Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

[x_truong]

Trong Windows 7 và Windows Vista có tích hợp công cụ Windows Fax and Scan, đây là công cụ cho phép bạn gửi và nhận bản fax, quét (scan) các tài liệu, tranh ảnh và chia sẻ với những người khác một cách dễ dàng và rất linh hoạt.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Dễ dàng quét tài liệu gửi bản fax với Windows Fax and Scan

Windows Fax and Scan được đặt ở menu All Programs trong phiên bản Windows Vista Business, Windows 7/Vista Ultimate, và là thành phần tùy chọn có thể được cài đặt trên Windows 7/Vista Enterprise.

Windows Fax and Scan cho phép bạn thực hiện đồng thời các tác vụ gửi/nhận bản fax, quét và quản tài liệu văn bản, tranh ảnh trong cùng một ứng dụng.

Windows Fax and Scan phân chia sẵn cho bạn các danh mục, cung cấp các thư mục, giúp bạn dễ dàng quản lý các tài liệu đã quét, các bản fax. Bạn cũng có thể tạo các thư mục mới để tiện cho việc quản lý tài liệu cá nhân của mình. Để sắp xếp các bản fax và các bản quét tài liệu, bạn có thể kéo chúng vào các thư mục tương ứng giống như khi bạn sắp xếp các thư điện tử trong Microsoft Office Outlook vậy. Tên gọi các nút, menu,... và chức năng của chúng trong Windows Fax and Scan cũng giống như trong các ứng dụng khác, nên bạn sẽ thấy ứng dụng này rất dễ sử dụng và giao diện cũng rất trực quan, dễ hiểu. Thêm vào đó, Windows Fax and Scan hỗ trợ nhiều tài khoản sử dụng trên cùng một máy, chức năng này rất hữu dụng với các doanh nghiệp nhỏ, khi vài nhân viên cùng sử dụng chung một máy tính. Các nhân viên khác nhau sẽ đăng nhập trên cùng một máy tính để gửi bản fax, nhưng với các tài khoản riêng của họ, vì thế sẽ giống như là họ sử dụng máy fax của riêng mình vậy, và như thế, thay vì phải nhận các bản fax chung từ doanh nghiệp, các khách hàng và nhà cung cấp có thể trao đổi với nhau một cách riêng tư.

Phân chia danh mục giống như quản lý thư điện tử


Gửi bản fax

Với Windows Fax and Scan, việc gửi và nhận bản fax sẽ đơn giản giống như khi bạn gửi một bức thư điện tử vậy. Chỉ cần ấn nút New Fax trên menu File để sử dụng các bản fax mẫu với đầy đủ các chức năng bạn cần.

Trên dòng điền địa chỉ người nhận (To:...) có liên kết tới sổ danh bạ (Address Book) của Outlook hoặc Windows Address Book, nên bạn chỉ việc chọn tên người nhận trong danh bạ, và Windows Fax and Scan sẽ tự động nhập số điện thoại từ danh bạ. Bạn cũng có thể gửi tới một người nào đó không có trong danh bạ bằng cách điền số fax nhận vào. Sau đó, hãy điền tiêu đề của bản fax và gõ các tin nhắn, các chú ý,...mà bạn muốn vào khung soạn thảo của chương trình. Windows Fax and Scan cung cấp nhiều công cụ cần thiết cho việc ghi chú ý cho bản fax, thậm chí bạn có thể chèn cả tranh ảnh vào đó hay đính kèm các tài liệu khác vào cùng bản fax (giống hệt như khi bạn gửi email), khi đó các trang đính kèm sẽ trở thành các trang trong bản fax của bạn. Bạn cũng có thể gửi kèm nhiều tài liệu trong một bản fax.

