Hiện nay, khi bạn mua phần mềm kế toán thường phải tìm hiểu tính năng tác dụng của phần mềm đó,vì thế mình tìm một số vấn đề cần quan tâm khi mua phần mềm , có thể giúp cho các bạn lựa chọn khi xem DEMO bất cứ một sản phẩm phần mềm nào.
I- TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC CÁC NHU CẦU ĐẶC THÙ
1 Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?
2 Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không?
3 Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?
4 Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?
5 Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?
6 Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?
7 Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.
8 Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?
II- TÍNH DỄ SỬ DỤNG
1 Thao tác nhập dữ liệu có được tối ưu hay không?
- Các đối tượng mà doanh nghiệp cần quản lý vừa đủ mà không thừa không thiếu. - Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không?
- Khi phát hiện ra dữ liệu sai thao tác tìm kiếm sửa huỷ có dễ không? Có sửa ngay sau khi tìm kiếm hay lại quay về màn hình nhập liệu ban đầu? Hoặc khi đang xem báo cáo phát hiện sai thì có sửa ngay trên màn hình báo cáo không?
2 Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không?
3 Thao tác tìm kiếm truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?
4 Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ hay phải thoát ra nhập vào) hay chỉ có 1 màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng ít thao tác phụ) ?
5 Với các bộ phân khác không cần biết nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng không?
III- TÍNH QUẢN TRỊ
1 Có tính quản trị xuôi không? Tức là có truy xuất ra các báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh khi tìm kiếm thông tin không?
2 Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, hoặc lọc số liệu lớn,nhỏ (theo bất kỳ trường nào) giúp cho nhà quản trị không?
3 Khi đang xem các báo cáo tổng hợp thì có thể xem ngay chi tiết của từng mục tổng hợp đó không?
4 Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?
5 Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?
6 Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không mà không cần phải mất chi phí và tốn thời gian không ?
7 Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo nhu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?
IV- TÍNH TỰ ĐỘNG CAO
1 Khách hàng có thể đặt sẵn một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? VD: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động đạt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí.....
2 Xử lý lệch tỷ giá tự động không ?
3 Kết chyển phân bổ chi phí có tự động không?
4 Giá vốn có tính tự động hoàn toàn không?
- Không phải qua bước tổng hợp trung gian nào.
- Khi có thay đổi giá nhập, hoặc giá thành sản phẩm thì toàn bộ giá vốn hàng đã xuất sẽ tự động thay đổi mà cũng không qua bước tổng hợp trung gian nào.
V- TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN
1 Các module tiền lương, TSCĐ, tính giá thành SP có cùng trong một phần mềm không?
2 Các bộ phận nghiệp vụ khác trên mạng nội bộ có thể vào dữ liêu hoặc khai thác thông tin tại máy của mình không?
VI- TÍNH CHI TIẾT, TÍNH BẢO MẬT & AN TOÀN DỮ LIỆU
1Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (Theo từng đặc thù của đơn vị) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Kể cả đầu vào (phần cập nhật ban đầu cũng như nhập số phát sinh) và các báo cáo đầu ra.
VD: chi tiết doanh thu lãi, lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, hoá đơn, theo từng khách hàng, theo từng kênh luồng phân phối, theo từng nhân viên bán hàng, theo từng vùng, theo từng loại hàng..... hoặc kết hợp các yếu tố trên không ?
2 Sau khi khoá sổ thì tính chi tiết này còn tồn tại không? tức là các số dư sang kỳ sau còn chi tiết theo các yếu tố trên không ?
3 chương trình có cơ chế lưu sao dữ liệu tự động không?
4 Cơ chế phân quyền bảo mật có chi tiết cho từng người với từng loại chứng từ, từng báo cáo, từng chức năng......
5 Sau đó có quản lý từng dữ liệu ai nhập, ai sửa, thời gian, chứng từ nào đã sửa.... 6 Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không ?
7 Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập dữ liệu không ?
VII- KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ.
Thông thường một phần mềm phải sau vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, và nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư đã rơi vào tình trạng " bỏ thì thương, vương thì tội". Do vậy, ngoài những thông số về kỹ thuật chi tiết cần phải xem xét:
1. Số lượng, lỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng.
2. Tham gia các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.
3. Tham khảo kỹ càng các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm.
4. Các cách thức, phưng tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng: tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến bằng internet, quy trình chất lượng chuyển giao....
5. Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.
Mình đang làm bài luận nhỏ về đề tài này nên mới thu thập được nhiêu đó thôi. các bạn bổ sung thêm nếu tìm ra được các yếu tố khác nhé, cũng là giúp chúng ta sẵn sàng khi gặp trường hợp cần phải mua phần mềm cho công ty. :001_wub:
I- TÍNH ĐỘNG ĐÁP ỨNG ĐƯỢC CÁC NHU CẦU ĐẶC THÙ
1 Chương trình có khả năng thay đổi thêm bớt đầu vào và báo cáo đầu ra theo nhu cầu đặc thù của khách hàng không?
2 Có thay đổi được giao diện sát với nội dung cần quản lý của từng doanh nghiệp không?
3 Tính giá vốn hàng hoá vật tư cùng một doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp hay không?
4 Kết chuyển có thể chi tiết theo bất kỳ yếu tố nào không?
5 Phân bổ có thể theo bất kỳ một tiêu thức nào của doanh nghiệp không?
6 Phương thức, công thức tính lương, tỷ lệ khấu hao các tiêu thức khấu hao TSCĐ có theo yêu cầu doanh nghiệp không?
7 Có thể quản lý 2 đơn vị tính cho cùng một loại sản phẩm không? Nếu đơn vị có nhu cầu.
8 Có báo cáo vừa tiếng Việt vừa tiếng Anh hoặc một trong hai không?
II- TÍNH DỄ SỬ DỤNG
1 Thao tác nhập dữ liệu có được tối ưu hay không?
- Các đối tượng mà doanh nghiệp cần quản lý vừa đủ mà không thừa không thiếu. - Các danh mục có được quản lý vừa theo mã vừa theo tên không?
- Khi phát hiện ra dữ liệu sai thao tác tìm kiếm sửa huỷ có dễ không? Có sửa ngay sau khi tìm kiếm hay lại quay về màn hình nhập liệu ban đầu? Hoặc khi đang xem báo cáo phát hiện sai thì có sửa ngay trên màn hình báo cáo không?
2 Có hệ thống hướng dẫn sử dụng ngay trên chương trình không?
3 Thao tác tìm kiếm truy xuất thông tin, xem in báo cáo có dễ dàng và nhanh chóng hay không ?
4 Quá nhiều màn hình nhập liệu (khó nhớ hay phải thoát ra nhập vào) hay chỉ có 1 màn hình duy nhất (dễ nhớ, dễ dùng ít thao tác phụ) ?
5 Với các bộ phân khác không cần biết nghiệp vụ kế toán có thể sử dụng không?
III- TÍNH QUẢN TRỊ
1 Có tính quản trị xuôi không? Tức là có truy xuất ra các báo cáo (theo các hình thức lọc gộp thông tin) nhanh khi tìm kiếm thông tin không?
2 Các báo cáo trước khi in có thể sắp xếp, hoặc lọc số liệu lớn,nhỏ (theo bất kỳ trường nào) giúp cho nhà quản trị không?
3 Khi đang xem các báo cáo tổng hợp thì có thể xem ngay chi tiết của từng mục tổng hợp đó không?
4 Có tính quản trị theo kế hoạch không? Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế như thế nào? Có thể đưa ra các bài toán giả định theo mục tiêu không?
5 Có được các báo cáo tổng hợp so sánh theo thời gian không?
6 Có thể cung cấp các báo cáo theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp không mà không cần phải mất chi phí và tốn thời gian không ?
7 Khách hàng có thể tự thay đổi trình bày báo cáo theo nhu cầu mà không cần đến nhà cung cấp không?
IV- TÍNH TỰ ĐỘNG CAO
1 Khách hàng có thể đặt sẵn một số yếu tố lặp lại thường xuyên cho máy tính không? VD: Định khoản tự động, tính thuế VAT tự động đạt sẵn kho hàng, khoản mục chi phí.....
2 Xử lý lệch tỷ giá tự động không ?
3 Kết chyển phân bổ chi phí có tự động không?
4 Giá vốn có tính tự động hoàn toàn không?
- Không phải qua bước tổng hợp trung gian nào.
- Khi có thay đổi giá nhập, hoặc giá thành sản phẩm thì toàn bộ giá vốn hàng đã xuất sẽ tự động thay đổi mà cũng không qua bước tổng hợp trung gian nào.
V- TÍNH LIÊN KẾT, LIÊN HOÀN
1 Các module tiền lương, TSCĐ, tính giá thành SP có cùng trong một phần mềm không?
2 Các bộ phận nghiệp vụ khác trên mạng nội bộ có thể vào dữ liêu hoặc khai thác thông tin tại máy của mình không?
VI- TÍNH CHI TIẾT, TÍNH BẢO MẬT & AN TOÀN DỮ LIỆU
1Chương trình có quản lý chi tiết tới từng yếu tố (Theo từng đặc thù của đơn vị) mà nhà quản lý cần quan tâm không? Kể cả đầu vào (phần cập nhật ban đầu cũng như nhập số phát sinh) và các báo cáo đầu ra.
VD: chi tiết doanh thu lãi, lỗ, công nợ theo từng hợp đồng, hoá đơn, theo từng khách hàng, theo từng kênh luồng phân phối, theo từng nhân viên bán hàng, theo từng vùng, theo từng loại hàng..... hoặc kết hợp các yếu tố trên không ?
2 Sau khi khoá sổ thì tính chi tiết này còn tồn tại không? tức là các số dư sang kỳ sau còn chi tiết theo các yếu tố trên không ?
3 chương trình có cơ chế lưu sao dữ liệu tự động không?
4 Cơ chế phân quyền bảo mật có chi tiết cho từng người với từng loại chứng từ, từng báo cáo, từng chức năng......
5 Sau đó có quản lý từng dữ liệu ai nhập, ai sửa, thời gian, chứng từ nào đã sửa.... 6 Có cho phép xử lý bù trừ công nợ không ?
7 Có cho phép biết được công nợ và tồn kho tức thời khi đang nhập dữ liệu không ?
VII- KHẢO SÁT NHÀ CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG CỦA HỌ.
Thông thường một phần mềm phải sau vài kỳ kế toán mới bộc lộ rõ mức độ hiệu quả mà chương trình mang lại, và nếu lựa chọn không đúng thì nhà đầu tư đã rơi vào tình trạng " bỏ thì thương, vương thì tội". Do vậy, ngoài những thông số về kỹ thuật chi tiết cần phải xem xét:
1. Số lượng, lỷ lệ và mô hình khách hàng đã mua và đang sử dụng.
2. Tham gia các khoá đào tạo về phần mềm kế toán trước khi quyết định lựa chọn phần mềm.
3. Tham khảo kỹ càng các khách hàng đang sử dụng phần mềm mà mình quan tâm.
4. Các cách thức, phưng tiện, nguồn lực hỗ trợ khách hàng: tài liệu, hệ thống đào tạo, hỗ trợ trực tuyến bằng internet, quy trình chất lượng chuyển giao....
5. Các quy trình về chất lượng, chứng chỉ ISO về sản phẩm, dịch vụ.
Mình đang làm bài luận nhỏ về đề tài này nên mới thu thập được nhiêu đó thôi. các bạn bổ sung thêm nếu tìm ra được các yếu tố khác nhé, cũng là giúp chúng ta sẵn sàng khi gặp trường hợp cần phải mua phần mềm cho công ty. :001_wub:
