Ðề: Chỉ tiêu 04,05,06 trên PHIẾU ĐIỀU CHỈNH MỨC TRUY ĐÓNG BHXH ban hành theo CV1895/BHXH.PThu ngà
Xin lỗi tại không để ý đến bạn nên hơi chậm trễ một chút mời bạn tham khảo :
. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT và BHTN (Mẫu số 01-TBH).
a. Mục đích: Người lao động kê khai các thông tin liên quan đến cá nhân để lập hồ sơ tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
b. Trách nhiệm lập: Người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN bao gồm cả người lao động trong lực lượng vũ trang có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực theo quy định của pháp luật.
c. Thời gian lập:
- Kê khai khi bắt đầu tham gia đóng BHXH, BHTN.
d. Căn cứ lập: Hồ sơ gốc của người lao động bao gồm: Giấy khai sinh, lý lịch, Hợp đồng lao động (HĐLĐ), Hợp đồng làm việc (HĐLV), các Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận và các giấy tờ khác như: Quyết định nâng bậc, nâng ngạch lương, chuyển công tác, nghỉ việc, chứng minh nhân dân....
e. Phương pháp lập:
Người lao động kê khai đúng, đầy đủ, trung thực các nội dung trong mẫu.
* Mã số: Cơ quan BHXH ghi mã số quản lý người lao động; trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì ghi số sổ BHXH đã cấp.
* Phần A: Người lao động:
1. Họ và tên: Ghi bằng chữ in hoa có dấu; Giới tính: Là nam hoặc nữ thì đánh dấu nhân (X) vào ô tương ứng.
2. Ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch: Ghi theo giấy khai sinh.
3. Nguyên quán: ghi rõ xã, phường, quận, huyện, tỉnh, thành phố (theo giấy khai sinh).
4. Nơi cư trú: Ghi địa chỉ nơi đăng kí hộ khẩu thường trú (theo sổ hộ khẩu) hoặc nơi đăng ký tạm trú (theo sổ tạm trú). Ghi rõ xã, phường, thị trấn, quận, huyện, tỉnh, thành phố nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú.
5. Chứng minh thư: Ghi số, ngày tháng năm cấp; nơi cấp chứng minh thư.
6. Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, ghi các nội dung:
+ Ghi số của HĐLĐ, HĐLV.
+ Ngày tháng năm giao kết HĐLĐ, HĐLV.
+ Loại HĐLĐ, HĐLV: ghi rõ loại HĐ. Ví dụ 1: không xác định thời hạn (KXĐTH); ví dụ 2: 6 tháng.
+ Ngày tháng năm có hiệu lực của HĐLĐ, HĐLV: ghi theo HĐLĐ, HĐLV.
7. Cơ quan, đơn vị: ghi đầy đủ tên cơ quan, đơn vị
8. Địa chỉ: Ghi địa chỉ cơ quan, đơn vị đóng trụ sở làm việc.
9. Đối tượng hưởng BHYT mức: Ghi rõ tỷ lệ được hưởng (từ 1/7/2009).
10. Quá trình đóng nhưng chưa hưởng BHXH một lần và BHTN: Ghi theo từng mốc thời gian của quá trình đóng, tạm ngừng đóng BHXH, BHTN như sau:
+ Cột 1, 2: Ghi từ tháng, năm đến tháng năm của khoảng thời gian không thay đổi một trong những yếu tố như: Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng, mức tiền lương, tiền công và các loại phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH, BHTN. Khi có thay đổi một trong những yếu tố này thì ghi ở dòng tiếp theo tương ứng với khoảng thời gian thay đổi. Nếu người lao động tham gia BHXH, BHTN lần đầu thì chỉ ghi cột 1 từ tháng nămmmm bắt đầu tham gia.
