Đặc điểm chung của các ngành Xổ Số là địa bàn, phạm vi sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng & các văn phòng đại diện…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng, thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.
a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống:
Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu.
+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO 7R2 bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).
+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.
Tại chi nhánh và các văn phòng đại diện:
+ Cài đặt phần mềm BRAVO 7R2 chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.
(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).
b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:
Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:
Tại Trụ sở chính:
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout Nhân sự – tiền lương
Tại chi nhánh:
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout Nhân sự – tiền lương
Tại văn phòng đại diện:
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout chấm công
>> Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm
>> Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh
HIỆU QUẢ TỪ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO
1. Hiệu quả quản trị:
+ Hỗ trợ các nhân viên có thể xây dựng kế hoạch phát hành năm và theo dõi trên phần mềm.
+ Phần mềm hỗ trợ nhập liệu và lên số liệu tức thời giúp cho nhân viên có thể kiểm tra nhanh chóng và chính xác.
+ Quản lý thông tin và tình hình xuất vé, nhập vé từ Đại lý trả về một các chặt chẽ.
+ Cập nhật số lượng kiểm, đếm giúp xác định chính xác số vé. Dữ liệu được chia sẻ với các bộ phận khác tức thời, hỗ trợ cho các bộ phận liên quan có thể tác nghiệp một cách nhanh chóng.
+ Tự động tính được tất cả các chi phí theo khai báo và phát sinh.
+ Cập nhật và kiểm soát kết quả kiểm đếm thực tế, đồng thời thừa kế dữ liệu kiểm đếm từ bộ phận Phát hành giúp cho bộ phận Phúc tra có thể kiểm tra và lập báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.
+ Kiểm soát được số liệu trả thưởng từ các văn phòng đại diện và văn phòng công ty, quản lý hoa hồng của các Đại lý thông qua Phiếu uỷ quyền.
+ Dữ liệu sẽ được luân chuyển về bộ phận Kế toán, từ đó có thể lên được doanh thu tiêu thụ, hoa hồng cho từng kỳ, từng Đại lý.
+ Quản lý thực hiện Biên nhận tiền, Giấy nhận tiền trúng thưởng vé xổ số cho các Đại lý và thực hiện tạo chứng từ kế toán (phiếu thu/ phiếu chi) tự động theo mặc định đã được khai báo sẵn cho các nghiệp vụ nhằm giúp cho Văn phòng công ty thừa kế được chứng từ kế toán tại VPĐD ngay lập tức.
+ Theo dõi được chi tiết tồn kho các Đại lý.
+ Xử lý tổng hợp số liệu trả thưởng và lên báo cáo trả thưởng tổng hợp, chi tiết tại VPĐD một cách nhanh chóng và chính xác.
+ Cập nhật doanh thu và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động, xác định doanh thu.
+ Liên kết số liệu với Văn phòng Công ty qua mạng Internet.
+ Quản lý hồ sơ nhân viên một cách chi tiết (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên nhân viên, bộ phận, địa chỉ, bộ phận công tác, chức vụ…). Tương ứng với từng hồ sơ, hệ thống sẽ truy vết các thông tin liên quan trong suốt quá trình làm việc.
+ Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động của từng nhân viên. Cảnh báo nóng các thông tin sắp hết hạn hợp đồng của nhân viên. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.
+ Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên phục vụ công việc xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca. Đồng thời xử lý chấm công bổ sung cho các tình huống điều chuyển ca, nghỉ ốm, công tác…
+ Cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau. Chuyển các dữ liệu để bộ phận Kế toán kế thừa hạch toán lương.
+ Theo dõi bảo hiểm và tình hình thanh toán bảo hiểm cho nhân viên.
+ Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
+ Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác.
+ Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, hạch toán lương nhân viên.
+ Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.
+ Cập nhật dữ liệu tức thời, so sánh kỳ này và kỳ trước bất cứ thời điểm nào.
V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH XỔ SỐ HIỆN ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO
1. Tổng Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết & DV In Đà Nẵng
2. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Phú Yên
3. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng
4. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Nam
5. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Đăk Nông
6. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Bình Định
7. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Khánh Hòa
8. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Đăk Lăk
9. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Trị
10. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Cần Thơ
Xem thêm:
>> Giải pháp phần mềm ERP BRAVO 7.
>> Thông tin khác về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO.
a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống:
Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu.
- Sơ đồ
- Mô tả:
+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO 7R2 bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).
+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.
Tại chi nhánh và các văn phòng đại diện:
+ Cài đặt phần mềm BRAVO 7R2 chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.
(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).
b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:
Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:
Tại Trụ sở chính:
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout Nhân sự – tiền lương
Tại chi nhánh:
+ Layout Ban giám đốc công ty
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout Nhân sự – tiền lương
Tại văn phòng đại diện:
+ Layout Kế hoạch phát hành
+ Layout Phúc tra – trả thưởng
+ Layout Kế toán tài chính
+ Layout chấm công
>> Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm
>> Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh
HIỆU QUẢ TỪ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO
1. Hiệu quả quản trị:
- Ban lãnh đạo có thể nhìn được “bức tranh tổng thể” về hoạt động kinh doanh của đơn vị: từ lúc phát hành vé đến xác định doanh thu thực tế, cũng như hiệu quả mang lại trong một thời điểm, thời kỳ một cách nhanh chóng và chính xác nhất nhờ vào hệ thống liên kết số liệu logic giữa các phòng ban.
