Ngân sách là bảng kế hoạch kinh doanh chi tiết bằng tiền. Lập ngân sách chính là lập kế hoạch chi tiêu cho doanh nghiệp. Cần có ý thức quản trị chi phí của doanh nghiệp nếu không muốn kinh doanh có lãi mà chi phí nuốt sạch các khoản lãi này.
Lập ngân sách tức là hoạch định các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các tổ chức luôn phải đối mặt với vấn đề khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quản trị cũng phải đương đầu với các giới hạn về ngân sách. Tầm quan trọng của một hoạt động nhiều hay ít thể hiện ở mức nguồn lực được cam kết cho hoạt động đó. Nếu ngân sách ở mức quá cao sẽ gây ra sự lãng phí và tạo điều kiện cho quản lý lỏng lẻo, nhưng nếu quá thấp sẽ dẫn đến hạn chế thành quả và ảnh hưởng đến cam kết.
Ngân sách còn là một công cụ để kiểm soát, là tiêu chuẩn nhằm so sánh và đo lường sự chênh lệch giữa việc sử dụng các nguồn lực thực tế và kế hoạch. Các nhà quản trị có thể sử dụng độ lệch chuẩn (hoặc phương sai) của một yếu tố nhằm dự báo các sai lệch của yếu tố này so với ngân sách và đồng thời có sự điều chỉnh kịp thời.
Tiến trình lập ngân sách phải gắn sử dụng nguồn lực với các mục tiêu của tổ chức, nếu không tiến trình lập kế hoạch / kiểm soát sẽ trở nên vô ích. Mặt khác, dữ liệu phải được thu thập và báo cáo đúng thời hạn thì ngân sách mới có tác dụng trong việc xác định và báo cáo các vấn đề hiện tại hoặc dự đoán các vấn đề sắp xảy ra.
Chúng ta sẽ xem xét một số phương pháp lập ngân sách được sử dụng trong các tổ chức. Chúng ta cũng sẽ đề cập đến vấn đề ước lượng chi phí, đặc biệt chú ý đến các chi tiết và các rủi ro. Chúng ta nghiên cứu một số yêu cầu đặc biệt liên quan với việc lập ngân sách cho các dự án. Trong toàn bộ chương, chúng ta chú ý đến việc xử lý rủi ro lập ngân sách, mặc dầu các phương pháp xử lý rủi ro sẽ được bàn chi tiết trong chương 8. Cuối cùng, chúng tôi trình bày một phương pháp cải thiện các kỹ năng Dg ngân sách, và dự đoán.
CÁC MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA DỰ TOÁN
Dự toán sơ bộ
Dự toán sơ bộ là dự toán mà mức độ chính xác là thấp nhất vì có thể dao động đến 90%, tuy nhiên dự toán này vẫn hữu ích khi ước tính quy mô chi phí ban đầu. Hầu như một chuyên gia nàoa cũng có thể đưa ra ngay được một ước tính sơ bộ. Mức độ chính xác của dự toán loại này phụ thuộc vào kiến thức của người đưa ra dự toán. Như vậy, vai trò duy nhất của một dự toán sơ bộ là để xem xét có nên tiếp tục dựa vào đó để phát triển các dự toán chính xác hơn không.
Dự toán theo quy mô
Loại dự toán này căn cứ trên ngoại suy từ các dự án khác. Điểm khác biệt giữa dự toán loại này với dự toán sơ bộ là dự toán theo quy mô đòi hỏi phải có sự so sánh giữa dự án đang xét với các dự án trong quá khứ. Ví dụ một nhà thầu có thể đánh giá rằng khu nhà đang xem xét có quy mô lớn gấp đôi một khu nhà mà anh ta đã xây dựng và do đó ước lượng khu nhà mới này có chi phí gấp đôi khu nhà cũ. Nếu anh ta đánh giá rằng địa thế của khu nhà mới khó khăn hơn khi triển khai thì anh ta có thể cộng thêm từ 10 đến 20% chi phí. Nếu dự toán theo quy mô được phê chuẩn thì sẽ kéo theo nhiều hoạt động: ví dụ dự án có thể được chính thức khởi sự, các tài khoản theo dõi chi phí được thiết lập, đồng thời bắt đầu các công việc xác định và hoạch định cho dự án
Dự toán chi tiết
Dự toán chi tiết đôi khi còn được gọi là dự toán “từ dưới lên” do nhó dựa trên tất cả các bước của quá trình hoạch đinh. Một dự toán chi tiết bao gồm cả các thông tin về tiến độ và nguồn lực , đồng thời dự báo về ngân sách và dòng ngân quỹ của dự án. Đây chính là dự toán làm cơ sở cho quá trình quản lý và đánh giá thành công của một dự án.