+ Cột 3: Ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ hoặc chức danh nghề và mã số nghề (ví dụ: công nhân lái xe cẩu 40 tấn hoặc thuyền trưởng, tàu vận tải biển 500 GR), công việc nặng nhọc, độc hại; tên đơn vị làm việc (đối với doanh nghiệp đã được xếp hạng thì ghi rõ hạng doanh nghiệp), địa điểm nơi đơn vị đóng trụ sở. Chức vụ, chức danh nghề: ghi đầy đủ chi tiết chức vụ hoặc chức danh nghề.
+ Cột 4 đến cột 8: Ghi mức tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp đóng BHXH, BHTN.
+ Cột 9: Ghi chú.
Lưu ý:
- Quá trình đóng nhưng chưa hưởng BHTN ghi sau quá trình đóng nhưng chưa hưởng BHXH một lần.
- Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước qui định, hưởng lương theo thang bảng lương của Nhà nước và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng trong các DNNN chuyển sang công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nước từ 1 thành viên trở lên đang áp dụng thang, bảng lương do Nhà nước qui định thì ghi tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN bằng hệ số và ghi rõ hệ số hoặc tỷ lệ (%) phụ cấp vào cột tương ứng, nếu không hưởng thì bỏ trống.
- Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì ghi tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN theo mức bằng tiền (nếu HĐLĐ ghi tiền lương bằng hệ số hoặc bằng ngoại tệ thì phải quy đổi, ghi bằng tiền đồng Việt Nam theo quy định).
- Từ 01/01/2007, nếu tiền lương, tiền công cao hơn 20 lần lương tối thiểu chung thì chỉ ghi tiền lương, tiền công ở cột 4 bằng 20 lần tiền lương tối thiểu.
- Trường hợp các yếu tố trong cột 3 không thay đổi thì không phải ghi lặp lại các nội dung, chỉ đánh dấu nhân (X) cùng dòng với các cột tương ứng.
- Trường hợp có thời gian nghỉ việc không đóng BHXH hoặc BHYT, BHTN do thôi việc, đi học, đi công tác ở nước ngoài, đi tù hoặc nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm từ 14 ngày làm việc trở lên thì cũng phải ghi rõ thời gian và lý do gián đoạn trên cột 1, 2, 3; các cột còn lại chỉ đánh dấu nhân (x)
Phần B: Người sử dụng lao động ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm pháp lý về việc xác nhận đó sau khi đã đối chiếu đúng với hồ sơ gốc của người lao động hiện đang quản lý.
Phần D: Cơ quan BHXH ký tên, đóng dấu chấp thuận nếu đã kiểm tra, đối chiếu đúng với hồ sơ gốc của người lao động.
2. Danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu số 02a-TBH):
a. Mục đích: Đơn vị đăng ký lao động, quỹ tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động.
b. Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động.
c. Thời gian lập: Khi đơn vị đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu hoặc khi có lao động tăng mới.
d. Căn cứ lập: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN; HĐLĐ, HĐLV hoặc Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận, các Hồ sơ cá nhân có liên quan của người lao động và Bảng thanh toán tiền lương, tiền công (đối với các trường hợp truy đóng).
e. Phương pháp lập:
A, Phần chi tiết:
- Cột 1: Ghi số thứ tự (theo số nguyên) từ nhỏ đến lớn.
- Cột 2: Ghi rõ họ và tên của từng người lao động theo thứ tự người đã có sổ BHXH ghi trước người chưa có sổ BHXH.
- Cột 3: Ghi số sổ đối với người đã có sổ BHXH; người chưa có sổ BHXH không ghi cột này (cơ quan BHXH cấp mã số quản lý từng người lao động)
- Cột 4: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người lao động.
- Cột 5: Ghi rõ giới tính của người lao động. Nếu người lao động là nữ thì đánh dấu nhân (X) nếu là nam thì bỏ trống.
- Cột 6: Ghi địa chỉ nơi thường trú hoặc tạm trú của người lao động.
