hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

[meocontt]

xin chào cả nhà
cả nhà giúp em với, lần đầu tiên em làm sổ sách báo cáo e không biết kệp chứng từ như hóa đơn đầu vào, giấy nộp tiền(bảo hiểm kinh phí công đoàn, biên lai thuế....) như thế nào mong cả nhà giúp đỡ e với ah
e xin chân thành cảm ơn cả nhà nhiều ah!

 

[chudinhxinh]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC CHUẨN BỊ:
1 - Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2 - Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

3 - Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4 - Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5 - Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6 – Kiểm tra chi tiết khác:
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Nội dung công việc sẽ thực hiện :
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

Ví dụ cụ thể:
+Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng

+Bản phô tô được lưu cùng các chứng từ: có tác dụng mô phỏng, hỗ trợ cho các chứng từ gốc, nếu cần thiết thì khi in các văn bản yêu cầu in nhiều bản ví dụ thông thường người ta làm hợp đồng thường in 04 bản nay in lên 06 bản số lượng dư là cái để bạn có thể kẹp vào cung chứng từ sau này

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Lương, thưởng:
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
= > thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+Phiếu chi tiền lương + bảng lương + bảng chấm công + tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ....=> gói lại môt cục

Hóa đơn đầu ra:
+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu băng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng phô tô nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.

+Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.=> sau này nhận được tiền kẹp thêm : - Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có

Hóa đơn đầu vào:

+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi + phiếu nhập kho + biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có.

+Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + phiếu nhập kho or biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có. .=> sau này chuyển tiền kẹp thêm : - Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi

+ Tạm ứng:
- Dự toán chi đã được Kế toán trưởng - BGH ký duyệt
-Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu chi tiền


+Hoàn ứng:
-Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,...công tác,...) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.

+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ
………………………………
Một ví dụ: để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau:
Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
-Hồ sơ thanh toán TVGS
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán TVGS
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
-Hợp đồng TVGS phô tô
-Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
-Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
-Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
-Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
- Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
- Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
- Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
- Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
- Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
- Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công

Link : CTY DIEN PHU copy


-Hồ sơ thanh toán của ĐƠN VỊ THI CÔNG
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển

1/ Bìa hồ sơ thanh toán đơn vị thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
- Hợp đồng thi công
- Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
- Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
- Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
- Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
- Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
- Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công


Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
bia ngoai.doc
bia ngoai.doc
Chung tu thu chi.doc



Kỹ năng kiểm tra sổ sách kế toán:
+ Nhật ký chung: rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ - Có đúng chưa, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản
+ Bảng cân đối tài khoản: Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
+ Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
+ Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê, Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê
+ Tài khoản 334 : Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh, Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca), Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng; Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
+ Tài khoản 142,242,214: số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214

Thuế Đầu ra – đầu vào:
+ Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
+ Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22]; Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43]

+ Hàng tồn kho
+Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn

+Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Tổng phát sinh Nhật Ký chung = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh
+ Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421...) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết
+ TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN trên Bảng Cân đối kế toán

 

[hoaihiep89]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

đánh dấu cái để đọc sau

 

[nguyenhangpt]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

B. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.

Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.

2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.

2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.

2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..

C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.

2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.

3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.


Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)

 

[quyen1990]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

1 - Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2 - Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

3 - Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4 - Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5 - Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6 – Kiểm tra chi tiết khác:
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Nội dung công việc sẽ thực hiện :
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

---------- Post added at 08:20 ---------- Previous post was at 08:19 ----------

Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán
bia ngoai.doc
bia ngoai.doc
Chung tu thu chi.doc

Xin cho em hỏi Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm những sổ nào ah. em mới ra trượng nên mong các tiền bối chỉ bảo thêm ak.
với cả hình thức NCK có phải là hình thức nhật ký chung đúng chứ ak

 

[TnganSHanh]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

sao mà thấy khó hiểu nhở
mình đi làm mà chưa pải làm

 

[MHT]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

B. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.

Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.

2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.

2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.

2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..

C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.

2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.

3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.


Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)

Cảm ơn bạn vì bài viết có ý nghĩa.
Bài này do bạn viết hay lấy ở nguồn nào vậy?

 

[buibinh009]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Đọc cái này lấy tư liệu sổ sách. Chuẩn.

