Nghị định 119/ 2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Theo đó, doanh nghiệp dù muốn hay không muốn cũng phải hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước 01/11/2020. Vốn đã quen với hình thức hóa đơn giấy, doanh nghiệp đôi khi sẽ gặp phải những vướng mắc với hóa đơn điện tử. Một trong những băn khoăn của nhiều doanh nghiệp là hóa đơn điện tử có được phép kèm bảng kê như hình thức hóa đơn giấy hay không.
- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 quy định về hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
…
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi tiến hành lập hóa đơn mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của 1 hóa đơn thì người bán được phép lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng hình thức đính kèm bảng kê để liệt kê số lượng hàng hóa, dịch vụ. Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn vì vậy không thể áp dụng quy định về xuất hóa đơn bán hàng kèm bảng kê, người lập có thể tạo lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang.
Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.
Cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang
Căn cứ công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.
Căn cứ Khoản 1 Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp muốn thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang sẽ thực hiện tương tự như hóa đơn tự in. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý phần đầu các trang sau của hóa đơn điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin sau:
Tài liệu tham khảo:
- Tạp chí thuế;
- Luật Việt Nam.
- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 quy định về hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mã số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mã số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
…
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”
- Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”
- Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi tiến hành lập hóa đơn mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của 1 hóa đơn thì người bán được phép lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng hình thức đính kèm bảng kê để liệt kê số lượng hàng hóa, dịch vụ. Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn vì vậy không thể áp dụng quy định về xuất hóa đơn bán hàng kèm bảng kê, người lập có thể tạo lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang.
Công ty không được lập hóa điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng.
Cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang
Căn cứ công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử có hướng dẫn về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang.
Căn cứ Khoản 1 Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp muốn thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang sẽ thực hiện tương tự như hóa đơn tự in. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý phần đầu các trang sau của hóa đơn điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin sau:
- Cùng số hóa đơn của trang đầu tiên.
- Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán thì trang sau của hóa đơn phải có tên, địa chỉ và chữ ký của người mua.
- Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán thì trang sau của hóa đơn phải có tên, địa chỉ và chữ ký của người mua.
- Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
Tài liệu tham khảo:
- Tạp chí thuế;
- Luật Việt Nam.
