Mục tiêu việc quản lý vật tư (Material Management) để làm gì?

[Son.Tran]

Định nghĩa : Quản lý nguyên vật liệu là một trong những chức năng chính của SCM (Supply Chain Management) tức là quản lý chuỗi cung ứng . Nó liên quan đến tất cả các hoạt động liên quan đến dòng chảy của vật chất. Nó bao gồm - lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm , lập kế hoạch, lưu trữ, cung cấp và kiểm soát các nguyên vật liệu thích hợp. Thuật ngữ 'vật liệu' ở đây chúng ta đang đề cập đến cả hai - Vật liệu trực tiếp và Vật liệu gián tiếp.

Nó đóng một vai trò quan trọng trong các ngành công nghiệp như xây dựng, chế tạo và sản xuất. Điều này là do trong những ngành công nghiệp như vậy, bất kỳ loại thiếu nguyên liệu nào, hoặc cung cấp nguyên liệu chất lượng thấp đều có thể dẫn đến thất thoát. Và sự mất mát này sẽ là của cả lợi nhuận cũng như sự hài lòng của khách hàng. Hơn nữa, vật liệu phải đúng chất lượng, đúng số lượng và đúng nơi, đúng lúc. Điều này sẽ đảm bảo sự điều phối và lập lịch trình hoạt động sản xuất một cách toàn diện. Nó nhằm mục đích:

• Sử dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp.
• Cung cấp mức độ dịch vụ khách hàng mong muốn

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cần thiết cho sản xuất. Ba thứ còn lại là nhân công , máy móc (công cụ, nhà máy và thiết bị) và tiền (vốn).Quản lý Vật liệu giúp đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. điều này có thể thực hiện được bằng cách cung cấp kịp thời các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cho khách hàng với chi phí hợp lý.

I. Mục tiêu của Quản lý Vật tư

Mục tiêu của quản lý nguyên vật liệu được chia thành hai loại:

1. Mục tiêu chủ yếu

• Giá thấp: Mục tiêu đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý nguyên vật liệu rõ ràng là mua nguyên vật liệu và vận chuyển chúng với giá thấp. Điều này sẽ dẫn đến giảm tổng chi phí hoạt động.
• Vòng quay hàng tồn kho cao: Nếu hàng tồn kho thấp so với doanh thu thì điều đó có nghĩa là ít vốn bị chặn trong hàng tồn kho hơn. Điều này dẫn đến cải thiện hiệu quả. Nhờ đó, nguồn vốn đầu tư của Công ty được sử dụng có hiệu quả. Và do đó, lợi tức đầu tư sẽ cao hơn. Hơn nữa, khi doanh thu cao, chi phí lưu kho và ghi sổ hàng tồn kho thấp.
• Chi phí mua sắm và sở hữu thấp: Khi công ty xử lý và lưu trữ nguyên vật liệu theo cách thích hợp thì chi phí thực tế của nó sẽ giảm xuống. Có nghĩa là chi phí mua sắm và sở hữu nguyên vật liệu thấp khi bộ phận tiếp nhận và lưu trữ hoạt động hiệu quả.
• Cung cấp nguyên vật liệu liên tục: Nếu thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất, chi phí sản xuất sẽ tăng lên. Và chi phí này sẽ khó tránh khỏi. Vì vậy, sự liên tục trong việc cung cấp nguyên vật liệu là rất quan trọng, đặc biệt là đối với các quy trình tự động hóa cao. Điều này là do trong quá trình này, chi phí là cố định và chúng phải chịu ngay cả khi sản xuất ngừng do thiếu nguyên liệu.
• Tính nhất quán của chất lượng: Khi công ty duy trì sự nhất quán về chất lượng của nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất. Điều này có thể dẫn đến việc giữ chân khách hàng về lâu dài.
• Chi phí trả lương thấp: Chi phí trả lương của bộ phận vật tư càng thấp thì lợi nhuận sẽ càng cao.
• Các mối quan hệ thuận lợi với nhà cung cấp: Mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp xác định vị thế của công ty trong ngành. Một công ty xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của mình sẽ được giao hàng kịp thời với giá thấp. Điều này sẽ làm giảm chi phí sản xuất. Kết quả là, công ty sẽ có thể thu hút nhiều khách hàng hơn.

2. Mục tiêu phụ

• Mối quan hệ đối ứng thuận lợi: Có đi có lại là quá trình công ty cố ý mua hàng hóa với số lượng tối đa có thể từ chính khách hàng của mình. Quan hệ tương hỗ tốt liên quan đến việc duy trì sự cân bằng giữa ưu và nhược điểm của việc sử dụng sức mua như một công cụ để tạo ra doanh số
• Vật liệu và Sản phẩm mới: Bộ phận vật liệu của mối quan tâm hỗ trợ trong việc phát triển các vật liệu và sản phẩm mới. Nhân viên của nó giao dịch với các nhà cung cấp một cách thường xuyên. Khi họ biết bất kỳ điều gì quan tâm, họ có thể chuyển tải nó cho các bên quan tâm khác.
• Kinh tế đưa ra hoặc quyết định mua: Bởi vì bộ phận vật tư phải thường xuyên giao dịch với nhà cung cấp. Họ phải chọn nhà cung cấp xem xét các yếu tố khác nhau. Ngoài ra, họ phải đưa ra quyết định thực hiện hoặc mua hoặc thuê bên ngoài.
• Tiêu chuẩn hóa: Nếu các hạng mục cần kiểm soát và các nhà cung cấp phải giải quyết càng ít thì quá trình quản lý nguyên vật liệu sẽ hiệu quả. Vì mục đích này, họ thúc đẩy tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa đặc điểm kỹ thuật. Chính các bộ phận thiết kế chịu trách nhiệm về các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật. Tuy nhiên, bộ phận vật tư cũng góp phần vào đó. Bộ phận vật tư có thể:
• Xem xét hàng tồn kho kịp thời
• Loại bỏ các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn
• Thúc đẩy việc tích hợp các thành phần tiêu chuẩn vào thiết kế của sản phẩm để giảm giá thành.
• Cải tiến sản phẩm: Nó là một mục tiêu quan trọng của bộ phận thiết kế. Tuy nhiên, ở đây bộ phận vật tư cũng hỗ trợ họ. Nói tóm lại, nó sử dụng cả hai - kiến thức kinh tế của nhân viên vật liệu và kiến thức kỹ thuật của nhân viên thiết kế. Điều này là để tăng lợi nhuận bằng cách thay đổi sản phẩm. Nhân viên vật tư có thể hỗ trợ nhân viên thiết kế đạt được các mục tiêu thiết kế theo cách kinh tế hơn. Điều này có thể thực hiện được bằng cách cung cấp vật liệu và thành phần tương đương sẽ thực hiện cùng một công việc nhưng với chi phí thấp.
• Sự hài hòa giữa các bộ phận: Như bạn đã biết, bộ phận vật tư của mối quan tâm phải đối phó với tất cả các bộ phận của công ty. trong khi bộ phận vật tư có thể hỗ trợ các bộ phận khác trong thành công của họ, thành công của bộ phận nguyên vật liệu phụ thuộc vào mức độ hợp tác mà bộ phận này nhận được từ các bộ phận khác.
• Dự báo: Cần phải đưa ra những dự đoán về giá cả, chi phí và hoạt động kinh doanh chung trong tương lai. Nó giúp quản lý hiệu quả nguyên vật liệu. Ở các tập đoàn lớn, có mặt các chuyên gia kinh tế chuyên nghiệp. Họ đưa ra dự báo về việc lập kế hoạch mua hàng và bán hàng. Chính nhân viên vật tư sẽ chuyển những dự báo chung này thành những dự báo cụ thể cho những vật liệu đã mua.

II. Làm sao đạt được các Mục tiêu của Quản lý Vật tư

Bây giờ câu hỏi đặt ra là làm thế nào để các công ty có thể đạt được các mục tiêu? Công ty có thể đạt được những mục tiêu này bằng cách:

• Giữ giá giảm
• Đảm bảo độ tin cậy
• Điều tiết hàng tồn kho
• Giảm chi phí vận hành

Tóm lại: Quản lý Nguyên vật liệu là một lĩnh vực quản lý riêng biệt liên quan đến việc quản lý các nguyên liệu đầu vào. Mục tiêu của nó là giảm chi phí và xử lý hiệu quả nguyên vật liệu ở các khâu khác nhau và cả trong tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

Hiểu sẽ giúp chúng ta làm tốt hơn.
Nguồn: Dịch từ Business Jargons.