- Cột 7, 8: Ghi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của người lao động (Cột 7 ghi tên tỉnh hoặc mã tỉnh nơi đóng trụ sở của cơ sở khám chữa bệnh; cột 8 ghi tên hoặc mã cơ sở khám chữa bệnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH).
- Cột 9: Ghi rõ chức vụ hoặc chức danh nghề của người lao động.
- Cột 10 đến cột 14: Ghi mức tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp đóng BHXH, BHYT, BHTN theo Quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV của người lao động.
- Cột 15: Ghi tháng, năm người lao động được tuyển dụng, tiếp nhận hoặc giao kết HĐLĐ, HĐLV.
- Cột 16,17,18: Ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV hoặc Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận ngưòi lao động.
- Cột 19: Ghi chú.
B. Phần tổng hợp:
Ghi những chỉ tiêu về BHXH, BHYT, BHTN điều chỉnh tăng trong kỳ.
+ Chỉ tiêu số lao động: Ghi số lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN tăng trong kỳ.
+ Chỉ tiêu quỹ lương: Ghi quỹ lương đóng BHXH, BHYT, BHTN tăng trong kỳ .
+ Chỉ tiêu số tiền phải đóng: Ghi số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN tăng trong kỳ.
Trong đó: Số tiền để lại đơn vị = 2% quĩ tiền lương đóng BHXH.
+ Chỉ tiêu số tiền điều chỉnh: Ghi tổng số tiền điều chỉnh tăng trong kỳ.
Lưu ý:
+ Danh sách này phải đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo ngày, tháng và năm lập danh sách.
+ Đơn vị liệt kê đầy đủ, chính xác các thông tin về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng người lao động (từ 01/07/2007 trở đi, không ghi cột phụ cấp khu vực).
+ Người lao động thuộc đối tượng hưởng lương theo thang bảng lương do Nhà nước qui định và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng trong các DNNN chuyển sang công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nước từ 1 thành viên trở lên mà đang áp dụng thang bảng lương do Nhà nước qui địnhhhh thì ghi tiền lương và phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề ghi bằng tỷ lệ (%) vào cột tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.
+ Người lao động thuộc đối tượng hưởng lương do người sử dụng lao động quy định thì ghi mức tiền lương cụ thể. Nếu trên HĐLĐ của người lao động ghi tiền lương hệ số hoặc tiền lương có gốc ngoại tệ thì phải quy đổi, ghi bằng tiền (VNĐ) theo quy định.
+ Trường hợp người lao động truy đóng BHXH, BHYT, BHTN thì ghi từng dòng, theo từng mốc thời gian truy đóng.
- Ghi mã số cấp cho người lao động thuộc đơn vị: từ sốốốố đến sốốốố;
- Ghi số lượng thẻ BHYT đề nghị cấp trong kỳ; trong đó ghi cụ thể số lượng thẻ BHYT cấp ngoại tỉnh (nếu có).
- Ghi thời hạn sử dụng của thẻ BHYT đối với người lao động trong đơn vị: từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm.
3. Danh sách lao động điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu số 03a-TBH).
a. Mục đích: Các đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN kê khai lao động, tiền lương và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN điều chỉnh trong kỳ.
b. Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động.
c. Thời gian lập: Hàng tháng, khi có điều chỉnh về lao động, tiền lương và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN.
d. Căn cứ lập: HĐLĐ, HĐLV và các QĐ liên quan đến việc thuyên chuyển công tác, điều chỉnh tiền lương, phụ cấp lương; các QĐ ngừng việc hoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH của người lao động và Bảng thanh toán tiền lương, tiền công.
e. Phương pháp lập:
A, Phần chi tiết:
- Cột 1: Ghi số thứ tự (theo số nguyên) từ nhỏ đến lớn.
- Cột 2: Ghi họ và tên của người lao động theo thứ tự: người lao động cùng đóng BHXH, BHYT, BHTN ghi trước người lao động cùng đóng BHXH, BHYT; tiếp đến người lao động chỉ đóng BHXH hoặc chỉ đóng BHYT (nếu có) và cuối cùng ghi người lao động giảm.
