Ðề: phiếu nhập kho, xuất kho
1. Nhập kho: (nhập nội bộ, nhập trong nước, nhập khẩu)
Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho hoặc (người có trách nhiệm order) sẽ yêu cầu số lượng cần order cho purchaser
Sau khi đã được ký duyệt purchaser gọi hàng về kho
Hàng về kho
-Thủ kho chú ý nguyên tắc số lượng trên hóa đơn phải khớp với số lượng order, không được vượt quá số lượng order) Hàng đúng chủng loại, quy cách
-Thủ kho căn cứ vào hóa đơn nhận sẽ làm phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có 3 liên (đầy đủ chữ ký của thủ kho, bảo vệ, giám đốc)
+ Liên 1: Thủ kho giữ làm chứng từ vào thẻ kho, và file Excel theo dõi nhập xuất tồn (Thẻ kho sẽ được lưu riêng trong BOX FILE NVL và BOX FILE CCDC theo thứ tự a,b,c…). Liên 1 được lưu kèm với bản copy của hóa đơn hàng nhận về
Ví dụ thẻ kho
Tên nguyên vật liệu: Adhesive
Quy cách:
Số thẻ kho:
Date Voucher In Out Balance Remark
15/08/08 IML0010808 100 100
+ Liên 2: Gửi lên phòng kế toán để theo dõi song song với kho (kèm với bản copy hóa đơn của hàng nhận về, hóa đơn gốc sẽ lưu và chuyển đi Hà Nội vào cuôí tháng). Liên 2 cũng sẽ được lưu tại phòng kế toán và theo một file nhập riêng
+ Liên 3: Bảo vệ giữ một bản để kiểm tra vào sổ theo dõi trực tình hình hàng hóa ra vào công ty. Cuối ngày tập hợp gửi lên phòng kế toán (Purchaser sẽ dùng liên 3 kẹp với bản copy hóa đơn, purchase order để làm thanh toán)
Cần tạo ký hiệu quy ước chứng từ cho hàng nhập kho để lưu thành từng file, tiện cho việc tra cứu theo dõi. Ví dụ
• Nhập VL-CCDC mua trong nước : IML0010808 (nhập mua trong nước, số thứ tự là 001, tháng 8 năm 2008)
• Nhập khẩu VL-CCDC : IMI0010808 (nhập khẩu, số thứ thứ tự 001, tháng 8 năm 2008)
• Nhập nội bộ (Khi sản xuất xong, tiến hành nhập kho Thành phẩm)
Ký hiệu IPA0010808 (Đợt thành phẩm 001, tháng 8 năm 2008)
2. Xuất kho (Xuất dùng, xuất mẫu, Xuất hủy, Xuất bán)
Xuất dùng:
Hiện nay nhà máy đang dùng sổ phiếu xuất, nhập mua ngoài. Theo em công ty có thể tự in . Và tạo các quy ước ký hiệu cho từng loại chứng từ Xuất. Ví dụ người phụ trách Order sẽ in ra 3 liên Requisition Form
Thay vì thủ kho giữ Phiếu xuất như hiện nay (giũ cả 3 liên) để tránh trường hợp tự ý gạch xóa sửa chữa số liệu. Người phụ trách Order sản xuất sẽ giữ quyển này và hàng ngày sẽ lên các danh mục nguyên vật liệu cần dùng, đem qua giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duỵêt. Sau đó đem cho thủ kho đế lấy hàng
+ Liên 1 thủ kho sẽ giữ lại để vào thẻ và máy
+ Liên 2: chuyển lên phòng kế toán để vào sổ
+ Liên 3: Người phụ trách order sẽ vào sổ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu của nhà máy
