Từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, để đưa chi phí đi công tác hợp lý cần:
1. Quyết định cử đi công tác (giấy điều động công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
2. Giấy đi đường có xác nhận của DN cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đi công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi cư trú.
3. Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi.. (Nếu > 20 triệu thì phải chuyển khoản)
4. Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN về việc đi công tác
Nếu DN bạn khoán chi cho NV đi công tác thì bạn có thể tham khảo:
Công văn số 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Tổng cục thuế:
Trường hợp doanh nghiệp của người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:
- vé máy bay,
- thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ)
- các giấy tờ liên quân đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp,
- quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp
- chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé
- kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
-> thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.
