Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

[viettienedu]

Chào các bạn trên diển đàn!
mình có ý kiến tí nhé. diển đàn chúng ta rất rất hay, chúng ta đã cho và nhận nhiều kiến thức trên diển đàn. mỗi người có thế mạnh riêng về chuyên môn. nếu chúng ta mỗi người một đóng góp ý kiến cho một project có hệ thống thì mỗi người chúng ta sẽ có được một kho kiến thức tổng hợp. tại chuyên mục này "kế toán trên Access"chúng ta hãy mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hình thành 1 dự án có hệ thống và những người mới vào tham gia,họ biết phải bắt đầu từ đâu. Các bạn đồng ý không nào?
Riêng phần mình,với 1 chút về access, 1 chút về kế toán, 1 chút về lập trình, 1 chút chút khác... mình sẽ cố gắng mỗi ngày 1 bài, với công việc từ thiết kế database đến hoàn thiện dự án. diển đàn chúng ta sẽ có 1 chương trình phần mềm kế toán và người mới họ sẽ biết bắt đầu từ đâu để tự nghiên cứu.
Mong các bạn cho ý kiến.
Cảm ơn ban quản trị đã tạo cho chúng ta một cổng thông tin học tập tuyệt vời.

 

[suynghidi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Chào các bạn trên diển đàn!
mình có ý kiến tí nhé. diển đàn chúng ta rất rất hay, chúng ta đã cho và nhận nhiều kiến thức trên diển đàn. mỗi người có thế mạnh riêng về chuyên môn. nếu chúng ta mỗi người một đóng góp ý kiến cho một project có hệ thống thì mỗi người chúng ta sẽ có được một kho kiến thức tổng hợp. tại chuyên mục này "kế toán trên Access"chúng ta hãy mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hình thành 1 dự án có hệ thống và những người mới vào tham gia,họ biết phải bắt đầu từ đâu. Các bạn đồng ý không nào?
Riêng phần mình,với 1 chút về access, 1 chút về kế toán, 1 chút về lập trình, 1 chút chút khác... mình sẽ cố gắng mỗi ngày 1 bài, với công việc từ thiết kế database đến hoàn thiện dự án. diển đàn chúng ta sẽ có 1 chương trình phần mềm kế toán và người mới họ sẽ biết bắt đầu từ đâu để tự nghiên cứu.
Mong các bạn cho ý kiến.
Cảm ơn ban quản trị đã tạo cho chúng ta một cổng thông tin học tập tuyệt vời.

Mình sẽ tham gia Project này. Nhưng cách tổ chức thực hiện thì sao đây? Dự án này liên quan đến 2 mảng: IT & Kế Toán. Trong hội IT4DKT có nhiều người vừa am hiểu IT vừa hiểu kế toán, lại có cả Team Product Development. Đã có một tổ chức làm việc bài bản, tôi đề xuất (mời) Viettienedu làm Team Leader của đội Product Development (am hiểu Phân tích và thiết kế hệ thống - tôi nghĩ bạn khá ở mảng này). Mọi người sẽ cùng hỗ trợ và hợp tác. Những thành viên DKT khác (không trực tiếp tham gia dự án) vẫn có thể theo dõi & tìm hiểu qua những bản tin hằng ngày mà đội PDTeam công bố. Rất mong Viettienedu "đồng hành dân kế" - Mời ViettienEdu gia nhập hội TẠI ĐÂY, Xem thông tin chi tiết về ĐỀ ÁN IT4DKT TẠI ĐÂY. Thanks you!

 

[tienduyet]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Em đồng ý tham gia Project này, nhưng em lại nghiêng về kế toán ngân hàng các huynh ah, nên điều cần thiết là thông tin phát sinh trong giao dịch hằng ngày phải update thường xuyên.
Nào chúng ta cùng đi Project!

 

[suynghidi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Em đồng ý tham gia Project này, nhưng em lại nghiêng về kế toán ngân hàng các huynh ah, nên điều cần thiết là thông tin phát sinh trong giao dịch hằng ngày phải update thường xuyên.
Nào chúng ta cùng đi Project!

