Cách kẹp chứng từ

[sang3699]

Mấy huynh ơi!
Công ty Em là Công ty Cổ phần nhưng chỉ có 2 người làm kế toán thui, trong đó có 1 chị được thuê làm kế toán trưởng còn Em làm kế toán tổng hợp, chị kế toán trưởng thì chỉ ký duyệt thui chị không có làm gi cả mọi việc Em phải làm, Em luôn bị đống chứng từ làm mất rất nhiều thời gian vì không biết cách kẹp như thế nào cho hợp lý cả, mấy huynh hãy giúp em cách kẹp chứng từ dành cho 1 người làm kế toán thui nha!
Trân trọng cảm ơn!

 

[loantran]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Mấy huynh ơi!
Công ty Em là Công ty Cổ phần nhưng chỉ có 2 người làm kế toán thui, trong đó có 1 chị được thuê làm kế toán trưởng còn Em làm kế toán tổng hợp, chị kế toán trưởng thì chỉ ký duyệt thui chị không có làm gi cả mọi việc Em phải làm, Em luôn bị đống chứng từ làm mất rất nhiều thời gian vì không biết cách kẹp như thế nào cho hợp lý cả, mấy huynh hãy giúp em cách kẹp chứng từ dành cho 1 người làm kế toán thui nha!
Trân trọng cảm ơn!

Các chứng từ thu chi nhập xuất bạn phải ghi hàng ngày và kẹp vào chưng từ gốc, và lên chứng từ ghi sổ, có thể hàng ngày hoặc nữa tháng hoặc cuối tháng tùy vào số chứng từ của bạn ít hay nhiều trong tháng để tiện cho việc theo dõi.
Thân!

 

[quynhduan]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Đối với hóa đơn đầo vào. Khi bạn thanh toán tiền cho khách hàng thì nênđồng thời in luôn phiếu chi kẹp vào hóa đơn, và kẹp cùng các chứng từ khác đi cùng hóa đơn đó( nếu có) như : phiếu xuất kho, phiếu bảo hành, phiếu thu của bên khách hàng...
Đối với HĐ đầu ra khi khách hàng thanh toán tiền bạn viết phiếu thu và kẹp cùng liên 3 HĐ đỏ và các chứng từ kèm theo nếu có
Đồng thời bạn cũng cập nhật vào sổ quỹ, sổ nhật ký, các sổ cái sổ chi tiết luôn để tiện cho việc theo dõi
Happy every day!!!

 

[dongminhkh]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Mấy huynh ơi!
Công ty Em là Công ty Cổ phần nhưng chỉ có 2 người làm kế toán thui, trong đó có 1 chị được thuê làm kế toán trưởng còn Em làm kế toán tổng hợp, chị kế toán trưởng thì chỉ ký duyệt thui chị không có làm gi cả mọi việc Em phải làm, Em luôn bị đống chứng từ làm mất rất nhiều thời gian vì không biết cách kẹp như thế nào cho hợp lý cả, mấy huynh hãy giúp em cách kẹp chứng từ dành cho 1 người làm kế toán thui nha!
Trân trọng cảm ơn!

Phiếu thu-Phiếu chi em phải kèm chứng từ gốc vào, kẻo thất lạc là khốn. Hàng tháng em tập hợp phiếu thu riêng thành 1 tập đóng lại, ghi rõ chứng từ thu tháng.....năm.....Đối với phiếu chi và các loại phiếu nhập xuất kho cũng thế. Các tài liệu liên quan em cũng nên gom lại để sau này dễ tìm, dễ lấy....

 

[khunglong_do]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Theo mình thì bạn làm 1 file chi tiền mặt, 1 file phiếu thu tiền mặt, ngân hàng thì bạn bỏ chung 1 file và ngăn ra thôi. Như vậy nếu bạn tìm thì sẽ nhanh hơn, chứ còn cứ chi và thu xong về đóng tập lại khó tìm lắm.
Cứ mua file A4 về và bấm lỗ cho vào là xong.

 

[Baocông]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Trước tiên cần phải mua cái kẹp em ạ. Có kẹp rùi thì mới làm theo chỉ dẫn của các bác như trên được.
Thế em nhé.

 

[thanhmai2729]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

tốt nhất em nên lưu chứng từ theo thời gian

 

[duyen219]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Theo mình thì khi viết các phiếu thu - chi, bạn nên kẹp các chứng từ vào cùng với việc đánh số thu - chi lên các chứng từ đó + xuất nhập kho (nếu có) và bấm (kẹp) lại, sau này lỡ có thất lạc cũng có thể dễ tìm bạn nha.

