Meg Wheatley – nhà tư vấn quản lý nổi tiếng người Mỹ từng nói: “Điều duy nhất quan trọng trong thế giới này là mối quan hệ”. Thật vậy, người ta hay nói với nhau rằng “Mọi thứ đều dễ bàn trên bàn nhậu”, câu nói tưởng chừng vui đùa nhưng vẫn phản ánh phần nào thực trạng rằng tiếp khách, xã giao là hoạt động không thể thiếu trong quá trình kinh doanh. Và hiển nhiên, chi phí cho hoạt động này không phải là nhỏ, doanh nghiệp phải làm thế nào để hợp thức hóa khoản chi này?
Pháp luật quy định như thế nào?
Lần đầu tiên khoản chi này được đề cập chính thức trong một văn bản pháp luật là tại Điểm 2.19 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 123/2012/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 10/9/2012).
Theo đó, mức chi cho khoản chi này và các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng của cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bị khống chế tương ứng với thời hạn hoạt động như sau:
- Doanh nghiệp thành lập mới được chi không quá 15% tổng số chi được trừ trong ba năm đầu;
- Doanh nghiệp đã thành lập từ 03 năm trở lên được chi không quá 10% tổng số chi được trừ.
Phần chi vượt quá mức này khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Đến Thông tư 78/2014/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 02/8/2014), mức khống chế nêu trên đối với mọi doanh nghiệp là 15% tổng số chi được trừ, không phân biệt sô năm hoạt động.
Nay, Khoản 2 Điều 14 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bãi bỏ quy định tại Điểm 2.21 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78 nêu trên.
Điều đó có nghĩa là, kể từ ngày 06/8/2015 và áp dụng cho kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp từ năm 2015 trở đi, doanh nghiệp không phải chịu khống chế đối với khoản chi này nữa và vẫn được tính chi phí hợp lý nếu bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Làm thế nào khoản chi tiếp khách được tính là chi phí hợp lý?
Như Quý thành viên đã biết, một khoản chi được tính là chi phí hợp lý nếu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
(Tham khảo chi tiết tại công việc: Các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý))
Vận dụng trên thực tế, khoản chi tiếp khách nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hồ sơ, chứng từ hợp lý, có thể là:
- Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn;
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước;
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán);
…
Vì vậy, khi chi tiếp khách, việc lưu giữ các chứng từ nêu trên là cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình khai, nộp thuế về sau.
Một số vấn đề có liên quan về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
Có thể nói rằng, điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào dường như khắt khe hơn điều kiện được tính chi phí hợp lý, cụ thể theo Khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC là:
- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;
- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ hai mươi triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Do đó, khoản chi tiếp khách được tính chi phí hợp lý chưa hẳn đã đủ điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý trong khi thực chi cũng như quản lý chứng từ của các khoản chi.
Ngoài ra, một tình huống cũng thường phát sinh trên thực tế là doanh nghiệp giao khoán một khoản tiền nhất định để nhân viên chi tiếp khách. Điều này thường gặp ở các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ như du lịch, bảo hiểm, … và thường được cộng trực tiếp vào lương tháng của nhân viên như một khoản tiền hỗ trợ.
Vì vậy, nó được xem là một khoản thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động. Về phần doanh nghiệp, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ đối với khoản này nếu đã trả thực tế cho người lao động và có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật (chẳng hạn như phiếu chi lương có chữ ký của người lao động) .
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 78/2014/TT-BTC.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Nguồn: Thư viện pháp luật
Pháp luật quy định như thế nào?
Lần đầu tiên khoản chi này được đề cập chính thức trong một văn bản pháp luật là tại Điểm 2.19 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 123/2012/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 10/9/2012).
Theo đó, mức chi cho khoản chi này và các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng của cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bị khống chế tương ứng với thời hạn hoạt động như sau:
- Doanh nghiệp thành lập mới được chi không quá 15% tổng số chi được trừ trong ba năm đầu;
- Doanh nghiệp đã thành lập từ 03 năm trở lên được chi không quá 10% tổng số chi được trừ.
Phần chi vượt quá mức này khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Đến Thông tư 78/2014/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 02/8/2014), mức khống chế nêu trên đối với mọi doanh nghiệp là 15% tổng số chi được trừ, không phân biệt sô năm hoạt động.
Nay, Khoản 2 Điều 14 của Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bãi bỏ quy định tại Điểm 2.21 Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78 nêu trên.
Điều đó có nghĩa là, kể từ ngày 06/8/2015 và áp dụng cho kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp từ năm 2015 trở đi, doanh nghiệp không phải chịu khống chế đối với khoản chi này nữa và vẫn được tính chi phí hợp lý nếu bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Làm thế nào khoản chi tiếp khách được tính là chi phí hợp lý?
Như Quý thành viên đã biết, một khoản chi được tính là chi phí hợp lý nếu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
(Tham khảo chi tiết tại công việc: Các khoản chi phí được trừ (chi phí hợp lý))
Vận dụng trên thực tế, khoản chi tiếp khách nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hồ sơ, chứng từ hợp lý, có thể là:
- Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn;
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
- Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước;
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Phiếu thu tiền nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán);
…
Vì vậy, khi chi tiếp khách, việc lưu giữ các chứng từ nêu trên là cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình khai, nộp thuế về sau.
Một số vấn đề có liên quan về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
Có thể nói rằng, điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào dường như khắt khe hơn điều kiện được tính chi phí hợp lý, cụ thể theo Khoản 10 Điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC là:
- Phải có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;
- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá từ hai mươi triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Do đó, khoản chi tiếp khách được tính chi phí hợp lý chưa hẳn đã đủ điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý trong khi thực chi cũng như quản lý chứng từ của các khoản chi.
Ngoài ra, một tình huống cũng thường phát sinh trên thực tế là doanh nghiệp giao khoán một khoản tiền nhất định để nhân viên chi tiếp khách. Điều này thường gặp ở các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ như du lịch, bảo hiểm, … và thường được cộng trực tiếp vào lương tháng của nhân viên như một khoản tiền hỗ trợ.
Vì vậy, nó được xem là một khoản thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động. Về phần doanh nghiệp, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ đối với khoản này nếu đã trả thực tế cho người lao động và có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật (chẳng hạn như phiếu chi lương có chữ ký của người lao động) .
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 78/2014/TT-BTC.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Nguồn: Thư viện pháp luật