 

[hoa_votinh]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

B. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ CÁCH LƯU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1. Một số quy định chung về chứng từ.
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
Chỉ tiêu lao động và tiền lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho
Chỉ tiêu mua, bán hàng
Chỉ tiêu tiền mặt
Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Tổng Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán, cung cấp hay nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sữa chữa, tẩy xóa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục
• Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hóa đơn tài chính, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hóa chứng từ mới hợp lệ.
• Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ... Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán.
2. Một số nguyên tắc khi lưu chứng từ.
2.1 Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng.
• Một số nguyên tắc.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, báo Có phải kèm theo các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+ Đối với các nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng của các CB CNV công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ..được cấp thẩm quyền phê duyệt.
+ Đối với các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế ( bản sao), Hóa đơn tài chính, Công văn đề nghị tạm ứng của nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng của CB CNV công ty…
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tiền hoặc chi trả người bán phải có Giấy đề nghị thanh toán được cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài chính ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận TSCĐ), Công văn đề nghị thanh toán của người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu của đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản sao chứng minh thu nhân dân của người được cử đến nhận tiền ( trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền)
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho CB CNV thì phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng thanh toán lương, thưởng..có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, người nhận..
+ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt, bảng kê rút tiền..
+ Đối với các nghiệp vụ nhận tiền vay ngắn hạn, dài hạn của tổ chức, cá nhân..phải có Giấy nhận nợ, Giấy rút tiền mặt, Khế ước hoặc hợp đồng vay kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào KHo bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo.
+ Đối với các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ tạm ứng, thanh toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giây đề nghị mua ngoại tệ, bản sao Hồ sơ XNK ( Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)
• Cách lưu chứng từ.
- Lưu chứng từ Tiền mặt:
Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh của công ty kế toán có thể lưu theo tháng hoặc quý ( tốt nhất nên lưu theo tháng). Kế toán sử dụng đục lỗ, kẹp acco ( để dễ lấy ra khi cần thiết) đóng thành cuốn. Bìa ngoài ghi: Phiếu thu, chi hoặc Chứng từ Tiền mặt tháng…...năm, ghi rõ Phiếu thu, chi từ số……đến số….số hiệu tài khoản, tên tài khoản.
- Lưu chứng từ ngân hàng:
- Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự các loại chứng từ:
1. Sổ phụ hay còn gọi là sao kê: Tổng hợp các phát sinh tăng giảm của tài khoản trong khoảng thời gian.
2. Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch của tài khoản ngân hàng. Chứng từ này thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi…
3. Giấy báo Nợ, Báo Có: thông báo các nghiệp vụ biến động của tài khoản ngân hàng.
4. Các chứng từ gốc có liên quan. Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ thanh toán nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ…
5. Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư của tổ chức tín dụng nơi công ty có giao dịch ( dung để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng)
- Kế toán phải lưu riêng chứng từ ngân hàng của từng loại nguyên tệ: tiền việt nam đồng, ngọai tệt; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng: ngân hàng A, B..đóng thành từng cuốn riêng biệt. Bìa ngoài ghi rõ: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng…..năm…..Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản
Lưu ý: Thông thường cuối tháng trước khi đóng cuốn chứng từ kế toán thường tiến hành tách các Hóa đơn, tờ khai hải quan để lưu riêng trong Phân hệ: Hóa đơn đầu vào hoặc Hồ sơ nhập khẩu.. Trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng chỉ sử dụng các chứng từ photo..
2.2 Phân hệ Công nợ phải thu, phải trả:
- Kế toán nên thực hiện file công nợ đối với từng ng mua, người bán với các chỉ tiêu:
+ Thông tin doanh nghiệp
+ Hợp đồng, phụ lục hợp đồng kinh tế.
+ Thông báo tài khoản ngân hàng.
+ Công văn đề nghị tạm ứng, thanh toán…
+ Các chứng từ tăng giảm công nợ ( bản sao)
+ Biên bản đối chiếu công nợ kèm Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ.
+ Các chứng từ khác.

