp đất nước hoặc các công ty đa quốc gia

    · ………..

    Tóm lại, một phần mềm ERP có thể giúp tăng năng suất, tăng lợi nhuận, cả hữu hình và vô hình. Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, ERP cũng có nhược điểm nhất định.

    · Với mức độ phức tạp, để triển khai một phần mềm ERP cần có một lượng lớn thời gian và tiền bạc => Ảnh hưởng với môi trường làm việc của Công ty.

    Tuy nhiên, lợi thế của phần mềm ERP luôn luôn nhiều hơn những hạn chế. Do vậy, phần mềm này đã trở nên hữu dụng và cần thiết trong mọi lĩnh vực từ: giao thông vận tải, dịch vụ, bất động sản, xây dựng, ngành công nghiệp sản xuất đến phân phối và hệ thống bán lẻ…

    [​IMG]

    Để thực hiện giải pháp ERP, cần hiểu rõ, phân tích và đưa ra các đánh giá sơ bộ về tính năng và khả năng ứng dụng của phần mềm vào công ty. Từ đó, lựa chọn những phân hệ phù hợp nhất.

    Giới thiệu các phân hệ quan trọng trong phần mềm ERP:
    1. Phân hệ Quản trị tài chính (Phân hệ kế toán tổng hợp)
    Có nhiều cách gọi khác nhau cho các phân hệ này tùy thuộc vào từng nhà cung cấp. Trên thực tế, các công ty phải luôn làm việc về tài chính kế toán dưới sự quy định của cơ quan nhà nước. Quản lý tài chính “lành mạnh” là một thành phần tất yếu của giải pháp ERP. Phân hệ quản lý tài chính cung cấp một số lợi ích. Nó đảm bảo rằng các công ty tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài chính, kế toán và thuế. Ngoài ra, các nhà quản lý có thể tăng hiệu suất tài chính với thời gian thực để theo dõi, cải thiện dòng chảy của tiền và duy trì các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.

    2. Phân hệ Quản trị nguồn nhân lực
    Các phân hệ này trước đó có những hạn chế trong việc quản lý nhân viên, quản lý biên chế, báo cáo… Nhưng với phần mềm ERP ngày nay, các giải pháp đã được phát triển. Giải pháp mới này có thể xử lý số lượng công việc đa dạng như quản lý tài năng, lập kế hoạch, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, thời gian, và nhiều hơn thế. Ngoài ra, phân hệ này cũng giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về qui trình quản lý nhân sự.

    3. Phân hệ Quản trị mua hàng

    Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, phân hệ này thì cần thiết cho một công ty để đánh giá chính xác nhu cầu, tình trạng cung ứng, sản xuất, hậu cần và phân phối. Không làm như vậy có thể có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ty và có thể bị lãng quên các mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối. Điều này cũng có thể làm giảm danh tiếng của công ty trên thị trường.

    4. Phân hệ Quản trị quan hệ khách hàng

    Khách hàng là tài sản có giá trị rất lớn của bất cứ công ty nào và không một công ty nào có đủ can đảm để làm mất thứ tài sản này. Nếu công ty bạn có một dữ liệu khách hàng đồ sộ và nó trở nên khó khăn để giải quyết nhu cầu của họ đúng hẹn. Phân hệ quản lý khách hàng đảm bảo dòng chảy thông tin giữa các đội ngũ bán hàng giải quyết các nhu cầu của mình và đội ngũ làm công tác marketing hiểu được sở thích và nhu cầu của khách hàng trong quá khứ, hiện tại và tương lại


    >> Xem thêm thông tin về phần mềm BRAVO 7 ERP-VN tại đây.
     
                   
  2. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Những điểm khác nhau giữa ERP và Phần mềm kế toán truyền thống

    Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán truyền thống và hệ thống ERP có thể tóm gọn ở một số điểm sau:
    [​IMG]

    1. Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

    Trong hệ thống ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nhau và các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Nhưng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó.

    Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.

    2. Thiết lập tài khoản trung gian

    Dưới góc độ kinh tế, sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN có thể sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản được coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.

    Theo đó, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

    3. Hạch toán tự động

    Cùng với phân hệ Kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.

    Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

    4. Bút toán đảo

    Mang ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống.

    Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.

    • Tác nghiệp hoàn chỉnh

    Hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Việc kiểm soát số liệu kế toán tương đương sẽ khó khăn theo.
    Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

    • Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

    Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản. Mặc khác, bạn có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch của bạn có nhiều trường thông tin để phân tích được đa chiều hơn. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô.

    • Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

    Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép dễ dàng, thuận tiện hợp nhất số liệu các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

    • Bức tranh trung thực

    Hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
    Hiểu được rõ sự khác biệt của hệ thống ERP và phần mềm kế toán truyền thống sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ bản chất cả phần mềm này và sử dụng chúng hiệu quả nhất.

    >>> Tìm hiểu về phần mềm BRAVO 7 ERO-VN tại đây.
     
  3. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Triển khai ERP thành công tại Việt Nam, doanh nghiệp cần làm gì?

    Xuất hiện tại thị trường Việt Nam từ khá lâu, tuy nhiên đến nay, số lượng doanh nghiệp triển khai thành công chưa cao. Rất nhiều nguyên nhân thiếu hiệu quả được chỉ ra, và việc quan trọng là chúng ta cần tìm cách khắc phục những tồn tại đó.

    [​IMG]


    Để triển khai thành công giải pháp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam, đầu tiên các bên tham gia cần thảo luận và lập ra một Ban chỉ đạo, gồm: lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và một số nhân sự phụ trách trực tiếp.

    Ban chỉ đạo này sẽ thực hiện công việc là lập ra một chiến lược chung để phát triển ERP, đồng thời tìm hiểu các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn mục tiêu cụ thể và có thời hạn. Sau đó, sẽ có những yêu cầu cụ thể cho các bên tham gia:

    VỚI KHÁCH HÀNG
    Chọn ra một người làm Quản lý dự án. Vai trò của Quản lý dự án sẽ báo cho Ban chỉ đạo và người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Người này sẽ thiết lập các cuộc trao đổi, theo dõi tiến độ và điều phối ngân sách dự án, nguồn lực…vv.

    Yêu cầu với Quản lý dự án: Là một người hiểu biết các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp và có đủ năng lực đưa ra các giải pháp, quyết định khi cần thiết.

    VỀ PHÍA NHÀ TRIỂN KHAI
    Nhà Triển khai cũng cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Công việc chuyên trách của người tư vấn là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
    Ngoài ra, cần có những đội tư vấn chuyên về những lĩnh vực nhất định, cụ thể.

    BÊN TƯ VẤN QUẢN LÝ
    Đây là bộ phận rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp các bên hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.

    BÊN TƯ VẤN HỆ THỐNG
    Là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập chạy thử hệ thống cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
    Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh nghiệp.

    TƯ VẤN KỸ THUẬT
    Đây thường là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau.

    NGƯỜI DÙNG
    Là những người trực tiếp sử dụng hệ thống nên họ là người hiểu rõ nhất nhu cầu nào cần được đáp ứng và cũng là người quyết định đến sự thành công của hệ thống khi được đưa vào áp dụng thực tiễn. Có những dự án tất cả người dùng được tham gia vào suốt quá trình triển khai, cũng có những dự án khách hàng sẽ cử ra những “người dùng hạt giống”. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.

    Người dùng là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Họ là người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

    Để có một dự án ERP triển khai thành công và áp dụng tốt vào thực tiễn cần đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên.

    >> Xem thêm thông tin về phần mềm BRAVO 7 ERP-VN tại đây.
    >> Khách hàng và kinh nghiệm triển khai phần mềm BRAVO 7.
     
