Tồn kho an toàn rong quản lý kho là một mức lượng hàng dự trữ được giữ lại bên trên số lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu dự kiến trong một khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu của tồn kho an toàn là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong trường hợp có biến động bất thường trong cung cấp hoặc nhu cầu.
Các yếu tố như không chắc chắn trong dự đoán nhu cầu, thời gian cung ứng không chính xác, hoặc biến động trong quy trình sản xuất có thể gây ra sự cần thiết phải có tồn kho an toàn. Tồn kho an toàn thường được tính toán dựa trên các yếu tố như thời gian cung ứng, biến động trong nhu cầu, và mức độ tin cậy mong đợi của nhà cung cấp.
Khi quản lý hàng tồn kho, hàng tồn kho an toàn đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dự báo chính xác và duy trì lợi nhuận lành mạnh. Nhưng làm thế nào để bạn duy trì mức tồn kho chính xác? Đây là lúc cần có lượng hàng tồn kho an toàn . Chúng ta sẽ xem xét một số công thức tồn kho an toàn mà bạn có thể sử dụng để quản lý mức tồn kho thích hợp, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa doanh thu.
1. Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung do doanh nghiệp nắm giữ để giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc 'hết hàng'. Sự thiếu hụt hàng tồn kho này có thể do lỗi dự báo, thời gian giao nguyên liệu thô thay đổi và sự biến động của cung và cầu. Bí quyết nằm ở việc quyết định nên mang theo bao nhiêu hàng dự trữ an toàn. Một mặt, bạn càng giữ nhiều hàng tồn kho thì chi phí của bạn càng cao. Nhưng mặt khác, lượng tồn kho an toàn quá ít sẽ dẫn đến mất doanh thu do không có sẵn hàng. Một số nhà quản lý hàng tồn kho sử dụng nguyên tắc chung là mức tồn kho phải bằng 10%–20% lượng tồn kho trong chu kỳ hoặc giá trị sản xuất/bán hàng trong hai tuần.
2. Tại sao doanh nghiệp nên nắm giữ hàng tồn kho an toàn?
Doanh nghiệp nên nắm giữ hàng tồn kho an toàn vì một số lý do quan trọng sau đây:
3. Làm thế nào để bạn tính toán mức tồn kho an toàn?
Có một số phương pháp khác nhau để tính toán mức tồn kho an toàn (safety stock), tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các yếu tố như biến động trong nhu cầu và thời gian cung ứng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
a. Phương pháp dựa trên độ lệch chuẩn (Standard Deviation Method):
Safety Stock = Z * σ
Trong đó:
Bước 2: Thêm mức tồn kho an toàn vào dự báo số lượng hàng tồn kho cần thiết để tính toán điểm đặt hàng hoặc lượng đặt hàng:
Ví dụ, nếu bạn sử dụng một hệ thống dựa trên điểm đặt hàng và bạn muốn duy trì một mức tồn kho cơ bản là 50 cuốn, thì điểm đặt hàng sẽ là:
Reorder Point = Safety Stock + Dự báo số lượng hàng tồn kho cần thiết
Reorder Point = 32.9 + 50 = 82.9 cuốn
Do đó, bạn sẽ đặt hàng thêm sách khi số lượng tồn kho giảm xuống dưới 82.9 cuốn.
b. Phương pháp Simulation (Mô phỏng):
Sử dụng phần mềm hoặc công cụ mô phỏng để mô hình hóa quá trình cung ứng và nhu cầu khách hàng. Thực hiện nhiều lần mô phỏng với các kịch bản khác nhau để đánh giá mức tồn kho an toàn.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng bán lẻ và bạn muốn sử dụng phương pháp mô phỏng để tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như điện thoại di động. Bạn có sẵn dữ liệu về lịch sử bán hàng và muốn sử dụng mô phỏng để đánh giá các kịch bản khác nhau và tính toán mức tồn kho an toàn. Dữ liệu của bạn bao gồm:
Điều quan trọng là làm việc với các chuyên gia hoặc sử dụng công cụ phù hợp để thực hiện mô phỏng một cách chính xác và đáng tin cậy.