- Cột 3: Ghi mã số của người lao động.
- Cột 4: Ghi rõ chức vụ hoặc chức danh nghề của người lao động.
- Từ cột 5 đến cột 14: Ghi mức cũ và mức mới của tiền lương và các khoản phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN ghi trong QĐ hoặc HĐLĐ, HĐLV của người lao động.
- Cột 15, 16: Ghi từ tháng năm đến tháng năm cần điều chỉnh.
- Cột 17: Ghi tỷ lệ điều chỉnh (25% hoặc 23%, 16%, 2%...).
- Cột 18: Ghi số ngày tháng năm của Quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV.
- Cột 19: Ghi chú.
B, Phần tổng hợp: Ghi các biến động và điều chỉnh phát sinh trong kỳ, trong đó:
+ Chỉ tiêu số lao động: Ghi số lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN giảm trong kỳ.
+ Chỉ tiêu quỹ lương: Ghi quỹ lương BHXH, BHYT, BHTN, tăng và giảm trong kỳ .
+ Chỉ tiêu số tiền phải nộp: Ghi số phải nộp BHXH, BHYT, BHTN tăng và giảm trong kỳ.
Trong đó: Số tiền để lại đơn vị = 2% quĩ tiền lương đóng BHXH.
+ Chỉ tiêu số tiền điều chỉnh: Ghi tổng số tiền điều chỉnh tăng và giảm trong kỳ.
- Ghi tổng số thẻ đã thu hồi và chưa thu hồi.
Lưu ý:
+ Danh sách này phải được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo ngày, tháng, năm lập danh sách.
+ Đơn vị liệt kê đầy đủ, chính xác các thông tin về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp đóng BHXH, BHYT, BHTN ghi trên QĐ hoặc HĐLĐ, HĐLV của từng người lao động (từ 01/07/2007 trở đi không ghi phụ cấp khu vực).
+ Người lao động thuộc đối tượng hưởng lương theo thang bảng lương do Nhà nước qui định và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng trong các DNNN chuyển sang công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nước từ 1 thành viên trở lên đang áp dụng thang bảng lương do Nhà nước qui địnhhhhthì tiền lương và các khoản phụ cấp: chức vụ, khu vực ghi bằng hệ số và ghi phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ (%)vào cột tương ứng, nếu không hưởng thì bỏ trống.
+ Người lao động thuộc đối tượng hưởng lương do người sử dụng lao động quy định thì ghi mức tiền lương cụ thể, nếu trên HĐLĐ của người lao động ghi tiền lương hệ số hoặc tiền lương có gốc ngoại tệ thì phải quy đổi, ghi bằng tiền (VNĐ) theo quy định.
+ Trường hợp người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm từ 14 ngày làm việc trở lên không đóng BHXH, BHTN nhưng vẫn phải đóng BHYT (đến hết tháng 6/2009).
+ Trường hợp người lao động nghỉ việc nhưng không thu hồi được thẻ BHYT thì phải truy đóng số tiền BHYT tương ứng với thời hạn sử dụng còn lại ghi trên thẻ (trừ trường hợp chết).
+ Trường hợp truy đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người lao động thì phải nộp đầy đủ bản gốc và bản sao các QĐ, HĐLĐ, HĐLV; bảng thanh toán tiền lương, tiền công và giấy tờ có liên quan đến thời gian người lao động làm việc, hưởng lương nhưng chưa đóng BHXH, BHYT, BHTN gửi cơ quan BHXH (cơ quan BHXH lưu bản sao hồ sơ liên quan đến truy đóng BHXH, BHYT và BHTN).
Tiền lương làm căn cứ truy đóng BHXH, BHYT, BHTN được tính trên cơ sở mức lương tối thiểu chung hoặc vùng do Nhà nước qui định tại thời điểm đóng.
