Những điều cần biết về ERP (Phần 1)

Phần mềm BRAVO · 5/7/17

Những điểm khác nhau giữa ERP và Phần mềm kế toán truyền thống

Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán truyền thống và hệ thống ERP có thể tóm gọn ở một số điểm sau:

1. Ghi nhận bằng bút toán hạch toán

Trong hệ thống ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nhau và các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Nhưng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó.

Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.

2. Thiết lập tài khoản trung gian

Dưới góc độ kinh tế, sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, DN có thể sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản được coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.

Theo đó, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

3. Hạch toán tự động

Cùng với phân hệ Kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.

Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.

4. Bút toán đảo

Mang ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống.

Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.

Tác nghiệp hoàn chỉnh

Hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Việc kiểm soát số liệu kế toán tương đương sẽ khó khăn theo.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.

Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản. Mặc khác, bạn có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch của bạn có nhiều trường thông tin để phân tích được đa chiều hơn. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô.

Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép dễ dàng, thuận tiện hợp nhất số liệu các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

Bức tranh trung thực

Hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
Hiểu được rõ sự khác biệt của hệ thống ERP và phần mềm kế toán truyền thống sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ bản chất cả phần mềm này và sử dụng chúng hiệu quả nhất.

>>> Tìm hiểu về phần mềm BRAVO 7 ERO-VN tại đây.

Phần mềm BRAVO · 12/7/17

Triển khai ERP thành công tại Việt Nam, doanh nghiệp cần làm gì?

Xuất hiện tại thị trường Việt Nam từ khá lâu, tuy nhiên đến nay, số lượng doanh nghiệp triển khai thành công chưa cao. Rất nhiều nguyên nhân thiếu hiệu quả được chỉ ra, và việc quan trọng là chúng ta cần tìm cách khắc phục những tồn tại đó.

Để triển khai thành công giải pháp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam, đầu tiên các bên tham gia cần thảo luận và lập ra một Ban chỉ đạo, gồm: lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp và một số nhân sự phụ trách trực tiếp.

Ban chỉ đạo này sẽ thực hiện công việc là lập ra một chiến lược chung để phát triển ERP, đồng thời tìm hiểu các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn mục tiêu cụ thể và có thời hạn. Sau đó, sẽ có những yêu cầu cụ thể cho các bên tham gia:

VỚI KHÁCH HÀNG
Chọn ra một người làm Quản lý dự án. Vai trò của Quản lý dự án sẽ báo cho Ban chỉ đạo và người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Người này sẽ thiết lập các cuộc trao đổi, theo dõi tiến độ và điều phối ngân sách dự án, nguồn lực…vv.

Yêu cầu với Quản lý dự án: Là một người hiểu biết các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp và có đủ năng lực đưa ra các giải pháp, quyết định khi cần thiết.

VỀ PHÍA NHÀ TRIỂN KHAI
Nhà Triển khai cũng cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Công việc chuyên trách của người tư vấn là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Ngoài ra, cần có những đội tư vấn chuyên về những lĩnh vực nhất định, cụ thể.

BÊN TƯ VẤN QUẢN LÝ
Đây là bộ phận rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp các bên hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.

BÊN TƯ VẤN HỆ THỐNG
Là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập chạy thử hệ thống cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh nghiệp.

TƯ VẤN KỸ THUẬT
Đây thường là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau.

NGƯỜI DÙNG
Là những người trực tiếp sử dụng hệ thống nên họ là người hiểu rõ nhất nhu cầu nào cần được đáp ứng và cũng là người quyết định đến sự thành công của hệ thống khi được đưa vào áp dụng thực tiễn. Có những dự án tất cả người dùng được tham gia vào suốt quá trình triển khai, cũng có những dự án khách hàng sẽ cử ra những “người dùng hạt giống”. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.

Người dùng là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Họ là người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

Để có một dự án ERP triển khai thành công và áp dụng tốt vào thực tiễn cần đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên.

>> Xem thêm thông tin về phần mềm BRAVO 7 ERP-VN tại đây.
>> Khách hàng và kinh nghiệm triển khai phần mềm BRAVO 7.

Phần mềm BRAVO · 16/8/17

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP ở Việt Nam hiện nay

1. Quản trị doanh nghiệp là gì?

Quản trị doanh nghiệp là: những cơ chế, quy định thông qua đó công ty được điều hành và kiểm soát. Cơ cấu quản trị doanh nghiệp xác định quyền hạn và trách nhiệm giữa những thành viên khác nhau trong công ty, bao gồm các Cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát và những người liên quan khác của công ty.

2. Những chức năng của Quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp có chức năng có vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Hiểu rõ được những chức năng này để phát huy tối đa giúp việc quản trị doanh nghiệp được hiệu quả hơn. Những chức năng chính của quản trị doanh nghiệp bao gồm:

2.1. Chức năng hoạch định

Là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định gồm ba giai đoạn: thiết lập các mục tiêu cho tổ chức (Mức tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu...) sắp xếp các nguồn lực của tổ chức để đạt mục tiêu và quyết định về những hoạt động của tổ chức.

2.2. Chức năng tổ chức

Là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên (các bộ phận trong tổ chức).

Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.

2.3. Chức năng thúc đẩy động viên

Đây là chức năng thúc đẩy, động viên nhân viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn bằng chỉ thị, mệnh lệnh và thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần. Các nhà quản trị thực hiện các chức năng chỉ huy để thúc đẩy, động viên nhân viên hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

2.4. Chức năng kiểm tra, kiểm soát

Là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề ra và điều chỉnh khi cần thiết. Quá trình kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục và thường diễn ra theo chu kỳ.

Các chức năng này có quan hệ qua lại mật thiết với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định. Quá trình quản trị phải thực hiện đồng bộ các chức năng nói trên thì mới đạt được hiệu quả như mong muốn.

3. Thực trạng quản trị doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Hiện nay, việc quản trị doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa tốt, một số thực trạng quản trị doanh nghiệp của Việt Nam là:

3.1. Chưa có Chiến lược: Điều này thể hiện rõ nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

3.2. Thiếu kỹ năng quản trị: Bệnh này thể hiện ở hoạt động dẫn dắt và hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp “có vấn đề”. Khi lãnh đạo doanh nghiệp giao việc cho cấp dưới thường giao một chiều, không hướng dẫn công việc, không động viên nhân viên, thiếu sự đồng cảm chia sẻ với nhân viên, không giải quyết tốt những mâu thuẫn giữa người cũ và người mới trong doanh nghiệp.

3.3. Thiếu kiến thức về Kế toán - Tài chính: Trong hoạt động kế toán - tài chính, nhiều doanh nghiệp không có số liệu thống kê liên tục qua các năm nên không thể hoạch định được kế hoạch sản xuất kinh doanh. Việc đối chiếu sổ sách, chứng từ, hoá đơn làm không đến nơi đến chốn, bộ phận kế toán tài chính không thường xuyên rà soát, phân tích và đề xuất những sáng kiến làm lành mạnh tình hình tài chính của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm thông tin về phần mềm kế toán BRAVO giúp giải quyết tốt các vấn đề về tài chính – kế toán

3.4. Vấn đề về nhân sự: Nhiều doanh nghiệp chưa có 1 chiến lược về tuyển dụng và giữ chân nhân tài tốt

3.5. Chưa quan tâm đến Marketing: Sai lầm của rất nhiều doanh nghiệp là chưa quan tâm đến chiến lược marketing.

3.6. Tâm lý sợ thay đổi: Đáng nói là nhiều doanh nghiệp chậm và sợ thay đổi trước thời cuộc.

4. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu...

>>> Xem chi tiết giải pháp quản trị doanh nghiệp BRAVO

Phần mềm BRAVO · 17/8/17

Sử dụng phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam

1. Phần mềm kế toán ERP là gì?
ERP là một trong những thuật ngữ trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, vẫn con nhiều người nhầm lẫn giữa các khái niệm về: “phần mềm ERP”, “phần mềm kế toán” hay “phần mềm kế toán ERP”, ...

Trước hết chúng ta cần hiểu rõ: Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise resource planning) là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP được định nghĩa là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp.

Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Bộ giải pháp phần mềm ERP gồm nhiều module. Trong đó, các module chính thường có bao gồm: kế toán, quản lý tồn kho, quản lý nhân sự - tiền lương – BHXH, quản lý bán lẻ, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng...

