Một phần mềm tốt là phần mềm phù hợp với mô hình công ty ở hiện tại của bạn chứ không phải phần mềm đắt nhất hay rẻ nhất hay có nhiều tính năng hiện đại nhất. Một chiếc ô tô hạng xịn không thể lái để đưa vào hầm chỉ có cửa vừa đủ cho một chiếc xe máy dắt qua, chiếc ô tô đó rất tốt nhưng nó có phù hợp với bạn trong hoàn cảnh như vậy? Một phần mềm phù hợp là phần mềm được thiết kế theo lộ trình đầu tư của chủ doanh nghiệp. Hôm nay, bạn hoạt động ở quy mô nhỏ và mức ngân quỹ để đầu tư cũng có hạn vậy bạn không thể mua một phần mềm đắt tiền và có tính năng quá hiện đại mà không dùng tới. Bạn cũng không thể mua một phần mềm theo dạng may áo cho lứa tuổi này, đến lứa tuổi lớn hơn thì may chiếc áo khác, đó là sự lãng phí về thời gian, công sức và tiền bạc. Nếu được, bạn hãy tìm đến một nhà tư vấn mà họ có thể tư vấn cho bạn về lộ trình đầu tư phần mềm, gặp những nhà tư vấn như vậy sẽ rất tốt cho chủ doanh nghiệp.
Ví dụ, khi bạn kinh doanh nhỏ ở mức độ cửa hàng, bạn nên chỉ chọn mua phần mềm dành cho cửa hàng về sau này bạn nâng cấp quy mô từ cửa hàng nên công ty, lúc đó bạn mới cần tới phần mềm kế toán. Ở mức độ cửa hàng, bạn không cần tới phần mềm kế toán và khi nâng cấp lên công ty bạn cũng không cần bỏ phần mềm cửa hàng để thay thế bằng một phần mềm khác. Bạn sẽ đầu tư mua phần mềm cửa hàng, sau đó mua thêm phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm cửa hàng, đó là sự tối ưu chi phí có chiến lược.
Hay ban đầu, bạn có một cửa hàng nhưng về sau này bạn sẽ có một chuỗi cửa hàng. Khi đó, cần quan tâm tới giải pháp phần mềm của một nhà cung cấp mà có thể mở rộng được theo chuỗi mà không phải thay đổi phần mềm, quan trọng thực tế nhà cung cấp đã chứng minh được phần mềm đó hoàn toàn đáp ứng với quản lý chuỗi cửa hàng/siêu thị.
Khi đi mua phần mềm, tức là lúc đó bạn đi mua niềm tin vì thường thì bạn chưa hiểu được phần mềm áp dụng vào cửa hàng của mình nó sẽ chạy như nào khi quyết định mua phần mềm. Do vậy, một số yếu tố rất quan trọng mà bạn cần quan tâm đó là thương hiệu của nhà sản xuất, thương hiệu của đơn vị tư vấn, thương hiệu của sản phẩm và thương hiệu của cá đang tư vấn cho công ty bạn. Khi tìm hiểu rồi, bạn thấy mình có thể đặt được niềm tin vào đó thì hãy đưa ra quyết định mua phần mềm từ họ.
Dựa trên kinh nghiệm của mình, tôi chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm chủ chốt để có thể nhanh chóng lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Các bạn hãy đọc kỹ các câu hỏi, phần giải đáp để có thể hiểu và áp dụng khi tìm mua phần mềm.
Cửa hàng của bạn hoạt động ở mức quy mô nào? Chuỗi cửa hàng? Chuỗi siêu thị? Trong chuỗi các cửa hàng hoạt động theo cùng một ngành nghề hay khác ngành nghề? Cửa hàng lớn? Siêu thị lớn? Cửa hàng nhỏ? Cửa hàng có kết hợp bán hàng online không?
Ngành nghề hoạt động là gì? Có gì đặc thù không? Đặc thù về cách quản lý hàng hóa? Đặc thù về quy trình nghiệp vụ?
Nhu cầu quản trị có những gì đặc thù? Có cần vừa đáp ứng chạy offline và online không? Có cần tích hợp với các giải pháp quản lý khác không?
Tổng số người sử dụng phần mềm trong cửa hàng là bao nhiêu? Số lượng người sử dụng đồng thời? Số lượng người sử dụng online?
Tần suất phát sinh giao dịch bán lẻ cho khách hàng có nhiều không? Bao nhiêu giao dịch trong một giờ đồng hồ? Có phát sinh giao dịch đặt hàng online của khách hàng không? Có cần giao hàng ngay không?
Cần phải tích hợp với những thiết bị bán hàng nào? Các thiết bị này sẽ được sử dụng trong tình huống nào? Dùng như thế nào?
Khi trả lời được các câu hỏi trên ở hiện tại và kế hoạch trong tương lai thì chủ cửa hàng sẽ tìm được một phần mềm rất phù hợp về tính năng ở hiện tại và định hướng một tương lai xác định nào đó. Khi mở rộng quy mô hoạt động phần mềm mở rộng theo, khi tăng số lượng người sử dụng phần mềm cũng tăng theo, khi thêm một ngành nghề phần mềm cũng đáp ứng luôn,… đó là cách để chủ đầu tư tối ưu hóa chi phí đầu tư, không phải thay đổi phần mềm dẫn tới các việc khác dễ dàng hơn rất nhiều như không phải đào tạo lại nhân viên.
Một trong số những kinh nghiệm cần thiết để đánh giá về tính năng của phần mềm mà bạn phải thu nạp ngay vào trong đầu và hiểu nó thật rõ để áp dụng.
Màn hình bán hàng (bán lẻ) của phần mềm phải cực kỳ đơn giản, chỉ cần trong vài giây là có thể thực hiện xong một giao dịch bán hàng gồm các thông tin chọn 5 mặt hàng, chọn thông tin khách hàng thân thiết và thực hiện tính chiết khấu, tính ra số tiền thanh toán.
Dễ dàng tích hợp với các thiết bị mã vạch để quét chọn hàng hóa và chọn thẻ thông tin khách hàng, máy in bill và in tem mặt hàng, khi tem bị rách có thể sử dụng chức năng tìm kiếm nhanh để chọn ngay ra mặt hàng mà khách muốn mua.
Hỗ trợ đa dạng, triệt để các chương trình marketing, có thể lập nhiều công thức chiết khấu và có thể chạy song song nhiều chương trình cùng một lúc, toàn bộ các chương trình marketing được chạy tự động và có báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động.
Tổng thể phần mềm dễ sử dụng, đáp ứng hết các nghiệp vụ của cửa hàng và có các công cụ hỗ trợ khi cần thiết và đặc biệt dịch vụ cung cấp của nhà tư vấn trước, trong và sau bán hàng cần phải có một uy tín nhất định nào đó.