Windows Fax and Scan cung cấp nhiều công cụ hữu ích cho việc gửi tin nhắn và file đính kèm theo bản fax


Quét tài liệu

Windows Fax and Scan cung cấp khả năng quét tài liệu và tranh ảnh rất nhanh chóng, chỉ bằng một click chuột. Bạn có thể quét từ máy quét hay các thiết bị in ấn/quét/fax đa chức năng kết nối qua mạng nội bộ hay mạng internet. Windows Fax and Scan sẽ liệt kê tất cả các tài liệu đã được quét kèm theo thông tin cần thiết như nhãn hiệu máy quét, thời gian thực hiện.

Bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt cho tài liệu mà bạn muốn quét: chọn kích cỡ giấy, điều chỉnh màu, độ phân giải,...và sau đó có thể lưu chúng thành các thiết đặt riêng (profile) để sau này có thể dùng lại. Với mỗi kiểu tài liệu cần quét, bạn có thể điều chỉnh các thiết đặt khác nhau, và lưu chúng thành các profiles khác nhau, như vậy bạn có thể sử dụng các profiles này với mỗi kiểu văn bản khác nhau cần quét mà không cần phải điều chỉnh lại từ đầu.

Trước khi tiến hành quét tài liệu, bạn có thể sử dụng chức năng Live Preview để xem trước tài liệu sau khi quét trông sẽ như thế nào. Live Preview sẽ tạo ra các bức ảnh được lưu trữ tạm, có độ phân giải thấp của tài liệu mà bạn cần in, như vậy bạn có thể tùy ý điều chỉnh các thiết đặt cho đến khi đạt được bức quét như mong muốn, tất cả điều chỉnh sẽ được thay đổi và hiển thị ngay lập tức trên Live Preview.

Tài liệu sau khi được quét có thể được chia sẻ một cách dễ dàng


Chia sẻ các tài liệu đã quét

Windows Fax and Scan cho phép bạn tạo danh sách những người mà bạn thường xuyên chia sẻ các tài liệu đã quét. Trên menu File, chọn Set Up Routing, sau đó chọn địa chỉ thư điện tử và máy chủ (server) mà bạn muốn chia sẻ tài liệu. Bất cứ khi nào quét tài liệu xong, bạn có thể chọn người nhận một cách nhanh chóng từ danh sách những người mà trước đây bạn đã từng gửi. Sau khi chia sẻ, bạn có thể click chuột phải vào biểu tượng email hoặc fax (được tích hợp sẵn ở thanh tác vụ của Windows Fax and Scan), địa chỉ thư điện tử và mẫu bản fax sẽ hiện ra, đính kèm theo file mà bạn đã quét, và bạn có thể gửi email hay fax một cách bình thường.


Cài đặt máy để gửi và nhận fax

1. Gửi và nhận fax sử dụng modem:

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã cắm đường truyền điện thoại analog vào máy, bạn không thể sử dụng đường truyền điện thoại digital để gửi và nhận fax.

Nếu modem của bạn có tích hợp chức năng fax thì Windows sẽ tự động nhận diện trong quá trình cài đặt. Bạn chỉ có thể kết nối tới một fax modem duy nhất dù bạn có thể kết nối với mạng nhiều máy fax hay các thiết bị khác. Nếu bạn không chắc rằng máy tính của mình có modem tích hợp chức năng fax hay không, hãy kiểm tra thông tin đi kèm với máy tính của bạn. Còn nếu bạn có fax modem cắm ngoài, hãy xem hướng dẫn của nhà sản xuất, kết nối nó với máy tính, bật modem và làm theo các bước sau:

Vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan, để mở ứng dụng Windows Fax and Scan.
Ấn nút Fax ở phía dưới, bên trái khung Navigation (bạn có thể chuyển đổi cửa sổ Fax với cửa sổ Scan bằng các nút ở chỗ này).
Nếu đây là lần đầu bạn kết nối với thiết bị fax, hãy ấn nút New Fax, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối. Nếu bạn đã từng kết nối với các máy fax hay các thiết bị mạng trước đây, giờ muốn chuyển thành fax modem, thì hãy vào menu Tools > Fax Accounts > Add, sau đó làm theo hướng dẫn của Fax Setup Wizard để kết nối với fax modem.
Tại cửa sổ New fax, bạn hãy chọn bìa Cover, số người nhận (To:...), gõ tin nhắn cần gửi kèm bản fax, bạn có thể đính kèm tài liệu bằng cách ấn nút Attach trên thanh công cụ Fax, chèn thêm ảnh bằng nút Insert Picture, hoặc chèn thêm những thứ mà bạn đã scan bằng nút Insert From Scanner.
Sau khi hoàn tất, ấn nút Send trên hộp thoại New Fax.