Rồi...hình như đụng đầu đồng nghiệp rồi thì phải.
Được 3 người rồi, không biết còn ai có ý định tham gia cái nhóm Product Development này nữa không nhỉ?. Riêng khoản này mà không mời anh PHATnq2002 là một sai lầm lớn. Chuyên gia Access & Ptích tkế hệ thống (đó là suy nghĩ của riêng SND!).
@Phatnq2002: Nếu anh đọc được topic này thì mời anh tham gia cùng nhé.

 

[viettienedu]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Ngày thứ nhất:
Yêu cầu của phần mềm kế toán:

1. Chạy trên hệ thông mạng LAN, đa người dùng ( kế toán tiền mặt, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp...) có phân quyền.
2. Phục vụ thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất.
3. Đáp ứng với Quyết định 15 của BTC.

Thiết kế hệ thống
Để đáp ứng yêu cầu đa người dùng, ta sẽ tạo 1 file có tên KTDATA.mdb dùng để lưu trữ dữ liệu. file này sẽ đặt trên server.
và 1 file có tên KTPRO.mdb dùng để tạo giao diện chương trinh và đặt các function trên nó. file này sẽ đặt trên các máy client chạy các tác vụ của chương trình kế toán.
Xây dựng các table chứa CSDL hệ thống trong file KTDATA.mdb
Table SDMKH ( sổ danh mục khách hàng ).
Table SDMTK ( sổ danh mục tài khoản ).
Table SDMTKDU ( sổ danh mục tài khoản đối ứng).
Table SDMVT ( sổ danh mục vật tư ).
Table SDMKHO ( sổ danh mục kho ).
Download file CSDL tại đây
Đêm đã khuya, hẹn gặp lại ngày mai

 

[phatnq2002]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Ngày thứ nhất:
Yêu cầu của phần mềm kế toán:

1. Chạy trên hệ thông mạng LAN, đa người dùng ( kế toán tiền mặt, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp...) có phân quyền.
2. Phục vụ thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất.
3. Đáp ứng với Quyết định 15 của BTC.

Thiết kế hệ thống
Để đáp ứng yêu cầu đa người dùng, ta sẽ tạo 1 file có tên KTDATA.mdb dùng để lưu trữ dữ liệu. file này sẽ đặt trên server.
và 1 file có tên KTPRO.mdb dùng để tạo giao diện chương trinh và đặt các function trên nó. file này sẽ đặt trên các máy client chạy các tác vụ của chương trình kế toán.
Xây dựng các table chứa CSDL hệ thống trong file KTDATA.mdb
Table SDMKH ( sổ danh mục khách hàng ).
Table SDMTK ( sổ danh mục tài khoản ).
Table SDMTKDU ( sổ danh mục tài khoản đối ứng).
Table SDMVT ( sổ danh mục vật tư ).
Table SDMKHO ( sổ danh mục kho ).
Download file CSDL tại đây
Đêm đã khuya, hẹn gặp lại ngày mai

Chưa mô tả hệ thống mà đi xây dựng table, gan nhỉ?
Bạn hãy xem như mình đi từ đầu đi. Nghĩa là bạn remove cái kế tóan skill của bạn ra, mà đứng ở góc độ của dân IT. Table sẽ do mọi người trong hội cùng quyết định, chứ nếu không, anh này nói cấu trúc tui ngon, anh kia nói cấu trúc tui số một, ... Chết tươi !!!

 

[suynghidi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Chưa mô tả hệ thống mà đi xây dựng table, gan nhỉ?
Bạn hãy xem như mình đi từ đầu đi. Nghĩa là bạn remove cái kế tóan skill của bạn ra, mà đứng ở góc độ của dân IT. Table sẽ do mọi người trong hội cùng quyết định, chứ nếu không, anh này nói cấu trúc tui ngon, anh kia nói cấu trúc tui số một, ... Chết tươi !!!