Kế toán là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP này. Như vậy có thể hiểu Phần mềm kế toán ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP.

Do kế toán là “bộ não tài chính” của doanh nghiệp, hầu hết hoạt động của mọi bộ phận và tất cả mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán. Nên Module kế toán trong hệ thống giải pháp ERP chung thường là một Module cực kỳ quan trọng.

2. Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam
Hệ thống các phần mềm kế toán ERP ở Việt Nam hiện nay rất da dạng. Để lựa chọn được phần mềm ERP, đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thường loay hoay phân vân giữa phần mềm ERP trong nước và nước ngoài. Dưới đây là những phần tích về hệ thống các phần mềm kế toán ERP cơ bản hiện nay:

Phần mềm nước ngoài

a. Ưu điểm:

- Phù hợp với những công ty có quy mô lớn, mô hình tập đoàn. Đặc biệt là các công ty đa nghành nghề.

- Chất lượng tốt, quy trình chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại, tiên tiến

b. Nhược điểm:

- Giá thành cao nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn tài chính lớn.

- Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.

- Việc “Việt hóa” phần mềm cũng gặp khó khăn bởi:

+ Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần lớn là tiếng Anh). Do vậy, gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam vì trình độ ngoại ngữ của mặt bằng chung người Việt còn kém.

+ Nhược điểm lớn nhất là không phù hợp với chuẩn kế toán của Việt Nam.

Phần mềm trong nước :

a. Ưu điểm:

- Giá thành thấp hơn so với phần mềm ngoại.

Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời.

Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, (có cả tiếng Anh và một số thứ tiếng phổ biến khác)

b. Nhược điểm:

- Các báo cáo mang tính quản trị chưa cao.

- Quy trình, công nghệ còn nhiều điểm chưa chuyên nghiệp bằng phần mềm ngoại

Xem thông tin chi tiết về phần mềm kế toán ERP số 1 tại Việt Nam hiện nay.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP

Bất cứ công cụ nào, dù công nhệ hiện đại, tiên tiến đến đâu, cũng sẽ trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở hoặc phản tác dụng nếu không biết sử dụng đúng cách. Với phần mềm kế toán ERP cũng không phải là ngoại lệ.

Trước hết, để biết hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP, chúng ta cần biết cách lựa chọn một phần mềm kế toán ERP phù hợp với doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số gợi ý cho bạn:

- Đầu tiên mỗi doanh nghiệp cần nắm được quy trình quản lý và yêu cầu của bộ phận kế toán đặt trong tổng thể quản lý chung.

- Sau đó bạn cần tìm hiểu một vài phần mềm trên thị trường nhờ họ đến tư vấn giải pháp và demo sản phẩm. Bước này vô cùng quan trọng để bạn biết phần mềm đó có đáp ứng được những quy trình mà bạn đặt ra ở bước số 1 không.

- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp nhất sau khi đã so sánh tương quan về sản phẩm, giá cả, các dịch vụ đi kèm (đặc biệt là dịch vụ bảo hành, bảo trì sau khi triển khai).

Khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm kế toán ERP cho doanh nghiệp mình rồi thì nhiệm vụ của họ sẽ không chỉ là triển khai, cài đặt phần mềm mà quan trọng là đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc hòan toàn vào nhà cung cấp thì dự án ERP đó không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Về phía doanh nghiệp, có những điều sau cầu lưu ý:

Bản thân doanh nghiệp cần: Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao phải sử dụng ERP: ERP không chỉ là công nghệ, nó còn là giải pháp về hoàn thiện cả quy trình và tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do vậy, cần hiểu rõ nó thì mới có thể phát huy nhất lợi ích to lớn của nó.
Tối ưu hóa ERP bằng quá trình tái cấu trúc: Đi kèm với việc áp dụng CNTT vào sản xuất – kinh doanh, các doanh nghiệp cần tái cấu trúc bộ máy và quy trình làm việc để tối ưu hóa hiệu quả của giải pháp ERP.
Liên tục cải tiến và phát triển ERP: Phần mềm ERP không phải là “hệ thống tĩnh” nghĩa là cài đặt xong rồi để đấy. Phần mềm cần liên tục được cải tiến, phát triển, đáp ứng sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp hay hệ thống chính sách, quy định của nhà nước.
Đạo tạo nhân viên: Lãnh đạo là người đưa ra quyết định mua, nhưng nhân viên mới là người trực tiếp sử dụng sản phẩm. Do vậy, việc đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ năng của những người trực tiếp sử dụng là điều cực kỳ quan trọng để hệ thống phát huy được hiệu quả tối đa.

Việc áp dụng ERP vào mỗi doanh nghiệp không chỉ là theo trào lưu hay xu hướng. Điều đầu tiền và quan trọng nhất là mỗi doanh nghiệp cần có được cái nhìn đúng đắn về Hệ thống ERP và hiểu rõ nhu cầu của mình để có những phương án đúng đắn nhất.

Xem thêm những phần mềm ERP tốt nhất ở Việt Nam

Phần mềm BRAVO · 13/9/17

Sử dụng tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp tốt nhất

Nhà cung cấp tốt là một trong yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị hàng tồn kho tốt. Để lựa chọn được những nhà cung cấp tốt trước hết doanh nghiệp cần nắm được những tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các vấn đề đó.

1. Nhà cung cấp - là ai?
Nhà cung cấp được định nghĩa đơn giản là một bên (có thể là một tổ chức hoặc cá nhân) cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. Trong thị trường thương mại hiện đại, có rất nhiều nhà cung cấp tham gia vào chuỗi cung ứng.

2. Nhà cung cấp có vai trò thế nào trong chuỗi cung ứng
Trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp nào, có lẽ nhiều người sẽ nghĩ rằng khách hàng là tất cả vì họ là “Thượng đế”. Song với góc nhìn khác, nếu doanh nghiệp có rất nhiều khách hàng thậm chí họ sẵn sàng mua tất cả những gì mình có, song doanh nghiệp đó lại không có đủ nguồn cung cấp hàng hóa cho thị trường hay nói một cách khác họ không có sự gắn kết với các NCC một cách bền chặt. Điều đó làm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngưng trệ và đôi khi nó còn tệ hơn là không có khách hàng.

Ở góc nhìn rộng hơn, trong chuỗi cung ứng, các NCC liên kết với nhau như những toa tàu. Ở đó hàng hóa, NVL được cung cấp liên tục để ở đầu cuối hàng hóa được cung cấp đến tay của người tiêu dùng. Trong chuỗi đó, mỗi NCC sẽ giữ một vai trò quan trọng của riêng mình và đồng thời đóng góp tạo ra giá trị của toàn chuỗi. Chỉ cần 1 NCC bất kỳ gặp sự cố, cả chuỗi sẽ phải gặp nhiều tác động và cuối cùng điều bất lợi nhất sẽ đến với người tiêu dùng.

3. Bảy chỉ tiêu lựa chọn nhà cung cấp
3.1. Chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm luôn là tiêu chí hàng đầu để lựa chọn NCC cho hàng hóa, NVL của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, NVL như các tiêu chuẩn chất lượng mà NCC phải tuân thủ, chế độ - chính sách bảo hành cũng như cam kết chất lượng…

3.2. Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng

Khi lựa chọn được NCC, nhà quản trị phải luôn theo dõi được số lượng/tỷ lệ hàng hóa hư hỏng khi được giao hàng đến hoặc hư hỏng do chất lượng xuống thấp không đảm bảo các tiêu chuẩn đã cam kết (sau khi kiểm tra chất lượng).

Tỷ lệ cần xác định gồm tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trên mỗi đơn hàng được giao, tỷ lệ đơn hàng có hư hỏng trên tổng đơn hàng theo kỳ thống kê, giá trị hàng hóa hư hỏng theo đơn hàng và tổng giá trị hư hỏng theo kỳ thống kê. Từ các số liệu trên, nhà quản trị sẽ dễ dàng so sánh các NCC của cùng nhóm mặt hàng để ra quyết định mua hàng phù hợp.

3.3. Thời gian giao hàng đúng hẹn

Một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là thời gian giao hàng. Việc thống kê các dữ liệu về thời gian giao hàng thực tế so với dự kiến cho nhà quản trị nắm chính xác năng lực của từng NCC cũng như mức độ tin cậy của họ đối với các đơn hàng trong tương lai của mình.