c. Phương pháp Dựa trên đặc điểm của sản phẩm hoặc ngành:
Sử dụng các chỉ số hoặc quy tắc kinh nghiệm dựa trên thông tin và kinh nghiệm trong ngành hoặc cho loại sản phẩm cụ thể. Một quy tắc thông thường là tính toán mức tồn kho an toàn dựa trên một số ngày hoặc tuần cung ứng trung bình.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng thực phẩm và đồ uống, và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như lon nước ngọt. Thông thường, mức tồn kho an toàn cho các loại sản phẩm như nước ngọt thường được xác định dựa trên quy tắc kinh nghiệm hoặc các tiêu chuẩn trong ngành. Dữ liệu và các tiêu chí của bạn có thể bao gồm:
Tuy nhiên, việc xác định mức tồn kho an toàn dựa trên đặc điểm của sản phẩm hoặc ngành thường yêu cầu sự kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về thị trường và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đôi khi, việc tham khảo các tiêu chuẩn hoặc các ý kiến của các chuyên gia trong ngành cũng có thể hữu ích.
d. Phương pháp Dựa trên điểm đặt hàng (Reorder Point Method):
Tính toán điểm đặt hàng dựa trên dự đoán nhu cầu hàng hóa và thời gian cung ứng. Thêm mức tồn kho an toàn vào điểm đặt hàng để tạo ra một lượng tồn kho dự phòng.
Ví dụ: Giả sử bạn là quản lý kho cho một cửa hàng điện thoại di động và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại điện thoại di động cụ thể. Bạn đã thu thập dữ liệu về lịch sử bán hàng và thời gian cung ứng từ nhà cung cấp. Bạn muốn sử dụng phương pháp dựa trên điểm đặt hàng để tính toán mức tồn kho an toàn. Dữ liệu của bạn bao gồm:
Safety Stock = Z * √(Lead Time x Demand Variability)
Trong đó:
e. Phương pháp Dựa trên xác suất (Probability-based Method):
Sử dụng phân phối xác suất để xác định mức tồn kho an toàn dựa trên xác suất của các sự kiện không mong muốn, chẳng hạn như sự cố trong cung ứng hoặc biến động lớn trong nhu cầu.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng bán lẻ và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như quần áo. Bạn đã thu thập dữ liệu về lịch sử bán hàng và muốn sử dụng phương pháp dựa trên xác suất để tính toán mức tồn kho an toàn.Dữ liệu của bạn bao gồm:
Bước 3: Tính toán mức tồn kho an toàn:
Sử dụng phân vị đã chọn từ phân phối xác suất để xác định mức tồn kho an toàn.
Mức tồn kho an toàn sẽ là giá trị mà có xác suất cao (ví dụ: 95%) nhu cầu hàng hoá sẽ không vượt quá nó.
Điều quan trọng là làm việc với các chuyên gia hoặc sử dụng phần mềm thống kê để thực hiện tính toán mức tồn kho an toàn một cách chính xác và đáng tin cậy.
Quá trình tính toán mức tồn kho an toàn thường yêu cầu sự kết hợp giữa dự đoán và đánh giá rủi ro. Đồng thời, việc theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho an toàn là một phần quan trọng của quản lý kho hiệu quả để đảm bảo sự linh hoạt và ổn định trong chuỗi cung ứng.
4. Những rủi ro khi nắm giữ tồn kho an toàn là gì?
Mặc dù lợi ích của việc nắm giữ tồn kho an toàn là rõ ràng nhưng có 2 rủi ro rõ ràng khi nắm giữ tồn kho an toàn cần cân nhắc.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
Các yếu tố như không chắc chắn trong dự đoán nhu cầu, thời gian cung ứng không chính xác, hoặc biến động trong quy trình sản xuất có thể gây ra sự cần thiết phải có tồn kho an toàn. Tồn kho an toàn thường được tính toán dựa trên các yếu tố như thời gian cung ứng, biến động trong nhu cầu, và mức độ tin cậy mong đợi của nhà cung cấp.
Khi quản lý hàng tồn kho, hàng tồn kho an toàn đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dự báo chính xác và duy trì lợi nhuận lành mạnh. Nhưng làm thế nào để bạn duy trì mức tồn kho chính xác? Đây là lúc cần có lượng hàng tồn kho an toàn . Chúng ta sẽ xem xét một số công thức tồn kho an toàn mà bạn có thể sử dụng để quản lý mức tồn kho thích hợp, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa doanh thu.
1. Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung do doanh nghiệp nắm giữ để giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc 'hết hàng'. Sự thiếu hụt hàng tồn kho này có thể do lỗi dự báo, thời gian giao nguyên liệu thô thay đổi và sự biến động của cung và cầu. Bí quyết nằm ở việc quyết định nên mang theo bao nhiêu hàng dự trữ an toàn. Một mặt, bạn càng giữ nhiều hàng tồn kho thì chi phí của bạn càng cao. Nhưng mặt khác, lượng tồn kho an toàn quá ít sẽ dẫn đến mất doanh thu do không có sẵn hàng. Một số nhà quản lý hàng tồn kho sử dụng nguyên tắc chung là mức tồn kho phải bằng 10%–20% lượng tồn kho trong chu kỳ hoặc giá trị sản xuất/bán hàng trong hai tuần.
2. Tại sao doanh nghiệp nên nắm giữ hàng tồn kho an toàn?
Doanh nghiệp nên nắm giữ hàng tồn kho an toàn vì một số lý do quan trọng sau đây:
- Đảm bảo đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng: Safety stock giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng trong trường hợp có biến động bất thường, như tăng đột ngột trong nhu cầu hoặc sự trì hoãn trong quá trình cung ứng.
- Phòng tránh rủi ro trong chuỗi cung ứng: Safety stock giúp giảm thiểu rủi ro do các sự cố không mong muốn trong chuỗi cung ứng, như sự cố vận chuyển, trễ hàng từ nhà cung cấp, hoặc sự cố trong quá trình sản xuất.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Việc duy trì một mức hàng tồn kho an toàn có thể giúp cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách giảm thiểu rủi ro của việc thiếu hàng hoặc giao hàng trễ đối với khách hàng.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng: Một lượng hàng tồn kho an toàn phù hợp có thể giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng bằng cách giảm thiểu các đợt đặt hàng quá thường xuyên hoặc quá nhỏ.
- Phản ứng linh hoạt với biến động thị trường: Safety stock cung cấp cho doanh nghiệp khả năng phản ứng nhanh chóng với các biến động không mong muốn trên thị trường, như thay đổi trong nhu cầu hoặc tình hình cạnh tranh.
3. Làm thế nào để bạn tính toán mức tồn kho an toàn?
Có một số phương pháp khác nhau để tính toán mức tồn kho an toàn (safety stock), tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các yếu tố như biến động trong nhu cầu và thời gian cung ứng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
a. Phương pháp dựa trên độ lệch chuẩn (Standard Deviation Method):
- Tính toán độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng hoá hoặc thời gian cung ứng.
- Sử dụng độ lệch chuẩn này cùng với mức độ tin cậy mong đợi để xác định mức tồn kho an toàn.
- Trung bình số lượng sách bán ra hàng ngày: 100 cuốn
- Độ lệch chuẩn của số lượng sách bán ra hàng ngày: 20 cuốn
- Mức độ tin cậy mong đợi: 95% (điều này có thể được biểu diễn bằng z-score, trong trường hợp này là 1.645 cho mức độ tin cậy 95%)
Safety Stock = Z * σ
Trong đó:
- Z là z-score tương ứng với mức độ tin cậy mong đợi (1.645 trong trường hợp này cho mức độ tin cậy 95%)
- σ là độ lệch chuẩn (20 cuốn trong trường hợp này)
Bước 2: Thêm mức tồn kho an toàn vào dự báo số lượng hàng tồn kho cần thiết để tính toán điểm đặt hàng hoặc lượng đặt hàng:
Ví dụ, nếu bạn sử dụng một hệ thống dựa trên điểm đặt hàng và bạn muốn duy trì một mức tồn kho cơ bản là 50 cuốn, thì điểm đặt hàng sẽ là:
Reorder Point = Safety Stock + Dự báo số lượng hàng tồn kho cần thiết
Reorder Point = 32.9 + 50 = 82.9 cuốn
Do đó, bạn sẽ đặt hàng thêm sách khi số lượng tồn kho giảm xuống dưới 82.9 cuốn.
b. Phương pháp Simulation (Mô phỏng):
Sử dụng phần mềm hoặc công cụ mô phỏng để mô hình hóa quá trình cung ứng và nhu cầu khách hàng. Thực hiện nhiều lần mô phỏng với các kịch bản khác nhau để đánh giá mức tồn kho an toàn.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng bán lẻ và bạn muốn sử dụng phương pháp mô phỏng để tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như điện thoại di động. Bạn có sẵn dữ liệu về lịch sử bán hàng và muốn sử dụng mô phỏng để đánh giá các kịch bản khác nhau và tính toán mức tồn kho an toàn. Dữ liệu của bạn bao gồm:
- Lịch sử bán hàng trong vòng 3 tháng gần đây: mỗi ngày.