Đồng ý với anh, chúng ta sẽ làm đúng quy trình từ A--->Z. Trước khi đụng tới IT, thì phải có bản phân tích đánh giá nhu cầu, thiết kế hệ thống ---> UserCase trước. Chứ nhào dô phập liền e phải quay đầu ngược lại nếu trước đó việc phân tích thiết kế hệ thống kém. Em phải "rinh" anh Phát vô nhóm Access Team mới được (nghe giang hồ đồn anh nặng 90kg, tính làm thủ môn đội bóng DKT ), anh đăng ký và nhận làm nhóm trưởng access Team IT4DKT giùm cho anh em nó nhờ chút nhé. Thanks anh trước ---> TẠI ĐÂY

 

[viettienedu]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Chưa mô tả hệ thống mà đi xây dựng table, gan nhỉ?
Bạn hãy xem như mình đi từ đầu đi. Nghĩa là bạn remove cái kế tóan skill của bạn ra, mà đứng ở góc độ của dân IT. Table sẽ do mọi người trong hội cùng quyết định, chứ nếu không, anh này nói cấu trúc tui ngon, anh kia nói cấu trúc tui số một, ... Chết tươi !!!

Hello Everybody!
Mình cũng tính phân tích hệ thống cho bài bản nhưng thấy trong diển đàn mình hầu hết là dân kế toán, vì thế bỏ qua để đi ngay vào việc thiết kế Database cho nhanh.

 

[suynghidi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Hello Everybody!
Mình cũng tính phân tích hệ thống cho bài bản nhưng thấy trong diển đàn mình hầu hết là dân kế toán, vì thế bỏ qua để đi ngay vào việc thiết kế Database cho nhanh.

Híc, nếu như mọi người không trao đổi thống nhất để có bảng Phân tích thiết kế (mà mình anh biết thui) thì tham gia dự án này chắc ngồi nhìn thôi.... Với lại, ở đây cũng có nhiều người am hiểu về Phân tích thiết kế hệ thống đó. theo em "góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán" thì khâu quan trọng nhất là chốt lại bảng Phân tích thiết kế hệ thống cho tối ưu đến mức có thể trước đã. Còn lập Database & Relationship & Coding ...v...v.. mới là việc làm sau. Giống như thợ xây cần bảng thiết kế nhà mà, cần bảng vẽ để nhìn vào mà xây chứ làm đại sao được.

 

[muontennguoi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Nhưng mà mấy cái table mà Viettienedu đưa lên đó thì luôn luôn là có.
Dù thiết kế cỡ nào thì cũng cần có mấy bảng danh mục đó thôi.
Đề nghị Viettienedu tiếp tục đưa lên những bảng danh mục căn bản đó.
Ráng đưa lên sớm nha bạn.

 

[viettienedu]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Híc, nếu như mọi người không trao đổi thống nhất để có bảng Phân tích thiết kế (mà mình anh biết thui) thì tham gia dự án này chắc ngồi nhìn thôi.... Với lại, ở đây cũng có nhiều người am hiểu về Phân tích thiết kế hệ thống đó. theo em "góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán" thì khâu quan trọng nhất là chốt lại bảng Phân tích thiết kế hệ thống cho tối ưu đến mức có thể trước đã. Còn lập Database & Relationship & Coding ...v...v.. mới là việc làm sau. Giống như thợ xây cần bảng thiết kế nhà mà, cần bảng vẽ để nhìn vào mà xây chứ làm đại sao được.

