Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn GTGT đặt in cần phải làm thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn GTGT đặt in bao gồm:
– Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)
– Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn GTGT.
– Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in)
– Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Trình tự làm thủ tục Thông Báo Phát Hành:
– Mang hồ sơ lên trực tiếp cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
– Cơ quan thuế sẽ đóng dấu xác nhận, trường hợp phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết. Doanh nghiệp điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
– Trên thông báo phát hành hóa đơn có ghi rất rõ về ” Ngày bắt đầu sử dụng” Các Doanh nghiệp lưu ý là chỉ xuất hóa đơn từ ngày đó trở đi.
Lưu ý:
– Trường hợp doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
– Trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
III. Một số mức phạt liên quan đến Thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 10/2014/TT-BTC quy định tại điều 10 như sau:
– Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
2. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn GTGT đặt in bao gồm:
- Hai bản Mẫu TB01/AC – thông báo phát hành hóa đơn của phụ lục 3 thông tư 39/2014/TT-BTC. (Dùng mẫu TB01/AC trên HTKK 3.3.0)
– Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)
– Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn GTGT.
– Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in)
– Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
- Hai Hóa đơn GTGT mẫu – Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu kèm thông báo phát hành để gửi cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở sử dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng.
Trình tự làm thủ tục Thông Báo Phát Hành:
– Mang hồ sơ lên trực tiếp cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
– Cơ quan thuế sẽ đóng dấu xác nhận, trường hợp phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết. Doanh nghiệp điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
– Trên thông báo phát hành hóa đơn có ghi rất rõ về ” Ngày bắt đầu sử dụng” Các Doanh nghiệp lưu ý là chỉ xuất hóa đơn từ ngày đó trở đi.
Lưu ý:
– Trường hợp doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
– Trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế GTGT riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
III. Một số mức phạt liên quan đến Thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 10/2014/TT-BTC quy định tại điều 10 như sau:
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
– Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
2. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