  4. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP ở Việt Nam hiện nay

    1. Quản trị doanh nghiệp là gì?

    Quản trị doanh nghiệp là: những cơ chế, quy định thông qua đó công ty được điều hành và kiểm soát. Cơ cấu quản trị doanh nghiệp xác định quyền hạn và trách nhiệm giữa những thành viên khác nhau trong công ty, bao gồm các Cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát và những người liên quan khác của công ty.

    2. Những chức năng của Quản trị doanh nghiệp
    Quản trị doanh nghiệp có chức năng có vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Hiểu rõ được những chức năng này để phát huy tối đa giúp việc quản trị doanh nghiệp được hiệu quả hơn. Những chức năng chính của quản trị doanh nghiệp bao gồm:

    2.1. Chức năng hoạch định

    Là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định gồm ba giai đoạn: thiết lập các mục tiêu cho tổ chức (Mức tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu...) sắp xếp các nguồn lực của tổ chức để đạt mục tiêu và quyết định về những hoạt động của tổ chức.

    2.2. Chức năng tổ chức

    Là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên (các bộ phận trong tổ chức).

    Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.

    2.3. Chức năng thúc đẩy động viên

    Đây là chức năng thúc đẩy, động viên nhân viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn bằng chỉ thị, mệnh lệnh và thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần. Các nhà quản trị thực hiện các chức năng chỉ huy để thúc đẩy, động viên nhân viên hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

    2.4. Chức năng kiểm tra, kiểm soát

    Là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề ra và điều chỉnh khi cần thiết. Quá trình kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục và thường diễn ra theo chu kỳ.

    Các chức năng này có quan hệ qua lại mật thiết với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định. Quá trình quản trị phải thực hiện đồng bộ các chức năng nói trên thì mới đạt được hiệu quả như mong muốn.

    [​IMG]



    3. Thực trạng quản trị doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
    Hiện nay, việc quản trị doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa tốt, một số thực trạng quản trị doanh nghiệp của Việt Nam là:

    3.1. Chưa có Chiến lược: Điều này thể hiện rõ nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

    3.2. Thiếu kỹ năng quản trị: Bệnh này thể hiện ở hoạt động dẫn dắt và hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp “có vấn đề”. Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao việc cho cấp dưới thường giao một chiều, không hướng dẫn công việc, không động viên nhân viên, thiếu sự đồng cảm chia sẻ với nhân viên, không giải quyết tốt những mâu thuẫn giữa người cũ và người mới trong doanh nghiệp.

    3.3. Thiếu kiến thức về Kế toán - Tài chính: Trong hoạt động kế toán - tài chính, nhiều doanh nghiệp không có số liệu thống kê liên tục qua các năm nên không thể hoạch định được kế hoạch sản xuất kinh doanh. Việc đối chiếu sổ sách, chứng từ, hoá đơn làm không đến nơi đến chốn, bộ phận kế toán tài chính không thường xuyên rà soát, phân tích và đề xuất những sáng kiến làm lành mạnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.

    >>> Xem thêm thông tin về phần mềm kế toán BRAVO giúp giải quyết tốt các vấn đề về tài chính – kế toán

    3.4. Vấn đề về nhân sự: Nhiều doanh nghiệp chưa có 1 chiến lược về tuyển dụng và giữ chân nhân tài tốt

    3.5. Chưa quan tâm đến Marketing: Sai lầm của rất nhiều doanh nghiệp là chưa quan tâm đến chiến lược marketing.

    3.6. Tâm lý sợ thay đổi: Đáng nói là nhiều doanh nghiệp chậm và sợ thay đổi trước thời cuộc.

    4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
    Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu...

    >>> Xem chi tiết giải pháp quản trị doanh nghiệp BRAVO
     
  5. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Sử dụng phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam


    1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
    ERP là một trong những thuật ngữ trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, vẫn con nhiều người nhầm lẫn giữa các khái niệm về: “phần mềm ERP”, phần mềm kế toán hay “phần mềm kế toán ERP”, ...