OK,nếu mọi người thông nhất như vậy thì Viettienedu sẽ đưa phần thiết kế hệ thống lên trước. Tuy nhiên những Table cơ bản và form nhập liệu cho các table này thì mình sẽ đưa lên đồng thời để những người "học access" có thể tìm hiểu về cấu trúc table, và xây dựng form

 

[muontennguoi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Trước mắt đề nghị các bạn thảo luận các vấn đề sau:
Các table mà viettienedu đưa lên:
- Cần chuyển sang font Unicode. Để font VNI thì miền Bắc không dùng được đâu.
- Lưu ý tuân thủ tính BASE của chữ database: không được có cột thừa trong các table DanhMục.
Ví dụ: table SDMTK với tính chất là bảng danh mục vậy tại sao lại có cột Luỹ Kế Nợ, Luỹ Kế Có? Nó đã trở thành table số phát sinh rồi.
Khi nào cần dùng thì tạo table mới hoặc query để tính và lưu số luỹ kế.
Cũng trong Table SDMTK này đề nghị tuân theo quy tắc: chỉ ghi các TK cấp 1 và cấp 2. Các TK cấp 3 cần được ghi trong 1 table khác.
Lý do: TKcấp 1 và cấp 2 phải theo quy định của Nhà Nước. Vì thế việc cập nhật phải được kiểm soát chặt chẽ, nó liên quan đến các báo cáo.
Nếu người dùng cuối nhập 1 TK không đúng quy định thì BCĐKT sẽ lệch.
(VD người dùng nhập TK cấp 3: 3988NgVA )
vv...vv...

 

[phatnq2002]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Trước mắt đề nghị các bạn thảo luận các vấn đề sau:
Các table mà viettienedu đưa lên:
- Cần chuyển sang font Unicode. Để font VNI thì miền Bắc không dùng được đâu.
- Lưu ý tuân thủ tính BASE của chữ database: không được có cột thừa trong các table DanhMục.
Ví dụ: table SDMTK với tính chất là bảng danh mục vậy tại sao lại có cột Luỹ Kế Nợ, Luỹ Kế Có? Nó đã trở thành table số phát sinh rồi.
Khi nào cần dùng thì tạo table mới hoặc query để tính và lưu số luỹ kế.
Cũng trong Table SDMTK này đề nghị tuân theo quy tắc: chỉ ghi các TK cấp 1 và cấp 2. Các TK cấp 3 cần được ghi trong 1 table khác.
Lý do: TKcấp 1 và cấp 2 phải theo quy định của Nhà Nước. Vì thế việc cập nhật phải được kiểm soát chặt chẽ, nó liên quan đến các báo cáo.
Nếu người dùng cuối nhập 1 TK không đúng quy định thì BCĐKT sẽ lệch.
(VD người dùng nhập TK cấp 3: 3988NgVA )
vv...vv...

Đồng ý.
Tuy nhiên cho hỏi cái (cái này tại không rành kế toán lắm):
Thông thường có một số tài khoản liên quan đến khách hàng, ví dụ như các tài khoản công nợ, hoặc sản phẩm, hàng hóa thì sẽ có tài khoản cấp 3. Đúng không quý vị?
Vậy theo quý vị thì chúng ta nên tạo cái bảng tài khoản cấp 3 (có thể nó là sub của bảng danh mục tài khoản chuẩn) hay trong bảng danh mục khách hàng chẳng hạn, ta có một thuộc tính chỉ định những tài khoản cấp 2 liên quan. Sau này khi xử lý ta ghép mã tài khoản cấp 2 + mã khách --> tài khoản cấp 3 ???
Ý kiến cá nhân. "Dập" thoải mái.
--------
muontennguoi xem thử cái topic này có nên chuyển thành sub-thread cho nó dễ focus không? Nếu được thì đề nghị với admin xem.

 

[muontennguoi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Đồng ý.
Tuy nhiên cho hỏi cái (cái này tại không rành kế toán lắm):
Thông thường có một số tài khoản liên quan đến khách hàng, ví dụ như các tài khoản công nợ, hoặc sản phẩm, hàng hóa thì sẽ có tài khoản cấp 3. Đúng không quý vị?

Đúng. Các chi tiết do DN tự đặt ra đuợc gọi là các TK cấp 3.
Các TK cấp 1 và 2 là do Nhà nước quy định.
Một số TK cấp 1 không có TK cấp 2. Các chi tiết do DN tự đặt của các TK này vẫn gọi là TK cấp 3 mà không có TK cấp 2.