2. Gửi và nhận fax sử dụng máy chủ:

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn đã kết nối mạng, và bạn đã có địa chỉ của máy chủ fax (ví dụ: \\mycompanyfaxserver) mà bạn được quyền kết nối và truy cập. Sau đó làm theo các bước sau:

Vào Start > All Programs > Windows Fax and Scan, để mở ứng dụng Windows Fax and Scan.
Ấn nút Fax ở phía dưới, bên trái khung Navigation (bạn có thể chuyển đổi cửa sổ Fax với cửa sổ Scan bằng các nút ở chỗ này).
Vào menu Tools > Fax Accounts > Add, trong Fax Setup Wizard, ấn chọn Connect to a fax server on my network sau đó làm theo hướng dẫn để kết nối với fax modem.

Menu Tools > Fax Accounts > Add

Gửi và nhận fax sử dụng modem

Gửi và nhận fax sử dụng máy chủ

 

[Love You]

Ðề: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Có giải pháp nào cho Win XP hok?

 

[x_truong]

Ðề: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Có giải pháp nào cho Win XP hok?

Cài đặt công cụ Fax Services

Không cần phải cài đặt thêm một phần mềm Fax nào khác, bạn vẫn có thể tiến hành gửi fax các văn bản bằng cỗ máy Fax có sẵn trong WindowsXP.

Do chức năng Fax không được cài đặt mặc định trong quá trình cài đặt WindowsXP, nếu muốn sử dụng nó, trong lần đầu tiên, bạn phải tiến hành cài đặt.

Bạn vào Control Panel, chọn mở icon Add/Remove Programs.

Trên cửa sổ Add or Remove Programs (Cài thêm hay gỡ bỏ các chương trình), bạn click chuột chọn mục Add/Remove Windows Components (Cài thêm/Gỡ bỏ các thành phần Windows).

Trong hộp thoại Windows Components Wizard, bạn đánh dấu kiểm chọn mục Fax Services.

Nhấn nút Next.

Nạp đĩa CD gốc cài đặt WindowsXP vào ổ CD-ROM. Windows XP sẽ bắt đầu cài đặt chức năng Fax vào hệ thống của bạn. Nó sẽ hỏi bạn chọn cài chức năng nào : Send (gửi Fax) hay Receive (nhận Fax). Hãy chọn cả hai. Xong xuôi, nhấn nút Finish để kết thúc.

Bây giờ thì ở mục Printers and Faxes trong Contriol Panel đã có thêm một icon chỉ máy Fax. Bạn đã có thể fax bất cứ lúc nào mình muốn.

Nhưng trước hết, bạn cần cấu hình cho máy Fax của mình bằng cách click chuột phải lên icon máy Fax và chọn mục Properties trên menu pop-up.

Ở bảng hộp thoại Fax Properties, bạn có 5 tab để cấu hình thiết bị Fax.

General: Những cấu hình cơ bản. Bạn có thể click lên nút Printing Preferences để chọn kích thước giấy in, chất lượng Fax, định dạng giấy dọc (Portrait) hay ngang (Landscape). Mặc định là cỡ Letter.

Sharing: Cấu hình tùy chọn chia sẻ máy Fax. Tùy loại máy in mà có hỗ trợ chức năng này hay không.

Devices: Cấu hình thiết bị gửi và nhận Fax (tức modem).

Bạn nhấn thêm nút Properties để cấu hình cụ thể với 3 tab :

Send (cấu hình việc gửi Fax đi)

Receive (cấu hình việc nhận fax)

Cleanup (cấu hình việc xóa bỏ các bản fax bị hư, không gửi đi thành công).