 

[jessy_MH]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

_ Mỗi người có 1 cách làm , miễn sao hợp lý và dễ tìm để sau này khi quyết toán , khi họ yêu cầu tìm chứng từ thì bạn tìm được nhanh nhất và dễ nhất là ok .

 

[thulemanh]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Theo mình, bạn làm như thế này.
1 Phần biệt chứng từ chi: Chứng từ chi gồm Phiếu chi, Hóa đơn đầu vào các chứng từ khác liên quan đến phiếu chi, phiếu chi phải có số của ngày chi và được vào sổ quỹ tiền mặt, kế toán lưu trữ chứng từ .
2 Phiếu thu : tùy theo hình thức mà kẹp chứng từ, nếu thu tiền công trình thì có hồ sơ quyết toán hoặc chứng từ gí liên quan đến phần thu.
Cả hai công việc trên đều chịu khó cập nhật hàng tuần.
Chúc bạn cố gắng nhé.

 

[ocvit]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Cty mình là cty nhỏ chứng từ cũng ít thôi, nên hàng tháng mình làm 1 kẹp chứng từ thu - chi tiền mặt (chủ yếu là chi tiền mặt). Còn lại 1 kẹp chứng từ kế toán khác gồm chứng từ liên ngân hàng, tính lương, trích khấu hao, phân bổ CCDC... Đánh số thứ tự ctừ theo từng tháng. Còn phiếu nhập kho, xuất kho làm 2 kẹp dùng cho cả năm luôn. Ngoài ra còn 1 kẹp lưu Tờ khai thuế hàng tháng, 1 kẹp lưu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, giấy nộp tiền vào NSNN. Công ty mình có hoạt động nhập khẩu hàng hóa nên sau khi nhập hàng, thanh toán đầy đủ mình đóng thành từng bộ tờ khai hải quan để lưu riêng theo từng năm.

 

[hnfarmer]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Tr­ướcc hết bạn hãy lập một sơ đồ đường đi của chứng từ (tách bạch thu - chi), căn cứ vào sơ đồ dường đi đó để phân loại chứng từ theo từng loại chưa xong, đã xong, trình ký...và lưu theo trình tự thời gian. Sau đó dùng đến ''cái kẹp'' như bạn Bao công nói để lưu chứng từ đính kèm.

 

[kiwi1111]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

kẹp chứng từ thì phải có nhiều kẹp ...

 

[Gã sẹo]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Lắm ông spam quá.
Theo ý kiến cá nhân thì đầu tiên bạn phải xem mục tiêu của mình là xắp sếp chứng từ để phục vụ cho công việc gì là chủ yếu. Nếu là công ty mang tính chất tư nhân, cá nhân chỉ phục vụ cho thanh kiểm tra thì bạn sắp xếp chứng từ gốc theo tờ khai thuế GTGT là cách tốt nhất.
Còn nếu bạn là đơn vị nhà nước thì bạn tùy vào lượng chứng từ và phương pháp hạch toán để sắp xếp.
Tuy nhiên cần nhất là bạn chú ý theo phương pháp sau:
Thứ nhất là chứng từ phải được sắp xếp theo một thứ tự nhất định tùy bạn chọn.
Thứ 2 là bạn phải kết hợp được giữa việc tìm kiếm trên máy vi tính và sắp xếp, tức là để tìm chứng từ nào công việc đầu tiên của bạn là phải tìm nó trên máy xem nó ở chỗ nào và tiếp đến là đi ra chỗ đó nhấc nó lên. Để làm việc đó thì bạn phải có một (gọi là chương trình cũng được) quản lý các chứng từ.
Trước đây khi mình làm một đơn vị nhà nước thì mình chỉ có 3 loại chứng từ:
Thứ nhất là phiếu thu chi; thứ 2 là chứng từ ngân hàng; thứ 3 là các chứng từ khác.
Mình sắp xếp theo thứ tự thời gian và đánh số từ 1 đến hết, và khi mình hạch toán thì mình ghi thêm một ký hiệu vào dòng diễn giải (số bao nhiêu-loại nào) thế là ok.