Vậy theo quý vị thì chúng ta nên tạo cái bảng tài khoản cấp 3 (có thể nó là sub của bảng danh mục tài khoản chuẩn) hay trong bảng danh mục khách hàng chẳng hạn, ta có một thuộc tính chỉ định những tài khoản cấp 2 liên quan. Sau này khi xử lý ta ghép mã tài khoản cấp 2 + mã khách --> tài khoản cấp 3 ???
Ý kiến cá nhân. "Dập" thoải mái.
--------
muontennguoi xem thử cái topic này có nên chuyển thành sub-thread cho nó dễ focus không? Nếu được thì đề nghị với admin xem.

Theo tôi thì lưu ý không tạo các mối quan hệ nhiều-nhiều.
Nếu tồn tại quan hệ như vậy thì phải cắt ra thành các quan hệ 1-nhiều.
Như vậy chỗ "trong bảng danh mục khách hàng chẳng hạn, ta có một thuộc tính chỉ định những tài khoản cấp 2 liên quan" thì xem lại chỗ màu đỏ.

Một tài khoản công nợ có nhiều khách hàng.
Nhưng ngược lại 1 khách hàng có thể có nhiều quan hệ với các tài khoản. Ví dụ ông A vừa nợ tiền hàng (TK131) lại vừa nợ tiền mượn của cty (TK138). Sẽ có nhu cầu báo cáo các khoản nợ của ông A.


Nói đơn giản: ta cấu tạo quan hệ theo cấp trên cấp dưới rõ ràng.
Như vậy ta cần xác định khách hàng là cấp trên (cha) của tài khoản hay là cấp dưới (con) của tài khoản.

Đề nghị: lấy TK làm cha, KH làm con. Như vậy kể cả danh mục cũng không cần có cột TK cha của nó. Chỉ khi phát sinh thì ghép theo quy tắc 4+maKH
Khi xử lý ta cắt ra để group by ... và lên báo cáo.

 

[phatnq2002]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Theo tôi thì lưu ý không tạo các mối quan hệ nhiều-nhiều.
Nếu tồn tại quan hệ như vậy thì phải cắt ra thành các quan hệ 1-nhiều.
Như vậy chỗ "trong bảng danh mục khách hàng chẳng hạn, ta có một thuộc tính chỉ định những tài khoản cấp 2 liên quan" thì xem lại chỗ màu đỏ.

Bác suynghidi bắt đúng chỗ quá, cái này nói thiệt, cái chữ những là tui cố ý đó. Vậy tui với bác đồng quan điểm rồi.
TK sẽ là cha, KH là con thứ nhất, HH là con thứ 2, ...
Cái này cũng có lợi khi code, vì mình có thể "biến hóa" cho phép người sử dụng chọn khách hàng --> list cho họ chọn tài khoản tương ứng + ràng buộc chỉ được chọn trong những tài khoản đó, ...

Chắc là phải gặp uống cà-phê với bác một cái.

Mà nè bác muontennguoi, nếu mà tui đứng gần bác thì cho tui đứng bên tay trái bác nhé. Như thế người ta mới đọc ra số 10. He he. Nếu qua bên kia, người ta đọc thành số 1 mất.. Ha ha

 

[viettienedu]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Các bạn đã thảo luận rất sôi nổi.
- Chuyển sang dùng font unicode : OK
- Bỏ lũy kế nợ và lũy kế có trong SDMTK
- Vấn đề nhập 1 tài khoản cấp 3 vào SDMTK không có vấn đề gì, ta sẽ ràng buộc trên Form nhập.
- Một khách hàng có thể có nhiều tài khoản, và 1 tài khoản thí cũng có nhiều khách hàng. mình sẽ có table AT_SDTK131 để chứa dữ liệu số dư tài khoản công nợ khách hàng. AT_SDTK131(NATH Text, MAKH Text, SDDK Number). Tương tự như vậy ta có các table AT_SDTK331, AT_SDTK141, AT_SDTK338... là những tài khoản có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên...

