Phần mềm BRAVO cho các đơn vị sản xuất Bao bì
Giải pháp phần mềm BRAVO 7 (ERP-VN) khi ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực SẢN XUẤT BAO BÌ sẽ được BRAVO thực hiện khảo sát và tư vấn, thiết kế, tùy chỉnh phần mềm theo đặc thù của ngành sản xuất bao bì.
Giải pháp phần mềm BRAVO 7 được xây dựng với các modules xử lý nghiệp vụ cho từng bộ phận – phòng ban hỗ trợ kết nối nghiệp vụ giữa các bộ phận nhằm liên kết, kế thừa và kiểm soát dữ liệu phát sinh, tăng cường hiệu suất công việc và nâng cao khả năng quản trị của doanh nghiệp. Phần mềm có thiết kế mở (thiết kế 03 lớp), cùng với năng lực và kinh nghiệm triển khai của BRAVO nên cho phép dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi cho phù hợp với thực tế.
I. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT BAO BÌ
Ngành công nghiệp sản xuất bao bì với nhiều lĩnh vực bao gồm bao bì nhựa, carton/ giấy, bao bì kim loại và các loại khác. Tùy thuộc vào công nghệ sản xuất nên mỗi lĩnh vực sản xuất bao bì cũng có những yêu cầu quản lý sản xuất đặc thù khác nhau. Bài viết này sẽ mô tả về giải pháp phần mềm BRAVO 7 được thiết kế cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì xi măng, bao bì Jumbo ( là loại bao chứa có kích thước và tải trọng lớn, được dùng để chứa đựng và vận chuyển các loại sản phẩm khác nhau), bao dán đáy, bao dệt PP…
1. Khái quát đặc thù doanh nghiệp sản xuất bao bì
Doanh nghiệp sản xuất với sự tham gia của nhiều bộ phận thuộc các khối kinh doanh, vật tư, kế hoạch, sản xuất, hành chính… cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ sản xuất, kinh doanh và quản lý nội bộ hoạt động của doanh nghiệp. Sản phẩm bao bì được sản xuất với nhiều công đoạn như
Tạo hạt --> Kéo sợi --> Dệt à Tráng --> In lồng ống --> Dán đáy --> (cắt: Bao jumbo) --> May --> Đóng gói.
Trong đó, có nhiều công đoạn chạy liên tục như từ hạt nhựa --> kéo sợi --> dệt.
Có thể xuất bán từ bán thành phẩm, nên hoạt động thống kê, tính giá thành sản xuất đòi hỏi phải thực hiện chi tiết theo từng công đoạn. Sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng/ hợp đồng là chủ yếu nên quá trình theo dõi từ giai đoạn kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị vật tư sản xuất, theo dõi/ thống kê sản xuất, nhập kho bán thành phẩm/ thành phẩm đều thực hiện gắn theo đơn đặt hàng/ hợp đồng. Do đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng/ hợp đồng nên các công việc như chuẩn bị vật tư sản xuất, lập kế hoạch sản xuất cũng gặp những khó khăn nhất định khi lượng đơn hàng có thể nhiều hoặc ít tùy vào các thời điểm kinh doanh khác nhau.
2. Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm
3. Mô tả một số quy trình nghiệp vụ đặc thù
a. Quy trình bán hàng
Đặc thù trong hoạt động kinh doanh:
- Ngoài số ít sản phẩm truyền thống thì kinh doanh bao bì thường xuyên phát sinh sản phẩm mới nên quy trình kinh doanh có việc “Thiết kế sản phẩm” theo mô tả hoặc theo một sản phẩm có sẵn của khách hàng và “Sản xuất sản phẩm mẫu” sau khi thống nhất được “Thiết kế sản phẩm”.
- Quy trình kinh doanh liên quan nhiều đến các bộ phận như kế toán, vật tư và kế hoạch/ sản xuất vì cần thiết phải tính được giá thành kế hoạch của sản phẩm mới khi thực hiện báo giá cho khách hàng. Trong đó, bộ phận kế hoạch/ sản xuất xây dựng BOM sản phẩm, bộ phận vật tư xác định/ duyệt đơn giá vật tư, bộ phận kế toán xác định/ duyệt các chi phí sản xuất khác để cấu thành nên giá thành kế hoạch dự tính.
- Kinh doanh chốt đơn hàng và lập yêu cầu sản xuất nên quá trình chốt đơn hàng cũng liên quan đến nhiều bộ phận: Bộ phận kế hoạch/ điều độ sản xuất để xem xét về khả năng đáp ứng yêu cầu về tiến độ sản xuất, Bộ phận vật tư để xem xét về khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư/ nguyên liệu sản xuất… Kế hoạch sản xuất cũng thường xuyên phải điều chỉnh để phù hợp với tiến độ đơn hàng đã ký với khách hàng.
b. Quy trình mua hàng
Đặc thù trong hoạt động mua hàng:
- Quản trị/ cân đối nhu cầu vật tư đáp ứng cho những biến động thường xuyên của kế hoạch sản xuất (
do cần điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu đơn hàng).
