Hướng dẫn công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, được đóng thành quyển, mỗi tháng một quyển.
– Các chứng từ đi kèm hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa
– Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, TTĐB, báo cáo thuế TNDN tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
1. Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu bằng tiền mặt.
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu thu tiền
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản nghiệm thu
+ Biên bản xác nhận khối lượng
+ Bảng quyết toán khối lượng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
+ Phiếu thu tiền
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
+ Phiếu thu tiền
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
+ Phiếu thu tiền
2. Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bảng nghiệm thu
+ Biên bản xác nhận khối lượng
+ Bảng quyết toán khối lượng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
3. Hóa đơn đầu vào liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt.
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu nhập kho
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
4. Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu:
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng, hoặc phiếu xuất kho của bên bán
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu nhập kho
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
5. Lương, thưởng: Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau:
– Hợp đồng lao động + CMTND phô tô kẹp vào
– Bảng chấm công hàng tháng
– Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
– Bảng kê danh sách nhân viên công ty chuyển khoản (đăng ký thẻ ATM cho nhân viên)
– Tất cả có ký tá đầy đủ
– Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
= > Thiếu 1 trong các giấy tờ trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
– Lương hàng tháng:
+ Phiếu chi tiền lương hoặc bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng
+ Bảng lương
+ Bảng chấm công
+ Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….
=> gói lại một cục
– Tạm ứng cho nhân viên:
+ Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệt
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Phiếu chi tiền
Nợ TK 141
Có TK 111,112
– Hoàn ứng:
+ Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên
=> Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
Nợ TK 111,112
Có TK 141
+ Các khoản chi cho việc tạm ứng: Hóa đơn chứng từ hợp lý, các chứng từ khác đi kèm…
Nợ TK 152,153,142,242,641,642….
Nợ TK 1331
Có TK 141
– Chú ý:
+ Nếu ký hợp đồng dưới 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ
+ Nếu ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH:
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP quy định : “Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ
6. TK 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính vừa có số dư bên nợ lại vừa có số dư bên có
– TK 131 phải thu khách hàng
+ TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
+ TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp (mình) những chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– TK 331 phải trả người bán:
+ TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu
+ TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– Lưu ý:
+ Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau, cuối năm làm cái giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên cái này công ty nhà nước hay làm còn tư nhân thì hay bỏ qua bước này
+ Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các công ty Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên
+ Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
+ Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
** Ví dụ cụ thể:
– Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng
– Bản phô tô được lưu cùng các chứng từ: có tác dụng mô phỏng, hỗ trợ cho các chứng từ gốc, nếu cần thiết thì khi in các văn bản yêu cầu in nhiều bản ví dụ thông thường người ta làm hợp đồng thường in 04 bản nay in lên 06 bản số lượng dư là cái để bạn có thể kẹp vào cung chứng từ sau này
** Một ví dụ để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau: Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
– Hồ sơ thanh toán tư vấn giám sát:
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán TVGS
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
-Hợp đồng TVGS phô tô
-Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
-Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
-Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
-Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
– Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
– Hồ sơ thanh toán của đơn vị thi công:
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán đơn vị thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng thi công
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
– Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
Nguồn: daotaoketoanhcm.com
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế, được đóng thành quyển, mỗi tháng một quyển.
– Các chứng từ đi kèm hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa
– Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, TTĐB, báo cáo thuế TNDN tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
1. Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu bằng tiền mặt.
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu thu tiền
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản nghiệm thu
+ Biên bản xác nhận khối lượng
+ Bảng quyết toán khối lượng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
+ Phiếu thu tiền
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
+ Phiếu thu tiền
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
+ Phiếu thu tiền
2. Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu xuất kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh >20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bảng nghiệm thu
+ Biên bản xác nhận khối lượng
+ Bảng quyết toán khối lượng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bảng kê hàng hóa dịch vụ: món ăn, nước uống chi tiết
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
= > Sau này nhận được tiền kẹp thêm : Khi khách hàng chuyển vào TK của DN – Giấy báo có
3. Hóa đơn đầu vào liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt.
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu nhập kho
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng, booking
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Phiếu chi tiền
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
4. Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu:
– Đối với thương mại:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu nhập kho hoặc phiếu giao hàng, biên bản giao hàng, hoặc phiếu xuất kho của bên bán
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Báo giá nếu có
+ Phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán)
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với Xây dựng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Dự toán và báo giá đính kèm
+ Phiếu nhập kho
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản thanh lý
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm: Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với dịch vụ:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Biên bản nghiệm thu kiểm nhận dịch vụ
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
– Đối với khách sạn, nhà hàng:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu
+ Phiếu đặt dịch vụ, báo giá khách hàng
+ Hợp đồng kinh tế
+ Thanh lý hợp đồng
+ Bill thanh toán
+ Oder nếu cần thiết
=> Sau này chuyển tiền kẹp thêm : Khi chuyển tiền trả khách hàng – Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi
5. Lương, thưởng: Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau:
– Hợp đồng lao động + CMTND phô tô kẹp vào
– Bảng chấm công hàng tháng
– Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
– Bảng kê danh sách nhân viên công ty chuyển khoản (đăng ký thẻ ATM cho nhân viên)
– Tất cả có ký tá đầy đủ
– Đăng ký mã số thuế cho công nhân để cuối năm làm quyết tóan thuế TNCN cho họ
= > Thiếu 1 trong các giấy tờ trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
– Lương hàng tháng:
+ Phiếu chi tiền lương hoặc bảng kê tiền lương chuyển khoản cho nhân viên, chứng từ ngân hàng
+ Bảng lương
+ Bảng chấm công
+ Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….
=> gói lại một cục
– Tạm ứng cho nhân viên:
+ Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệt
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Phiếu chi tiền
Nợ TK 141
Có TK 111,112
– Hoàn ứng:
+ Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên
=> Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
Nợ TK 111,112
Có TK 141
+ Các khoản chi cho việc tạm ứng: Hóa đơn chứng từ hợp lý, các chứng từ khác đi kèm…
Nợ TK 152,153,142,242,641,642….
Nợ TK 1331
Có TK 141
– Chú ý:
+ Nếu ký hợp đồng dưới 3 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ
+ Nếu ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH:
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP quy định : “Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ
6. TK 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính vừa có số dư bên nợ lại vừa có số dư bên có
– TK 131 phải thu khách hàng
+ TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
+ TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp (mình) những chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– TK 331 phải trả người bán:
+ TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu
+ TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– Lưu ý:
+ Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau, cuối năm làm cái giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên cái này công ty nhà nước hay làm còn tư nhân thì hay bỏ qua bước này
+ Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các công ty Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên
+ Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
+ Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
** Ví dụ cụ thể:
– Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng
– Bản phô tô được lưu cùng các chứng từ: có tác dụng mô phỏng, hỗ trợ cho các chứng từ gốc, nếu cần thiết thì khi in các văn bản yêu cầu in nhiều bản ví dụ thông thường người ta làm hợp đồng thường in 04 bản nay in lên 06 bản số lượng dư là cái để bạn có thể kẹp vào cung chứng từ sau này
** Một ví dụ để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau: Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
– Hồ sơ thanh toán tư vấn giám sát:
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán TVGS
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
-Hợp đồng TVGS phô tô
-Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
-Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
-Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
-Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
– Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
– Hồ sơ thanh toán của đơn vị thi công:
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán đơn vị thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
– Hợp đồng thi công
– Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
– Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
– Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
– Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
– Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
– Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
– Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công
Nguồn: daotaoketoanhcm.com