+ Các trường hợp điều chỉnh do truy đóng hoặc thoái trả người lao động về tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN thì ghi theo dòng, từng mốc thời gian truy đóng hoặc thoái trả.
4. Danh sách lao động điều chỉnh hồ sơ đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu số 03b-TBH):
a. Mục đích: Để điều chỉnh các thông tin liên quan đến hồ sơ đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động.
b. Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động.
c. Thời gian lập: Khi người lao động thay đổi một trong các thông tin kê khai đăng ký đóng BHXH, BHYT và BHTN.
d. Căn cứ lập: Hồ sơ tư pháp, giấy khai sinh, các giấy tờ hợp pháp khác có liên quan và công văn đề nghị điều chỉnh của đơn vị.
e. Phương pháp lập:
- Cột 1: Ghi số thứ tự (theo số nguyên) từ nhỏ đến lớn.
- Cột 2: Ghi họ và tên của người lao động.
- Cột 3: Số sổ BHXH của người lao động.
- Cột 4: Ghi số thẻ BHYT của người lao động.
- Cột 5: Ghi nội dung cần thay đổi, điều chỉnh.
Ví dụ: Điều chỉnh tên đệm, điều chỉnh năm sinh, điều chỉnh nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu...
- Cột 6: Ghi thông tin cũ đã đăng ký.
- Cột 7: Ghi thông tin mới cần điều chỉnh.
- Cột 8: Ghi rõ lý do cần điều chỉnh.
5. Phiếu điều chỉnh số thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu số 03b-TBH)
a. Mục đích: Điều chỉnh các số liệu về thu BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng do ghi chép, cập nhật không đúng với hồ sơ gốc.
b. Trách nhiệm lập: Cơ quan BHXH.
c. Thời gian lập: Khi có phát sinh điều chỉnh số liệu.
d. Căn cứ lập:
- Biên bản làm việc hoặc phiếu giải trình liên quan đến việc điều chỉnh tiền lương hoặc số tiền đã thu và tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động và đơn vị SDLĐ.
- Công văn của đơn vị đề nghị thoái thu hoặc điều chỉnh số liệu.
đ. Phương pháp lập:
- Cột 1 : Ghi số thứ tự các nội dung điều chỉnh.
- Cột 2: Ghi nội dung điều chỉnh. Ví dụ: Điều chỉnh tăng (hoặc giảm) quĩ tiền lương đóng BHTN của đơn vị X .
- Cột 3, 4: Ghi số, ngày của chứng từ hoặc danh sách đã ghi sai.
- Cột 5, 6: Ghi mã đơn vị và số liệu sai phải điều chỉnh
- Cột 7, 8: Ghi mã đơn vị và số liệu đúng.
- Cột 8 : Ghi số liệu chênh lệch cần điều chỉnh.
- Cột 9 (ghi chú) : Ghi lý do điều chỉnh. Ví dụ: Điều chỉnh số liệu do ghi sai tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN của ông Nguyễn văn A; mã số 0102222..từ tháng, nămmmm đến tháng, năm.
e. Một số trường hợp điều chỉnh số liệu thu BHXH, BHYT, BHTN.
1. Trường hợp sai số liệu số phải thu: Do cập nhật sai tiền lương, mức đóng của người lao động từ danh sách (mẫu số 02a-TBH) vào chương trình quản lý thu hoặc do không tính đúng số tiền lãi chậm đóng thì phương pháp điều chỉnh như sau:
1.1. Nếu sai tiền lương hoặc mức đóng của người lao động:
+ Ghi số chênh lệch tăng vào cột 6 hoặc cột 11 sổ chi tiết (mẫu số 04a- TBH.
+ Ghi số chênh lệch giảm vào cột 7 hoặc cột 12 sổ chi tiết (mẫu số 04a- TBH).
1.2. Nếu sai tiền lãi chậm đóng của đơn vị:
+ Ghi số chênh lệch tăng vào cột 4 (hoặc 5, 6 tương ứng) mẫu số 04b TBH).