3.4. Chính sách bảo hành

Nhân viên mua hàng sẽ phải cân nhắc rất kỹ các điều khoản bảo hành sản phẩm, NVL từ NCC. Trong nhiều trường hợp có các sự cố phát sinh đến hư hỏng hàng hóa, hay chất lượng xuống thấp sau quá trình kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ phát sinh nhiều công việc và làm tổn thất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, NCC có chính sách bảo hành chu đáo và đơn giản sẽ luôn được ưu tiên thêm điểm cộng.

3.5. Chất lượng dịch vụ khách hàng

Bên cạnh việc hỗ trợ bảo hành, đổi trả sản phẩm… thì các cuộc gọi đến NCC yêu cầu hỗ trợ và giải đáp các vấn đề phát sinh giúp nhà quản trị đánh giá đúng chất lượng dịch vụ từ NCC của mình. Giả sử trong trường hợp có vấn đề phát sinh mà nhân viên mua hàng không thể liên hệ được với NCC hoặc liên hệ được mà không liên lạc được với nhân viên phụ trách thì các vấn đề phát sinh đó phải treo lên và chờ ngày giải quyết.

3.6. Chi phí sản phẩm

Yếu tố cơ bản nhất để đánh giá NCC là giá sản phẩm và các chi phí phát sinh khi mua hàng từ NCC đó. Một cách đơn giản, với cùng loại hàng hóa với chất lượng như nhau, thì NCC nào có thể cung cấp với chi phí mềm hơn thì đó sẽ là một điểm cộng cho họ.

3.7. Điều khoản thanh toán

Bên cạnh yếu tố chi phí sản phẩm, điều khoản thanh toán gián tiếp tác động tới các yếu tố chi phí. Với điều khoản thanh toán 1 lần khi nhận hàng sẽ làm doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn khi mua hàng công nợ và có thể chia thành nhiều đợt thanh toán.

4. Ứng dụng giải pháp ERP với những chỉ tiêu đánh giá NCC trong doanh nghiệp
Trên đây là một số chỉ tiêu cơ bản để đánh giá NCC làm căn cứ để lựa chọn hoặc thay đổi NCC cho hàng hóa, NVL cho hoạt động mua hàng. Trên thực tế, tùy nhu cầu và đặc thù mỗi ngành nghề, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng nhiều bộ chỉ tiêu đánh giá cho riêng mình. Song về nguyên tắc, hoạt động đánh giá và các số liệu thu thập phải đầy đủ và khách quan, nhằm phản ánh được tình hình thực tế của từng NCC.

Để làm được điều đó một cách chính xác đòi hỏi doanh nghiệp phải tích hợp và quản lý các hoạt động của mình trên cơ sở phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Và xây dựng các tiêu thức cùng chỉ tiêu cụ thể để thực hiện khai báo trên hệ thống. Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh, toàn bộ dữ liệu thực tế phải được ghi nhận vào phần mềm để làm cơ sở lên báo cáo thống kê.

>>> Xem thông tin chi tiết về giải phải ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 11/4/18

Làm sao để tối ưu hiệu quả Giải pháp ERP

Bài viết chỉ ra 4 bước để tối ưu hóa hiệu quả Giải pháp ERP

1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên trong việc giải quyết vấn đề về hệ thống cả mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ

Doanh nghiệp cần xem xét tình hình hoạt động hiện tại thông qua việc thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ hàng ngày, đội ngũ IT và đội ngũ vận hành hệ thống. Các vấn đề hay xảy ra như xáo trộn một số nghiệp vụ, nhân viên chưa nắm vững được quy trình của hệ thống, chưa sử dụng được hết các chức năng, lỗi việc thực hiện báo cáo…

2. Đánh giá mức độ hợp lý của quy trình hiện tại, phân định vùng có quy trình cần cải thiện tốt hơn.

Vấn đề hay gặp phải trong quá trình triển khai dự án, thiết kế quy trình tác nghiệp cho doanh nghiệp, các đơn vị triển khai chưa hiểu rõ được ý tưởng và yêu cầu của doanh nghiệp dẫn đến quy trình không hợp lý. Đôi khi cũng có thể là quy trình hợp lý ở thời điểm hiện tại xong trong tương lai vì một số lý do nào đó doanh nghiệp thay đổi quá trình tác nghiệp hay phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật vào hệ thống. Điều này cũng gây ra nhiều khó khăn cho các nhân viên tác nghiệp thậm chí tồi tệ hơn là các hoạt động sản xuất kinh doanh có thể bị xáo trộn.

3. Tìm hiểu nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề được xác định phía trên.

Sau khi thực hiện bước 1 và 2 bộ phận quản lý ERP của doanh nghiệp cần xác định được đâu là nguyên nhân chính và tìm ra hướng giải quyết các vấn đề đó theo mức độ ưu tiên.

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quá trình tùy chỉnh, những thay đổi trên hệ thống.

4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ hệ thống ERP

Kế hoạch này tổng hợp tất cả các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được ban quản lý ERP xem xét thống nhất từ bước 3. Lưu ý bạn hãy nên coi trọng mức độ quan trọng của kế hoạch giống như khi triển khai dự án ERP lúc trước. Doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu, công việc cần thực hiện, người cần chịu trách nhiệm, mốc thời gian hoàn thành mục tiêu… như bất kỳ một dự án nào khác.

>> Xem thêm về kiến thức ERP, tại đây.

Phần mềm BRAVO · 5/6/18

Lưu ý khi lựa chọn sản phẩm và nhà tư vấn triển khai ERP

1. Quan trọng nhất là sự phù hợp

Đừng quá quan tâm đến việc giải pháp ERP nào là mạnh, giải pháp nào là yếu mà hãy quan tâm đến sự phù hợp của giải pháp với doanh nghiệp của mình.

2. Giá cả quan trong nhưng không phải là quan trọng nhất

Hãy đưa ra khoản kinh phí thấp nhất và cao nhất có thể theo khả năng tài chính của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất mà giá cả nằm trong khoảng kinh phí dự trù này.

3. Xem demo về các sản phẩm của nhiều nhà cung cấp khác nhau

Việc này giúp cho doanh nghiệp có được nhiều góc nhìn khác nhau về các giải pháp ERP.

4. Lựa chọn các giải pháp linh động

Dự án ERP là dự án từ khi triển khai cho đến khi kết thúc có thể kéo dài một vài năm. Ngay trong thời gian này thì doanh nghiệp cũng đã thay đổi rất nhiều. Vì vậy phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" thì mới có thể đáp ứng đươc yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Bạn có thể lựa chọn giải pháp chưa đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại, nhưng trong quá trình triển khai phần mềm có thể biến đổi được dễ dàng (tính động) do các công cụ và cơ chế được xây dựng sẵn trên phần mềm thì dự án sẽ có khả năng thành công lớn. Nếu bạn lựa chọn giải pháp tương đối phù hợp hôm nay nhưng không có khả năng biến đổi thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn sau này khi nâng cấp, mở rộng... Các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn giải pháp nội vì giải pháp nội địa dễ biến đổi hơn các sản phẩm ngoại do nhà sản xuất phần mềm cũng là nhà triển khai dự án. Các giải pháp ngoại có thể mạnh về các mô hình quản lý trên thế giới nhưng chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.

5. Tham khảo các ý kiến khách quan

Đặc biệt nên tham khảo được các thông tin về sự thành công của sản phẩm áp dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn. Các sản phẩm có thương hiệu tốt, đã áp dụng thành công ở nhiều khách hàng sẽ có khả năng thành công nhiều hơn so với các sản phẩm không có thương hiệu.

Phần mềm BRAVO · 14/9/18

Kiến thức: Phần mềm CRM là gì?

Để trả lời cho câu hỏi: "Phần mềm CRM là gì?", có rất nhiều khái niệm đã được đưa ra.
Hiểu đơn giản CRM là viết tắt của cụm từ Customer Relationship Management mang nghĩa là Quản trị quan hệ khách hàng. Quản trị quan hệ khách hàng hiểu một cách cụ thể hơn đó là việc quản lý các thông tin từ tên, số điện thoại, email, tài khoản, đối tác làm việc... đến việc nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu và thói quen của khách hàng, tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, phục vụ khách hàng tốt hơn với mối quan hệ tốt đẹp bền vững.