- Hệ thống lưu trữ và phân tích số liệu liên năm giúp Ban lãnh đạo có được những Báo cáo thống kê, phân tích tình hình kinh doanh giữa các kỳ, các năm nhanh nhất trên hệ thống phần mềm nhằm đưa ra những quyết định chỉ đạo kịp thời.
- Ngoài ra hệ thống phần mềm BRAVO còn kết hợp cho phép truy xuất các báo cáo nhanh dành cho Ban lãnh đạo qua Apps BRAVO phát triển trên thiết bị di động Smartphone, Tablet với nền tảng IOS và Android, nhằm gia tăng “tần suất hoạt động”Công ty tại “bất kỳ thời điểm, địa điểm” nào.
- KẾ HOẠCH PHÁT HÀNH
+ Hỗ trợ các nhân viên có thể xây dựng kế hoạch phát hành năm và theo dõi trên phần mềm.
+ Phần mềm hỗ trợ nhập liệu và lên số liệu tức thời giúp cho nhân viên có thể kiểm tra nhanh chóng và chính xác.
+ Quản lý thông tin và tình hình xuất vé, nhập vé từ Đại lý trả về một các chặt chẽ.
+ Cập nhật số lượng kiểm, đếm giúp xác định chính xác số vé. Dữ liệu được chia sẻ với các bộ phận khác tức thời, hỗ trợ cho các bộ phận liên quan có thể tác nghiệp một cách nhanh chóng.
- PHÚC TRA TRẢ THƯỞNG
+ Tự động tính được tất cả các chi phí theo khai báo và phát sinh.
+ Cập nhật và kiểm soát kết quả kiểm đếm thực tế, đồng thời thừa kế dữ liệu kiểm đếm từ bộ phận Phát hành giúp cho bộ phận Phúc tra có thể kiểm tra và lập báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.
+ Kiểm soát được số liệu trả thưởng từ các văn phòng đại diện và văn phòng công ty, quản lý hoa hồng của các Đại lý thông qua Phiếu uỷ quyền.
+ Dữ liệu sẽ được luân chuyển về bộ phận Kế toán, từ đó có thể lên được doanh thu tiêu thụ, hoa hồng cho từng kỳ, từng Đại lý.
- VĂN PHÒNG ĐẠ DIỆN
+ Quản lý thực hiện Biên nhận tiền, Giấy nhận tiền trúng thưởng vé xổ số cho các Đại lý và thực hiện tạo chứng từ kế toán (phiếu thu/ phiếu chi) tự động theo mặc định đã được khai báo sẵn cho các nghiệp vụ nhằm giúp cho Văn phòng công ty thừa kế được chứng từ kế toán tại VPĐD ngay lập tức.
+ Theo dõi được chi tiết tồn kho các Đại lý.
+ Xử lý tổng hợp số liệu trả thưởng và lên báo cáo trả thưởng tổng hợp, chi tiết tại VPĐD một cách nhanh chóng và chính xác.
+ Cập nhật doanh thu và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động, xác định doanh thu.
+ Liên kết số liệu với Văn phòng Công ty qua mạng Internet.
- BỘ PHẬN NHÂN SỰ
+ Quản lý hồ sơ nhân viên một cách chi tiết (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên nhân viên, bộ phận, địa chỉ, bộ phận công tác, chức vụ…). Tương ứng với từng hồ sơ, hệ thống sẽ truy vết các thông tin liên quan trong suốt quá trình làm việc.
+ Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động của từng nhân viên. Cảnh báo nóng các thông tin sắp hết hạn hợp đồng của nhân viên. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.
+ Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên phục vụ công việc xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca. Đồng thời xử lý chấm công bổ sung cho các tình huống điều chuyển ca, nghỉ ốm, công tác…
+ Cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau. Chuyển các dữ liệu để bộ phận Kế toán kế thừa hạch toán lương.
+ Theo dõi bảo hiểm và tình hình thanh toán bảo hiểm cho nhân viên.
- BỘ PHẬN KẾ TOÁN
+ Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
+ Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác.
+ Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, hạch toán lương nhân viên.
+ Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.
+ Cập nhật dữ liệu tức thời, so sánh kỳ này và kỳ trước bất cứ thời điểm nào.
V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH XỔ SỐ HIỆN ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO
1. Tổng Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết & DV In Đà Nẵng
2. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Phú Yên
3. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng
4. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Nam
5. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Đăk Nông
6. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Bình Định
7. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Khánh Hòa
8. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Đăk Lăk
9. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Trị
10. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Cần Thơ
Xem thêm:
>> Giải pháp phần mềm ERP BRAVO 7.
>> Thông tin khác về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO.
