Lần đầu
Bước 1: Làm đơn đề nghị :
– Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp
phải gửi Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in Mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Trong vòng 5 ngày cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ xuống doanh nghiệp bạn để kiểm tra và sẽ có Thông báo về việc doanh nghiệp có được đặt in hóa đơn hay không. (
Tốt nhất là các bạn nên gặp cán bộ thuế quản lý trực tiếp để hẹn lịch đến kiểm tra trụ sở doanh nghiệp).
Bước 2 : Tiếp đón cán bộ thuế :
Khi Cán bộ thuế sẽ đến kiếm tra trụ sở chính, cần chuẩn bị sẵn các giấy tờ sau:
– Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính;
– Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (Hợp đồng thuê nhà, Hợp đồng mượn nhà hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty)
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Đăng ký mẫu dấu, Dấu tròn
– Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động
– Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc Cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
Chú ý: Những doanh nghiệp mới thành lập mà kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp thì mua hóa đơn bán hàng tại Chi cục thuế.
Bước 3: Tìm nhà in :
– Sau khi Cơ quan thuế đã có thông báo là doanh nghiệp của bạn được đặt in hóa đơn GTGT, tiếp theo là các bạn tìm nhà in để đặt in.
Lưu ý: Nhà in phải là doanh nghiệp có ĐKKD còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm). Các bạn có thể đến cập nhật danh sách các nhà in trên Chi cục thuế.
Khi đã lựa chọn được nhà in các bạn cần:
– Chọn mẫu hóa đơn, thống nhất về giá in hóa đơn.
– Thống nhất về Market (nội dung hình thức) của tờ Hoá đơn GTGT mà các bạn đặt in.
– Làm hợp đồng đặt in hóa đơn, hồ sơ gồm:
Bước 4: Hồ sơ đặt in hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT):
– Bản sao Đăng ký kinh doanh công ty (công chứng)
– Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc
– Giấy giới thiệu (Nếu giám đốc trực tiếp đi làm thì không cần giấy giới thiệu)
– Bản sao chứng minh thư người được giới thiệu
– Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.
Chú ý:
– Hoá đơn GTGT đặt in phải được in theo hợp đồng.
– Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản và trên Hợp đồng PHẢI ghi cụ thể: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc),
– Kèm theo hóa đơn mẫu và thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in.
Bước 5: Thanh lý hợp đồng nhà in :
Sau khi đã nhận xong hóa đơn đặt in, các bạn phải tiến hành:
– Thanh lý hợp đồng với nhà in. (nếu không thanh lý sẽ bị phạt).
– Yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ.
Bước 6: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn :
Lưu ý: Trong vòng 5 ngày trước khi sử dụng hóa đơn GTGT, các bạn phải làm thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Từ lần 2 -> lần N và N+1 
Thông báo phát hành
- Cơ quan tiếp nhận: Chi cục thuế quản lý trực tiếp;
- Thời gian: Chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành (khoản 4 Điều 11 nghị định 51, khoản 4 Điều 9 Thông tư 39);
- Hồ sơ: Thông báo phát hành hoá đơn; hoá đơn mẫu (trường hợp thông báo phát hành lần đầu hoặc khi có sự thay đổi về nội dung và hình thức hoá đơn đã phát hành);
- Giải quyết: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hoá đơn được thông báo phát hành;
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác định số lượng hóa đơn được thông báo phát hành để sử dụng từ 3 tháng đến 6 tháng tại Thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp. (khoản 2 điều 9 Thông tư 39 - Trước đây không có quy định này);
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba (03)ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
- Kết quả:
Cơ quan thuế lưu thông báo phát hành hoá đơn và hoá đơn mẫu để theo dõi.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Sử dụng hoá đơn sau thông báo phát hành
- Doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn sau 5 ngày kể từ ngày phát hành thông báo (khoản 4 điều 9 thông tư 39).
- Niêm yết thông báo phát hành hóa đơn: gồm Tờ thông báo phát hành hoá đơn và hóa đơn mẫu, phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
- Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng hoặc theo quý theo quy định tại điều 27 thông tư 39.
Việc thông báo phát hành hoá đơn làm phát sinh giá trị sử dụng của hoá đơn, và không xác định thời điểm hết giá trị của hoá đơn. Hoá đơn hết giá trị sử dụng khi doanh nghiệp chưa sử dụng hết số hoá đơn đã phát hành và có thông báo huỷ (khi không có nhu cầu sử dụng tiếp, khi thay đổi thông tin trên thông báo phát hành,..).
Thông tư 39 quy định bổ sung thêm thủ tục xác định số hoá đơn thông báo phát hành do cơ quan thuế thực hiện trên cơ sở nhu cầu và tình hình sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp trong khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng. Đây là quy định mới so với trước kia doanh nghiệp được tự xác định số lượng hoá đơn phát hành. Như vậy, số lượng hoá đơn thông báo phát hành tương đương số hoá đơn ước tính sử dụng trong vòng 3-6 tháng, sử dụng hết số hoá đơn này, doanh nghiệp lập và gửi thông báo phát hành mới để tiếp tục có hoá đơn để sử dụng.
Sau 6 tháng, doanh nghiệp còn tồn hoá đơn đã phát hành mà vẫn muốn tiếp tục sử dụng thì được tiếp tục sử dụng, định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp được phép thông báo phát hành hoá đơn ngay cả khi chưa sử dụng hết số hoá đơn đã phát hành lần trước mà không bắt buộc phải huỷ số hoá đơn tồn này (Khoản 1 điều 11 nghị định 51, khoản 1 điều 9 thông tư 39 oanh nghiệp thông báo phát hành trước khi sử dụng hoá đơn).
Thay đổi liên quan đến việc thông báo phát hành hoá đơn (khoản 3, khoản 4 thông tư 39):
Đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Trường hợp tổ chức khi thay đổi tên, địa chỉ thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).
Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.