Tracking: Cấu hình việc theo dõi và báo cho bạn biết các sự kiện có liên quan tới tác vụ fax.

Bạn cũng có thể click chuột lên nút Configure Sound Settings để cấu hình phần âm thanh phục vụ tác vụ fax.

Achives: Cấu hình việc lưu trữ các bản fax gửi đi và nhận được. Bạn nhấn lên nút Browse để chọn thư mục mà mình muốn lưu trữ các bản fax.

Bây giờ thì bạn đã có một cỗ máy fax vi tính sẵn sàng phục vụ bạn.

Cách chuẩn bị fax một văn bản với Fax Wizard

Sau khi đă cài đặt thành công và cấu hình xong công cụ Fax Services của Windows XP, bạn có thể sử dụng tác vụ Fax ở bất cứ ứng dụng và bất cứ cửa sổ Windows nào hỗ trợ nó. Nói chung là hầu như hễ chỗ nào có in được (có lệnh Print) là có thể fax được.

Bạn có thể sử dụng lệnh Print (in) nhưng phải chọn thiết bị là Fax.

Nếu đang soạn thảo văn bản trong Word mà cần fax nó đi, bạn nhấp chuột lên menu File và chọn lệnh Send To -> Fax Recipient.

Màn hình thuật sĩ Fax Wizard xuất hiện.

Ở bên cột trái là danh sách các bước mà bạn có thể bỏ qua buớc hiện tại để tới thẳng bước nào mà mình chọn bằng cách click chuột lên tên bước đó.

Nếu muốn "từng bước, từng bước thầm", bạn click nút Next để sang bước Document to Fax (chọn tài liệu để fax):

Tên file văn bản mà bạn đang muốnb fax sẽ xuất hiện trong box "The following document". Nếu có nhiều văn bản, tên chúng sẽ liệt kê trong box, bạn nhấn vào nút mũi tên mà chọn.

Đánh dấu vào các dòng, nếu muốn :

With a cover sheet : gửi fax có trang bìa. Without a cover sheet : gửi fax không có trang bìa.

Just a cover sheet with a note : không gửi tài liệu mà chỉ cần gửi một trang bìa với dòng ghi chú.

Xong thì click nút Next để sang bước Fax Software (phần mềm fax).

Bạn chọn trong box tên máy Fax.

Click tiếp nút Next để mở sang bước Recipients (những người nhận) :

Bạn điền vào các box tên và số máy fax của người nhận fax. Xin luu ý là nếu gửi ngoài tỉnh thì phải thêm số 0 và mã tỉnh rối tới số máy fax. Còn gửi trong nội hạt thì chỉ cần ghi số máy fax.

Nhấn nút Next để sang bước Cover Sheet (trang bìa) :

Bạn có thể chọn 3 dạng trang bìa cho bản fax của mình :

Professional : chuyên nghiệp

Contemporary : hiện đại

Elegant : thanh lịch

Nhấn nút Next sang buớc Sender (người gửi) :

Bạn điền vào các box các thông tin mà mình muốn gửi đi trong phần người gửi trên bản fax.

Nhấn nút Next hay Finish.

Một mẫu trang bìa của bản Fax xuất hiện.

Trên trang bìa này, bạn có thể click chuột lên những mục có chữ "Click here..." để điền thêm các thông tin muốn bổ sung. Đây chính là các mục mà bạn đã bỏ qua trong quá trình chuẩn bị bản Fax. Thí dụ như trong trường hợp ở đây :

Phone :số máy điện thoại của người nhận

Re : tên của bản fax

Pages : số trang bản fax.

Cc : tên của người thứ hai trở lên cùng nhận bản fax này.

Một hàng chữ đậm bên dưới để bạn tùy nghi đánh dấu như lời yêu cầu thêm cho người nhận về cách xử lý bản fax.

Urgent : khẩn cấp.

For Review : để xem xét

Please Comment : xin cho ý kiến

Please Reply : xin trả lời

Please Recycle : xin tái chế văn bản.