    Trước hết chúng ta cần hiểu rõ: Phần mềm ERP là gì?

    ERP (Enterprise resource planning) là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP được định nghĩa là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.

    Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Bộ giải pháp phần mềm ERP gồm nhiều module. Trong đó, các module chính thường có bao gồm: kế toán, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự - tiền lương – BHXH, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng...

    Kế toán là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP này. Như vậy có thể hiểu Phần mềm kế toán ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP.

    Do kế toán là “bộ não tài chính” của doanh nghiệp, hầu hết hoạt động của mọi bộ phận và tất cả mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán. Nên Module kế toán trong hệ thống giải pháp ERP chung thường là một Module cực kỳ quan trọng.

    [​IMG]

    2. Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam
    Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam hiện nay rất da dạng. Để lựa chọn được phần mềm ERP, đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường loay hoay phân vân giữa phần mềm ERP trong nước và nước ngoài. Dưới đây là những phần tích về hệ thống các phần mềm kế toán ERP cơ bản hiện nay:

    • Phần mềm nước ngoài
    a. Ưu điểm:

    - Phù hợp với những công ty có quy mô lớn, mô hình tập đoàn. Đặc biệt là các công ty đa nghành nghề.

    - Chất lượng tốt, quy trình chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại, tiên tiến

    b. Nhược điểm:

    - Giá thành cao nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn tài chính lớn.

    - Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.

    - Việc “Việt hóa” phần mềm cũng gặp khó khăn bởi:

    + Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần lớn là tiếng Anh). Do vậy, gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam vì trình độ ngoại ngữ của mặt bằng chung người Việt còn kém.

    + Nhược điểm lớn nhất là không phù hợp với chuẩn kế toán của Việt Nam.

    • Phần mềm trong nước :
    a. Ưu điểm:

    - Giá thành thấp hơn so với phần mềm ngoại.

    Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.

    Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, (có cả tiếng Anh và một số thứ tiếng phổ biến khác)

    b. Nhược điểm:

    - Các báo cáo mang tính quản trị chưa cao.

    - Quy trình, công nghệ còn nhiều điểm chưa chuyên nghiệp bằng phần mềm ngoại

    Xem thông tin chi tiết về phần mềm kế toán ERP số 1 tại Việt Nam hiện nay.

    3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

    Bất cứ công cụ nào, dù công nhệ hiện đại, tiên tiến đến đâu, cũng sẽ trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở hoặc phản tác dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Với phần mềm kế toán ERP cũng không phải là ngoại lệ.

    Trước hết, để biết hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP, chúng ta cần biết cách lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số gợi ý cho bạn:

    - Đầu tiên mỗi doanh nghiệp cần nắm được quy trình quản lý và yêu cầu của bộ phận kế toán đặt trong tổng thể quản lý chung.

    - Sau đó bạn cần tìm hiểu một vài phần mềm trên thị trường nhờ họ đến tư vấn giải pháp và demo sản phẩm. Bước này vô cùng quan trọng để bạn biết phần mềm đó có đáp ứng được những quy trình mà bạn đặt ra ở bước số 1 không.

    - Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất sau khi đã so sánh tương quan về sản phẩm, giá cả, các dịch vụ đi kèm (đặc biệt là dịch vụ bảo hành, bảo trì sau khi triển khai).

    Khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp mình rồi thì nhiệm vụ của họ sẽ không chỉ là triển khai, cài đặt phần mềm mà quan trọng là đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc hòan toàn vào nhà cung cấp thì dự án ERP đó không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Về phía doanh nghiệp, có những điều sau cầu lưu ý:

    • Bản thân doanh nghiệp cần: Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao phải sử dụng ERP: ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là giải pháp về hoàn thiện cả quy trình và tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do vậy, cần hiểu rõ nó thì mới có thể phát huy nhất lợi ích to lớn của nó.
    • Tối ưu hóa ERP bằng quá trình tái cấu trúc: Đi kèm với việc áp dụng CNTT vào sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu quả của giải pháp ERP.
    • Liên tục cải tiến và phát triển ERP: Phần mềm ERP không phải là “hệ thống tĩnh” nghĩa là cài đặt xong rồi để đấy. Phần mềm cần liên tục được cải tiến, phát triển, đáp ứng sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp hay hệ thống chính sách, quy định của nhà nước.
    • Đạo tạo nhân viên: Lãnh đạo là người đưa ra quyết định mua, nhưng nhân viên mới là người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Do vậy, việc đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng của những người trực tiếp sử dụng là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phát huy được hiệu quả tối đa.
    Việc áp dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp không chỉ là theo trào lưu hay xu hướng. Điều đầu tiền và quan trọng nhất là mỗi doanh nghiệp cần có được cái nhìn đúng đắn về Hệ thống ERP và hiểu rõ nhu cầu của mình để có những phương án đúng đắn nhất.

    Xem thêm những phần mềm ERP tốt nhất ở Việt Nam
     
  6. Phần mềm BRAVO

    Phần mềm BRAVO Member Thành viên BQT Hội viên mới

    Sử dụng tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp tốt nhất

    Nhà cung cấp tốt là một trong yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị hàng tồn kho tốt. Để lựa chọn được những nhà cung cấp tốt trước hết doanh nghiệp cần nắm được những tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các vấn đề đó.

    1. Nhà cung cấp - là ai?
    Nhà cung cấp được định nghĩa đơn giản là một bên (có thể là một tổ chức hoặc cá nhân) cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. Trong thị trường thương mại hiện đại, có rất nhiều nhà cung cấp tham gia vào chuỗi cung ứng.

    2. Nhà cung cấp có vai trò thế nào trong chuỗi cung ứng
    Trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp nào, có lẽ nhiều người sẽ nghĩ rằng khách hàng là tất cả vì họ là “Thượng đế”. Song với góc nhìn khác, nếu doanh nghiệp có rất nhiều khách hàng thậm chí họ sẵn sàng mua tất cả những gì mình có, song doanh nghiệp đó lại không có đủ nguồn cung cấp hàng hóa cho thị trường hay nói một cách khác họ không có sự gắn kết với các NCC một cách bền chặt. Điều đó làm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngưng trệ và đôi khi nó còn tệ hơn là không có khách hàng.

    [​IMG]

    Ở góc nhìn rộng hơn, trong chuỗi cung ứng, các NCC liên kết với nhau như những toa tàu. Ở đó hàng hóa, NVL được cung cấp liên tục để ở đầu cuối hàng hóa được cung cấp đến tay của người tiêu dùng. Trong chuỗi đó, mỗi NCC sẽ giữ một vai trò quan trọng của riêng mình và đồng thời đóng góp tạo ra giá trị của toàn chuỗi. Chỉ cần 1 NCC bất kỳ gặp sự cố, cả chuỗi sẽ phải gặp nhiều tác động và cuối cùng điều bất lợi nhất sẽ đến với người tiêu dùng.

    3. Bảy chỉ tiêu lựa chọn nhà cung cấp
    3.1. Chất lượng sản phẩm

    Chất lượng sản phẩm luôn là tiêu chí hàng đầu để lựa chọn NCC cho hàng hóa, NVL của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, NVL như các tiêu chuẩn chất lượng mà NCC phải tuân thủ, chế độ - chính sách bảo hành cũng như cam kết chất lượng…

    3.2. Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng

    Khi lựa chọn được NCC, nhà quản trị phải luôn theo dõi được số lượng/tỷ lệ hàng hóa hư hỏng khi được giao hàng đến hoặc hư hỏng do chất lượng xuống thấp không đảm bảo các tiêu chuẩn đã cam kết (sau khi kiểm tra chất lượng).

