+Các phần mềm kế toán thường xây dựng theo kiểu của nhà nước hoặc kiểu của các đơn vị phương tây hoặc các công ty có quy mô lớn thì mỗi người làm một phần hành kế toán nên phần mềm thiết kế độc lập => tất cả các khoản tiền thu vào đều phải thông qua tài khoản trung gian 131 kể cả bán hàng thu được tiền mặt ngay tại thời điểm bán hàng cũng đều phải thông qua tài khoản 131 rùi mới phần ra thu bằng tiền mặt 111, hay bằng tiền gửi 112, tất cả các khoản mua vào đều phải qua tài khoản trung gian 331 sau đó mới phân hệ thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản… đấy chính là sơ đồ đường đi của phần mềm
- Ở các công ty này mỗi người một phần hành không ai làm việc chồng chéo nhau hay lặp lại hay đó chính là chuyên môn hóa nghiệp vụ và phần hành công việc họ đảm nhiệm
- Thủ quỹ thu chi tiền riêng , kế toán công nợ riêng biệt, kế toán kho, kế toán tài sản cố định và ngân hàng riêng biệt……
- Công việc của họ là viết phiếu thu - Chi chỉ có thủ quỹ mới lập được còn nhân viên khác không thể lập được vì phần mềm phân quyền ko cho phép họ đc làm điều đó, và ngược lai, thủ quỹ cũng ko lâp dc các phiếu kế toán khác => nhân viên bán hàng và hoặc kế toán bán hàng chỉ ko dc phép lập phiếu thu - chi => các khoản phải treo vào công nợ 131- 331 còn việc thu đc tiền hay ko thì liên hệ thủ quỹ, do đó các nhân viên được phân quyền chỉ dc phép làm công việc đúng chức năng của mình, để đảm bảo ko chồng chéo công việc lẫn nhau
- Tất cả các phần mềm cty lớn đều có chung một lập trình chung là như vậy
+Theo đúng nguyên lý kế toán và chế độ kế toán dĩ nhiên bán hàng thu được tiền mặt ngay thì đưa thẳng vào 111 mà ko đưa vào 131, hoặc mua hàng trả tiền ngay dĩ nhiên không thông qua 331 nữa
- Áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ ko có sự chuyên môn hóa trong công việc một người làm nhiều công việc của kế toán kiêm nhiệm toàn bộ các công việc
- Với công ty nhỏ việc phân quyền là ko giới hạn, nên một nhân viên có quyền truy cập và làm bất kỳ thao tác nào trong các phần hành khác cũng như lập bất kỳ bút toán và phiếu hoạch toán nào mà ko bị giới hạn
= > Từ các kết quả trên dù đưa vào 131, hay 331 hay hoạch toán thẳng vào 111,112 là do đặc thù của doanh nghiệp chứ ko phải mặc định cứ phải qua 131,331 hoặc khác, do đó khi đi làm người làm kế toán nắm vững nguyên lý kế toán và ý nghĩa các bút toán để vận dụng vào công việc chứ không phải là các làm máy móc dập khuôn mà không hiểu ý nghĩa cũng như bản chất của nghiệp vụ, dĩ nhiên chúng ta hãy hỏi tại sao nhà sản xuất phần mềm họ làm như thế? Đối với công ty lớn có ban bệ, phòng ốc mỗi người mỗi việc kế toán tiền mặt tức thủ quỹ nằm tách biệt các phần hành kế toán khác công việc của họ là thu chi ko ai và chỉ mình thủ quỹ mới đc sử dụng phần hành thu tiền và chi tiền dĩ nhiên đưa vào 131,331 là một sự hợp lý vì nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh or kế toán bán hàng) ko đc phép lập phiếu thu chi, còn với doanh nghiệp nhỏ một mình tôi bao trùm toàn doanh nghiệp thì việc đưa vào 131- 331 là một việc dư thừa phí phạm thời gian bởi chúng ta đang tự vẽ việc cho chính mình.