Vậy nên, “Phần mềm CRM là gì?” câu trả lời được rút ra từ những chức năng của nó như sau:

Quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng một cách đầy đủ nhất, từ đó lên các chương trình tiếp cận, marketing phù hợp với từng nhóm, từng đối tượng khách hàng

Ghi nhận lưu trữ nhu cầu khách hàng, quá trình thuyết phục, xúc tiến khách hàng
Lưu trữ tài liệu kinh doanh bán hàng đã thực hiện cho khách hàng (báo giá, đơn hàng…)
Lưu trữ, thống kê công việc của nhân viên các bộ phận (kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng…)
Hệ thống các báo cáo nhắc nhở, dự báo, thống kê theo nhu cầu cụ thể cho việc khai thác khách hàng, công việc của nhân viên…
Các công cụ hỗ trợ: kết nối email, kết nối sms, tổng đài điện thoại…

Phần mềm ERP của BRAVO với một hệ thống quản trị tổng thể đã tích hợp phần mềm CRM cùng các phần hành khác: Quản lý kinh doanh, quản trị Mua hàng, Quản lý tài chính kế toán… ngoài công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc Quản lý Quan hệ khách hàng còn là một giải pháp tổng thể, tiện ích, đắc lực cho người sử dụng và nhà quản lý.

Tìm hiểu: Phân hệ quản lý khách hàng của BRAVO.

Phần mềm BRAVO · 31/1/19

Tiêu chí xét đánh giá phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay

Với nhiều lợi ích đem lại, các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài chính” DN. Chúng được dùng để phục vụ cho các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết, chính xác; cũng như báo cáo số lượng hàng nhập - xuất - tồn để liệt kê danh sách KH và các mối quan hệ với công ty.

Thực tế hiện nay, có nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau, tương ứng mỗi loại đều sở hữu những ưu điểm riêng. Vậy làm thế nào để lựa chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của công ty thì phải có những đánh giá chính xác. Dưới đây là một số tiêu chí để lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tiêu chí cơ bản đánh giá các loại phần mềm kế toán tốt nhất
1. Tiêu chí dễ sử dụng

2 Tiêu chí quản trị

3 Tiêu chí tự động

4 Tiêu chí bảo mật

>>> Tham khảo nhà cung cấp phần mềm kế toán uy tín tại Việt Nam hiện nay.

5 Tiêu chí giá cả, chi phí

Lợi ích của phần mềm kế toán mang đến cho mỗi doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để tìm được một nhà cung cấp tốt giữa thực trạng thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán là một bài toán khó cho nhiều nhà quản trị. Nắm rõ được nhu cầu, năng lực tài chính của doanh nghiệp và hiểu thấu được những tiêu chí đánh giá một phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay sẽ phần nào giúp doanh nghiệp có được lựa chọn đúng.

Phần mềm BRAVO · 4/7/19

4 nhầm lẫn về việc lập kế hoạch khi áp dụng ERP

Kế hoạch sẽ luôn được theo sát

Mọi người sẽ không theo kế hoạch của bạn. Có rất nhiều lý do cho vấn đề này, trong đó có một số lý do chính đáng:

· Mọi người sẽ làm những gì họ đã làm ngày hôm trước.

· Mọi người sẽ tự lựa chọn công việc để làm tiếp theo.

· Mọi người có thể hiểu những cài đặt thông thường và công việc nào là quan trọng nhất tiếp theo.

· Công việc được sắp xếp theo kế hoạch có thể không được chuyển giao từ quá trình trước đó.

Điểm này rất quan trọng. Kế hoạch sản xuất ERP của bạn tự cho rằng mọi hoạt động tại trung tâm sẽ hoàn thành như kế hoạch. Thực tế thường không như vậy. Một kế hoạch hiệu quả cần phải thích ứng với thực tế và các nhiệm vụ cần phải được lên kế hoạch lại liên tục.

Lập kế hoạch với thời gian cụ thể sẽ giúp bạn không bị quá tải trong tương lai

Lập kế hoạch với thời gian cụ thể có thể hữu ích, nhất là sau khi bạn đã thành thục việc lập kế hoạch cụ thể. Kế hoạch ERP được lên cho từng khoảng thời gian. Bất kỳ công việc nào cũng cần một khoảng thời gian để thực hiện và hệ thống sẽ tìm khoảng thời gian còn trống cho hoạt động đó. Do các công việc được lên kế hoạch cùng một lúc dựa trên thứ tự ưu tiên mà bạn đề ra. Công việc thứ nhất sẽ được lên kế hoạch trong một khoảng thời gian, và tương tự như vậy đối với các công việc thứ 2, thứ 3... Khi hệ thống cố gắng lên kế hoạch đến công việc thứ 100 và nó cần một khoảng thời gian 75 phút trống cho công việc này thì hệ thống có thể lấy một khoảng thời gian trong tháng kế tiếp mà không chú ý rằng đơn hàng hết hạn vào ngay tuần tiếp theo. Đừng cố gắng sử dụng việc lập kế hoạch với thời gian cụ thể cho mọi công việc. Hãy tìm cách sắp xếp những công việc buộc lập kế hoạch như thế, và không áp đặt thời gian cụ thể cho các công việc còn lại.

Những đơn hàng của bạn sẽ luôn đúng giờ.

Việc lập kế hoạch sản xuất ERP chắc chắn sẽ rất có ích. Nhưng như đã nói ở trên, thực tế sẽ vẫn tiếp diễn do vậy chắc chắn rằng sẽ có sự chậm trễ trong công việc. Điều duy nhất bạn có thể hy vọng trong trường hợp này đó là cải thiện công việc.

Lập kế hoạch một lần cho mọi công việc.

Bạn không thể chọn một phương pháp lên kế hoạch phù hợp nhất và chỉ sử dụng phương pháp này để lên kế hoạch trong tương lai. Bạn sẽ nhận ra mình sử dụng phương pháp lập kế hoạch tiến trước rất nhiều cho các hoạt động. Sau đó, bạn phải lên kế hoạch lại cho công việc cho những quá trình tiếp theo dựa trên tình hình giao hàng của một phần công việc. Cuối cùng thì bạn lại phải lên kế hoạch lùi một lần nữa từ ngày hết hạn. Đó chỉ là đối với một nhiệm vụ đơn lẻ thôi. Trong hệ thống của bạn có bao nhiêu nhiệm vụ ?

Hệ thống sản xuất ERP là một công cụ mạnh mẽ và giúp việc lên kế hoạch sản xuất của bạn bằng rất nhiều cách. Tuy nhiên, nó không phải là một công cụ có thể xử lý mọi hoạt động mà chính bạn phải dành nhiều nỗ lực để đạt được kết quả như mong muốn.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 10/7/19

Xu hướng phát triển ERP

Sự hồi phục của nền kinh tế cũng như sự gia tăng về số lượng doanh nghiệp mới thành lập phần nào phản chiếu thị trường ERP, nơi khách hàng chủ yếu là công ty.

Các hệ thống thông tin nói chung cũng như ERP nói riêng đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn, hiệu quả hơn. Theo xu hướng xã hội, doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng một cách dễ dàng hơn, giúp rút ngắn khoảng cách giữa các công ty và khách hàng. Xu hướng di động cho phép doanh nghiệp vận hành hệ thống mọi nơi mọi lúc chỉ cần thông qua thiết bị di động đơn giản.

Trước khi quyết định lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp, khách hàng doanh nghiệp nên xem xét kinh nghiệm thực tiễn cũng như khả năng đáp ứng thông qua tư vấn của đối tác triển khai. Hiểu đúng gốc rễ của vấn đề cũng như nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp sẽ giúp công ty đưa ra lựa chọn giải pháp đúng đắn nhất.

Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của mình

ERP phát triển theo hướng chuyên môn hóa

Giá trị lớn nhất mà ERP mang đến cho công ty chính là quy trình, kinh nghiệm quản trị và thao tác nghiệp vụ. Không có mô hình ERP chung cho tất cả các doanh nghiệp. Vậy nên, mỗi hệ thống ERP được xây dựng sẽ dựa vào yếu tố ngành nghề, các điều kiện đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của công ty.