 

[muontennguoi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Nếu để thế thì bao nhiêu table cho đủ?
Số luợng table = Số lượng TK sử dụng?

Vì các table đó có cấu trúc giống nhau nên ta có thể gom lại thành 1 table phản ánh số dư.
Table: BCTC_SDDK(Ky number, maTKcap12 text, maTKcap3 text, SDDK number)
Trong đó: Ky --> phản ảnh năm báo cáo; maTKcap12 --> TK cấp1, cấp 2 ...

Mặc dù BCTC không phải là số phát sinh, nó chỉ là kết quả của các số phát sinh.
Tuy nhiên nó lại là văn bản được BGĐ ký tên vào đó. Vì vậy BCTC cũng là 1 đối tượng theo dõi.
Do đó, nên đặt 1 table lưu số liệu của BCTC (bản chính thức).
Trong quá trình xử lý số liệu ta sẽ cần 1 bản mẫu BCTC để kết xuất, report ra. Khi đó số liệu chưa đuợc ký nhận. Ta sẽ đưa nó vào table hoặc query nháp.

 

[viettienedu]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Như mình đã nói, các tài khoản có liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên để theo dỏi chi tiết ta có các table như đã nêu. còn ta có 1 table nữa là AT_SDTK(NATH Text, MATK Text, SDNDK Number, SDCDK Number)
Tải Database tại đây

 

[liwenzhi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Cho e tham gia với nhé, e là dân kết toán, cũng đang mày mò học access. Theo em thấy như mấy bác đã thảo luận ở trên chỗ table danh mục tài khoản, đã chia ra làm các bảng cha và con (tài khoản các cấp) thì chỗ nhóm tài khoản vật tư ko cần đến table nhóm vật tư nữa, mà sử dụng cấp của tài khoản (vd 1521, 1522 ...) để chia nhóm vật tư luôn
Ví dụ : tài khoản 1521 có 2 nhóm vật tư : A mà số 01 và B mã số 02
thì các tài khoản cấp 3 gồm 152101 và 152102. Tài khoản cấp 4 là 152101001là xi-măng chẵng hạn
Như vậy ta có vật tư Xi-măng có mã số 001 thuộc nhóm vật tư A mã số là 01của tài khoản 1521
Vài ý kiến nhỏ, xin đc thỉnh giáo thêm

 

[muontennguoi]

Ðề: Mỗi ngày 1 bài viết, 1 góp ý để hoàn chỉnh 1 phần mềm kế toán

Việc này đã nói rồi mà.
TK152 không có TK cấp 2.
Do đó TK1521 là TK cấp 3.
Nếu cần thiết thì ta đặt: TK152.01.001 là xi măng.
Tuy nhiên nếu như thế thì mã chi tiết rất khó phân biệt.
Nên đặt mã chi tiết theo quy tắc: Bắt đầu bằng 1 chữ.

VD: TK152.XD01.CM001

Như vậy khi đọc mã số ta dễ hình dung:
TK152: Vật liệu
XD01: Nhóm vật liệu xây dựng 01.
CM001: loại xi măng 001.

Mặc dù ta cũng có thể đặt mã theo quy tắc khác: tương tự mã số thuế.
- 2 số đầu chỉ danh tỉnh, thành phố.
- 7 số kế: số thứ tự doanh nghiệp.
- 1 số cuối: số kiểm tra.

Như vậy giả sử muốn biết DN đó thuộc ngành nghề nào thì phải lấy MST và tra ngược lại lý lịch của DN đó.
Nhưng cách ghi như thế thì rõ ràng là : các DN trên cả nước được xem là bình đẳng nhau, tức là chỉ có 1 đối tượng là "DN".
Trong khi đó đối tượng trong kế toán thì phức tạp hơn (về nhóm) và rất thường xuyên có yêu cầu truy vấn dựa trên tính chất của nhóm.

Vậy phải phân tích các nhóm đối tượng trước khi mã hoá chúng.