Theo quy định tại điểm 3.2 - Mục III - Phần B - Thông tư số 128/2003/TT-BTC ngày 22/12/2003 của Bộ Tài Chính thì chi phí tiền ăn giữa ca trả cho người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động là khoản chi phí hợp lý được trừ để tính thu nhập chịu thuế, khoản chi phí này do chủ doanh nghiệp quyết định phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhưng mức chi hàng tháng cho mỗi người lao động không vượt quá mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.
Trường hợp DN trả tiền ăn giữa ca cho người lao động, khoản chi phí này phải có thể hiện trên hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể và đảm bảo theo quy định trên thì được đưa vào chi phí hợp lý để tính thu nhập chịu thuế
Để khoản ăn trưa trên được tính vào chi phí hợp lý thì
1. Tại Hợp đồng LĐ có ghi rõ khoản hỗ trợ này cho người LĐ tại Điều khoản thứ 12
2. Trừ trường hợp mua trực tiếp của người nông dân về lương thực thực phẩm để tự tổ chức nấu ăn cho nhân viên thì không cần Hoá đơn nhưng phải kê trên bảng kê 04/GTGT và khi mua, bán phải có chữ ký ,tên địa chỉ, số CMTND người bán rõ ràng
3. Còn các trường hợp khác khi mua bán đều phải có Hoá đơn chứng từ hợp pháp, hợp lê
Nếu cơ quan bạn tự tổ chức ăn ca như nấu ăn hay mua cơm như bạn nói thì số tiền ăn ca không được tính thuế thu nhập cá nhân nhưng nếu cơ quan bạn thanh toán tiền ăn ca bằng tiền thì số tiền ăn ca phải được đưa vào thu nhập của người lao động để tính thuế thu nhập cá nhân
Công Văn 638 của Sở LĐTBXH ngày 23/2/05 nêu rõ các khoản phụ cấp, các khoản chi khác.
Mua HĐ LĐ mẫu in sẵn có ở P.LĐ, có hướng dẫn cách ghi, trong Điều 3 các khoản PC ghi ở chỉ tiêu 9, các khoản chi khác ghi ở chỉ tiêu 12. Tất cả các thỏa thuận với người LĐ đều ghi vào HĐ LĐ thì sau này thuế căn cứ vào đó mới chấp nhận chi fí hợp lý. Mức đóng BHXH căn cứ vào Lương chính + Phụ cấp; các khoản chi khác thì kg tính đóng BH, chỉ tính vào thu nhập chịu thuế thôi.