Lưu ý: Cách theo dõi trên chỉ áp dụng đối với các khách hàng, nhà cung cấp có phát sinh giao dịch nhiều, trong thời gian dài. Đối với khách lẻ, vãng lai thì không cần thiết áp dụng.

2.3 Phân hệ Hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
+ Đối với các nguyên liệu, hàng hóa
- Kế toán in và đóng các loại: Phiếu nhập mua hàng, Phiếu nhập, xuất kho, điều chuyển nội bộ..thành từng cuốn theo tháng, quý hoặc năm.
+ Đối với công cụ, dụng cụ..
- Kế toán in và đóng thành cuốn Phiếu nhập, xuất công cụ dụng cụ.
- Hồ sơ công cụ, dụng cụ: Chứng từ tăng, giảm CCDC, Bảng kê chi tiết CCDC tại Bộ phận sử dụng..Biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ…
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước: Kế toán theo dõi và lập bảng tính chi phí trả trước theo tháng, quý năm và đóng thành cuốn.
- Biên bản kiểm kê CCDC.
+ Đối với tài sản cố định:
- Hồ sơ tài sản cố định: bao gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận. Thẻ tài sản cố định, Sổ, bảng kê TSCĐ tại nơi sử dụng..lưu riêng cho từng tài sản cố định.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ.

2.4 Phân hệ Lao động và Tiền lương.
- File lưu trữ các quy chế, quyết định liên quan đến lao động – tiền lương: Quy chế lao động tiền lương và chế độ cho người lao động, quyết định lương, thưởng..
- Các bảng lương từng tháng, bảng thanh toán tiền thưởng, phụ cấp, lương phép…đóng thành 01 cuốn theo thứ tự thời gian.

2.5 Lưu trữ hóa đơn, tờ khai thuế
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ theo 06 tháng hoặc 1 năm kẹp cùng bảng kê chi tiết các hóa đơn và đóng thành từng cuốn
- Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên 1 theo cuốn hóa đơn in sẵn. Lưu trữ liên 3: đóng thành từng cuốn theo thứ tự thời gian.
- Hồ sơ thuế: Lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký thuế, mẫu điều chỉnh thông tin thuế (08/MST), Biên bản kiểm tra thuế, Công văn gỏi và trả lời….
- Hồ sơ khai thuế GTGT: Sắp xếp các tờ khai theo thứ tự từng tháng đóng thành 01 cuốn.
- Hồ sơ thuế đăng ký thuế TNCN: Danh sách đăng ký MST cá nhân, tờ khai đăng ký MST cá nhân của từng CB CNV, giấy tờ xác nhận giảm trừ gia cảnh…
- Hồ sơ khai thuế TNCN: Sắp xếp các tờ khai theo tháng hoặc quý, tờ khai quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế TNDN: Các tờ khai tạm tính theo quý, quyết toán năm.
- Hồ sơ khai thuế môn bài: Đóng thành cuốn riêng cho nhiều năm.
- Hồ sơ đăng ký, in và phát hành hóa đơn: Hợp đồng in hóa đơn, Biên bản hủy bảng kẽm, hóa đơn mẫu, thông báo phát hành, báo mất hóa đơn..
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo của từng tháng, quý đóng thành 01 cuốn.
- File văn bản, chính sách thuế: Tài liệu về thuế..

C. IN VÀ LƯU TRỮ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Trong trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan thuế hình thức ghi sổ kế toán “trên máy vi tính” mà chỉ đăng ký theo các hình thức ghi sổ “ Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Nhật ký – Sổ cái”, cuối năm tài chính, kế toán phải tiến hành In các sổ sách kế toán và đóng cuốn từng loại sổ để lưu trữ.
- Đối với doanh nghiệp Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán “ Nhật ký chung” yêu cầu In sổ sách kế toán như sau:
1. Chứng từ kế toán các phân hệ gồm ( đã đề cập ở phần 2 phần này chỉ thống kê)
- Phiếu thu, chi
- Biên bản kiểm kê quỹ hàng tháng
- Giấy báo Nợ, báo Có ( có thể in kẹp với sổ phụ hoặc chỉ lưu riêng 1 cuốn sổ phụ) chi tiết cho từng loại tài khoản.
- Phiếu nhập, xuất, điều chuyển kho.
- Phiếu nhập mua hàng, chi phí mua hàng
- Bảng tổng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Biên bản kiểm kê tài sản ( TSCĐ, CCDC, NVL, HH)
- Biên bản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bảng tính và phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Bảng lương.
- Bảng thanh toán phụ cấp, thưởng, lương phép..
- Phiếu kế toán tổng hợp.