ERP phát triển theo hướng chuyên ngành

Các công ty ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ. Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các mối quan hệ trong nghiệp vụ. Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP.

ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai. Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng lực công nghệ và năng lực hỗ trợ. Vì thế để chọn được đơn vị triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình thì các doanh nghiệp phải luôn cần cân nhắc thật kỹ.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 17/7/19

Nguyên tắc kiểm soát dự án ERP

Để đảm bảo một sự án ERP được diễn ra thành công thì doanh nghiệp cần lưu tâm tới những trường điều sau đây.

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai

Không chỉ riêng đội ngũ phụ trách IT của công ty mà, tất cả mọi người đều phải tham gia vào quá trình đánh giá cũng như lập kế hoạch, đưa ra nhiều tiêu chí để đánh giá. Các tiêu chí có thể là: Chi phí đầu tư; Chi phí bảo trì hằng năm; Năng lực triển khai nhà cung cấp; Khả năng đáp ứng sản phẩm; Thời gian triển khai... Điều này sẽ giúp quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án.

2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp ERP

Rất nhiều công ty muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP đó là lý do mà họ không dành thời gian xác định chính xác những yêu cầu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau đồng thời lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các doanh nghiệp nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn cũng như lập kế hoạch và cả việc đánh giá ưu nhược điểm giữa các nhà cung cấp. Đây là bước cần thiết trong mỗi doanh nghiệp khi tiển khai ERP.

3. Thành lập ban chỉ đạo dự án

Ban chỉ đạo dự án nên có một người quản trị dự án có kiến thức tốt về ERP đồng thời người đó cũng cần phải hiểu rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như quá trình vận hành chung của hệ thống hay của mỗi phòng ban. Bên cạnh đó, khi cần thiết ban chỉ đạo có thể dành nhiều thời gian để xem xét các vấn đề chi tiết cũng như những sự việc phát sinh trong suốt quá trình triển khai để tìm ra phương án giải quyết, tham gia giám sát hay kiểm soát sát tiến độ trong từng giai đoạn, các hoạt động chi tiết của quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao.

4. Lập kế hoạch ngân sách một cách thực tế

Các công ty thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp lại cố dự đoán chi phí trước khi phác thảo kế hoạch. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách dành cho dự án ERP hay bị đội lên. Dự toán ngân sách được lập trước giúp cho doanh nghiệp chủ động về chi phí hơn tuy nhiên cần tham khảo nhiều nguồn và định mức phù hợp với thực tế, tránh trường hợp dự trù và thực tế quá chênh lệch nhau. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần chú ý các khoản chi phí chìm, chi phí cơ hội để có được một cái nhìn tổng qua về “tổng chi phí” doanh nghiệp phải bỏ ra.

5. Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan để chọn thời điểm triển khai, tuy nhiên việc này cũng gây ra nhiều vấn đề. Có những doanh nghiệp dù đủ năng lực tài chính nhưng đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công, cũng không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức, cần có thời gian sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại. Xác định đúng thời điểm triển khai, khi doanh nghiệp có đủ năng lực, tài lực, vật lực cũng như quy trình sản xuất rõ ràng sẽ giúp quá trình triển khai dự án ERP nhanh và hiệu quả hơn.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP

Phần mềm BRAVO · 15/8/19

4 kỹ thuật thay đổi quản trị trong triển khai dự án ERP

Để một sự án ERP diễn ra thành công thì doanh nghiệp cần lưu ý đến 4 vấn đề sau đây:

Bắt đầu từ sớm

Việc đầu tiên bạn nên là là hãy chia sẻ tới nhân viên những thông tin liên quan để có thể nắm bắt được tình hình cũng như những phản ứng của nhân viên, bạn nên chú ý những thông tin được chia sẻ cần phải có giới hạn.

Riêng với việc triển khai ERP, hãy hỏi tất cả các bộ phận một cách sớm nhất để nắm bắt được đâu là những yêu cầu bắt buộc phải có đối với qui trình nghiệp vụ của họ. Bằng cách khuyến khích tham gia cũng như mở rộng giao tiếp, thảo luận, bạn làm cho nhân viên cảm nhận họ là một phần trong sự thay đổi đồng thời có được sức hỗ trợ dự án ngay từ đầu. Điều này là vô cùng quan trọng.

Thể hiện vai trò lãnh đạo

Nhân viên trong một dự án ERP luôn cần đến một người lãnh đạo vì họ có vài trò vô cùng quan trọng là chỉ đạo toàn bộ dự án một cách thuận lợi nhất, nói một cách khách nhân viên họ cần một người để làm gương.

Những phản ứng của lãnh đạo có thể ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Vì thế nếu là lãnh đạo dự án bạn cần phải chú ý đến vấn đề này.

Cẩn trọng trong giao tiếp

Bạn nói điều gì đôi khi không quan trọng bằng cách bạn trình bày nội dung đó. Hãy chú ý cách trình bày thông tin của mình và chịu khó lắng nghe phản hồi. Một số nhân viên thích tranh luận để tìm ra ý kiến, trong khi số khác lại hay góp ý cá nhân. Vì vậy, bạn nhớ dành thời gian cho những cuộc nói chuyện riêng như vậy sau những buổi họp giao ban. Bạn cũng nên chú ý tìm ra những nhân viên được mọi người nể trọng nhất. Vì những nhân viên như vậy thường có khả năng thuyết phục các nhân viên khác. Hãy chọn ra những người như vậy và trình bày vấn đề cho họ thông đạt. Họ chính là những sứ giả, những nhà truyền giáo của hệ thống mới trong doanh nghiệp.

Giữ đúng nguyên tắc

Khi lấy ý kiến của nhân viên, bạn cần chú ý, hãy lắng nghe tất cả các ý kiến, nghiêm túc và cân nhắc khi sử dụng các ý kiến đó. Bạn cần tìm ra những ý kiến tốt nhất để quyết định chọn lựa. Đối với những ý kiến không được chọn, nếu bạn không làm như thế sẽ khiến nhân viên trong dự án ERP nghĩ rằng bạn chưa bao giờ nghiêm túc xem xét ý kiến của họ.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 23/12/19

Những lưu ý để triển khai ERP thành công

Ngày nay các Doanh nghiệp đã đầu tư nhiều hơn vào việc ứng dụng công nghệ, phần mềm vào quản lý doanh nghiệp thay vì việc quản lý sổ sách bằng giấy tờ hoặc các công cụ thô sơ (Excel, Access, các ứng dụng nhỏ, phân tán). Các hệ thống phần mềm từ quản lý Quan hệ khách hàng – CRM, Quản trị bán hàng, Quản trị mua hàng, Quản trị tài chính kế toán hay đến cả một hệ thống ERP đều được đưa vào trợ giúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp triển khai phần mềm đều thành công, không phải mọi lợi ích của phần mềm mang lại đều phù hợp với nhu cầu ban đầu của nhà đầu tư. Bài viết này nhằm gợi ý một số vấn đề sai lầm trong đầu tư, triển khai phần mềm tại các doanh nghiệp.

