Việc cá nhân cho doanh nghiệp mượn nhà để kinh doanh các dịch vụ như nhà nghỉ, khách sạn,.. hiện nay là khá phổ biến. Trong quá trình vận hành cũng như sử dụng thì doanh nghiệp cũng đã bỏ ra không ít một khoản tiền để duy tu, sửa chữa, bảo trì căn nhà. Vậy các khoản chi phí đó có được xem là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN?
Đầu tiên, chi phí hợp lý được trừ là những chi phí cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi trợ cấp … và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng những điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).
Theo đó, nguyên tắc tiên quyết để được tính chi phí hợp lý là khoản chi phí đó phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm tự xác định và chứng minh với cơ quan thuế khoản chi phí có đủ điều kiện được trừ hay không.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chứng minh việc sử dụng căn nhà là dùng cho hoạt động kinh doanh dẫn đến việc sửa chữa căn nhà là cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình.
Cả 02 vấn đề nêu trên đều có thể được thể hiện thông qua hợp đồng mượn tài sản giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu căn nhà (hợp đồng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực). Trong đó, hợp đồng cần nêu rõ 02 nội dung sau:
1. Mục đích doanh nghiệp mượn căn nhà là để kinh doanh dịch vụ như nhà nghỉ, khách sạn;
2. Trong suốt thời hạn cho mượn, doanh nghiệp có trách nhiệm duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng căn nhà.
Nói một cách khác, doanh nghiệp và chủ sở hữu tài sản cần lập hợp đồng cho mượn với những nội dung cụ thể và cần thiết nêu trên. Đây là tiền đề để doanh nghiệp có thể chứng minh các chi phí sửa chữa là hợp lý.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo các điều kiện còn lại về hóa đơn, chứng từ và trường hợp buộc thanh toán qua ngân hàng đối với các chi phí sửa chữa căn nhà thì xem như đủ điều kiện tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý:
Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Nguồn: Thư viện pháp luật
Đầu tiên, chi phí hợp lý được trừ là những chi phí cần thiết trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi trợ cấp … và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng những điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).
Theo đó, nguyên tắc tiên quyết để được tính chi phí hợp lý là khoản chi phí đó phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm tự xác định và chứng minh với cơ quan thuế khoản chi phí có đủ điều kiện được trừ hay không.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chứng minh việc sử dụng căn nhà là dùng cho hoạt động kinh doanh dẫn đến việc sửa chữa căn nhà là cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình.
Cả 02 vấn đề nêu trên đều có thể được thể hiện thông qua hợp đồng mượn tài sản giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu căn nhà (hợp đồng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực). Trong đó, hợp đồng cần nêu rõ 02 nội dung sau:
1. Mục đích doanh nghiệp mượn căn nhà là để kinh doanh dịch vụ như nhà nghỉ, khách sạn;
2. Trong suốt thời hạn cho mượn, doanh nghiệp có trách nhiệm duy tu, sửa chữa và bảo dưỡng căn nhà.
Nói một cách khác, doanh nghiệp và chủ sở hữu tài sản cần lập hợp đồng cho mượn với những nội dung cụ thể và cần thiết nêu trên. Đây là tiền đề để doanh nghiệp có thể chứng minh các chi phí sửa chữa là hợp lý.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo các điều kiện còn lại về hóa đơn, chứng từ và trường hợp buộc thanh toán qua ngân hàng đối với các chi phí sửa chữa căn nhà thì xem như đủ điều kiện tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý:
Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Nguồn: Thư viện pháp luật