Phần Comments là chỗ dành cho bạn gõ thêm những lời chú giải (nếu thấy cần).

Bạn nhấn nút Send Fax Now (hãy gửi fax ngay bây giờ). Một thông báo xuất hiện cho biết : Trình thuật sĩ Fax Wizard đã hoàn tất việc gửi văn bản của bạn. Bạn nhấn OK

Cách gửi fax với Send Fax Wizard

Sau khi đă chuẩn bị xong bản fax từ Word bằng trình thuật sĩ Fax Wizard, bạn nhấn nút Send Fax Now (hãy gửi fax ngay bây giờ). Một thông báo xuất hiện cho biết : Trình thuật sĩ Fax Wizard đã hoàn tất việc gửi văn bản của bạn.

Bạn nhấn OK. Trình thuật sĩ Send Fax Wizard xuất đầu lộ diện để bắt đầu tiến hành gửi bản fáx đi.

Trên màn hình chào mừng, bạn nhấn nút Next.

Hộp thoại Recipient Information (thông tin người nhận) xuất hiện: Bạn điền vào các box các thông tin về người nhận fax. Xin luu ý : số máy fax ở đây chính là cơ sở dữ liệu để modem quay số kết nối. Vì thế, bạn phải điền đầy đủ và chính xác. Nếu gửi ngoài tỉnh thì phải thêm số 0 và mã tỉnh rối tới số máy fax. Còn gửi trong nội hạt thì chỉ cần ghi số máy fax. Trong trường hợp muốn gửi bản fax này tới nhiều người nhận khác nhau, bạn lần lượt điền các thông số của từng người nhận (gồm tên và số máy fax) vào box To và Fax number, xong người nhận nào, nhấn nút Add để nạp vào danh sách bên dưới.

Xong xuôi rồi hén ? Xin nhấn nút Next sang phần Preparing the Cover Page (chuẩn bị trang bìa). Các box thông tin của phần này chỉ xuất hiện nếu bạn đánh dấu vào dòng "Select a cover page template with following information" (chọn một mẫu trang bìa với thông tin dưới đây).

Nếu chọn gửi cả trang bìa fax, bạn chọn kiểu trang mẫu có sẵn (Cover page template), điền tên bản fax (Subject line), ghi chú thêm (Note).

Xong xuôi, nhấn nút Next sang phần Schedule (kế hoạch).

Bạn có thể chọn ở phần thời gian gửi (When do you want to send this fax?) :

Now : ngay bây giờ (mặc định)

When discount rates aply : vào thời gian giảm cước phí

Specific time in the next 24 hours : vào một thời điểm được xác định trong vňng 24 giờ tới (click chuột lên hai mũi tên để chọn giờ)

Còn ở phần tính ưu tiên của bản fax (What is the fax priority ?), bạn có thể chọn :

High : cao

Normal : bình thường (mặc định)

Low : thấp

Xong thì nhấn nút Next, hoàn tất việc chuẩn bị.

Bạn muốn xem trước bản fax ư ? Hãy nhấn nút Preview Fax. Rồi thì nhấn nút Finish để modem bắt đầu quay số kết nối với máy fax người nhận.

Màn hình Fax Monitor xuất hiện cho bạn theo dõi quá trình fax. Nhấn nút More để bung màn hình ra. Lúc ấy ở trong khay công cụ hệ thống trên Taskbar cũng xuất hiện icon máy fax.

Sau khi gửi thành công bản fax, một thông báo xuất hiện ở icon máy fax. Trên Fax Monitor cũng báo là đã thành công.

Máy fax sẽ tự động ngắt kết nối.

 

[sinhvienpy89]

Những hướng dẫn thật có ích, nhưng đối với sinh viên mình thì thật là xa vời.Thậm chỉ cái máy phát cũng chưa thấy và được làm bao giờ.

 

[x_truong]

Ðề: Re: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Những hướng dẫn thật có ích, nhưng đối với sinh viên mình thì thật là xa vời.Thậm chỉ cái máy phát cũng chưa thấy và được làm bao giờ.