1. Lựa chọn giải pháp và nhà cung cấp chưa phù hợp

Tâm lý sính ngoại của người Việt không chỉ thể hiện rõ trên việc lựa chọn các mặt hàng tiêu dùng mà ngay cả việc lựa chọn đầu tư hệ thống phần mềm cũng như vậy. Yếu tố về chất lượng phần mềm và kinh nghiệm triển khai dày dặn của các nhà cung cấp nước ngoài là điều không phải bàn cãi nhưng nhà đầu tư nên lưu ý yếu tố chi phí đầu tư cao ban đầu cũng như chi phí duy trì sử dụng phần mềm ở các giai đoạn sau này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ và chấp nhận việc tuân thủ quy trình chặt chẽ, khắt khe của hệ thống và thiếu tính cập nhật phù hợp với một số thay đổi thường xuyên của các cơ quan quản lý Việt Nam (như Bộ lao động thương binh xã hội, Cơ quan thuế hay Bộ Tài Chính).
Quan điểm chỉ xem việc triển khai phần mềm là vấn đề của công nghệ cũng chưa đầy đủ, thể hiện sự nhìn nhận chưa đúng tầm quan trọng của vấn đề này. Ngoài mang yếu tố công nghệ, đảm bảo tính linh hoạt, tùy biến, xử lý khối lượng dữ liệu lớn, bảo mật… đây còn là cả một cuộc cách mạng về chuẩn hóa quy trình, phân quyền - phân nhiệm, thay đổi thói quen vận hành, rút gọn, tinh giảm và tối ưu hóa nguồn dữ liệu thông tin nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý, vận hành kinh doanh sản xuất.
Lựa chọn nhà cung cấp có giải pháp phần mềm ứng dụng nền tảng công nghệ phù hợp. Tôi muốn nhấn mạnh tính phù hợp của công nghệ chứ không hẳn là công nghệ mới nhất. Xu hướng người dùng hiện nay đa số là đòi hỏi ứng dụng web, công nghệ đám mây hay ứng dụng trên điện thoại. Tuy nhiên, lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với phần hành mình cần quản lý, loại hình doanh nghiệp và việc phân tách ứng dụng cho người dùng cuối và người quản lý là việc vô cùng quan trọng. Nhu cầu của Doanh nghiệp cần trang bị quản lý đa phòng ban, từ khâu kinh doanh, mua hàng, tài chính và sản xuất lại muốn xây dựng trên WEB thì cần cân nhắc yếu tố phù hợp về vấn đề xử lý khối lượng dữ liệu lớn, đảm bảo tốc độ, bảo mật và tính linh hoạt kịp thời trong chỉnh sửa hệ thống.
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm dựa trên kinh nghiệm, năng lực triển khai căn cứ quá trình họ hoạt động, phản hồi của khách hàng về giải pháp và dịch vụ. Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên thời gian họ hoạt động, tôn chỉ kinh doanh và cũng cần quan tâm đến yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Một đơn vị cung cấp dịch vụ họ hẳn chú trọng yếu tố nguồn nhân lực, tạo môi trường lành mạnh, sôi nổi cho nhân viên bởi họ hiểu tinh thần nhân viên gắn bó với công ty là động lực tận tâm công việc, phục vụ hết mình cho khách hàng. Lựa chọn này không chỉ là chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ mà còn là chọn lựa người bạn đồng hành đáng tin cậy, nhà tư vấn chuyên nghiệp, tận lực. Tuy nhiên, không ít các nhà đầu tư lại chỉ chú trọng vào chi phí mà quên mất yếu tố tin cậy - lâu dài.

2. Các vấn đề lưu ý để triển khai ERP thành công

Các dự án triển khai thành công, hiệu quả bắt buộc cần có người đứng đầu dự án. Đây là nhân sự đầu mối quyết định các nội dung triển khai, thậm chí việc thay đổi quy trình khi cần, điều phối nhân sự để phối hợp với đơn vị triển khai phần mềm hiệu quả. Rất nhiều các Doanh nghiệp thiếu nhân sự chủ chốt này nên khó khăn trong việc thống nhất nội dung các phòng ban, đánh giá tổng quan hay quyết định các vấn đề khi cần thiết. Điều này dẫn đến việc triển khai kéo dài, chồng chéo nội dung, không có người giám sát, đánh giá kịp thời.
Chưa chuẩn bị và đánh giá đúng mức về thời gian và nguồn lực thực hiện. Cần căn cứ mỗi khối lượng công việc của từng phần hành mà xác định thời gian hoàn thành phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp đầu tư hệ thống cần có lộ trình rõ ràng trong việc xây dựng hệ thống để bố trí nhân sự hợp lý và chuẩn bị nguồn tài chính. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu xây dựng một hệ thống ERP toàn diện nhưng cần xét năng lực triển khai nội bộ để sắp xếp, có thể chia ra nhiều giai đoạn để đạt trọng tâm, đánh giá, điều chỉnh phù hợp mỗi giai đoạn hoặc có thể áp dụng đồng bộ cùng lúc để mang tính hệ thống và tránh trùng lặp, chồng chéo do chia nhỏ việc triển khai. Điều này đòi hỏi không chỉ nội tại và góc độ năng lực doanh nghiệp mà còn ở yếu tố chọn đúng đối tác triển khai song hành đảm bảo đủ về năng lực và vai trò trong phần trước đã nêu.
Hệ thống phần mềm tối ưu hay không cũng chỉ là công cụ quản lý hiệu quả, còn chìa khóa dẫn đến thành công vẫn chính là việc chuẩn hóa quy trình, tinh giảm những rườm rà, kế thừa dữ liệu lẫn nhau và kiểm soát phân quyền chặt chẽ nhằm tiết kiệm chi phí, hoàn thành mục tiêu một cách nhanh chóng, đưa ra các quyết định mang tính chiến lược dựa trên dữ liệu có cơ sở. Hãy dành thời gian xây dựng và chuẩn hóa quy trình, thiết lập hệ thống danh mục từ điển khoa học, hợp lý và đặt ra rõ ràng đầu bài mình cần để việc triển khai được nhanh chóng, suôn sẻ.
Đưa ra những chỉ tiêu đánh giá cụ thể cho việc xây dựng hệ thống, doanh nghiệp càng rõ ràng bao nhiêu vấn đề triển khai và đánh giá hiệu quả triển khai càng dễ dàng bấy nhiêu. Hãy tránh tâm lý quá tham vọng trong việc xây dựng, triển khai phần mềm, bởi đây chỉ là một trong những yếu tố trợ giúp người dùng cuối, tham mưu cho nhà quản trị; vả lại việc đánh giá tính hiệu quả của ứng dụng phần mềm cũng mang tính chất lâu dài, không phải một sớm một chiều hay trên báo cáo kinh doanh của doanh nghiệp nhìn thấy được.
Yếu tố cuối cùng tôi muốn nhắc đến, đó chính là sự phối hợp, dung hòa giữa 03 đối tượng: nhà quản trị, người dùng cuối và đơn vị triển khai. Cần phân tích chi tiết để đáp ứng nhu cầu nhà quản trị, đòi hỏi thông tin trên hệ thống nhập liệu phải chi tiết, đơn vị triển khai phải tối ưu hóa nhập liệu sao cho thuận tiện nhất, ràng buộc để giảm thiểu thiếu sót. Người nhập liệu đòi hỏi tốc độ nhập liệu nhanh, truy xuất dễ dàng, linh hoạt trong sử dụng đòi hỏi ban quản trị lựa chọn giải pháp tối ưu đáp ứng nhu cầu cho người dùng cuối. Để đi đến thành công cho mỗi dự án, đó chính là sự phối hợp, cân bằng lợi ích của đôi bên, là việc đặt niềm tin và khẳng định bằng năng lực, tâm huyết của đơn vị đầu tư hệ thống và đơn vị triển khai phần mềm.

Xem thêm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 27/3/20

Ứng dụng giải pháp ERP – lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp thời đại 4.0

Trong xu hướng “thế giới phẳng” thì thông tin chính là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Việc các doanh nghiệp có được sự kết nối thông tin giữa các bộ phận phòng ban để Ban Lãnh đạo có số liệu đưa ra những quyết sách đúng thời điểm là chìa khóa thành công của nhiều doanh nghiệp.

Ngày nay, với các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng những phần mềm riêng lẻ trong quản lý như: kế toán, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất... đã không còn đáp ứng được yêu cầu của họ nữa mà thay thế vào đó là giải pháp quản trị tổng thể. Việc quản trị tổng thể và đồng nhất trên cùng 1 hệ thống phần mềm không chỉ hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực - tài lực - vật lực) mà còn trợ giúp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi thiết kế phần mềm.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP, có sản phẩm từ nhà cung cấp nước ngoài và cũng có những sản phẩm được phát triển và triển khai bởi những công ty Việt Nam.

Trong đó BRAVO là một trong những đơn vị hàng đầu của thị trường Việt Nam về việc cung cấp giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp – ERP-VN, được minh chứng qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển và triển khai thành công cho hơn 3200 doanh nghiệp vừa và lớn.
Giải pháp ERP-VN của BRAVO có đầy đủ các phân hệ cơ bản như: Quản lý Quan hệ khách hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý bán lẻ (POS), Quản lý mua hàng, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Tài sản cố định, Quản lý sản xuất, Quản lý Tài chính – Kế toán, Quản lý Nhân sự - Tiền lương, Quản trị doanh nghiệp… và bao gồm cả module “Quản trị hệ thống”.
Phân hệ này làm nền tảng hỗ trợ việc quản trị đồng nhất cho các phân hệ khác trong hệ thống phần mềm ERP BRAVO. Các tính năng và chức năng trong “Quản trị hệ thống” của BRAVO sẽ hỗ trợ việc khởi tạo và định nghĩa những tiêu chí sẽ sử dụng chung và quản lý toàn bộ việc bảo mật dữ liệu.

