Ðề: cách ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẰNG EXCEL: HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
THAO LƯỢC VỀ ĐẶC ĐIỂM GHI SỔ SÁCH CỦA HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế: một bên Nợ hoặc Có của tài khoản từ loại 1 đến loại 9 phát sinh trong kỳ
Ví dụ : chứng từ ghi sổ số 01: tập hợp tất cả các khoản Nợ 1111: thu tiền vào
Chứng từ ghí sổ số 02: tập hợp tất cả các khoản Có 1111: chi tiền ra thanh toán
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm (phiếu thu, phiếu chi, phiếu hoạch toán, phiếu xuất nhập kho……..), phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: trình tự đi của các sổ:
Chứng từ ghi sổ=> Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ =>Sổ Cái=> Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết=> Bảng cân đối phát sinh=> Bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ………
2/ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ :
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra làm các phiếu cần thiết và để kế toán làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ: hóa đơn mua vào < 20 triệu mà thành toán = tiền mặt thì viết phiếu chi tiền + phiếu nhập kho lấy ghim bấm vào góc trái thành 1 cặp tình yêu tay ba, hóa đơn trên > 20 triệu thì làm phiếu hoạch toán + phô tô hợp đồng nếu có + thanh lý nếu có + phiếu nhập kho lấy ghim bấm lại , hóa đơn bán ra thu = tiền mặt : làm phiếu thu + hóa đơn bán ra liên xanh + phiếu xuất kho ghim lại 1 cặp tam kiếm hợp bích, nếu hóa đơn bán ra > 20 triệu làm phiếu hoạch toán + phiếu xuất kho + hợp đồng phô tô nếu có + thanh lý phô tô nếu có lấy ghim bấm lại ; chứng từ ngân hàng thì để cuối tháng ngày 31 hoặc tốt nhất ngày 1 đầu tháng sau cho chắc tới ngân hàng lấy sổ phụ ngân hàng hay gọi là bảng sao kê tài khoản………..các tài liệu khác ( chứng từ nộp tiền vào ngân sách: thuế môn bài, thuế gtgt, bảng phân bổ khấu hao, phân bổ dài và ngắn hạn, bảng chấm công, bảng lương………) nếu có tất cả các chứng từ nếu trên được dùng làm căn cứ ghi vào sổ KÊ VÀO Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại ( SHEETS : DK ( BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI), Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Ghi chú: Sắp xếp hóa đơn chứng tù theo số thự tự đồng thời nó cũng là chứng từ ghí sổ luôn
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ(làm bút toán kết chuyển doanh thu (Nợ 511,515,711/ Có 911 và chi phí ( Nợ 911/ có 632,635,641,642,811) xác định lời ( Nợ 911/ có 4212) lỗ ( Nợ 4212/ có 911) gọi là bút toán kết chuyển chốt sổ cuối tháng) tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế , từ CHỨNG TỪ GHI SỔ lên sổ cái cái tài khoản, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp tiếp theo cộng số liệu trên Sổ Cái xác định số dư cuối kỳ NỢ CÓ và lấy số dư cuối kỳ, lập Bảng Cân đối số phát sinh., từ Bảng Cân đối số phát sinh.đưa lên các chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán, xác đinh kết quả kinh doanh tháng, Lưu chuyển tiền tệ
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
+Kiểm tra xem trên bảng cân đối phát sinh và sổ cái bắt đầu từ tài khoản loại 5 => đến loại 9 có số dư cuối kỳ ko nếu có bạn đang làm sai điều chỉn lại, nếu = 0 thì bạn đúng bước qua của sinh tử vào cửa chính quy y của phật,
+Lấy tờ khai báo thuế ra đối chiếu: tổng phát sinh số cái 511,33311 có khớp với phụ lục 01 bảng kê bán ra, tổng phát sinh bên nợ thuế đầu vào tk 1331 có khớp số thuế phụ lục 02 bảng kê hàng hóa mua vào, chỉ tiêu [22] Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang = số dư đầu kỳ SỔ CÁI TK 1331, số dư cuối kỳ tk 1331 = chỉ tiêu [43] Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau ([43] = [41] - [42]) trên tời khai
Nếu tháng Thuế GTGT đầu ra > Thuế GTGT đầu vào thì phải nộp thuế do đó các chỉ tiêu [41] và [43] = 0, và chỉ tiêu số [40] Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ ([40]=[40a]-[40b]) = số dư cuối kỳ sổ cái TK 33311
Các TK loại 1,2 không có số dư bên Có. trừ họ nhà lưỡng tính PÊ ĐÊ và dự phòng hàng tồn kho cũng như các khoản đầu tư vi dự : TK 159,214,129 ...
Các TK loại 3,4 ko có số dư bên Nợ trừ mấy thằng PÊ ĐÊ (vừa có thể đâm người ta lại cũng là kẻ thích được người ta đâm) 1 số TK 352, 421,159,129,...
Các TK đầu loại 5 đến loại 9 ko có số dư cuối kì nếu có bạn sai nhân viên khác sẽ được dịp lên mặt dìm cho bạn chết ngộp thì thôi, nếu = ko bạn đúng tự mà thưởng cho mình ly cà phê đi và ko ai sẽ khen bạn giỏi đâu chỉ khi nào bạn làm sổ sách dở thì sóng mới nổi gió mới thổi mà thôi còn nếu bạn làm đúng trời yên bể lặng
Tài Khoản 112 phải khớp với sổ phụ ngân hàng = số dư đầu cũng như phát sinh, đương nhiên ko thể thiếu số dư cuối phải bằng nếu lệch cao hơn bạn hãy yên lặng ra ngân hàng rút về sai chơi, nếu thấp hơn báo ngay cho sếp lấy công chuộc tội
Tài Khoản 131, 331 có thể dư cả 2 bên : với 131 nếu người ta ứng trước cho mình nó nằm bên Có, nếu người ta mua chịu chưa trả tiền nó nằm bên Nợ nếu thấy có dấu hiệu ăn quỵt thì thuê giáng hồ tời chém đảm bảo ko ai dám ko trả
Tài Khoản 155,152,156 khớp với Bảng Tổng Hợp Nhập xuất tồn và phải khớp sổ cái , Cân đối phát sinh của các tài khoản này 155,152,156 nếu lệch bạn thuê xe ba gác mang về, nếu thiếu là lỗi của bạn lo mà lấp liếm cho tốt để trời ko biết quỹ ko hay, còn là người khác tùy bạn sử lý, tốt đẹp thì nhắc nhở bảo nó sửa nếu bảo thủ ko chịu sữa 1 vì thể diện , 2 ta với nó ngang hàng nên nó cững ko kiêng nể gì mình thì cach này nghĩa cạn là xấu xa thì gọi sếp đến báo cáo cho nó biết mặt, nghĩa binh pháp gọi là tránh voi ko xấu mặt nào
Tài Khoản 142, 242 khớp với tổng cộng trên bảng phân bổ
Tài Khoản 214 khớp với tổng cộng trên bảng khấu hao
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Đăng ký chứng từ ghí sổ
Kế toán chỉ có thế nắm được quy luật chung của nó thì khó hóa dễ, vạn vật cùng sinh cùng biến ảo diệu vô song, một kế toán giỏi phải biết làm cho số liệu nó nghe theo mình , mình khiển nó chứ ko để số liệu nó khiển mình có vậy mình mới làm chủ được nó
THAO LƯỢC LÀM SỔ SÁCH THỰC DỤNG CHO CÔNG TÁC KẾ TOÁN
SAU ĐÂY XIN GIỚI THIỆU CÁCH LÀM CỦA HỌ CHU: LÃO CHU TÔI CŨNG CHỈ LÀ KẺ CẮP SÁCH TỚI TRƯỜNG LẤY BẰNG ĐI LÀM CÔNG ĂN LƯƠNG ĐÔNG CHINH BẮC CHIẾN SUY CHO TẤT CẢ CHỈ VÌ ĐẠO SINH TỒN MÀ THÔI NUÔI THÂN NUÔI MIỆNG SAU MỚI TỚI LO NGHĨ TỚI CỐ NHÂN ĐÃ SINH RA MÌNH MONG CÓ NGÀY ĐỀN ĐÁP SAU TỚI VIỆC CỦA THIÊN HẠ KIẾP TRĂM NĂM NGOẢNH ĐI NGOẢNH LẠI CHỈ CÒN LẠI NẮM CHO TÀN BÊN NẤM MỒ CỎ KHÔ
BƯỚC THỨ 1: vào thông tin doanh nghiệp: sheets: ThongtinDN thay đổi nội dung tên địa chỉ mã số thuế, giám đốc kế toán ……
BƯỚC THỨ 2: Vào BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH sheet: CDPS nhập số dư đầu kỳ vào = CÁCH LẤY SỐ DƯ CUỐI KỲ THÁNG 12 NĂM CỦ HOẶC SỐ DƯ CUỐI KỲ TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CỦA BÁO CÁO TÀI CHÍNH NĂM TRƯỚC
, nếu là doanh nghiệp mới thì số dư đầu kì = 0
BƯỚC THỨ 3: LÀM SỔ SÁCH
Trước khi lên sổ thì vào một sheet (DK) phụ là BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI tập hợp dữ liệu: ĐỊNH KHOẢN CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH Nợ - Có đây là sheets độc lập ko có cài công thức mãng hay khối nên có thẻ tùy ý chèn , xóa dòng cột, hay sắp xếp dữ liệu theo ý muốn
+ Khi định khoản phải thêm dấu nháy đơn ‘ đằng trước các tài khoản để máy hiểu rằng đó là dạng text thì nó mới tông hợp và lấy dữ liệu làm sổ cái, sổ chi tiết, sổ quỹ, cân đối phát sinh, nếu ko thêm dấu nháy đon ‘ thì máy ko nhận bất cứ dữ liệu nào nhập vào
+ Tập hợp tất cả chứng từ cùng loại là Bên Có đối ứng tât cả bên NỢ , hoặc Bên Nợ đối ứng nhiều tài khoản bên Có
+ Đặt số chứng từ tăng theo tháng hoặc năm , kê tất cả các nghiệp vụ THU TIỀN TRƯỚC , CHI TIỀN SAU để khi lên sổ quỹ tiền gửi ngân hàng hoặc sổ quỹ tiền mặt ko có nghiệp vụ âm quỹ
Sau khi nhập hết dữ liệu và bảng kê chứng tư cùng loại
=> làm bút toán kết chuyển khoá sổ (kết chuyển doanh thu (Nợ 511,515,711/ Có 911 và chi phí ( Nợ 911/ có 632,635,641,642,811) xác định lời ( Nợ 911/ có 4212) lỗ ( Nợ 4212/ có 911) gọi là bút toán kết chuyển chốt sổ cuối tháng) rồi sau đó mới đưa dữ liệu sang sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ = cách copy toàn bộ dữ liệu từ sheets Định khoản : BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI COPY / PASTVALUE sang sheet CTGS : CHỨNG TỪ GHI SÔ
Đến đây bạn đã làm xong sổ cho một tháng việc còn lại chỉ làm lấy số liệu: sang sheet CTGS: CHỨNG TỪ GHI SÔ chọn số các chứng từ rồi chọn nonblank để lọc dữ liệu trống rồi in ra ,tương tự các sheet khác: sổ cái, sổ quỹ………cũng làm như vậy
CHÚ Ý: ở sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ được cài công thức mãng do đó ỏ sheets này chỉ sau khi làm xong bên sheet bảng kê chứng từ cùng loại thì PASTVALUE sang chứ ko làm bất kỳ thao tác gì trên sheet này cả nếu bạn xóa hay chèn thì các sheet còn lại: sổ cái, cân đối phát sinh……sẽ bị lỗi và ko nhận được dữ liệu do đó chỉ chỉnh sữa dữ liệu bên BẢNG KÊ CHỨNG TƯ CÙNG LOẠI rồi PASTVALUE lại vào sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ
Làm sổ sách đơn giản chi có vậy nó phụ thuộc vào kỹ năng excel của bạn cao hay thấp mà thôi, nếu muốn thiết kế sổ thì bạn chỉ cần hiểu các hàm: sum, sumif, vlookup, or, and….. hàm công thức mãng là có thể thiết kế sổ sách kế toán cho mình được
BƯỚC 4: sang tháng sau bạn chỉ cần copy tháng 1 rename: thành tháng 2
Vào BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH / COPY SỐ DƯ CUỐI THÁNG 1 / PASTVALUE VÀO ĐẦU KỲ : đây gọi là kết chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này
Vào thông tin doanh nghiệp đổi tên tháng từ 1 thành 2
Vào sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ quét khối toàn bồ sổ sách tháng 1 : bấm bàn phím DELETE xóa dữ liệu của tháng 1: tuyệt đối ko được dùng lệnh EDIT/ DELETE vì nếu dùng lệnh thì toàn bộ các mãng bị xóa các sheets khác : sô cái, chi tiết…..sẽ ko nhận được dữ liệu và bị lõi hoàn toàn
Vào BẢNG KÊ CHỨNG TƯ CÙNG LOẠI xóa dữ liệu tháng 1 và làm lại cho tháng 2 sau khi làm xong ở bảng kê lại PASTVALUE lại vào sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ
Là xong các tháng còn lại từ tháng 3 đến tháng 12 cũng làm tương tự ko có gì khác, sổ tháng nào làm tháng đó
Tới đây bạn đã làm xong sổ sách từ tháng 1 đến tháng 12 bây giờ là bước làm báo cáo tài chính
CHÚ Ý ĐẶC BIỆT: KHI LÀM SỔ BÁO GIỜ CŨNG ĐỂ KHOẢN THU LÊN TRƯỚC CÁC KHOẢN CHI ĐỂ SỔ QUỸ TIỀN MẶT HAY SỐ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KO BỊ ÂM CÁC BÚT TOÁN TỒN QUỸ CUỐI NGÀY TRONG PHAI TÔI LÀM CHỈ LÀ MÌNH HỌA DO ĐÓ CÓ THÁNG SẼ CÓ BỊ ÂM CÁC BÚT TOÁN ( VÌ LÀM CHỨNG TỪ GHI SỔ CHI TIỀN TRƯỚC THU TIỀN NÊN MỚI VẬY) DO ĐÓ CÁC BẠN PHẢI BIẾT BIẾN TẤU CHO PHÙ HỢP VỚI MÌNH
NẾU TẠI Ô NGÀY THÁNG BÁO LỖI BẠN VÀO CONTROL PANEL/THAY LẠI ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG LÀ : DD/MM/YYYY vì công thức định dạng như vậy mà máy bạn lại theo kiểu MỸ : M/D/YY thì nó báo sai
SỔ SÁCH ĐI KÈM SAU:
SO SACH CTGS.rar
BƯỚC 5: LÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
-COPY sô tháng 12 đặt tên phai là BÁO CAO TÀI CHÍNH/ MỞ CÂN ĐỐI PHÁT SINH NHẬP SỐ DƯ ĐẦU KỲ THÁNG 1 HOẶC SỐ DƯ CUỐI KỲ THÁNG 12 NĂM CỦ HOẶC SỐ DƯ CUỐI KỲ TRÊN BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CỦA BÁO CÁO TÀI CHÍNH NĂM TRƯỚC
- XÓA DỮ LIỆU sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ = bấm bàn phím DELETE
- Mở sổ sách từ tháng 1 đến tháng 12 PASTVALUE lại vào sheets NKC : CHỨNG TỪ GHI SÔ
Đến đây bạn đã có báo cáo tài chính bằng excel tiếp theo chỉ là mở phần mềm HTKK3.1.6 ra vào phần báo cáo tài chính nhập lại dữ liệu từ excel: CĐKT, LCTT, KQKD, TỜ KHAI QUẾT TOÁN sang CDDKT.1.6 , LCTT, KQKD, TỜ KHAI QUẾT TOÁN CỦA HTKK3.1.6 là OK
Phần còn lại là so sánh số dư cuối kỳ tháng 12 so với phai BÁO CÁO TÀI CHÍNH NẾU KHỚP nhau về số liệu OK ĐI NGỦ
VẬY NẾU ĐÃ LÀM SỔ SÁCH TỪ THÁNG 1 ĐẾN 12 XONG XUÔI HOÀN THIỆN THÌ CHỈ 5 PHÚT COPY DÁN DỮ LIỆU LÀ XONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1 NĂM
SỔ SÁCH ĐI KÈM SAU:
BCTC-2012.rar
SỔ SÁCH THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ:
Sổ sách Tháng 1-2013: CTGS 1-2013
Sổ sách Tháng 2-2013: CTGS 2-2013
Sổ sách Tháng 3-2013: CTGS 3-2013
Tạm tính quý: QUY
LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ SỔ SÁCH BẰNG EXCEL: HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ ghi sổ:
http://www.mediafire.com/download/aqhq0ne91uczyqv/So%20Sach%20Chung%20Tu%20Ghi%20So%202012%20-%20CÔNG%20TY%20C_%20PH_N%20PANAMAX.rar
