10 thủ thuật MS Word và Excel có thể bạn chưa biết

Thảo luận trong 'MS Word' bắt đầu bởi Thu Thao Tran, 21/4/17.

  1. Thu Thao Tran

    Thu Thao Tran Member Hội viên mới

    Microsoft Office 2010 với nhiều cải tiến đã mang đến nhiều tính năng hữu ích. 10 thủ thuật giúp bạn nâng cao hơn nữa hiệu quả của phần mềm này.

    1. Sắp xếp văn bản với Navigation Pane trong Word

    [​IMG]

    Navigation Pane của Word 2010 giúp bạn chọn, sắp xếp thứ tự các phân đoạn trong một văn bản dài hàng nghìn trang rất nhanh chóng bằng thao tác kéo thả.
    Để mở Navigation Pane, bạn chọn View, đánh dấu Show vào Navigation Pane. Sau khi mở được bảng Navigation Pane, danh sách các phân đoạn sẽ hiển thị. Để chuyển nhanh đến vị trí phân đoạn nào, bạn chỉ việc nhấp chuột lên phân đoạn đó từ bảng. Muốn thay đổi vị trí phân đoạn, bạn chỉ việc kéo thả chúng đến vị trí muốn đặt.

    2. Tìm kiếm hiệu quả trong Word

    [​IMG]

    Tính năng mới của Word 2010 cho phép bạn tìm kiếm nhanh tại Navigation Pane những nội dung giống nhau trong một văn bản. Bạn chỉ việc bôi đen từ hoặc cụm từ cần tìm và nhấn tổ hợp Ctrl+F hoặc gõ trực tiếp từ khoá vào khung Search Document rồi nhấn Enter. Những nội dung giống nhau sẽ được đánh dấu màu vàng.
    Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Shift-F4 để chuyển sang một thao tác tìm kiếm khác khác ngay cả khi đóng Navigation pane.

    3. Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím

    [​IMG]

    Người dùng Word hẳn sẽ thấy phiền hà khi liên tục di chuyển chuột để đóng/mở các pane ứng dụng bên trái hay bên phải cửa sổ chính. Trong một số trường hợp, Word cũng cho phép bạn bạn đóng cửa sổ pane bằng nút Esc. Tuy nhiên, sau khi di chuyển qua lại giữa các cửa sổ pane và cửa sổ văn bản, Esc thường không hoạt động.
    Muốn sử dụng bàn phím để đóng các cửa số pane, bạn có thể thực hiện theo cách này: Nhấn nút F6 để chuyển sang cửa sổ pane, sau đó ấn nút Ctrl-Space để mở menu, rồi chọn Close.

    4. Chèn ảnh chụp màn hình vào Word hay PowerPoint

    [​IMG]

    Một tính năng mới rất hữu ích của Office 2010 là tính năng chụp ảnh màn hình Screenshot được đặt ở menu Insert. Nó cho phép bạn chụp hình toàn màn hình hoặc chụp hình một vùng nào đó trên màn hình rồi tự động chèn vào vị trí trỏ chuột hiện tại.
    Sau đó, bạn có thể dễ dàng chèn hình ảnh này vào Word và PowerPoint bằng cách mở thư mục, click vào 1 file ảnh bất kì trong đó (hoặc click vào Screen Clipping và kéo chuột để chọn vùng màn hình mà bạn muốn chèn ảnh và paste vào), sau khi nhấn Enter, hình ảnh sẽ được chèn vào tự động.

    5. Thay đổi định dạng font chữ trong Word

    [​IMG]

    Đây được coi là một tính năng ưu việt để định dạng font của Office 2010. Chỉ cần chọn tất cả hoặc một đoạn trong văn bản của bạn, click Ctrl-D hoặc Shift-Alt-F để mở menu Font (hoặc truy cập từ tab Home, bằng cách nhấn vào mũi tên ở góc dưới bên phải của tổ hợp Font). Tiếp đến chọn Advanced tab rồi chọn font tại OpenType Features. Tại đây, bạn có thể tùy chọn rất nhiều loại font.
    Tốt nhất, bạn nên thử nghiệm trước các định dạng font xem chúng hiển thị trên văn bản thế nào. Khi chon thấy loại font mà bạn thích, chỉ cần click vào nút Set as Default để thiết lập cho văn bản hiện thời và các văn bản sau này.

    6. Lọc dữ liệu theo màu sắc định dạng trong Excel

    [​IMG]

    Khi tạo bảng trong Excel, bạn có thể click vào ô tiêu đề trên cùng của bảng và sử dụng menu bên trái phía trên nó để lọc giá trị hiển thị.
    Bạn cũng có thể lọc một hay nhiều hàng cùng một lúc bằng cách chọn màu hiển thị nào đó. Chỉ cần chọn Filter by Color sau đó chọn tiếp Filter by Cell Color là bạn có thể thực hiện được thao tác này.

    7. Định dạng có điều kiện với các số âm

    [​IMG]

    Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) trong Excel là một công cụ giúp người dùng định dạng các chuỗi văn bản và số liệu với việc mã hóa chúng thành những màu sắc khác nhau. Với phiên bản Office 2010, bạn có thể định dạng cho cả các số liệu âm, không chỉ với số dương như ở phiên bản 2007.
    Để thiết lập định dạng, bạn nhấn vào nút Home, Conditional Formatting, Data Bars, và sau đó lựa chọn một màu sắc trong Gradient Fill.

    8. Loại bỏ các đoạn hội thoại trong Outlook

    [​IMG]

    Outlook 2010 cho phép theo dõi các đoạn hội thoại trên Gmail và nhóm chúng thành một tập duy nhất để tiện theo dõi; cho phép tạo các phím tắt để đơn giản hóa các công việc điều khiển.
    Khi đọc một hộp thư trong Conversation View, có những nhóm được thiết lập gửi thư và trả lời theo một tiêu đề duy nhất, bạn chỉ cần click chuột phải vào hội thoại và chọn Ignore là có thể loại bỏ được các đoạn hội thoại đó. Tất cả thư từ trong hộp thư đến của bạn có liên quan đến chủ đề, thậm chí cả những bức thư sẽ đến sau này, đều tự động bị xóa.
    Tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn xóa đi phần văn bản trích dẫn dài dòng phía sau mỗi bức thư, bạn có thể chọn chế độ Clean Up Conversation, và Outlook sẽ loại bỏ tất cả những phần trích dẫn lặp đi lặp lại ở phía sau chúng.

    9. Xem trước bản in với Publisher

    [​IMG]

    Publisher là một công cụ cho phép bạn có thể xem văn bản trước khi in ở trên cả hai mặt giấy. Khi bạn in một tài liệu trên cả hai mặt của trang giấy, Publisher sẽ hiển thị một thanh trượt ở phía trên bên phải của trình đơn, giúp bạn có thể xem được phần hiển thị của mặt trước xuyên suốt sang mặt sau của trang giấy Chắc chắn, ứng dụng này sẽ giúp bạn tiết kiệm không ít thời gian.

    10. Phục hồi tài liệu chưa kịp lưu lại

    [​IMG]

    Cả Word, Excel, và PowerPoint đều có khả năng lưu lại tài liệu mà bạn bỏ quên khi tắt cửa sổ, thậm chí cả với file mà bạn chưa đặt tên thì cũng sẽ được lưu với tên cụ thể hơn như "Document1". Ngoài ra Oífice còn hỗ trợ tính năng tự động sao lưu 10 phút một lần (hoặc bất kì thời gian nào bạn thiết lập trong tùy chọn của ứng dụng).
    Phiên bản trước của Office thường xóa file cuối cùng khi bạn đóng ứng dụng lai và chúng hoàn toàn sẽ bị mất đi. Office 2010 hỗ trợ tự động bản sao cuối cùng và cho phép hồi phục lại khi bạn mở ra. Chỉ cần click vào File, Recent, Recover Unsaved Documents, và sau đó chọn tài liệu từ File/Open dialog box.

    Nguồn bài viết: http://thegioitinhoc.vn

    Bài viết liên quan:

    Cách chọn vùng in trong bảng excel
    Cách lặp lại tiêu đề trong Excel 2007 2010 2013 khi in

     
    hoaanhdao06 thích bài này.
                   

Chia sẻ trang này

XenForo Add-ons by Brivium ™ © 2012-2013 Brivium LLC.