    Tỷ lệ cần xác định gồm tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trên mỗi đơn hàng được giao, tỷ lệ đơn hàng có hư hỏng trên tổng đơn hàng theo kỳ thống kê, giá trị hàng hóa hư hỏng theo đơn hàng và tổng giá trị hư hỏng theo kỳ thống kê. Từ các số liệu trên, nhà quản trị sẽ dễ dàng so sánh các NCC của cùng nhóm mặt hàng để ra quyết định mua hàng phù hợp.

    3.3. Thời gian giao hàng đúng hẹn

    Một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là thời gian giao hàng. Việc thống kê các dữ liệu về thời gian giao hàng thực tế so với dự kiến cho nhà quản trị nắm chính xác năng lực của từng NCC cũng như mức độ tin cậy của họ đối với các đơn hàng trong tương lai của mình.

    3.4. Chính sách bảo hành

    Nhân viên mua hàng sẽ phải cân nhắc rất kỹ các điều khoản bảo hành sản phẩm, NVL từ NCC. Trong nhiều trường hợp có các sự cố phát sinh đến hư hỏng hàng hóa, hay chất lượng xuống thấp sau quá trình kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ phát sinh nhiều công việc và làm tổn thất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, NCC có chính sách bảo hành chu đáo và đơn giản sẽ luôn được ưu tiên thêm điểm cộng.

    3.5. Chất lượng dịch vụ khách hàng

    Bên cạnh việc hỗ trợ bảo hành, đổi trả sản phẩm… thì các cuộc gọi đến NCC yêu cầu hỗ trợ và giải đáp các vấn đề phát sinh giúp nhà quản trị đánh giá đúng chất lượng dịch vụ từ NCC của mình. Giả sử trong trường hợp có vấn đề phát sinh mà nhân viên mua hàng không thể liên hệ được với NCC hoặc liên hệ được mà không liên lạc được với nhân viên phụ trách thì các vấn đề phát sinh đó phải treo lên và chờ ngày giải quyết.

    3.6. Chi phí sản phẩm

    Yếu tố cơ bản nhất để đánh giá NCC là giá sản phẩm và các chi phí phát sinh khi mua hàng từ NCC đó. Một cách đơn giản, với cùng loại hàng hóa với chất lượng như nhau, thì NCC nào có thể cung cấp với chi phí mềm hơn thì đó sẽ là một điểm cộng cho họ.

    3.7. Điều khoản thanh toán

    Bên cạnh yếu tố chi phí sản phẩm, điều khoản thanh toán gián tiếp tác động tới các yếu tố chi phí. Với điều khoản thanh toán 1 lần khi nhận hàng sẽ làm doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn khi mua hàng công nợ và có thể chia thành nhiều đợt thanh toán.

    4. Ứng dụng giải pháp ERP với những chỉ tiêu đánh giá NCC trong doanh nghiệp
    Trên đây là một số chỉ tiêu cơ bản để đánh giá NCC làm căn cứ để lựa chọn hoặc thay đổi NCC cho hàng hóa, NVL cho hoạt động mua hàng. Trên thực tế, tùy nhu cầu và đặc thù mỗi ngành nghề, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng nhiều bộ chỉ tiêu đánh giá cho riêng mình. Song về nguyên tắc, hoạt động đánh giá và các số liệu thu thập phải đầy đủ và khách quan, nhằm phản ánh được tình hình thực tế của từng NCC.

    Để làm được điều đó một cách chính xác đòi hỏi doanh nghiệp phải tích hợp và quản lý các hoạt động của mình trên cơ sở phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Và xây dựng các tiêu thức cùng chỉ tiêu cụ thể để thực hiện khai báo trên hệ thống. Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh, toàn bộ dữ liệu thực tế phải được ghi nhận vào phần mềm để làm cơ sở lên báo cáo thống kê.

    >>> Xem thông tin chi tiết về giải phải ERP của BRAVO

     

Chia sẻ trang này

XenForo Add-ons by Brivium ™ © 2012-2013 Brivium LLC.