Rồi tới lúc đi làm là phải sử dụng mà bạn. Mình thấy bạn có nhiều bài viết về ứng dụng tin học rất hay. Bạn có những phần mềm hay thủ thuật nào trong ứng dụng tin học thì post lên cho mọi người tham khảo nhé. Cảm ơn bạn rất nhiều .

 

[sinhvienpy89]

Re: Ðề: Re: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Rồi tới lúc đi làm là phải sử dụng mà bạn. Mình thấy bạn có nhiều bài viết về ứng dụng tin học rất hay. Bạn có những phần mềm hay thủ thuật nào trong ứng dụng tin học thì post lên cho mọi người tham khảo nhé. Cảm ơn bạn rất nhiều .

Có đấy, chẳng hạn tối muốn xem phim,mà sợ ngủ quên không ai tắt máy dùm, sợ vợ phát hiện ngủ quên mà quên tắt máy tính, vợ ngầy thì bạn hãy yên tâm.
Phần mềm hẹn giờ tắt máy tính đã giúp bạn làm điều này.
Giao diên: Đơn giản
Ngôn ngữ: Tiếng việt
Cài đặt: Chạy luôn khỏi cài.

Download:


​

 

[Love You]

Ðề: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Bài 3 sao mình bỏ đĩa Win vào nó kg chịu nhận ta. Trong đĩa quá trời thư mục. Không biết chọn mục nào. Haizzzz,

 

[chipnon 2010]

Ðề: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

công ty em hỏng máy fax rồi, sếp em không sửa nhiều lúc muốn fax hay scan cho khách hàng cũng không được , vì công ty em ít dùng đến fax và scan nên sếp em cứ lơ đi, chỉ khổ tụi em mỗi lần fax thôi

 

[phuong2701]

Ðề: Re: Ðề: Re: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Có đấy, chẳng hạn tối muốn xem phim,mà sợ ngủ quên không ai tắt máy dùm, sợ vợ phát hiện ngủ quên mà quên tắt máy tính, vợ ngầy thì bạn hãy yên tâm.
Phần mềm hẹn giờ tắt máy tính đã giúp bạn làm điều này.
Giao diên: Đơn giản
Ngôn ngữ: Tiếng việt
Cài đặt: Chạy luôn khỏi cài.

Download:


​

Trong window XP cũng có chức năng này: Chọn Start\Run rồi gõ shutdown -i. Lưu ý thời gian tính bằng giây nhé.

 

[sinhvienpy89]

Re: Ðề: Re: Ðề: Re: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Trong window XP cũng có chức năng này: Chọn Start\Run rồi gõ shutdown -i. Lưu ý thời gian tính bằng giây nhé.

Có phải bắt buộc điền vào Comment và Add tên máy tính vào thì button OK mới hiện phải không phuong2701

 

[mrhack]

Ðề: Re: Ðề: Re: Ðề: Re: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

Có phải bắt buộc điền vào Comment và Add tên máy tính vào thì button OK mới hiện phải không phuong2701

bạn có thể tạo 1 shortcut để làm thay cái" shutdown -i" kia mà
bạn làm cái shortcut với giá trị "shutdown -s -f -t 00" sau đó next đặt tên cho nó là shutdown.exe chẳng hạn. xong bước 1
vào start/all program/Accessories/System Tools/Scheduled Tasks
add mới, và tìm đường dẫn tới cái file kia, ok phát

Ngủ với vợ thôi, đến giờ máy nó tự tắt.

 

[MissDragon88]

Ðề: Gửi và nhận fax với Windows Fax and Scan

E phải về thử coi nó có hiệu quả ko? Gần tháng nay cty bên e ko có điện thoại, ko có fax, ko có internet phải xài ké wifi của người ta thiệt là khổ sở quá, mà công việc thì cần nhiều đến fax, nếu ko thì ngồi chơi. Thank chủ topic phát, nếu ko được thì e chạy vào đây mà hỏi nhé! ^^