- Thời gian cung ứng trung bình từ nhà cung cấp: 7 ngày.
- Sử dụng dữ liệu lịch sử bán hàng để tạo ra một phân phối xác suất cho nhu cầu hàng hóa.
- Xác định thời gian cung ứng trung bình và phân phối xác suất cho thời gian cung ứng.
- Sử dụng mô hình mô phỏng để tạo ra nhiều kịch bản về nhu cầu và thời gian cung ứng khác nhau.
- Sử dụng phần mềm mô phỏng hoặc tự viết mã để thực hiện mô phỏng với các kịch bản khác nhau, bao gồm biến động trong nhu cầu và thời gian cung ứng.
- Chạy mô phỏng nhiều lần để đánh giá phân phối xác suất của số lượng hàng tồn kho cuối cùng trong mỗi kịch bản.
- Dựa trên kết quả của mô phỏng, tính toán phân vị của phân phối xác suất cho số lượng hàng tồn kho cuối cùng.
- Chọn một phân vị nhất định (ví dụ: phân vị thứ 95) làm mức tồn kho an toàn.
Điều quan trọng là làm việc với các chuyên gia hoặc sử dụng công cụ phù hợp để thực hiện mô phỏng một cách chính xác và đáng tin cậy.
c. Phương pháp Dựa trên đặc điểm của sản phẩm hoặc ngành:
Sử dụng các chỉ số hoặc quy tắc kinh nghiệm dựa trên thông tin và kinh nghiệm trong ngành hoặc cho loại sản phẩm cụ thể. Một quy tắc thông thường là tính toán mức tồn kho an toàn dựa trên một số ngày hoặc tuần cung ứng trung bình.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng thực phẩm và đồ uống, và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như lon nước ngọt. Thông thường, mức tồn kho an toàn cho các loại sản phẩm như nước ngọt thường được xác định dựa trên quy tắc kinh nghiệm hoặc các tiêu chuẩn trong ngành. Dữ liệu và các tiêu chí của bạn có thể bao gồm:
- Dữ liệu lịch sử bán hàng của sản phẩm trong khoảng thời gian quan sát.
- Các yếu tố đặc điểm của sản phẩm, chẳng hạn như tính chất lưu trữ, thời hạn sử dụng, và yếu tố đặc biệt của ngành công nghiệp.
Tuy nhiên, việc xác định mức tồn kho an toàn dựa trên đặc điểm của sản phẩm hoặc ngành thường yêu cầu sự kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về thị trường và quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đôi khi, việc tham khảo các tiêu chuẩn hoặc các ý kiến của các chuyên gia trong ngành cũng có thể hữu ích.
d. Phương pháp Dựa trên điểm đặt hàng (Reorder Point Method):
Tính toán điểm đặt hàng dựa trên dự đoán nhu cầu hàng hóa và thời gian cung ứng. Thêm mức tồn kho an toàn vào điểm đặt hàng để tạo ra một lượng tồn kho dự phòng.
Ví dụ: Giả sử bạn là quản lý kho cho một cửa hàng điện thoại di động và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại điện thoại di động cụ thể. Bạn đã thu thập dữ liệu về lịch sử bán hàng và thời gian cung ứng từ nhà cung cấp. Bạn muốn sử dụng phương pháp dựa trên điểm đặt hàng để tính toán mức tồn kho an toàn. Dữ liệu của bạn bao gồm:
- Lịch sử bán hàng trong vòng một tháng gần đây: mỗi ngày.
- Thời gian cung ứng trung bình từ nhà cung cấp: 5 ngày.
- Mức độ tin cậy mong đợi: 95% (điều này có thể được biểu diễn bằng z-score, trong trường hợp này là 1.645 cho mức độ tin cậy 95%).