 

[pepsihung]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Một mẹo nhỏ, nhưng có thể giúp ích bạn đôi chút:

Thông thường khi cơ quan thuế xuống kiểm tra đơn vị, một trong những công việc thường làm là họ kiểm tra thuế VAT đầu vào và đầu ra của bạn. Nếu bạn kẹp Hóa đơn gốc vào chứng từ thu chi, khi ấy để kiểm tra thuế họ sẽ kiểm tra luôn các chứng từ thu chi của bạn. Công việc này sẽ tăng độ rủi ro cho bạn, vì bới lông tìm vết thế nào bạn cũng có sơ sót (Không phải mọi khoản thu chi đều O.K), hơn thế nữa hồ sơ đem ra rất cồng kềnh rườm rà. Nếu bạn lưu Hóa đơn gốc đầu vào, đầu ra vào các File riêng chung với hồ sơ kê khai thuế hàng tháng, thì công việc double check của bạn sẽ dễ dàng và cán bộ thuế kiểm tra cũng nhanh chóng hơn. Lưu ý trước khi lưu Hóa đơn vào tờ khai thuế hàng tháng bạn cũng nên copy 1 bản kẹp trong chứng từ thu chi, trên liên copy này ghi chú Hóa đơn lưu vào hồ sơ thuế tháng ? năm ?. Trên Hóa đơn gốc (hoặc sau lưng) bạn có thể ghi chú số phiếu thu, phiếu chi để tiện tham chiếu kiểm tra sau này.

 

[muontennguoi]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Là kế toán tổng hợp thì bạn phải lưu chứng từ.
Đứng ở góc độ kế toán tổng hợp bạn sẽ thấy rằng công việc thường xuyên là kiểm tra xem tất cả các chứng từ dùng ghi sổ đã được ghi đủ vào sổ chưa.
Ngoài ra, khi ghi sổ, bạn sẽ nhận thấy rằng ghi sổ hàng loạt chứng từ cùng loại sẽ nhanh hơn là vào sổ vài phiếu thu rồi vài phiếu chi rồi vài phiếu xuất rồi lại vài phiếu chi ...
Tóm lại:
Lưu theo loại chứng từ. Phiếu Chi kẹp thành 1 chồng, Phiếu thu thành 1 chồng, ...
Sau đó các chồng phiếu đó để chung vào 1 bao ghi tên "Năm 199x", "Năm 200x",..
Bạn sử dụng bao nhiêu loại phiếu thì có bấy nhiêu chồng theo loại phiếu.
Bạn quyết toán theo kỳ là quý hay năm thì để chung các phiếu theo từng bao của từng năm.

Chú ý:
- Loại phiếu ở đây nghĩa là các phiếu dùng để định khoản ấy. Mỗi loại phiếu có STT của nó. Lưu theo thứ tự ấy.
- Các phiếu không do CTY phát hành sẽ có STT lộn xộn -> không tách riêng. CHúng là CTG đính kèm của 1 phiếu nào đó do CTY phát hành. Trừ trường hợp hóa đơn đầu vào.
- Không nên kẹp chung PC+PT, PN+PX, GBN+GBC của Ngân Hàng, ...

 

[Haiauo2000]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Mấy huynh ơi!
Công ty Em là Công ty Cổ phần nhưng chỉ có 2 người làm kế toán thui, trong đó có 1 chị được thuê làm kế toán trưởng còn Em làm kế toán tổng hợp, chị kế toán trưởng thì chỉ ký duyệt thui chị không có làm gi cả mọi việc Em phải làm, Em luôn bị đống chứng từ làm mất rất nhiều thời gian vì không biết cách kẹp như thế nào cho hợp lý cả, mấy huynh hãy giúp em cách kẹp chứng từ dành cho 1 người làm kế toán thui nha!
Trân trọng cảm ơn!

Theo mình trước tiên bạn nên mua mấy cái kẹp nhựa cứng , hộp bấm lỗ:
Ví dụ trong tháng 6 này có phát sinh mua, bán hàng...
+ phiều thu : bạn nên đánh số thứ tự T01/06/08, T02/06/08 và cứ tiếp tục như thế cho đến cuối tháng
+ phiếu chi : bạn đánh số C01/06/08... cho đến cuối tháng
+ Hóa đơn mua hàng : M01/06/08.....cứ tiếp tục như vậy
Nhưng nhớ mỗi phiếu thu, phiếu chi, HD mua hàng.... bạn phải bấm lỗ và kẹp riêng vào từng kẹp một
Bên ngòai mỗi kẹp phải ghi rõ: Phiếu thu, phiếu chi... để dễ tìm khi cần đến
Đền cuối tháng khi tổng hợp xong bạn chỉ việc lấy ra kẹp hồ sơ và bấm lại thành tập riêng biệt : phiếu thu, phiếu chi....
Lúc này bạn chỉ việc cho vào tủ lưu trữ mà cất kỹ thôi

Chúc bạn thành công.

 

[cobehattieu]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Bạn nên để hóa đơn đầu vào-ra vào 2 kẹp file khac nhau. Mỗi tờ hóa đơn đầu ra bạn nên kẹp vào cùng với phiếu thu, phiếu xuất kho hoặc là sổ phụ của ngân hàng. Hóa đơn đầu vào thì bạn kẹp cùng với phiếu chi, phiếu nhập kho. Như vậy bạn sẽ dế quản lý chứng từ hơn. Hàng tháng bạn căn cứ vào đó để vào sổ sách như vậy cũng đỡ mất công đi tìm các chứng từ có liên quan.

 

[1412]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Bạn thấy làm thế nào để đối với bạn là dễ nhớ nhất, đến khi nào cán bộ thuế hỏi mà trình ra được là ổn rồi

 

[sunshine009]

Ðề: Cách kẹp chứng từ

Bạn làm thế này:
+ Chứng từ thu - chi: Photo hóa đơn đính vào; khi duyệt chi đính hóa đơn gốc để KTT và giám đốc biết. Nhớ đóng dấu Đã Thanh Toán phía sau hóa đơn ghi ngày ký tên vào để không thanh toán lại (Nếu làm cty mà XNK hay bị mượn hóa đơn để đi thanh lý Hải quan và có khi lại thanh toán nữa - phòng ngừa đó mà)
+ Kê khai VAT tháng: trong bảng kê hóa đơn theo thứ tự nào thì đính hóa đơn gốc theo như thứ tự thế, bảng kê đầu ra đính đầu ra, đầu vào đính đầu vào để quyết toán nhanh chóng.
+ Phiếu xuất - nhập kho: đính hóa đơn photo (nhớ khi trình ký đính hóa đơn gốc để sếp ký, nếu cty có bảo vệ thì cho đóng dấu bảo vệ ký lên hàng đã vào cổng, kho ký phía sau hóa đơn để biết đã nhận được hóa đơn khi nhập), in các phiếu nhập kho thành 03 bản (01 chuyển kho, 01 lưu trong chứng từ khi thanh toán và 01 lưu 1 file riêng Phiếu xuất kho - phiếu nhập kho theo thứ tự phát sinh từng tháng để cuối năm quyết toán yêu cầu tìm phiếu nào thì chỉ cần lấy bìa còng ra mà tìm thôi do có sẵn. Nếu sếp chỉ ký 1 phiếu thì lấu phiếu đó mà photo thêm 2 cái, bản chính lưu bìa còng theo thứ tự-nhớ chỉ có phiếu xuất hay phiếu nhập thôi)
+ Biên bản kiểm kê, trích khấu hao, phân bổ lưu theo từng tháng
+ Riêng TSCĐ và CC DC thì photo đủ bộ chứng từ lưu cùng bảng phân bổ từng tháng. nếu tháng sau phát sinh thì chỉ cần ghi thêm cột ghi chú cái phát sinh mới chữ PS và chỉ cần photo bộ chứng từ phát sinh mới để lưu thôi. Như thế bạn có 1 file riêng về hồ sơ TSCĐ và 01 của CC DC
+ Những quyết định, chính sách công ty lưu theo tháng, nhớ lưu bằng file giấy cột bằng 3 dây đừng bấm lỗ mà lấy ra vào sẽ rách
+ Bảng lương cũng photo thêm để lưu 1 file riêng ngoài bảng trong phiếu chi (nhớ là phải đủ chữ ký của người lao động nhận lương đó)
+ Sổ kế toán thì in từng tháng lưu và ghi chữ to cụ thể bên ngoài file giấy cột 3 dây
+ Nếu là sản xuất thì có thêm bảng đánh giá sản phẩm dở dang nên phải có thêm bảng kê xuất kho để sau này chứng minh cách mình đánh giá (vì thực chất bảng kê xuất kho nó có sẵn xưởng nào nhận, ai nhận, phiếu xuất số nào). Quan trọng nhất là phiếu đánh giá sản phẩm dở dang phải có ký của từng chuyền trưởng, Trưởng - phó phòng kế hoạch và thủ kho. Mỗi đối tượng xác nhận các chỉ tiêu khác nhau nên mình ghi chú rõ (giả sử kho - xác nhận số lượng xuất kho; chuyền - xác nhận nhận; phòng kế hoạch - xác nhận số lượng dở dang; kế toán - cách tính dở dang và chứng từ xuất nhập kho...)