+ Ghi (âm) số chênh lệch giảm vào cột 4 (hoặc 5, 6 tương ứng) mẫu số 04b TBH. Đồng thời, ghi (âm) cột 5 sổ chi tiết (mẫu số 04c - TBH) và ghi tăng số đã thu BHYT (thứ tự ưu tiên).
Trường hợp đơn vị nợ đọng, kéo dài phải tính lãi chậm nộp hàng tháng thì ghi (âm) vào cột 4 hoặc 5, 6 tương ứng (mẫu số 04b TBH) để đối trừ với số phải thu tiền lãi kỳ sau của đơn vị (không điều chỉnh giảm số đã thu tiền lãi chậm đóng).
1.3. Đối với các trường hợp đơn vị đang tham gia nhưng trong vòng 6 tháng không đóng BHXH, BHYT, BHTN và không có quan hệ, giao dịch với cơ quan BHXH thì căn cứ biên bản kiểm tra hoặc báo cáo của cơ quan BHXH với cơ quan chức năng để ghi giảm (cột 12) sổ chi tiết mẫu số 04a TBH.
2. Trường hợp sai số liệu số đã thu: Do hạch toán nhầm hoặc do đơn vị không thuộc đối tượng đóng BHXH, BHYT, BHTN và sai nội dung chuyển tiền hoặc thoái trả...thì thực hiện như sau:
2.1. Trường hợp ghi nhầm số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị A sang đơn vị B, thì ghi giảm (ghi âm) cột 5 sổ chi tiết (mẫu số 04c - TBH) của đơn vị B và ghi tăng cột 5 sổ chi tiết (mẫu số 04c - TBH) cho đơn vị A số tiền đã ghi nhầm.
2.2. Trường hợp chưa xác định được đơn vị chuyển tiền (do sai tên, địa chỉ hoặc không đúng mã số quản lý đơn vị hay sai nội dung chuyển tiền ) Sau khi phòng kế toán đối chiếu với phòng thu, xác định được số liệu đúng thì thực hiện như sau:
+ Nếu đối tượng thuộc quản lý của BHXH huyện (tỉnh) thì ghi tăng số đã thu BHXH, BHYT, BHTN cho đơn vị.
+ Nếu không thuộc đối tượng quản lý của BHXH huyện (tỉnh) thì phòng kế toán chuyển trả toàn bộ số tiền đã chuyển nhầm cho đơn vị.
2.3. Thoái thu BHXH do đơn vị đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN và di chuyển địa điểm khác địa bàn tỉnh thì căn cứ công văn đồng ý giải quyết của BHXH VN thực hiện như sau:
+ Tại BHXH A: Lập 02 phiếu điều chỉnh để tất toán số tiền đã thu thừa của đơn vị. Trong đó 01 bản để ghi tăng cột 11 sổ chi tiết (mẫu số 04a - TBH), 01 bản gửi cho BHXH B kèm theo bản sao hồ sơ điều chỉnh số tiền đã thu thừa.
+ Tại BHXH B: Căn cứ hồ sơ do BHXH A chuyển đến, lập 02 phiếu điều chỉnh. Trong đó 01 bản ghi giảm cột 12 sổ chi tiết (mẫu số 04a - TBH), 01 bản chuyển cho đơn vị kèm theo thông báo kết quả đóng BH (mẫu số 08 - TBH).
Trường hợp thoái thu do đơn vị đóng thừa tiền BHXH, BHYT, nay không thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT (do giải thể, phá sảnnnn) thì lập phiếu điều chỉnh ghi giảm (ghi âm) số đã thu BHXH, BHYT trên cột 5 sổ chi tiết (Mẫu số 04c - TBH) để thanh toán số tiền đã thu thừa BHXH, BHYT, BHTN cho đơn vị sử dụng lao động.