Phân hệ “Quản trị hệ thống” trên phần mềm BRAVO - cái móng chắc cho giải pháp ERP hiệu quả

Với phân hệ này thì người dùng có trách nhiệm quản lý hệ thống phần mềm sẽ thực hiện các thao tác quản trị, phân quyền và khai báo các tham số hệ thống chung. Phân hệ Quản trị hệ thống phần mềm của BRAVO giải quyết các bài toán cụ thể trong doanh nghiệp như sau:

- Mỗi doanh nghiệp đều có những yêu cầu quản lý dữ liệu riêng của mình. Phân hệ này cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số chung về hệ thống của phần mềm. Từ đó giúp cho các phân hệ khác hoạt động một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Bảo mật luôn là yêu cầu hàng đầu với các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do đó 1 trong những tính năng nổi bật của phân hệ này đó là cho phép phân quyền truy cập, bảo mật đến từng Menu, danh mục, chứng từ ứng với từng người sử dụng. Bên cạnh đó còn cho phép lập danh sách máy tính cá nhân được truy cập phần mềm giúp cho yêu cầu bảo mật trong doanh nghiệp được đảm bảo cao nhất.
- Khai báo quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy trình (WorkFlow) giúp cho nhiều người dùng cùng xử lý công việc và tham gia vào hệ thống chung không bị chồng chéo công việc.
- Chức năng tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệu: Tìm sự khác biệt giữa số liệu ban đầu của vật tư, kế toán, giá thành… Kiểm tra các chứng từ chưa chuyển vào sổ cái…
- Doanh nghiệp cũng rất cần những công cụ thao tác nhanh để tăng năng suất làm việc cho người dùng. Thông qua việc thao tác “Click chuột phải” phần mềm cho phép thao tác nhanh các tính năng của phần mềm ví dụ như: chọn cột hiển thị, sửa mẫu báo cáo…
- Việc Import hay kết xuất dữ liệu ra những định dạng cơ bản như word, excel cũng có thể thực hiện dễ dàng nhờ sự hỗ trợ đắc lực của các tính năng trong Quản trị hệ thống.
- Ngoài yêu cầu bảo mật thì việc “lưu vết” các thao tác của người dùng trên phần mềm để đảm bảo kiểm tra lại công việc khi có phát sinh cũng được các doanh nghiệp chú trọng.
- Chức năng kiểm soát dữ liệu cho phép theo dõi các thao tác của người sử dụng vào phần mềm qua “Lịch sử truy cập” và “Lịch sử tác động dữ liệu” của phân hệ này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán đó.
Như vậy chúng ta có thể thấy, để những phân hệ khác trong hệ thống ERP vận hành có hiệu quả thì rất cần 1 phân hệ “nền” để quản trị hệ thống các phân hệ đảm nhận chức năng riêng.

Nhà cao cần có móng tốt, phần mềm cần có Quản trị hệ thống vững chắc để làm nền tảng liên kết dữ liệu các phân hệ với nhau nhằm mang đến hiệu quả tối ưu cho người sử dụng, từ đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 6/4/20

Các yếu tố giúp đầu tư thành công dự án giải pháp phầm mềm ERP

Đầu tư dự án giải pháp ERP ở doanh nghiệp chứa rất nhiều yếu tố rủi ro, thực tế đã chứng minh có rất nhiều dự án ERP triển khai nhưng thất bại. Vậy những yếu tố nào quyết định thành công dự án? Dưới đây là danh sách những yếu tố quan trọng giúp một dự án thành công:

nhung-yeu-to-de-trien-khai-giai-phap-phan-mem-erp-thanh-cong.gif

1. Nhận thức và quyết tâm cao của Ban lãnh đạo công ty là yếu tố quyết định.
2. Ban dự án phải bao gồm những người vừa am hiểu CNTT vừa biết về nghiệp vụ. Và cần phải có những người có quyền quyết định (ví dụ những người trong ban giám đốc).
3. Chuẩn bị nguồn vốn đầu tư, môi trường pháp lý phù hợp cho dự án.
4. Xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai.
5. Lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp.
6. Quản lý tốt quá trình thực hiện dự án. Dự án phải có được sự phối hợp tốt từ cả nhà cung cấp và doanh nghiệp.
7. Đào tạo chi tiết và chuyển giao công nghệ đầy đủ.
8. Quản lý thay đổi cương quyết nhưng phù hợp thực tế.
9. Sẵn sàng chấp nhận thay đổi quy trình theo hướng chuẩn hóa và có lợi cho doanh nghiệp.
10. Chuyển từ thủ công sang hệ thống máy, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
………………
Còn rất nhiều yếu tố khác các doanh nghiệp cần quan tâm đến khi triển khai để đảm bảo 1 dự án ERP thành công. Doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề đó để quản lý tốt dự án.

Xem thêm: Phần mềm ERP của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 13/9/21

Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp

Dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì các doanh nghiệp đều sẽ có những giải pháp phần mềm phù hợp, đáp ứng tối đa cho quy trình hoạt động. Ở đây, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về hệ thống phần mềm ERP – “Enterprise Resource Planning” (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp), một giải pháp được đánh giá cao, mang nhiều đặc điểm ưu việt trong việc hỗ trợ quản trị và vận hành của các doanh nghiệp hiện nay.
Vậy cụ thể, hệ thống này hoạt động như thế nào, chi phí đầu tư triển khai ra sao…? Bài viết dưới đây sẽ gợi ý câu trả lời tới bạn.

1. Định nghĩa ERP

ERP là từ viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Management” – một quy trình tổng hợp giúp thu thập và tổ chức dữ liệu kinh doanh thông qua một hệ thống phần mềm tích hợp. Phần mềm ERP chứa các ứng dụng tự động hóa các hệ thống kinh doanh như sản xuất, bán hàng, kế toán, quản trị nhân lực,…

Mô hình hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Nói cách khác, ERP tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của công ty. Giải pháp ERP giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh, nhờ đó doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân lực tham gia vận hành và chi phí nhân công phải chi trả.

2. Cách một hệ thống ERP trong hoạt động trong doanh nghiệp

Một trong những điểm hấp dẫn nhất của hệ thống ERP là sở hữu nhiều chức năng đi kèm, cụ thể gồm:
1. Tài chính / Kế toán
Một module kế toán sẽ giúp giảm thời gian làm việc cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp. (Ví dụ như thời gian nhập thông tin vào bảng tính theo cách thủ công). Bên cạnh đó, một phân hệ kế toán từ hệ thống phần mềm ERP sẽ được tự động hóa và tích hợp để thực hiện các công việc khác như tự động gửi hóa đơn cho khách hàng có số dư mà chưa thanh toán.
2. Nguồn nhân sự
Với module nhân sự, doanh nghiệp sẽ được tự động cập nhật mọi thông tin về đơn đăng ký của ứng viên, cách tính tiền thưởng cho nhân viên và cập nhật thời gian nghỉ có lương của nhân viên (PTO – Paid time off),… Module này có thể tích hợp với module kế toán để tự động hoàn trả cho những nhân viên nào còn dư lương PTO. Việc tích hợp này hoạt động bằng cơ chế để module kế toán tính toán số tiền phải trả cho những nhân viên có số ngày PTO còn lại. Sau đó, tự động nộp khoản thanh toán vào tài khoản ngân hàng của nhân viên mà đã được lưu trữ trong module nhân sự.
Tại các doanh nghiệp lớn hiện nay, việc quản trị KPI của các nhóm đối tượng nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công bằng những phương tiện 4.0 (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ...) là việc là cần thiết và bắt buộc trong quy trình hoạt động. Các hệ thống ERP chuyên nghiệp cũng đã phát triển thêm những tính năng mới cho module nhân sự nhằm giải yêu cầu từ bài toán trên của doanh nghiệp.
3. Sản xuất, chế tạo
Bất kỳ công ty sản xuất hoặc phân phối nào cũng nên triển khai sớm hệ thống ERP để có thể hưởng lợi tối đa từ việc sở hữu hệ thống này. Bởi các công cụ trong phần mềm ERP giúp hợp lý hóa một số khía cạnh của quy trình sản xuất như: lập kế hoạch sản xuất, quản lý khối lượng công việc của nhân viên, theo dõi hiệu quả kế hoạch sửa chữa máy móc, thiết bị...
4. Quản trị quan hệ khách hàng
Ý nghĩa từ việc ứng dụng module CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) nhằm giúp cải thiện mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp, đảm bảo khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt nhất với sản phẩm, dịch vụ đơn vị cung cấp. CRM có thể phân tích lịch sử mua hàng và duyệt web của khách hàng; từ đó, CRM gửi quảng cáo cho các khách hàng mục tiêu tùy theo sản phẩm họ đã xem.
Ngoài ra, các giải pháp CRM và TMS (Transporation Management System – Hệ thống quản trị vận tải) có thể tích hợp, cập nhật cho nhà quản trị chi tiết về tình trạng giao hàng đối với những đơn đặt hàng của khách hàng. Module CRM kết hợp với các hệ thống khác như E-Commerce (thương mại điện tử), Marketing Automation (Marketing tự động)… sẽ tạo nên một hệ sinh thái One-Stop thuận tiện nhất cho người dùng và doanh nghiệp.
5. Theo dõi tồn kho
Một chức năng đặc biệt quan trọng mà hệ thống ERP cung cấp cho người dùng là việc tự động theo dõi hàng tồn kho của doanh nghiệp. Công cụ này trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.
Từ đó, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình phân phối sản phẩm; lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.

Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP

Hệ thống phần mềm ERP có thể được sử dụng trong nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và lớn, cho đến mô hình tập đoàn. Đặc biệt, ERP thích hợp sử dụng với các công ty trong một số ngành nghề như:

Ngành sản xuất, chế tạo
Ngành bán lẻ
Ngành sản xuất/ phân phối
Dược phẩm
Dịch vụ khách hàng
Công nghệ
Quốc phòng
Ngành xây dựng
…

3. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Chi phí là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi cân nhắc đưa ERP vào quá trình hoạt động. Hệ thống ERP được định giá phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu. Đơn giá triển khai của một dự án ERP là khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, số lượng module và mô hình triển khai thực tế tại doanh nghiệp. ERP chạy trên nền tảng đám mây dành cho nhiều người thuê (SaaS), thường có phí thấp hơn so với phần mềm được cài chuyên biệt cho doanh nghiệp sử dụng. Hệ thống ERP đám mây không sử dụng phần cứng cũng như không cần thuê chuyên gia hệ thống. Với giải pháp này, nhà cung cấp sẽ bảo trì và tính phí hàng năm cho khách hàng, tùy theo từng loại và số lượng người dùng.
Giá áp dụng hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau dựa trên lượng module sử dụng. Các module căn bản là nhân sự, tài chính, CRM..., các module khác thêm vào sẽ được tính phí riêng. Với phần mềm cài đặt riêng, các doanh nghiệp phải mua giấy phép (license) vĩnh viễn nhưng chỉ cần trả 1 lần. Với phần mềm ERP chạy trên nền tảng đám mây, giá sẽ thay đổi tùy theo loại và số lượng module sử dụng. Người dùng cần phải trả phí bảo trì cho máy chủ và cơ sở hạ tầng để lưu trữ phần mềm.
Hệ thống ERP có thể có chi phí phát sinh, bao gồm chi phí triển khai và vận hành liên quan đến bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ. Các chi phí này sẽ khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp.
Một doanh nghiệp ứng dụng ERP ngay khi đang ở quy mô vừa sẽ có thuận lợi là dễ dàng triển khai và sớm hình thành quy trình hoạt động chuẩn. Ứng dụng ERP là xu hướng quản trị tất yếu, một bước tiến quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi nhà quản lý cần trang bị sớm cho doanh nghiệp của mình.
BRAVO là một trong những đơn vị hàng đầu trên thị trường Việt Nam hiện nay về cung cấp giải pháp ERP. Với kinh nghiệm hơn 21 năm triển khai cho hơn 3.800 khách hàng, việc hợp tác với một đối tác uy tín và có nền tảng phát triển tốt với nhiều lợi ích gia tăng như BRAVO, sẽ giúp các doanh nghiệp tiến nhanh hơn trong công cuộc số hóa để bắt kịp sự phát triển mạnh mẽ của CMCN 4.0 trên thế giới.

Xem thêm: Phần mềm ERP tốt nhất hiện nay của BRAVO

Phần mềm BRAVO · 29/11/21

Tư duy mới quyết định hiệu quả ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, để đầu tư cho quản trị bằng công nghệ (ERP), tiềm lực tài chính đủ mạnh là một trong những điều kiện cần nhưng chưa đủ. Bởi từ góc độ điều hành, tầm nhìn của đội ngũ lãnh đạo cũng như chất lượng nguồn nhân lực đóng một vai trò quyết định. Vốn và tiềm lực tài chính có thể huy động được, nhưng nếu thiếu tầm nhìn thì không thể bắt đầu bất cứ việc gì, bao gồm cả việc đầu tư cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh. (Theo ông Cao Tiến Vị, Tổng giám đốc Giấy Sài Gòn)

Thực tế có nhiều doanh nghiệp chấp nhận những khoản lỗ vài chục tỷ trong kinh doanh, nhưng để đầu tư số tiền đó vào công nghệ quản trị họ lại ngần ngại. Sự ngần ngại xuất phát từ việc phải thay đổi hoàn toàn thói quen làm việc theo kiểu cũ và bản thân người lao động cũng ngại khó khi phải thay đổi. Vậy nên, để có thể đầu tư cho công nghệ quản trị một cách hiệu quả, người lãnh đạo doanh nghiệp cũng như người lao động cần có những thay đổi từ tư duy đến thói quen một cách triệt để.

Với đa phần người lao động xuất phát từ nền nông nghiệp lúa nước: tính kỷ luật yếu, lối học đối phó, lại được tiếp thu một nền giáo dục thụ động, phương pháp tiếp cận kiến thức một chiều. Khi đi làm, những người lao động này sẽ tiếp tục duy trì cách làm việc đối phó ở công ty. Trong khi đó, khi đầu tư hệ thống quản trị mới trên nền tảng công nghệ, doanh nghiệp cần một đội ngũ lao động có tính chuyên nghiệp, sẵn sàng học hỏi, cầu thị.

Bởi đưa một phần mềm cải tiến quản trị vào hoạt động cần thời gian từ vài tháng đến cả năm để thực hiện, thực hiện xong rồi lại phải tiếp tục cập nhật. Để theo kịp quy trình, người lao động sẽ phải làm việc vất vả hơn: vừa phải thử cách làm mới nhưng một mặt vẫn phải duy trì tiến độ công việc hàng ngày một cách ổn định, phải học tập thực hành các kỹ năng mới để có thể phối hợp nhịp nhàng với tất cả các khâu trong toàn bộ quá trình sản xuất đồng thời từ bỏ thói quen làm việc thiếu kỷ luật, làm thủ công. Một thói quen khác của người lao động cũng được xem là thách thức đối với quá trình cải tiến hệ thống quản trị của doanh nghiệp là tâm lý muốn giữ thông tin, tài liệu cho riêng mình. Tâm lý này gây cản trở rất nhiều trong quá trình xây dựng quy trình sản xuất kinh doanh chuyên nghiệp.

Việc ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sẽ thúc đẩy quá trình cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Để làm được điều này, người lao động cần rèn luyện những kỹ năng phù hợp đáp ứng yêu cầu mới của thị trường bằng cách luyện cho mình thói quen tôn trọng kỷ luật, tuân thủ quy trình từ những hành vi lao động nhỏ hằng ngày.

Những điều cần biết về ERP (Phần 1)

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Member

Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp​

1. Định nghĩa ERP​

2. Cách một hệ thống ERP trong hoạt động trong doanh nghiệp​

Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP ​

3. Chi phí triển khai hệ thống ERP​

Member

Tư duy mới quyết định hiệu quả ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp​

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG

KÊNH YOUTUBE DKT

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ

Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp

1. Định nghĩa ERP

2. Cách một hệ thống ERP trong hoạt động trong doanh nghiệp

Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP

3. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Tư duy mới quyết định hiệu quả ứng dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp