Chứng từ sổ sách kế toán có ý nghĩa rất lớn trong việc lãnh đạo sản xuất kinh doanh, trong việc quản lý kinh phí ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Nó là công cụ không thể thiếu được để giám đốc và phân tích các hoạt động kinh tế, sử dụng vốn và vật tư; chứng từ sổ sách kế toán có tác dụng rất lớn trong việc bảo vệ tài sản của Nhà nước. Tổ chức tốt việc lập luân chuyển, ghi sổ, kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán giúp cho các ngành, các cấp có thể ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí.
Hiện nay, các Doanh nghiệp sắp đến kỳ quyết toán thuế thực tế với cơ quan thuế nhưng sổ sách kế toán không có, chứng từ lộn xộn không biết đủ hay thiếu?
Các doanh nghiệp có đủ sổ sách nhưng chưa nắm chắc lắm về luật kế toán, luật thuế nên không biết nhân viên kế toán có làm đúng hay không?
Tại đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sắp xếp chứng từ, sổ sách và lưu trữ sổ sách sao cho hợp lý.
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào, đầu ra.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoăc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có…
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ.
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiêp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp.
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 152, 153, 154, 155, 211, 214,… 621, 622, 627, 641, 642,… tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ.
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ.
- Thẻ kho/sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho.
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)
Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Hợp đồng lao đọng và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6. Kiểm tra chi tiết khác
- Kiểm tra đối chiếu giữa số chi tiết với số tổng hợp tài khoản (Sổ cái)
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với số định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
- Kiểm tra các khoản phải trả
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
- Đầu vào và đầu ra có cân đối
- Kiểm tra ký tá có đầy đủ
- Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
- Kiểm tra lại bảng lương xem có đầy đủ số liệu sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.
Nội dung công việc sẽ thực hiện:
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng.
4. Kiểm tra việc lập báo cáo, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định
7. Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật
8. Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch.
Hi vọng những chia sẻ trên đây của công ty Phần mềm kế toán ***** sẽ giúp ích cho các bạn kế toán trong công việc hằng ngày của mình.
Hiện nay, các Doanh nghiệp sắp đến kỳ quyết toán thuế thực tế với cơ quan thuế nhưng sổ sách kế toán không có, chứng từ lộn xộn không biết đủ hay thiếu?
Các doanh nghiệp có đủ sổ sách nhưng chưa nắm chắc lắm về luật kế toán, luật thuế nên không biết nhân viên kế toán có làm đúng hay không?
Tại đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn cách sắp xếp chứng từ, sổ sách và lưu trữ sổ sách sao cho hợp lý.
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào, đầu ra.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoăc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có…
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ.
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiêp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp.
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 152, 153, 154, 155, 211, 214,… 621, 622, 627, 641, 642,… tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ.
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ.
- Thẻ kho/sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho.
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký)
Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Hợp đồng lao đọng và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6. Kiểm tra chi tiết khác
- Kiểm tra đối chiếu giữa số chi tiết với số tổng hợp tài khoản (Sổ cái)
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với số định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
- Kiểm tra các khoản phải trả
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
- Đầu vào và đầu ra có cân đối
- Kiểm tra ký tá có đầy đủ
- Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
- Kiểm tra lại bảng lương xem có đầy đủ số liệu sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.
Nội dung công việc sẽ thực hiện:
1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán
2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng.
4. Kiểm tra việc lập báo cáo, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định
7. Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật
8. Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế
9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch.
Hi vọng những chia sẻ trên đây của công ty Phần mềm kế toán ***** sẽ giúp ích cho các bạn kế toán trong công việc hằng ngày của mình.
