Quyết toán thuế là công việc bắt buộc đối với mỗi DN nếu DN không chủ động Quyết toán thuế, cơ quan thuế trực tiếp quản lý sẽ dựa vào quy mô và tính chất ngành nghề kinh doanh của DN mà định ra thời gian quyết toán thuế cho mỗi DN.
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, để không bị động, chúng ta phải chuẩn bị cẩn thận những công việc sau:
1/Về Thuế GTGT
Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc hoặc giấy nộp thuế gốc.
Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan.
Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại vào 1 folder.
2/ Về hàng hóa
Bất cứ hàng gì (hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi,…) cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn.
a) Hàng bảo hành: là phụ tùng mình xuất ra, để kỹ thuật họ thay cho khách phải xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ.
b) Hàng tồn kho cần thanh lý, không đủ chất lượng để bán: nếu là hàng tồn kho kém chất lượng, thì khi thanh lý được rồi mới được ghi giá vốn và cũng phải xuất hóa đơn giống như là bán bình thường nhưng là bán lỗ.
c) Hàng đã xuất kho nhưng xuất hóa đơn sau thời gian đó: thời điểm xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau thì cần rà soát lại, ghi chú ra hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa? Nếu không khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý.
3/ Chi phí lãi vay
Khi DN có đi vay ngân hàng tuyệt đối không được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Vì nếu tại thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này không được tính vào chi phí hợp lý. Quỹ tiền mặt cũng không được để âm.
4/ Sổ phụ ngân hàng
Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…).
Chuẩn bị sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking.
Bạn đang xem: Kinh nghiệm khi quyết toán thuế với cơ quan thuế
5/ Hóa đơn đầu ra
Đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn hủy, trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy thì liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Bạn cũng nên tạo 1 file Excel quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh khi thuế cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay.
Đếm số hóa đơn hủy: Vì khi thuế kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra cả trên cuốn hóa đơn thực tế xem hóa đơn có hủy thật không, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy không? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Nếu không có mình sẽ bị phạt.
Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn nên dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó. Khi thuế kiểm tra thì thấy liền, chứ đừng để riêng ở bên ngoài để đến khi quyết toán thuế bạn có thể dễ dàng tìm thấy.
6/ Hóa đơn đầu vào
Theo kinh nghiệm bạn nên đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự hóa đơn đầu vào như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay, nếu được thì đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là 1 tháng hay 1 quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai tình hình sử dụng hóa đơn, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào đó.
In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
7/ Xử lý hóa đơn trên 20 triệu đồng
Hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải chuyển khoản, khi thanh toán các hóa đơn này, bạn nên photo thêm ủy nhiệm chi thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào để khi thuế cần bạn có thể đưa ra ngay. Vì hóa đơn trên 20 triệu đồng, thuế sẽ kiểm tra xem có ủy nhiệm chi thanh toán hay không? Nếu không thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ.
Trường hợp hóa đơn trên 20 triệu đồng, nhưng không thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
8/ Hàng phi mậu dịch
Đây là hàng mà nhà cung cấp cho, biếu, tặng để làm mẫu, không mất tiền mua mà chỉ tốn tiền nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về. Trường hợp này thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh.
9/ Hóa đơn mua hàng của cty đã bỏ trốn
Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì loại thuế GTGT đầu vào bị loại ra khỏi chi phí hợp lý.
Nguồn: Ketoan.com
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, để không bị động, chúng ta phải chuẩn bị cẩn thận những công việc sau:
1/Về Thuế GTGT
Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc hoặc giấy nộp thuế gốc.
Dựa vào giấy nộp thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào tờ khai hải quan.
Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại vào 1 folder.
2/ Về hàng hóa
Bất cứ hàng gì (hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi,…) cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn.
a) Hàng bảo hành: là phụ tùng mình xuất ra, để kỹ thuật họ thay cho khách phải xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ.
b) Hàng tồn kho cần thanh lý, không đủ chất lượng để bán: nếu là hàng tồn kho kém chất lượng, thì khi thanh lý được rồi mới được ghi giá vốn và cũng phải xuất hóa đơn giống như là bán bình thường nhưng là bán lỗ.
c) Hàng đã xuất kho nhưng xuất hóa đơn sau thời gian đó: thời điểm xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau thì cần rà soát lại, ghi chú ra hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa? Nếu không khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý.
3/ Chi phí lãi vay
Khi DN có đi vay ngân hàng tuyệt đối không được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Vì nếu tại thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này không được tính vào chi phí hợp lý. Quỹ tiền mặt cũng không được để âm.
4/ Sổ phụ ngân hàng
Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…).
Chuẩn bị sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking.
Bạn đang xem: Kinh nghiệm khi quyết toán thuế với cơ quan thuế
5/ Hóa đơn đầu ra
Đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn hủy, trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy thì liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Bạn cũng nên tạo 1 file Excel quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh khi thuế cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay.
Đếm số hóa đơn hủy: Vì khi thuế kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra cả trên cuốn hóa đơn thực tế xem hóa đơn có hủy thật không, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy không? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Nếu không có mình sẽ bị phạt.
Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn nên dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó. Khi thuế kiểm tra thì thấy liền, chứ đừng để riêng ở bên ngoài để đến khi quyết toán thuế bạn có thể dễ dàng tìm thấy.
6/ Hóa đơn đầu vào
Theo kinh nghiệm bạn nên đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự hóa đơn đầu vào như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay, nếu được thì đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là 1 tháng hay 1 quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai tình hình sử dụng hóa đơn, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào đó.
In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
7/ Xử lý hóa đơn trên 20 triệu đồng
Hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải chuyển khoản, khi thanh toán các hóa đơn này, bạn nên photo thêm ủy nhiệm chi thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào để khi thuế cần bạn có thể đưa ra ngay. Vì hóa đơn trên 20 triệu đồng, thuế sẽ kiểm tra xem có ủy nhiệm chi thanh toán hay không? Nếu không thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ.
Trường hợp hóa đơn trên 20 triệu đồng, nhưng không thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
8/ Hàng phi mậu dịch
Đây là hàng mà nhà cung cấp cho, biếu, tặng để làm mẫu, không mất tiền mua mà chỉ tốn tiền nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về. Trường hợp này thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh.
9/ Hóa đơn mua hàng của cty đã bỏ trốn
Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì loại thuế GTGT đầu vào bị loại ra khỏi chi phí hợp lý.
Nguồn: Ketoan.com