Mức độ chính xác giữa dự toán theo quy mô và dự toán chi tiết rất khác biệt do dự toán chi tiết đòi hỏi phải có sự am hiểu cặn kẽ vè sản phẩm và còn dựa trên mức độ sẵn sàng của các nguồn 2 lực. Để xây dựng được dự toán chi tiết, cần phải thực hiện một khối lượng công việc khổng lồ nhằm xác định yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm và thiết kế của sản phẩm trong khi dự đoán quy mô thì không đòi hỏi điều này. Các bước công việc này cũng đòi hỏi một khoản lớn về thời gian và chi phí. Các dự toán sơ bộ và dự toán theo quy mô thường phổ biến trong các nghiên cứu tiền khả thi.
Tài liệu bao gồm:
CÁC MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA DỰ TOÁN
CÁC KỸ THUẬT DỰ TOÁN
- Các kỹ thuật dự toán
- Khác biệt giữa lập dự toán cho hoạt động thường xuyên và dự án
- Các lưu ý khi lập dự toán cho dự án
- Các kỹ thuật lập dự toán
+ Dự toán từ trên xuống
+ Dự toán từ dưới lên
+ Dự toán theo thời kỳ
+ Phương pháp dự toán phối hợp
MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẬP DỰ TOÁN
CÁC NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN SAI LỆCH SO VỚI DỰ TOÁN
Lập ngân sách tức là hoạch định các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các tổ chức luôn phải đối mặt với vấn đề khan hiếm nguồn lực do đó các nhà quản trị cũng phải đương đầu với các giới hạn về ngân sách. Tầm quan trọng của một hoạt động nhiều hay ít thể hiện ở mức nguồn lực được cam kết cho hoạt động đó. Nếu ngân sách ở mức quá cao sẽ gây ra sự lãng phí và tạo điều kiện cho quản lý lỏng lẻo, nhưng nếu quá thấp sẽ dẫn đến hạn chế thành quả và ảnh hưởng đến cam kết.
Ngân sách còn là một công cụ để kiểm soát, là tiêu chuẩn nhằm so sánh và đo lường sự chênh lệch giữa việc sử dụng các nguồn lực thực tế và kế hoạch. Các nhà quản trị có thể sử dụng độ lệch chuẩn (hoặc phương sai) của một yếu tố nhằm dự báo các sai lệch của yếu tố này so với ngân sách và đồng thời có sự điều chỉnh kịp thời.
Tiến trình lập ngân sách phải gắn sử dụng nguồn lực với các mục tiêu của tổ chức, nếu không tiến trình lập kế hoạch / kiểm soát sẽ trở nên vô ích. Mặt khác, dữ liệu phải được thu thập và báo cáo đúng thời hạn thì ngân sách mới có tác dụng trong việc xác định và báo cáo các vấn đề hiện tại hoặc dự đoán các vấn đề sắp xảy ra.