6. Sổ chi tiết LĐ, QL đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu số 04a-TBH).
a. Mục đích: Tổng hợp tình hình lao động, quỹ tiền lương và số phải đóng BHXH, BHYT, BHTN phát sinh trong tháng; là căn cứ ghi sổ tổng hợp thu bảo hiểm bắt buộc (mẫu số 07-TBH)
b. Trách nhiệm lập: Cơ quan BHXH tỉnh và quận (huyện).
c. Thời gian lập: Hàng qui, in sổ tờ rời. Hàng năm, đóng thành quyển để lưu trữ theo qui định.
d. Căn cứ lập: Căn cứ số liệu phần tổng hợp Mẫu số 02a,3a - TBH và số liệu Mẫu số 03c-TBH.
e. Phương pháp lập: Ghi theo thứ tự dòng, cột như sau:
- Cột 1: Ghi số thứ tự của danh sách.
- Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm lập danh sách hoặc phiếu điều chỉnh.
- Cột 3 (ghi thứ tự từng dòng các phát sinh về: BHYT, BHXH, BHTN và điều chỉnhhhh theo tháng, quí và năm). Riêng dòng kỳ trước mang sang: Chỉ ghi cột (8, 9, 10) dòng cộng của cột (8,9,10) kỳ trước, mẫu này.
- Cột 4: Ghi số liệu chỉ tiêu 1, phần tổng hợp của mẫu số 02a và 03a TBH (các cột tăng tương ứng).
- Cột 5: Ghi số liệu chỉ tiêu 1, phần tổng hợp của mẫu số 03a TBH (cột giảm tương ứng).
- Cột 6: Ghi số liệu chỉ tiêu 2, phần tổng hợp của mẫu số 02a và 03a TBH (các cột tăng).
- Cột 7: Ghi số liệu chỉ tiêu 2, phần tổng hợp của mẫu số 03a TBH (cột giảm).
- Cột 8 = cột 8, dòng kỳ trước mang sang + cột 4, dòng cộng tháng - cột 5, dòng cộng tháng.
- Cột 9 = cột 9, dòng Kỳ trước mang sang + cột 6, dòng cộng tháng - cột 7, dòng cộng tháng.
- Cột 10 = Ghi chỉ tiêu 3, phần tổng hợp của mẫu số 02a và 03a TBH vào các dòng tương ứng
- Cột 11: Ghi số liệu 2% để lại đơn vị, phần tổng hợp mẫu số 2a và 3a - TBH.
- Cột 12, 13: Ghi số liệu chỉ tiêu 4, phần tổng hợp của mẫu số 2a, 3a TBH và số phát sinh ở mẫu số 03c TBH (nếu có).
Ghi chú: - Cộng tháng: Ghi tổng số phát sinh trong tháng các cột (4,5,6,7) và các cột(10,11,12, 13)
- Cộng quí: Ghi số luỹ kế từ tháng đầu cho đến tháng cuối quí.
- Dòng cộng năm: Ghi số luỹ kế từ quí đầu năm đến quí cuối năm.
7. Sổ chi tiết tiền lãi chậm đóng (mẫu số 04b-TBH)
a. Mục đích: Theo dõi số tiền lãi chậm đóng phải thu hàng tháng, quý và là căn cứ ghi Sổ tổng hợp thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 07-TBH).
b. Trách nhiệm lập: Cơ quan BHXH.
c. Thời gian lập: Hàng qui, in sổ tờ rời. Hàng năm, đóng thành quyển để lưu trữ theo qui định.
d. Căn cứ lập: Căn cứ số liệu (mẫu số 07 - TBH) để lập bảng tính lãi chậm đóng BHXH, BHTN và BHYT (thực hiện từ 1/7/2009)
e. Phương pháp lập:
- Cột 1: Ghi ngày tháng năm thực hiện tính lãi.
- Cột 2: Diễn giải nội dung tính lãi. Ví dụ: tính lãi chậm đóng BHTN (hoặc BHXH) tháng 2/2009.