2. Sổ sách kế toán:
- Nhật ký chung.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.

3. Báo cáo tài chính.
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản ( Quyết định 48 bắt buộc có)
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( QĐ 48 không bắt buộc, khuyến khích lập)
- Thuyết minh Báo cáo tài chính.


Ghi chú:Các Bạn Lưu Ý Mình Có Một Vài ý kiến Như sau Theo mình tư Suy nghĩ
Đối với Chứng Từ Kế Toán(Thu,chi,nhập,Xuất,CCDC,Phiếu Kế Toán Khác) các Bạn Có thể
1hô tô chứng từ gốc để kẹp với các chứng từ kế toán đó khiến cho công việc kiểm tra thực tế dễ dàng kiểm soát.nhưng cũng phải tỷ mỷ,cẩn thận,(Dùng cho doanh nghiệp Vừa Và nhỏ)
2:Đối với chứng từ kế toán đã nêu ở trên các bạn có thể viêt bút chi số Hóa đơn và trình tự sắp xếp các chứng từ kế toán với chứng từ gốc phải trùng nhau
VD:+chứng từ phiếu chi 01/0001 HĐ 0012345 (1)
01/0002 HĐ 0012346 (2)
+Hóa Đơn Đầu Vào Cũng sắp xếp 0012345 (1)
0012346 (2)
Để Khi đối Chiếu Nhanh và chính Xác (Dùng cho Doanh Nghiệp Có Phát sinh nhiều)

Bạn này khi post bài của người khác nhớ ghi kèm theo nguồn trích từ đâu nhé!! Và ko nên share lung tung khi tác giả chưa đồng ý, như thế là phạm vào tội " Ăn cắp và vi phạm quyền tác giả" nhé!! Tác giả bài viết ko muốn lên tiếng, nên tớ chỉ góp ý thế thôi. Mong lần sau bạn có post bài copy ở đâu nhớ ghi rõ nguồn trích, tôn trọng tác giả tí. Tks!

 

[huehue91]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

đánh dấu có khi dùng đến

 

[bìnhyên]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

up Mai mốt cần dùng

 

[thuynganxl]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Công ty mình hàng tháng phải chi lương là 12tr. vậy mình làm phiếu chi và kẹp với chứng từ gì? ai có cách hay chỉ mình với hen.

 

[chudinhxinh]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

+Phiếu chi tiền lương + bảng lương + bảng chấm công + tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ....=> gói lại môt cục đảm bảo người xem đã đủ hiểu ko cần phải giải trình đó là cách làm với kiểm toán và thuế
+Còn thực tế võ lâm hay làm theo kiểu phiếu chi một quyển, phiếu thu một quyển, bảng chấm công, bảng lương lưu riêng, chứng từ ngân hàng lưu riêng => kết quả là người nào vào sau chẳng biết đâu mà lần, và lúc kiểm tra tha hồ mà lục tìm

Công ty mình hàng tháng phải chi lương là 12tr. vậy mình làm phiếu chi và kẹp với chứng từ gì? ai có cách hay chỉ mình với hen.

 

[xmen25251325]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Cảm ơn chudinhxinh nhìu nhìu nha! chỉ 1 vài dòng mà đã tổng hợp hết chu trình cuả kế koán.