Chúng ta sẽ xem xét một số phương pháp lập ngân sách được sử dụng trong các tổ chức. Chúng ta cũng sẽ đề cập đến vấn đề ước lượng chi phí, đặc biệt chú ý đến các chi tiết và các rủi ro. Chúng ta nghiên cứu một số yêu cầu đặc biệt liên quan với việc lập ngân sách cho các dự án. Trong toàn bộ chương, chúng ta chú ý đến việc xử lý rủi ro lập ngân sách, mặc dầu các phương pháp xử lý rủi ro sẽ được bàn chi tiết trong chương 8. Cuối cùng, chúng tôi trình bày một phương pháp cải thiện các kỹ năng Dg ngân sách, và dự đoán.
CÁC MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA DỰ TOÁN
Dự toán sơ bộ
Dự toán sơ bộ là dự toán mà mức độ chính xác là thấp nhất vì có thể dao động đến 90%, tuy nhiên dự toán này vẫn hữu ích khi ước tính quy mô chi phí ban đầu. Hầu như một chuyên gia nàoa cũng có thể đưa ra ngay được một ước tính sơ bộ. Mức độ chính xác của dự toán loại này phụ thuộc vào kiến thức của người đưa ra dự toán. Như vậy, vai trò duy nhất của một dự toán sơ bộ là để xem xét có nên tiếp tục dựa vào đó để phát triển các dự toán chính xác hơn không.
Dự toán theo quy mô
Loại dự toán này căn cứ trên ngoại suy từ các dự án khác. Điểm khác biệt giữa dự toán loại này với dự toán sơ bộ là dự toán theo quy mô đòi hỏi phải có sự so sánh giữa dự án đang xét với các dự án trong quá khứ. Ví dụ một nhà thầu có thể đánh giá rằng khu nhà đang xem xét có quy mô lớn gấp đôi một khu nhà mà anh ta đã xây dựng và do đó ước lượng khu nhà mới này có chi phí gấp đôi khu nhà cũ. Nếu anh ta đánh giá rằng địa thế của khu nhà mới khó khăn hơn khi triển khai thì anh ta có thể cộng thêm từ 10 đến 20% chi phí. Nếu dự toán theo quy mô được phê chuẩn thì sẽ kéo theo nhiều hoạt động: ví dụ dự án có thể được chính thức khởi sự, các tài khoản theo dõi chi phí được thiết lập, đồng thời bắt đầu các công việc xác định và hoạch định cho dự án
Dự toán chi tiết
Dự toán chi tiết đôi khi còn được gọi là dự toán “từ dưới lên” do nhó dựa trên tất cả các bước của quá trình hoạch đinh. Một dự toán chi tiết bao gồm cả các thông tin về tiến độ và nguồn lực , đồng thời dự báo về ngân sách và dòng ngân quỹ của dự án. Đây chính là dự toán làm cơ sở cho quá trình quản lý và đánh giá thành công của một dự án.
Mức độ chính xác giữa dự toán theo quy mô và dự toán chi tiết rất khác biệt do dự toán chi tiết đòi hỏi phải có sự am hiểu cặn kẽ vè sản phẩm và còn dựa trên mức độ sẵn sàng của các nguồn 2 lực. Để xây dựng được dự toán chi tiết, cần phải thực hiện một khối lượng công việc khổng lồ nhằm xác định yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm và thiết kế của sản phẩm trong khi dự đoán quy mô thì không đòi hỏi điều này. Các bước công việc này cũng đòi hỏi một khoản lớn về thời gian và chi phí. Các dự toán sơ bộ và dự toán theo quy mô thường phổ biến trong các nghiên cứu tiền khả thi.
Tài liệu bao gồm:
CÁC MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA DỰ TOÁN
CÁC KỸ THUẬT DỰ TOÁN
- Các kỹ thuật dự toán
- Khác biệt giữa lập dự toán cho hoạt động thường xuyên và dự án
- Các lưu ý khi lập dự toán cho dự án
- Các kỹ thuật lập dự toán
+ Dự toán từ trên xuống
+ Dự toán từ dưới lên
+ Dự toán theo thời kỳ
+ Phương pháp dự toán phối hợp
MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẬP DỰ TOÁN
CÁC NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN SAI LỆCH SO VỚI DỰ TOÁN
Chi tiết tài liệu xem file đính kèm