- Cột 3 = Cột (4 + 5 + 6):
- Cột 4, 5, 6: Ghi số tiền lãi chậm đóng phát sinh trong tháng = Số tiền chậm nộp BHXH phải tính lãi x Lãi suất đầu tư quỹ BHXH : 12 tháng.
Ví dụ: Đơn vị A đóng BHXH như sau:
+ Tháng 1/2009 có các phát sinh:
. Số phải thu BHXH (cột 4, Mẫu số 07 - TBH) là 20.000.000 đồng.
. Số tiền đơn vị để lại (cột 5, Mẫu số 07 - TBH) là 2.000.000 đồng.
. Số tiền đã nộp BHXH (cột 9, Mẫu số 07 - TBH) là 2.000.000 đồng.
. Nợ BHXH (cột 12, Mẫu số 07 - TBH) là 18.000.000 đồng.
+ Tháng 2/2009 có các phát sinh:
. Số phải thu BHXH (cột 4, Mẫu số 07 - TBH) là 20.000.000 đồng.
. Số tiền đơn vị để lại (cột 5, Mẫu số 07 - TBH) là 2.000.000 đồng.
. Số tiền đã nộp BHXH (cột 9, Mẫu số 07 - TBH) là 1.000.000 đồng.
. Nợ BHXH (cột 12, Mẫu số 07 - TBH) là 37.000.000 đồng.
+ Giả sử: Lãi suất đầu tư quỹ BHXH trong năm là 8,4%; đơn vị không có điều chỉnh số phải thu và chưa thanh quyết toán số tiền 2% của quĩ ốm đau, thai sản được để lại với cơ quan BHXH.
+ Tháng 3: Tính lãi của số tiền BHXH chậm đóng như sau:
Số tiền lãi chậm nộp = (37.000.000 đồng 2.000.000 đồng (số tiền 2% BHXH để lại tháng 1) - 20.000.000 đồng (phải thu BHXH tháng 2) x (8,4% : 12) = 105.000 đồng và ghi vào cột 6 của mẫu này tại tháng 3/2009.
- Cột 7: Ghi chú.
Lưu ý: - Số liệu ghi trên mẫu này được kết xuất từ bảng kê tính lãi chậm đóng trong chương trình quản lý thu (SMS) và chỉ in khi có yêu cầu.
- Từ 1/7/2009, mới có phát sinh số liệu ở cột 4.
8. Sổ chi tiết tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 04c-TBH)
a. Mục đích: Theo dõi số tiền đã chuyển đóng BHXH, BHYT, BHTN và số tiền ghi thu 2% BHXH hàng tháng đối với từng đơn vị sử dụng lao động; là cơ sở để ghi Sổ tổng hợp thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 07-TBH).
b. Trách nhiệm lập: Cơ quan BHXH.
c. Thời gian lập: Hàng qui, in sổ tờ rời. Hàng năm, đóng thành quyển để lưu trữ theo qui định.
d. Căn cứ lập: Căn cứ các chứng từ chuyển tiền của đơn vị; thông báo quyết toán 2% (Mẫu C71 HD); phiếu điều chỉnh số thu (mẫu số 03c-TBH).
e. Phương pháp lập:
- Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ chi tiết.
- Cột 2, 3: Ghi số, ngày tháng của các chứng từ chuyển tiền.
- Cột 4: Diễn giải các nội dung ghi sổ. Ví dụ: đóng BHXH hoặc BHYT, BHTN tháng ...
- Cột 5: Ghi tổng số tiền đơn vị chuyển nộp.
- Cột 6,7, 8, 9: Ghi chi tiết tiền đóng vào quĩ BHYT, BHTN, tiền lãi chậm đóng và BHXH (nếu có).
- Cột 10: Ghi số tiền 2% được quyết toán và ghi thu quĩ BHXH.
- Cột 11: Ghi chú.