 

[quynhmjt]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Hay quá mình mới ra trường cũng đang cần dùng, cảm ơn mọi người

 

[hoangbachn]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Em muốn hỏi bác Xinh là hợp đồng nghiệm thu thanh lý kèm theo hóa đơn mua vào hoặc bán ra là bản gốc hay bản phô to ạh? Cách thức chi tiết để lưu trữ là như thế nào ạh?
Em lấy ví dụ, hóa đơn liên 3 bán ra phải lưu lại, cái này sẽ được kèm cùng những giấy tờ gì và giấy tờ đó là bản gốc hay phô tô? Nếu là phô tô thì có phải bản gốc của những chứng từ liên quan sẽ là tách theo từng loại khác nhau không, tức là: Phiếu xuất kho sẽ kẹp theo tập PXK và theo tháng, file Hợp đồng sẽ kẹp theo file Hợp đồng ko ạh?
Em cảm ơn bác

 

[chudinhxinh]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

+Bản gốc của hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu. Và các loại văn bản khác… => được bấm lỗ và lưu ở bìa còng

+Bản phô tô được lưu cùng các chứng từ: có tác dụng mô phỏng, hỗ trợ cho các chứng từ gốc, nếu cần thiết thì khi in các văn bản yêu cầu in nhiều bản ví dụ thông thường người ta làm hợp đồng thường in 04 bản nay in lên 06 bản số lượng dư là cái để bạn có thể kẹp vào cung chứng từ sau này

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Lương, thưởng:
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá đầy đủ
= > thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+Phiếu chi tiền lương + bảng lương + bảng chấm công + tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ....=> gói lại môt cục

Hóa đơn đầu ra:
+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu băng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng phô tô nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.

+Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.=> sau này nhận được tiền kẹp thêm : - Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có

Hóa đơn đầu vào:

+Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi + phiếu nhập kho + biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có.

+Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + phiếu nhập kho or biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có. .=> sau này chuyển tiền kẹp thêm : - Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi

+ Tạm ứng:
- Dự toán chi đã được Kế toán trưởng - BGH ký duyệt
-Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu chi tiền


+Hoàn ứng:
-Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàn, tiền phòng,...công tác,...) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.

+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ
………………………………
Một ví dụ: để làm hồ sơ thanh toán đối với đơn vị nhà nước như sau:
Ví dự làm hồ sơ cho bên tư vấn giám sát :
-Hồ sơ thanh toán TVGS
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển
1/ Bìa hồ sơ thanh toán TVGS
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
3/ BÁO CÁO CỦA TƯ VẤN GIÁM SÁT NGHIỆM THU HOÀN THÀNH THI CÔNG XÂY DỰNG
4/Biên bản nghiệm thu TVGS
5/Phô tô đi kèm:
-Hợp đồng TVGS phô tô
-Biên bản xác nhận khối lượng của đơn vị Thi công
-Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng của thi công
-Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
-Quyết định phê duyệt chỉ định thầu TVGS
- Quyết định bổ nhiệm trưởng tư vấn giám sát công trình
- Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
- Biên bản nghiệm thu các giai đoạn nếu có
- Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có
- Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
- Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công

Link : CTY DIEN PHU copy


-Hồ sơ thanh toán của ĐƠN VỊ THI CÔNG
Hồ sơ gồm: làm 08 quyển trong đó 04 quyển chính có mộc tươi ký tươi để mang ra kho bạc, 04 quyển còn lại giao cho chủ đầu tư và đơn vị thi công mỗi bên 02 quyển

1/ Bìa hồ sơ thanh toán đơn vị thi công
2/ PHỤ LỤC 03.a: BẢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH THEO HỢP ĐỒNG ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
4/Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình
5/ Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành
6/Phô tô đi kèm:
- Hợp đồng thi công
- Biên bản xác nhận khối lượng các giai đoạn nếu có của đơn vị Thi công
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành các giai đoạn công trình đưa vào sử dụng của thi công
- Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật
- Quyết định phê duyệt chỉ định thầu đơn vị thi công
- Quyết định bổ nhiệm sát trưởng hay tổ trưởng công trình
- Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tăng giảm nếu có
- Biên bản kiểm tra hiện trường nếu có
- Biên bản bàn giao cọc mốc mặt băng thi công

 

[hoangbachn]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Em vô cùng cảm ơn bài viết của bác Xinh! Thông tin trên bài viết cực kỳ hữu ích

 

[nhungktvs]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Thông tin rất hay . cảm ơn Bác đình xinh nhiều

 

[Trieu Nga]

Ðề: hóa đơn chứng từ kẹp sổ sách như thế nào?

Thanks, các anh chị có nhiều kinh nghiệm đã chia sẻ