- Yêu cầu về tiến độ nhập hàng thường gấp do những đơn hàng bán (
cần sản xuất) phát sinh đột xuất à Cần quản trị được danh mục nhà cung cấp theo từng loại vật tư/ nguyên liệu, đồng thời quản trị được dữ liệu lịch sử mua hàng theo vật tư (giá, thời điểm, nhà cung cấp…) để đàm phán và chốt đơn hàng nhanh nhất, phục vụ kịp thời hoạt động sản xuất.
- Xác định được chu kỳ, vòng quay hàng tồn kho theo thời điểm để lên kế hoạch nhập hàng phù hợp (đối với nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm truyền thống).
- Xác định chu kỳ nhập theo từng loại vật tư và nhu cầu sử dụng để đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất mà không mất nhiều chi phí lưu kho, đặc biệt là các loại vật tư/ nguyên liệu có chu kỳ nhập dài như các vật tư/ nguyên liệu nhập khẩu.
- Đánh giá/ xếp hạng nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp.
c. Quy trình quản lý kho
Đặc thù trong hoạt động quản lý kho:
- Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo lô, cảnh báo về thời gian lưu kho đối với một số nguyên liệu có chất lượng bị ảnh hưởng nếu tồn kho lâu ngày.
- Quản lý nhập/ xuất tồn kho theo vị trí (
nhằm đảm bảo dễ dàng nhập/ xuất trong nghiệp vụ kho).
- Xây dựng được hệ số về quy định tồn kho tối thiểu phù hợp, bao gồm cả các vật tư, công cụ thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc (
là yêu cầu chung đối với các doanh nghiệp sản xuất).
- Kiểm soát xuất vật tư/ nhập bán thành phẩm, thành phẩm theo lệnh sản xuất.
- Các báo cáo quản trị về tồn kho khả dụng căn cứ vào các yếu tố làm thay đổi dữ liệu tồn kho như dự kiến nhập hàng (
theo đơn hàng mua), dự kiến xuất kho (
theo lệnh sản xuất).
d. Quy trình sản xuất
Đặc thù trong hoạt động sản xuất:
- Sản phẩm đa dạng theo nhu cầu khách hàng. Nhiều trường hợp khâu sản xuất hàng mẫu có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất chung.
- Yêu cầu sản xuất thường bị thay đổi nên việc lập kế hoạch, công tác chuẩn bị (nhân sự, vật tư, máy móc, …) và triển khai sản xuất gặp nhiều khó khăn.
- Hoạt động sản xuất cần quản lý gắn theo đơn hàng/ hợp đồng bán (đích danh). Một số lượng sản phẩm truyền thống sản xuất theo kế hoạch của khách hàng nên có thể chủ động được.
- Sản phẩm gồm nhiều công đoạn sản xuất. Có yêu cầu thống kê theo công đoạn.
- Nhu cầu cần thống kê tiến độ sản xuất kịp thời (theo ca) nhằm phục vụ công tác kiểm soát được tiến độ giao hàng cho khách hàng.
- Nhiều công đoạn, nhiều chỉ tiêu phải giám sát/ kiểm tra chất lượng trong quá trình thực hiện sản xuất.
e. Quy trình quản lý máy móc, thiết bị
Đặc thù trong hoạt động sản xuất:
- Kiểm soát được kế hoạch cần bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
- Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng phù hợp với kế hoạch sản xuất.
- Dự trù được nhu cầu vật tư thường xuyên cho công tác bao dưỡng định kỳ.
- Khó khăn trong việc xử lý các sự cố hỏng đột xuất (
thiếu vật tư, phụ tùng thay thế).
- Khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu để cảnh báo nhu cầu bảo dưỡng máy móc, thiết bị đối với những chỉ tiêu dữ liệu liên quan đến sản xuất như số giờ hoạt động của máy, số lần dập của khuôn…
II. GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO ỨNG DỤNG TẠI ĐƠN VỊ SẢN XUẤT BAO BÌ
1. Mô hình cài đặt phần mềm:
Giải pháp BRAVO 7 – ERP có 02 mô hình cài đặt phần mềm bao gồm mô hình cài đặt dữ liệu tập trung Online và mô hình dữ liệu phân tán – đồng bộ định kỳ. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì, các điểm sản xuất (nhà máy), kinh doanh (văn phòng) thường tập trung, có hạ tầng kết nối Internet được đồng bộ (trường hợp có nhiều nhà máy/ văn phòng tại nhiều địa điểm) nên đề nâng cao công tác quản lý, dữ liệu được cập nhật/ kiểm soát tức thời, BRAVO sẽ thực hiện mô hình cài đặt phần mềm dữ liệu tập trung Online.
Mô tả mô hình:
- Tại trụ sở chính (hoặc nơi mà doanh nghiệp chọn đặt máy chủ – có thể là các datacenter) sẽ cài đặt phần mềm BRAVO 7 gồm “chương trình phần mềm” và “cơ sở dữ liệu”.
- Tại các bộ phận/ phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình phần mềm” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi user người dùng/ nhóm user người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận. Giải pháp phần mềm BRAVO 7 cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu tập trung trên server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.
(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).
>>> Giải pháp sử dụng liên phòng ban, hiệu quả áp dụng tới từng bộ phận, mời xem tại đây.
Khó khăn chung trong doanh nghiệp ngành bao bì