Safety Stock = Z * √(Lead Time x Demand Variability)
Trong đó:
- Z là z-score tương ứng với mức độ tin cậy mong đợi (1.645 trong trường hợp này cho mức độ tin cậy 95%).
- Lead Time là thời gian cung ứng trung bình từ nhà cung cấp (5 ngày trong trường hợp này).
- Demand Variability là biến động trong nhu cầu hàng hoá. Bạn có thể tính toán bằng cách sử dụng độ lệch chuẩn hoặc các phương pháp khác.
- Reorder Point = Safety Stock + Expected Demand during Lead Time
- Reorder Point = (1.645 * √(5 x Demand Variability)) + (100 * 5)
e. Phương pháp Dựa trên xác suất (Probability-based Method):
Sử dụng phân phối xác suất để xác định mức tồn kho an toàn dựa trên xác suất của các sự kiện không mong muốn, chẳng hạn như sự cố trong cung ứng hoặc biến động lớn trong nhu cầu.
Ví dụ: Giả sử bạn quản lý kho cho một cửa hàng bán lẻ và bạn muốn tính toán mức tồn kho an toàn cho một loại sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như quần áo. Bạn đã thu thập dữ liệu về lịch sử bán hàng và muốn sử dụng phương pháp dựa trên xác suất để tính toán mức tồn kho an toàn.Dữ liệu của bạn bao gồm:
- Lịch sử bán hàng trong vòng 3 tháng gần đây: mỗi ngày.
- Thời gian cung ứng trung bình từ nhà cung cấp: 7 ngày.
- Sử dụng dữ liệu lịch sử bán hàng để xây dựng phân phối xác suất cho nhu cầu hàng hoá.
- Có thể sử dụng các phương pháp thống kê như phân phối chuẩn hoặc phân phối Poisson để ước lượng phân phối xác suất.
- Chọn một mức độ tin cậy mong đợi, chẳng hạn như 95%.
- Xác định phân vị tương ứng với mức độ tin cậy mong đợi từ phân phối xác suất.
- Sử dụng phân vị này để tính toán mức tồn kho an toàn.
Bước 3: Tính toán mức tồn kho an toàn:
Sử dụng phân vị đã chọn từ phân phối xác suất để xác định mức tồn kho an toàn.
Mức tồn kho an toàn sẽ là giá trị mà có xác suất cao (ví dụ: 95%) nhu cầu hàng hoá sẽ không vượt quá nó.
Điều quan trọng là làm việc với các chuyên gia hoặc sử dụng phần mềm thống kê để thực hiện tính toán mức tồn kho an toàn một cách chính xác và đáng tin cậy.
Quá trình tính toán mức tồn kho an toàn thường yêu cầu sự kết hợp giữa dự đoán và đánh giá rủi ro. Đồng thời, việc theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho an toàn là một phần quan trọng của quản lý kho hiệu quả để đảm bảo sự linh hoạt và ổn định trong chuỗi cung ứng.
4. Những rủi ro khi nắm giữ tồn kho an toàn là gì?
Mặc dù lợi ích của việc nắm giữ tồn kho an toàn là rõ ràng nhưng có 2 rủi ro rõ ràng khi nắm giữ tồn kho an toàn cần cân nhắc.
- Chi phí cao hơn: Giữ tồn kho an toàn tốn tiền. Đầu tiên, bạn phải mua hàng hóa để thu hút vốn. Và thứ hai, khối lượng hàng tồn kho cao hơn đòi hỏi nhiều không gian kho và nhân viên xử lý hơn, điều này làm phát sinh thêm chi phí bảo hiểm.
- Số lượng hàng tồn kho tăng: Việc nắm giữ hàng tồn kho an toàn cũng làm tăng nguy cơ tồn kho chết . Nếu bạn không chuyển một số loại hàng tồn kho trong một khung thời gian cụ thể, nó có thể bị hỏng hoặc mất giá trị. Ví dụ: thực phẩm, đồ uống và thuốc có thể hết hạn. Các hàng hóa khác, như đồ chơi hoặc đồ điện tử tiêu dùng, có thể bị hỏng, lỗi thời hoặc trở nên dư thừa. Các công ty cần cân nhắc cẩn thận rủi ro về khả năng hết hàng với việc nắm giữ lượng hàng dư thừa có thể không bao giờ bán được.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
